PC01 – Política de Compras América del Sur

¿De que estamos hablando? Política de Compras... ¿Por qué?

 Compras consisten en un conjunto  Para asegurar la conformidad con las políticas

y procedimientos globales, garantizando que
de actividades necesarias para la
todos los compromisos firmados sean
adquisición de bienes y/o servicios
autorizados según los límites de autoridad
mediante pago. Los procesos de
aprobados en compras, garantizando el nivel
compras tienen por objeto viabilizar los
adecuado de transparencia y eficiencia en los
negocios de Monsanto e impulsar
procesos, a fin de proteger a Monsanto,
decisiones clave, siempre con la
minimizando sus riesgos y preservando el
finalidad de cumplir con las necesidades
valor.
de bienes y/o servicios con el mejor
costo-beneficio posible.

Matriz de Roles y Responsabilidades

Líder regional de

Líder regional de

Líder regional de
Líder mundial de

funcionarios
Corporativa

Corporativa
Contraloría

Contraloría

Todos los
Compras

Compras

Compras
Finanzas

Roles y responsabilidades
Aprobar excepciones acorde a la política regional con las directrices
globales de compras. X X X
Aprobar la política regional de compras y cualquier cambio realizado antes
X X X
de la fecha efectiva de publicación.

Aprobar excepciones a la política regional de compras hasta USD 1 m X

Aprobar excepciones a la política regional de compras con más de
USD 1 m X X
Mantenimiento del contenido de esta política y obtención de las
aprobaciones aplicables, incluyendo la validación del área de Legales. X
Establecer procesos que garanticen la conformidad y evidencien la
adhesión a esta política. X

Validar y poner a disposición esta política para consulta en intranet. X

Leer y aplicar los procesos y procedimientos de esta política en sus
actividades profesionales. X
Reportar casos de no-conformidad a la gerencia de ERPC y a la oficina de
conducta empresarial (Business Conduct Hotline) X

1 Company Confidential
¿Cuáles son los lineamientos de Monsanto?

 Monsanto, sus profesionales, terceros y proveedores, actuarán de acuerdo a las leyes y

reglamentos aplicables a nuestro negocio, en conformidad con las políticas corporativas y con el
Código de Conducta de Monsanto;
 Compradores y solicitantes deberán conocer los protocolos globales anticorrupción, así como
consultar al Coordinador Regional de Foreing Corrupt Practices Act (FCPA), Siempre que sea
necesario, siendo responsables por obtener las pre-aprobaciones exigidas para cualquier
proceso de negociación y adquisición de bienes y/o servicios;
 Monsanto y sus funcionarios no participarán de contratos que representen, de forma intencional,
conflictos de intereses. Cualquier conflicto de interés deberá ser inmediatamente reportado al
Compliance
Core Response Team (CRT);
 Está prohibido solicitar o aceptar donaciones en dinero, bienes o servicios de nuestros
proveedores, así como cualquier cortesía que pueda influir en decisiones de negocio. Los
profesionales de Compras solamente podrán aceptar cortesías, incluyendo comidas, que no
sean recurrentes y posean un valor inferior a USD 25 (veinticinco dólares).
 Compromisos de compra no deben ser asumidos en función de beneficios personales.
Programas de descuentos específicos para funcionarios se podrán establecer, siempre que
sean aprobados por el Líder Mundial de Compras.

 Antes de la creación de las órdenes de compras, verificar si existe la necesidad de la aprobación

de un formulario de BAC-UP para la transacción;
 Dependiendo del monto, términos contractuales, o naturaleza de la transacción, el proceso de
BAC-UP se podrá requerir adicionalmente al proceso para efectos de aprobación de la orden de
compra. El solicitante es responsable por verificar la aplicabilidad del BAC-UP antes de emitir la
solicitud de pedido y deberá garantizar que el mismo sea aprobado conforme DOA vigente;
Proceso de Business
 Es responsabilidad de Compras incluir una solicitud de orden sólo después de la aprobación del
Authorization Control
BAC UP Form (cuando necesario);
Uniform Process (BAC-UP)
 Alteraciones de órdenes de compras pueden requerir la creación de un nuevo formulario BAC-
UP que deberá ser sometido y aprobado antes de comprometer los recursos de Monsanto;
 Más informaciones sobre BAC-UP pueden ser encontradas en la CCP85002.00 – Delegation of
Authority & Business Authorization Control Unifom Process - Authorization of Financial
Transactions y también a través del Link
http://portals.monsanto.com/enterprise/GlobalFinance/Compliance/Pages/DOA-BACUP.aspx

 El Area de Compras deberá establecer mecanismos para garantizar la adquisición de bienes y/o
servicios de proveedores idóneos, financieramente estables y que operen en conformidad con la
Homologación de legislación vigente;
proveedores  La concesión de acceso al archivo principal de proveedores dentro de SAP deberá observar los
principios de segregación de funciones, estando sujeta así a procedimientos de auditorías
periódicas;

2 Company Confidential
  Proveedor preferencial es aquel que representa beneficios estratégicos tangibles para Monsanto
siendo aprobado por la Sección de Compras Global;
 Proveedores con acuerdos globales (Master Agreement) no son considerados preferenciales.
Proveedores Estos casos deben ser tratados como non-sourceable y non-biddable.
preferenciales  Para identificar los requisitos adicionales necesarios, consultar la grilla de DOA Category
Definitions a través del link:
http://portals.monsanto.com/enterprise/GlobalFinance/Compliance/Pages/DOA-Category-
Definitions.aspx

 Para que el proceso de compra sea iniciado, el solicitante deberá elaborar una solicitud de
pedido en el sistema SAP;
 Todas las compras deberán estar fundamentadas en una solicitud de pedido, excepto compras
delegas o realizadas con tarjeta de crédito corporativa (CP001.00- Informe de Gastos y Tarjeta
Corporativa);
 Las órdenes de compra deberán ser aprobados conforme al Delegation of Authority (DOA)
Solicitudes de Pedido
vigente del área del solicitante y tendrán duración máxima de 12 meses;
 Aunque la solicitud sea aprobada, no serán emitidas órdenes de compra que no posean el
objeto completo y cuyos campos no estén debidamente rellenados. Es responsabilidad del
solicitante el control de saldos de solicitudes y órdenens de compra, así como el
acompañamiento de la entrega del material y/o ejecución de servicio, conforme términos
acordados en el pedido/contrato.

3 Company Confidential
  El proceso de negociación con proveedores se debe iniciar cuando esté amparado por una
solicitud de compra válida y aprobada;
 El Área de compras es responsable por conducir las negociaciones de adquisición de bienes y/o
servicios, así como formalizar, a través de documentos escritos, toda y cualquier negociación
con los proveedores ;
 El Área de Compras deberá garantizar la licitación, con el objetivo de que el proceso sea
siempre trasparente y que resulte en la mejor utilización de los recursos de Monsanto;
 Para que las propuestas sean consideradas válidas, para los efectos de esta política, y puedan
ser comparadas, éstas deben poseer condiciones contractuales similares, y:
o Servicios: Objeto detallado y similar;
Negociación con o Productos: especificaciones técnicas.
proveedores  Cualquier excepción para las reglas de negociación y cotizaciones deberá ser justificada y
aprobada por el Líder Regional de Compras. Esta aprobación deberá ocurrir antes que los
recursos de Monsanto sean comprometidos;
 La fecha de emisión de la propuesta debe ser anterior a la fecha de creación de la orden de
compra;
 Todas las propuestas recibidas y la documentación soporte del proceso de licitación deben estar
anexadas a la orden de compra. En el caso de compulsas realizadas a través de la plataforma
Ariba, el número del proceso debe ser informado en el pedido;
 No está permitido al solicitante negociar directamente con el proveedor en el proceso de
adquisición de bienes y/o servicios, sin la previa participación de la Sección de Compras,
excepto compras delegadas.

 Para órdenes de compra con un monto inferior a USD 25.000 (veinticinco mil dólares), será
requerida al menos una propuesta formal, dentro del plazo de validez;
 Para emitir órdenes de compra cuyo monto sea igual o superior a USD 25.000 (veinticinco mil
dólares), es necesario que sea realizado un proceso de licitación a fin de que se obtengan tres o
Cotizaciones
más propuestas formales;
 El proceso de contratación tiene validez de hasta 36 meses. En los casos en que sea necesario
realizar una contratación por más de 36 meses, ésta debe ser soportada por un formulario de
BAC-UP.

4 Company Confidential
  Para saber si hay obligación de celebrar un contrato con el proveedor, además de una orden de
compra, y de como proceder en estos casos, se debe consultar la política de contratos (JUR03).
 Todas las contrataciones deberán ser formalizadas a través de una orden de compra, no
estando autorizado cualquier tipo de acuerdo verbal, o que no estén conforme con los requisitos
de esta política;
 En casos en que Monsanto no pueda salir del acuerdo unilateral, la aprobación del CEO Global
Contratos
también será necesaria;
 Contratos con cláusulas de take or pay deberán ser aprobados por el Líder Global de Compras y
comunicados a la Contraloría Corporativa;
 Todas las contrataciones de servicios y suministro de materiales que representen un
compromiso superior a los USD 6.000.000 (seis millones de dólares) deberán ser revisadas y
aprobadas por la Contraloría Corporativa antes de comprometer los recursos de la Monsanto.

 Las órdenes de compra deben ser emitidas y aprobadas, conforme al Delegation of Authority
(DOA) vigente del área, antes de comprometer los recursos de Monsanto, y no deben ser
Creación de órdenes de
emitidas para períodos que excedan los 12 meses;
compra
 Las órdenes de compra no podrán ser de valor o cantidad superior a aquella establecida por el
solicitante en la solicitud de pedido.

 Las órdenes de compra deben ser aprobadas conforme DOA vigente, considerando siempre el
monto total esperado para la duración del pedido;
Aprobación de órdenes de
 En el caso de cualquier alteración en términos de cantidad o el monto de una orden de compra
compra
ya aprobada, el pedido deberá ser nuevamente sometido al proceso de aprobación, siempre
considerando el valor total del pedido después de la alteración.

5 Company Confidential
  Gastos segregados por orden de compra
 Gastos segregados por proveedor
Gastos segregados
o Los gastos segregados corresponden a la suma del valor de todos los ítems de una
orden de compra. Este valor corresponde al DOA necesario para aprobar el pedido;
o Los Gastos no deberán ser segregados a través de diversos pedidos con la
intención de anular las reglas aplicadas a la aprobación de las órdenes de compra,
o evitar el proceso de competencia.
o Son considerados gastos segregados por proveedor aquellos realizados para un
proveedor para un mismo sitio y en un mismo año fiscal. Es Importante resaltar que
mismo siendo un gasto agregado, el proceso no estará fuera de compliance cuando
sea emitido para el sitio, centro de costo y objetivo de trabajos distintos;
o Los Gastos segregados por el proveedor cuyo monto sea mayor o igual a USD
25.000 (veinticinco mil dólares) se deben realizar de acuerdo con la CCP85000.00-
Procurement y con las reglas de cotización establecidas en esta política, de manera
a garantizar que la aprobación necesaria para estos pedidos estén de acuerdo con
el DOA vigente de la época;
o El responsable de compras, o designado de cada sitio o departamento, debe
monitorear los gastos segregados de su localidad y señalizar para el Area de
Compras los proveedores que excedan los USD 25.000.00 (veinticinco mil dólares)
en el mismo año fiscal. Para los casos identificados donde es esperado que el
mismo modelo de gastos se mantenga, es responsabilidad del Area de Compras
realizar cotizaciones y competencias periódicas a fin de garantizar el nivel
adecuado de conformidad para las próximas adquisiciones.

 Se entiende por compra standard aquella en que el producto o servicio posee al menos tres
Pedidos standard fuentes de abastecimientos, plazos, condiciones y precios disponibles en el mercado. En el caso
(NB) de compras standard, las reglas mencionadas en los ítem negociación con proveedores y
cotizaciones de esta política, deberán ser aplicadas y documentadas en su totalidad.

 Compras single source son aquellas en las cuales un único proveedor atiende las
especificaciones técnicas solicitadas por el solicitante;
Pedidos single source
 Al crear la orden de compra en el sistema SAP, el comprador deberá seleccionar el tipo de
(ZPRE)
pedido apropiado a la necesidad de compra en la modalidad single source, además de justificar
el motivo de la elección y anexar la documentación soporte que compruebe las habilidades
únicas que inviabilizan la adquisición del producto y/o servicio de otros proveedores.

6 Company Confidential
  Esta categoría corresponde a gastos que no pueden ser influenciados por el Area de Compras;
 El Area de Compras deberá mantener una lista de categorias non-sourceable e non- biddable
que será revisada y aprobada anualmente por el Líder América del Sur de Compras y por la
Categorías
Contraloría Corporativa;
non-sourceable
 El responsable por la realización de compras non-sourceable y non-biddable debe observar las
y non-biddable
políticas y procedimientos aplicables a la transacción, siendo responsable por garantizar la plena
conformidad con dichos requerimientos;
 Órdenes de compras non-sourceable y non- biddable deben ser creadas en la categoría
standard en SAP.

 Contrataciones de servicios de consultoría y auditoria pueden estar sujetas al proceso de BAC-

UP que deberá ser aprobado antes que se inicie el proceso de contratación del proveedor. El
flujo de aprobación será determinado por el sistema de acuerdo con el DOA vigente;
Contratación de empresas
 Excepto cuando sea aprobado por el Board of Directors de Monsanto, la contratación de
de consultoría y auditores
empresas de auditoría están sujetas al proceso de BAC-UP;
independientes
 Las reglas para contratación de consultorías, auditorías independientes y/o servicios
relacionados están definidas en la CCP85002.00– Delegation of Authority & Business
Authorization Control Uniform Process – Authorization of Financial Transactions.)

7 Company Confidential
  Son considerados casos de excepción aquellos donde, por algún motivo, las reglas establecidas
en los ítem de negociación con proveedores y cotizaciones de esta política no fueron atendidas
en su totalidad;
 Los pedidos que fueron creados en régimen de excepción deberán ser justificados y
formalmente aprobados por el Líder América del Sur de Compras, antes que los recursos de
Monsanto sean comprometidos;
 Todas las órdenes de compra aprobados en régimen de excepción deben ser creados en la
categoría standard en SAP con la evidencia de aprobación anexa ;
 Compras de emergencias y pedidos Dual Source son considerados casos específicos de
excepción y deben respetar algunas reglas además de las mencionadas arriba:
o Compras de emergencias
 Se entiende por compra de emergencia cualquier adquisición realizada
debido a situaciones que puedan acarrear perjuicio y/o cesar ganancias,
como interrupción del proceso productivo, riesgo a la seguridad y salud, a las
instalaciones de Monsanto o al medio ambiente;
 El Líder de la unidad de Negocio, o profesional designado, deberá formalizar
el tipo de emergencia y especificar las razones por las cuales la compra o
alquiler son necesarios, declarando la existencia de emergencia presente e
inmediata que no pueda ser prevista;
 Siempre que no sea posible la realización de un proceso de competencia
debido a la urgencia del proceso, se puede seguir con la creación del pedido
Pedidos en régimen de
como emergencia con una única cotización utilizando el proveedor que
excepción
atienda la demanda a tiempo;
 Ante la necesidad de una compra de emergencia, no será necesaria de la
emisión de una orden de compra antes de la realización de la adquisición,
desde que el Area de Compras sea informada por e-mail y una solicitud y una
orden de compra sean creadas después de la adquisición del bien y/o servicio
para regularizar el proceso. La solicitud de Compras deberá ser emitida
dentro de los 30 dias;
 En caso de compras de emergencia arriba de USD 1m, la Controladoria
Corporativa debería ser comunicada hasta el final del mes en que se realizó
la compra.
 La Orden de compra de emergencia seguirá el flujo de aprobaciones de la
solicitud y orden de compra conforme al DOA aplicable.
o Dual source
 Son aquellos donde el producto o servicio posee apenas dos fuentes de
abastecimiento o donde, por algún motivo, se obtuvieron apenas dos
propuestas válidas después del término del proceso de competencia;
 Para estos casos, además de las propuestas obtenidas y de la evidencia de la
aprobación por el Líder Regional de Compras, es necesario anexar al pedido
evidencias de la ausencia de una tercera fuente de abastecimiento y/o de
negación/desclasificación de los demás convocados para el proceso de
concurrencia.

8 Company Confidential
  Se entiende por complemento cualquier alteración en la orden de compras (inclusión de ítem y/o
alteración en las cantidades previamente cotizadas) que altere su valor original;
 Antes de crear un complemento, el comprador deberá solicitar al proveedor una propuesta
Complementos/adicionales adicional al original con fecha de emisión, términos y condiciones contractuales y cantidades de
en órdenes de compras los productos y/o servicios de complementos con sus valores. Dicha propuesta deberá ser
anexada a la orden de compras;
 Pedidos complementarios deben pasar nuevamente por el flujo de aprobación, conforme DOA
vigente, considerando ya el nuevo valor total del pedido (original más complementario).

 Compra delegada es el proceso de adquisición efectuado directamente por el área usuaria;

 Pedidos de esta naturaleza tendrán duración máxima de 12 meses, deberán ser creados para
pagos puntuales y serán aprobados de acuerdo al DOA del área solicitante;
 Solamente funcionarios autorizados por un Supervisor/Gerente de Compras podrán efectuar
compras delegadas. Los accesos concedidos deberán ser revisados y aprobados anualmente;
 El proceso de compras delegadas dispensa la realización de competencia y de la emisión de
una solicitud de pedido para adquisiciones en esta modalidad;
 Los compradores delegados deberán ser entrenados anualmente por el Area de Compras y
deberán cumplir con los requisitos especificados en el entrenamiento y en esta política;
 Se caracterizan como compras delegadas aquellas que no son recurrentes y no excedan USD
Compras delegadas 5.000 (cinco mil dólares) por pedido y/o USD 25.000 (veinticinco mil dólares) en 12 meses, sea
(ZDEL) para un mismo proveedor o tipo de producto y servicio;
o se entiende por recurrencia la creación de más de una orden de compra al mes
creado para un mismo proveedor y mismo sitio.
 Es responsabilidad del comprador delegado informar al Area de Compras casos de gastos
agregados por proveedor, que excedan la cantidad de USD 5.000 (cinco mil dólares) al mes,
para que la creación de una estrategia de compra sea analizada;
 Pedidos para proveedores que poseen algún tipo de vínculo con representantes de gobierno y/o
pariente de representantes de gobierno (FCPA), en ninguna hipótesis, podrán ser creados a
través de compras delegadas. Para estos casos el equipo de compras deberá ser involucrado.
Una lista de las excepciones permitidas será aprobada anualmente por el Líder Regional de
Compras y el Líder Global de Compras.

9 Company Confidential
  El Catálogo es una herramienta online donde funcionarios de la empresa, no necesariamente
de la Sección de Compras y/o compradores delegados, pueden realizar adquisiciones de
materiales;
 Compras realizadas a través de catálogos siguen un flujo de aprobación de acuerdo al DOA
vigente de la Sección solicitante;
 Es responsabilidad de la Sección de Compras garantizar la compulsa competitiva entre
proveedores antes del catastro e inclusión de ítems en el sistema. Las negociaciones deben
seguir las reglas establecidas en esta política, conforme a las modalidades de compra existentes
y el comparativo de valores deberá ser hecho en base al total de ítems cotizados;
 Toda la documentación que sustenta el proceso de competencia debe ser archivado en el Team
Site de compras;
 Una vez en el catálogo, los valores negociados solo podrán ser ajustados mediante justificación
Compras a través de y propuesta formal con los nuevos valores de los materiales. El Area de Compras es
catálogo – responsable por la realización de una consulta de mercado para analizar el pedido de reajuste y,
Ariba si es aprobado, se actualizarán los precios en el portal. Excepciones a esta regla deberán ser
aprobadas por el Líder Regional de Compras antes de comprometer los recursos de Monsanto;
 La renovación de proveedores para catálogos deberá seguir las mismas reglas de cotización
previamente presentadas;
 Verificada la necesidad de inclusión de un ítem, el Area de Compras es responsable por solicitar
al proveedor una propuesta complementaria que deberá contener fecha de emisión, términos y
condiciones contractuales, cantidad de productos y/o servicios adicionales con sus respectivos
valores;
 Cabe al Area de Compras analizar la propuesta enviada y verificar si los precios ofrecidos son
compatibles con el mercado. Solamente después de esta validación los ítem podrán ser
incluidos en el sistema;
 Es de responsabilidad del Area de compras mantener y disponer los documentos de soporte de
los procesos en una plataforma online.

 Todas las adquisiciones de bienes y/o servicios deben ser hechas a través del equipo de
compras, excepto compras delegadas, compras delegadas de impuestos ZTAX y compras con
tarjeta corporativa (CP001.00 - Informe de Gastos y Tarjeta Corporativa);
 Para casos en que el área solicitante asuma un compromiso frente a un proveedor sin seguir los
procedimentos establecidos en esta política, ésta será responsable por obtener las siguientes
Orden de Compra “after aprobaciones:
the fact” o Líder América del Sur de la sección solicitante;
o Lider América del Sur de Compras;
o Controller corporativo o assistant controller – (pedidos arriba de USD 1 m)
 La creación de una orden de compras sólo se dará mediante la creación de una solicitud de
pedido que tenga como anexo las aprobaciones mencionadas arriba. Solamente después de la
aprobación de la orden de compra, ésta será sometida al flujo de pagos.

10 Company Confidential
  Las transacciones de compras son objeto de los procesos de auditoría interna y externa,
incluyendo análisis de adhesión a los requisitos establecidos en esta política;
Procesos de auditoría  Para efectos de auditoría, así como de posibles fiscalizaciones y amplios procesos judiciales,
todas las personas involucradas en los procesos de compra deberán observar la Records
Retention Policy.)

¿Que más?
 Para mayores aclaraciones sobre puntos abordados en esta política, se debe consultar el Manual
de Compliance para compras.
 Otros asuntos no previstos en esta política deberán ser tratados individualmente como excepción,
siguiendo las directrices de la matriz de roles y responsabilidades.
 Todos los valores expresados en dólares deben ser convertidos según lo establecido en la Política
Global de Foreing Currency Translation;
 Esta política es válida por plazo indeterminado, a partir de su fecha de publicación
 Esta política será revisada y actualizada oportunamente, ante las necesidades de cambios
identificados, o por lo menos cada dos años.

11 Company Confidential