MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS CONTROL DE COMBUSTIBLE

Código Edición Fecha de Departamento Elaboró: Aprobó Pagina

MP-COMB 2.009 Edición Administrativo Clase Director 1 al 10
07/07/09 Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTROL DE COMBUSTIBLE

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PROCEDIMIENTOS CONTROL DE COMBUSTIBLE

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II- INDICE

CAPITULO DESCRIPCION HOJA Nº

I- TITULO…………………………………………………… 1

II- INDICE……………………………………………………. 2

III- ALCANCE………………………………………………… 3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL………………………………. 3

V- POLITICAS………………………………………………… 3

VI- RESPONSABLES…………………………………………. 3

VII- PROCEDIMIENTOS……………………………………… 4-6

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS………………………………. 6

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………. 6

X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………. 6

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA…………………………………… 7-8

ANEXO 2 DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………..9-10

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III-
III- ALCANCE

El presente manual comprende procedimientos relacionados al control de combustible realizado

por el Departamento de Soporte, conjuntamente con la Dirección Administrativa.

IV-
IV- OBJETIVO
Este manual tiene como propósito, dar cumplimiento a las disposiciones internas para mejorar los
procedimientos administrativos así como para optimizar el uso de combustibles destinados a los
vehículos de la empresa.
Asimismo, en congruencia con las disposiciones presupuestarias y con objeto de disminuir los
gastos administrativos que estos bienes representan, el presente documento será de observancia y
aplicación obligatoria para los responsables de los vehículos.

V- RESPONSABLES

• Encargado de Compras
• Choferes de vehículos
• Jefe de Soporte
• Portería

VI-
VI- POLITICAS PARA EL MANEJO DE COMBUSTIBLES
1. El gasto en concepto de combustibles deberá destinarse únicamente a vehículos que
pertenezcan a la Empresa “Emprendimientos Forestales”

2. Los funcionarios a los cuales les fue asignado un vehículo oficial para uso o servicio, serán los
responsables de vigilar la correcta utilización del combustible suministrado, así como la
comunicación directa con el Jefe de Soporte quien llenara diariamente la planilla de reposición de
combustible.

3. Es competencia del Jefe de Soporte, entregar el resumen mensual del uso de combustible al
Director Administrativo para su control.

4. Estará fijado una tabla de consumo de combustible para cada tipo de vehiculo según
utilización, los datos de la tabla estarán actualizados por el Jefe de Soporte, según las
especificaciones técnicas de cada vehiculo.

4. El jefe de Soporte es responsable de Registrar, controlar, supervisar y analizar el consumo de

combustibles correspondiente a las dotaciones mensuales proporcionadas a cada uno de los
vehículos de la Empresa.

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5. Es competencia de la Unidad Administrativa, determinar con base a sus registros, los

rendimientos promedio (kilómetros/litro), de los vehículos utilizados en el vivero, para efectos
de análisis y comparación con los teóricos que indica el manual del fabricante, así como,
establecer las medidas correctivas sobre las desviaciones que se observen en el rendimiento
promedio de consumo de cada una de las unidades.

6. Conciliar mensualmente los montos proporcionados y el total de consumos registrados en la

Planilla de Reposición de combustibles al campo con el recorrido aproximado figurado en el
monitoreo diario del sistema GPS.

7. No está permitido utilizar otros medios distintos a los contratados por cada jefe de area de
campo, para satisfacer las necesidades de combustibles y lubricantes, de sus vehículos, pues
cualquier otro medio utilizado, quedará bajo su responsabilidad, ya que no se efectuará reembolso
alguno.

8. El presente instructivo deberá ser revisado para su actualización cada año a partir de la fecha de
su actualización o antes en caso que existiese necesidad.

VII-
VII- PROCEDIMIENTOS
7.1-- REPOSICION DE COMBUSTIBLE EN EL VIVERO
7.1

1.- Cuando los vehículos de la empresa, requieran la recarga de combustible, se solicita al Jefe de
Soporte,

2- El Jefe de Soporte revisara la Planilla de Reposición de Combustible, donde figurara la ultima

carga, el kilometraje, fecha,

3- Y si corresponde, el Jefe de Soporte anotara en la planilla de combustible los datos mas arriba
mencionados y llenara la Orden de Pedido, autorizando el pedido.

4- El Jefe de Soporte remite la Orden de Pedido al encargado de compras a fin de que

confeccione la Orden de Compra para la carga.

4- Luego con la Orden de Compra, el chofer procede a la carga.

5- Una vez recibido el combustible dentro del tanque, el proveedor de combustible emitirá una
boleta con la cantidad cargada en el vehiculo,

6- El conductor entregara al Jefe de Soporte, y con esta boleta completara la planilla de Control
de combustible (anotando el numero de boleta en la planilla de combustible),

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Obs. Luego esta y las demás boletas serán anexadas a la orden de compras, para el pago
correspondiente al proveedor y remitida posteriormente a contabilidad, y mantendrá el
archivo de las boletas, por vehiculo.

7.2-
7.2- CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE VEHICULOS

1- Diariamente el Jefe de Soporte, registrara las cargas de combustibles, y llevara el control

de los mismos a través de las salidas y recorridos efectuados por los conductores de
motos y vehículos.
2- El control de las salidas y actividades encomendadas a los Choferes de los distintos
vehículos, se efectuara mediante una Orden de Salida, donde figurara la fecha, horario de
entrada y salida, último kilometraje, chofer y actividad a desarrollar.
3- Cada vez que tengan una actividad que desarrollar, el mismo chofer llenara los datos, de
la Orden de Salida,
Salida y presentara al Jefe de Soporte, quien verificara y dará el Visto bueno,
y con este documento, se presentara en la portería para que le autoricen la salida.
4- Esta Orden de Salida, el encargado de la portería presentara al final del día al Jefe de
Soporte, deberá contar con la firma del chofer del vehiculo utilizado y el llenado
correspondiente de todos los campos.
5- El Jefe de Soporte mantendrá el archivo del mismo para el control cruzado con su
planilla de control de combustible, en forma mensual, con la información detallada del
uso de combustible, informara mensualmente a la Dirección Administrativa acerca de su
administración.

7.3
7.3- REPOSICIÓN EN EL TANQUE DE ALMACENAMIENTO (DESTINO: CAMPO)

1- Cada chofer llenara diariamente una planilla llamada “Control de Horas de Tractor”,
Tractor justificando
el destino y el uso o consumo del tanque de reserva, y presentara cada fin de mes al Jefe de
Soporte, previo visto bueno del Jefe de Base.

2- Diariamente, el Jefe de Base comunicara dicho consumo de combustible al Jefe de Soporte, para
un control cruzado, y a fin de obtener información actualizada del mismo, y asi a fin de mes
conciliara con la planilla llenada por el chofer, y contro

lado a través del monitoreo satelital.

3. Si hay diferencias importantes (definir cuánto), Soporte solicita aclaración al Coordinador de

Operaciones. Una vez aclarado y justificado o de no ser importante la diferencia, el Jefe de
SOPORTE solicita al Encargado de COMPRAS la elaboración de la Orden de Compra con
legajo (planilla de pedido de reposición, control de consumo de Soporte, etc.).

4. El Encargado de Compras solicita la provisión al proveedor según pedido y comunica a

Coordinador de Operaciones la fecha estimada de entrega.

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5. El jefe de Soporte se encarga de preparar el traslado del tanque hasta el destino final, al llegar
hasta la Base del Campo, se le comunica vía telefónica o mail al Jefe de SOPORTE y Encargado
de COMPRAS para su control. En caso de que la recepción sea al chofer directamente, de igual
manera, este deberá comunicarse con el Jefe de Soporte para informar acerca de la carga
respectiva.

6. El Encargado de COMPRAS aprovisiona el pago de dicho proveedor y sigue procedimiento de

registración de compras.

VIII
VIII- REGISTRO DE CAMBIOS
Edición 2.009 – 28/07/2009
En el Alcance se define el responsable del proceso
Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

XI-
XI- DOCUMENTOS RELACIONADOS

Establecidos en el anexo
• Orden de Salida
• Planilla de Reposición de Combustible
• Orden de Compra
• Boleta de Combustible
• Control de Horas Tractor

X- GLOSARIO
GLOSARIO DE TERMINOS

OS: Orden de Salida,

Salida es una Planilla que el Jefe de Soporte entrega a los choferes para su
llenado correspondiente, cada vez que tenga una tarea que cumplir, para que puedan rendir en
la portería con la autorización del Jefe de Soporte.

PR: Planilla de Reposición de Combustible,

Combustible maneja el Jefe de Soporte para el control de los
pedidos de combustibles por cada vehiculo de la empresa, en el figura la ultima fecha de
recarga, y los kilometrajes iniciales, con el numero de la boleta de combustible que se asigno
para la ultima recarga.

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FLUJOGRAMA REPOSICION DE COMBUSTIBLE

CHOFERES SOPORTE COMPRAS

1

Solicitud verbal

2
Verificación de Espera
Planilla de
Reposición

3
Remisión de OP
Para confección de
OC

Recepción de combustible
7 Fin del
Proceso

5 6
Boleta para carga
Recepción Boleta de en planilla
Combustible

7
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DESCRIPCION DEL PROCESO GENERAL

1.- Cuando los vehículos de la empresa, requieran la recarga de combustible, se solicita al Jefe de
Soporte,

2- El Jefe de Soporte revisara la Planilla de Reposición de Combustible, donde figurara la ultima

carga, el kilometraje, fecha,

3- Y si corresponde, el Jefe de Soporte anotara en la planilla de combustible los datos mas arriba
mencionados y llenara la Orden de Pedido, autorizando el pedido.

4- El Jefe de Soporte remite la Orden de Pedido al encargado de compras a fin de que

confeccione la Orden de Compra para la carga.

5- Luego con la Orden de Compra, el chofer procede a la carga.

6- Una vez recibido el combustible dentro del tanque, el proveedor de combustible emitirá una
boleta con la cantidad cargada en el vehiculo,

7- El conductor entregara al Jefe de Soporte, y con esta boleta completara la planilla de Control
de combustible (anotando el numero de boleta en la planilla de combustible),

Obs. Luego esta y las demás boletas serán anexadas a la orden de compras, para el pago
correspondiente al proveedor y remitida posteriormente a contabilidad, y mantendrá el
archivo de las boletas, por vehiculo.

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Código Nº:
ORDEN DE SALIDA
Numero de Orden de Trabajo: Fecha:
Central/Unidades: Vivero Central
Trabajo a realizar:

Destino:

Vehículo utilizado: ISUZU Mat. Nº: ALR 423

Hora de salida: KM de salida:
Hora de llegada: KM de llegada:
Horas empleadas: KM empleado:
Solicitada por: Area:

Autorizada por:
Nombre del Conductor:
OBS:

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(Firma del Conductor)

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