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QUÉ ES LA CAJA MENOR

QUÉ ES LA CAJA MENOR

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QUÉ ES LA CAJA MENOR? ACTIVIDAD 1. ¿Qué es la caja menor y que características tiene?

La caja es un fondo fijo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Para el manejo de fondo de caja menor, se requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar sus monto, no se deben realizar por caja menor. 2. ¿Como y quien establece el monto de la caja menor en la empresa? La gerencia general el monto de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $ 1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo varios millones. 3. Mediante un ejemplo supuesto realice la contabilización de la apertura de una caja menor. CODIGO 110510 111005 CUENTA Caja Banco DEBE 500.000 HABER 500.000

4. ¿Que función tiene el departamento de control interno de una empresa con respecto a la caja menor? El departamento de control interno debe efectuar arqueos sorpresivos a todos los fondos de caja menor. Velar que los recursos se encuentren según las políticas establecidas en la organización. 5. ¿Que cualidades debe poseer la persona que va a manejar la caja menor? Debe ser:      Una persona de entera confianza. Una persona responsable. Honesta Viabilidad Conocimiento contable básico

6. ¿Que documentos debo tener en cuenta al efectuar desembolsos cargados a la caja menor explíquelos? Los documentos utilizados son:  El recibo de caja menor  El libro de control de caja menor 7. Elabore cada uno de los formatos de la pregunta anterior. RECIBO DE CAJA

FECHA PAGADO A POR CONCEPTO DE

POR

SON IMPUTACION APROBADO FIRMA RECIBIDO C.C O NIT

LIBRO DE CONTROL DE CAJA MENOR Día Mes Año Recibo n° Pagado a NIT Otras subcuentas Nombre Valor Desembolso Parcial Acum.

8. ¿Que documentos debo tener en cuenta para solicitar el rembolso de la caja menor, explíquelos?   Planilla de rembolso de la caja menor. Comprobante de egresos.

9. ¿Los fondos de las cajas menores se pueden manejar a través de cuentas corrientes o de ahorros o montos superiores a? y ¿como es su procedimiento? y ¿cuanto debe ser la disponibilidad del efectivo de dicha caja menor? Los fondos de las cajas menores se pueden manejar a través de cuentas corrientes o de ahorros o montes superiores a $1.500.000 La disponibilidad en efectivo será del 10% del valor total de la caja menor sin superar la suma de $ 1.500.000 Procedimiento: Se deben manejar los siguientes controles: Un control de bancos para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten el saldo de la caja menor. Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados. Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico con base en los documentos que respalden cada operación.

10. ¿Como se pueden distribuir los recursos asignados a las cajas menores? Hacerlo mediante un ejemplo supuesto.

Los recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente manera. 50% para atender por pago de estos servicios.     15% de Mantenimiento equipos de oficina. 15% mantenimiento de edificios 10% de mantenimiento de equipo de transporte. 10% comunicación y transporte.

30% para atender los gastos por compra.      5% combustibles. 10% papelerías y útiles de escritorio 5% de elementos de aseo y cafetería 5% impresos y publicaciones. 5% otros materiales y suministros.

20% atender gastos de personal por viáticos y gastos de viaje.

11. ¿Cual es el monto máximo permitido para pagos en efectivo o giro de cheques del valor de la caja menor? El monto máximo permitido para pagos en efectivos o giros de cheques es equivalente al 10% del valor de la caja menor. 12. ¿Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento pagados con recursos de la caja menor, estos solo se aceptan si? Cuando se requiere atender gastos de mantenimiento, estos solo se aceptan si no están contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados. 13. ¿Cuales son los requisitos de las facturas según lo establecido en el articulo 617 del Estatuto Tributario? Según el artículo 617 del Estatuto Tributario:          Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón o NIT del vendedor o de quien presta el servicio Apellidos y nombre o razón social u NIT del adquiriente de los bienes o servicio, junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de ventas. Fecha de su expedición Descripción especifica y genérica de los artículos vendidos o servicios prestado Valor total de la operación Nombre de razón social y el NIT del impresor de la factura Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

14. ¿En que momento se deben hacer reembolsos y legalizaciones? Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constitución el fondo de caja menor o de haber tramitado el ultimo reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del Puc, para su correspondiente tramite de reembolso y registro.

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con rl fin de garantizar que se efectué el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera con 15. ¿Que requisitos se deben tener en cuenta en la legalización de los gastos para efectos del reembolso de caja menor? En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se enfocan:   Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc, bien sea en el comprobante o en la relación anexa. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se esta legalizando. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolso la caja menor según el caso. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.

   

16. ¿Quien y como se debe hacer los arqueos de caja menor? Se realizara arqueos periódicos y sorpresiva por funcionarios designados por los administradores, diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fon de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura, independientemente de la verificación por parte de la auditoria 17. ¿En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes en los arqueos de caja menor que se debe hacer? En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Gerencia Administrativa y Financiera informara de ser pertinente, a la Gerencia para las investigaciones administrativas a que haya lugar a contabilidad para los registros correspondientes.

18. Mediante un ejemplo explique cada una de las prohibiciones para el manejo de la caja menor. Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de la caja menor: Atender gastos personales o préstamos. Adquirir elementos que existan en el almacén. Adquirir elementos devolutivos. Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la caja menor. Atender pagos por compromiso que deben constar por escrito. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina Girar cheques en descubierto. Permitir demoras mayores provisionales. dos días hábiles para la legalización de recibos

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