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Caja chica

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1.

Caja chica.

Se llama Caja menor o caja chica a una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sería suficiente para las necesidades de los pequeños negocios, sin embargo, negocios más grandes tienen varios miles de pesos a discreción como fondos para la caja menor. Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total más los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo. Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.

2. Creación de caja chica.
El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación. El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras

para dicho fondo: Q Comprobantes por pagar 500 Banco 500 Luego.de bienes y/o servicios. se emitirá un cheque. para retirar el dinero del banco. cuando se haga el reembolso a la caja chica. autorizando la creación de la caja chica. Por ejemplo si la caja chica pago: Por luz y teléfonos 100 Por efectos de escritorio 150 Por fletes de entrega 200 450 tendremos: a. Ejemplo: Para crearse el fondo fijo de caja chica. con cargo a “comprobantes por pagar” y abono a banco. Al emitir el cheque. se harán los siguientes asientos de diario: a. como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso. la cédula de ciudadanía y la fecha. Posteriormente. por ser de cuantía reducida y/o de frecuencia muy ocasional. Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura. los recibos pagados por caja chica se codificaran y contabilizaran a las cuentas por cargar. para con ellos efectuar las anotaciones en el registro de comprobantes con abono a comprobantes por pagar. Para cargar las cuentas que dieron origen a los pagos efectuados: z . debe presentar un recibo firmado indicando el concepto. cuando se emite el comprobante. Q Caja chica 500 Comprobantes por pagar 500 b. el monto en números y letras.

En este caso se emite un cheque por Bs.Gastos generales 100 Artículos de escritorio 150 Fletes de ventas 200 Comprobantes por pagar 450 b.000. al momento de efectuar el reembolso o la reposición de los fondos gastados en caja chica. En caso de no existir novedad. Para registrar el cheque emitido. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”. se realizará la reposición del fondo. para el reembolso a caja chica: q Comprobante por pagar 450 Banco 450 3. La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición.00 correspondiente al monto de los soportes presentados. caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. Ejemplo: Por lo general. Contabilización Db. se emite un cheque a nombre del responsable del fondo. Electricidad 3. Reposición de caja chica. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación. adjuntando todos los documentos de respaldo. 9.500 . ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo. Se debitan las cuentas de gastos y se abona al banco.

Arqueo de caja chica. 10 monedas de 50 = 500 6 billetes de 100 = 600 b) anotar todos los recibos que faltan de comprobar Juan Perez debe $ 250 Rosa Martinez debe $ 300 c) facturas que faltan de reembolsar factura #12 compra de varios $ 150 factura # 235 compra de papeleria $ 130 Total arqueado $ 1. escrita. Bancos 9. será Si de la empresa cuenta departamento auditoria su responsabilidad realizar los arqueos sorpresivos cuando los considere conveniente.000 Para registrar la reposición de caja chica según comprobantes anexos. valores y otro valor. 4. Ejemplo: a) contar todas las modenas y billetes que tenga.500 Cr. Será conveniente que de vez en cuando en fechas no previstas por el cajero una persona ajena al departamento debidamente autorizada efectué arqueos con con de un los cuales se dejará de constancia interna. Estas operaciones consisten en contar las existencias de dinero en efectivos cheques. El arqueo deberá realizar la operación diariamente al finalizar su trabajo e informará sobre cualquier diferencia que pudiera encontrar.660.00 .Papelería 2.500 Agua Potable 1.500 Teléfono 1. boletas de tarjetas de créditos.

2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo. 4) Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero. 8) El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre de la custodia. . 7) Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo.00 diferencia $ 0 5. 1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto. 3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia. Controles de caja chica. el cual se liquidará con los comprobantes. 5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica. 6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del desembolso. Los volantes provisionales no podrán permanecer más de tres días en caja. toda la documentación justificativa por los pagos efectuados. 9) Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se reponen.660. y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real.Fondo de caja chica$ 1.

al final de su jornada de trabajo. Libro auxiliar de banco. Faltantes / sobrantes. debe hacer un arqueo para verificar si el saldo de sus registros cuadran con la existencia real del efectivo. este registro permite conocer en forma detallada los ingresos y egresos que a efectuado en el mes. Partes de un cheque. en algunas oportunidades pueden encontrar diferencia. El cajero es responsable del efectivo recibido. Ejemplo: Diferencia en caja: para registrar el faltante existente en el arqueo de caja realizado el día XX. 11) Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica. por eso se dice que es un libro auxiliar. 6. es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas Corrientes. Al pasar del mayor general el asiento anterior. Número de cuenta del emisor Número de cheque Fecha y lugar de emisión Cantidad a pagar (números y letras) Nombre del receptor Firma del emisor 8. en consecuencia. • • • • • • Esto le indica que al cajero. El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta. al detectar un faltante o un sobrante deberá ser reportado. el cual sirve para efectuar una verificación de los ingresos y egresos en el banco. proporcionando información permanente y confiable sobre el saldo en cuenta corriente. la cuenta caja . 7. El uso de este libro.10) Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.

Si tenemos una póliza de seguro que cubra el riesgo de los faltantes de caja. etc. Esto lo reflejaremos en el libro como faltante en caja. no desglosaremos los gastos de administración ni los gastos de ventas. se podrían cancelar con cargo. . Al pasar este asiento al mayor general. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas. Mayor auxiliar de efecto o cuentas por cobrar es una cuenta por cada cliente en donde registro sus deudas y sus respectivos vencimientos registros similares habrá realizado en el mayor auxiliar de efectos y cuentas por pagar. Para el control de cada uno de nuestros proveedores. la cuenta diferencia en caja se cancelaría con cargo a Ganancias y Perdidas. será descontado al cajero. pero nos queda una cuenta transitoria. Hemos cuadrado la cuenta caja. En el supuesto de no hallar las causas que motiva el faltante. Ojo en esta primera práctica. igualmente debe tener abierto una cuenta a cada uno de los bancos con que trabajaremos en el mayor auxiliar del banco. viáticos.deberá mostrar un saldo igual al valor de la existencia física encontradas en el arqueo. aplicando procedimientos manuales. diferencia de caja. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas lo mismo haremos cuando paguemos comisiones. propagandas. seguros o bienes directamente contra caja. la cuenta transitoria diferencia en caja quedará con saldo cero. reclamación. como debe ser puesto que este tipo de cuenta deberán ser canceladas al diferenciarse al finalizar la operación.

000 Efectos por cobrar 300. seguidamente partiendo de los mayores auxiliares se presenta una relación de los clientes. busco la cuenta de Emilio García y observo que el monto de la factura 509 es de Bs. que muestren los saldos. En estos casos primero se toma el mayor auxiliar de efectos cuentas por cobrar. se preparan los asientos para registrar en el diario general las operaciones realizadas durante el día. Es importante que los mayores auxiliares. busco el saldo pendiente de la factura 509 determino que es de Bs. En base a los registros del mayor general se prepara un balance de suma y saldo.000 Luego se determina si las sumas de cada una de esas relaciones cuadran con cada una de sus respectivas cuentas principales o de control. . 540.000 abónales Bs.000 que pagó a cuenta de esa factura el 31/01/2006. • • • • • Efectos por cobrar 100.000 Banco 100. proveedores y bancos.Cuando se desglosa en base a sistemas y procedimientos computarizados si llevaremos un desglose detallado para el control de cada uno de los diferentes tipos de gastos que agrupan las cuentas. estén al día pues en muchos casos no lo indicase el monto de una factura o giro. 24. 74.000 Efectos por pagar 50. Cuando las operaciones realizadas intervienen clientes.000 le abonaré en el concepto de cancelación de saldo pendiente a la factura 509. Una vez que las operaciones de un determinado día han sido registradas en el mayor auxiliar. gastos de administración y gastos de ventas.000 Cuentas por pagar 50. proveedores o bancos las primeras que hará que registrarlas en sus correspondientes mayores auxiliares.

Ventas de contado según la factura Nº 432 por Bs. si partimos de la premisa que todo el efectivo percibido por caja deberá depositarse en los bancos. Libro auxiliar de caja. solamente a titulo orientativo. Es el resumen de operaciones que el cajero en vía diariamente con el departamento de contabilidad para su registro en el diario general. Este se puede manejar con un libro para controlar las entradas y las salidas. 10. Día 20/01/06 ejemplo. Pagado por caja chica Bs. 100.000 para reparaciones de una maquina de la compañía. Este registro de las operaciones realizadas de acuerdo con el ejercicio anterior se ha preparado un libro para las entradas y otro para las salidas. a. en el mercadeo encontramos libros de diferentes rayadas y formas. Cheque Nº 5 de Banesco por Bs. c. 200. pero en las compañías pequeñas es el departamento de contabilidad es responsable y diario de egreso le presta una gran ayuda.000 para la creación del fondo de caja chica. la realizamos en base a un ejercicio de práctica basada en las operaciones de tres días. puesto que todos los egresos se pagan por intermedio de los cheques emitidos por la empresa. . Una de las formas de mejorar los controles sobre el efectivo es separar las funciones recepción y desembolso.9. En las empresas grandes el departamento de tesorería se encarga de emitir los cheques y controlar los saldos de las cuentas corrientes bancarias. Por ejemplo. pareciera que el libro de ingresos es el más importante.000.000 cancelada con cheque Nº 233 a cargo del Banco Provincial. b. De alguna forma tenemos que controlar los cheques que se entregan para el pago de los egresos.

El asiento para registrar esta operación en el Diario General será la siguiente: Introducción. El día 20/02/06 se extendió el cheque Nº 5 del Banco de Carona por Bs. salida y saldo. b. El contador. las operaciones realizadas por el cajero. las reposiciones se cargan a gasto con abono a banco. El asiento para registrar esta operación en el Diario General será la siguiente: c. caja chica entregó relación de gastos y se extendió el cheque Nº 3 Banco Provincial por Bs. El cajero prepara diariamente una relación detallada de ingresos que enviará al departamento de contabilidad. la cual nos servirá para chequear una parte de los registros en los mayores auxiliares.000. en base a esas relaciones. prepara los resúmenes correspondientes para registrar el diario general. El día 02/03/06 según el aporte.000 para reposición de fondos. etc. Con relación a caja chica. Se registran las cuentas y efectos por cobrar y pagar. 100. . Ejemplo: a. estas cuentas se recargarán únicamente al crearse el fondo.En un solo libro existen rayado para el control de entrada – salida. 1.000 para la creación del fondo de caja chica. Con relación al libro de control de gastos pagados por caja chica pueden hacerlo empleando por uno de tres columnas: entrada.

En las cuentas reales se tratan los activos. pasivos y capital de la empresa. productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. Las cuentas de registros se clasifican en reales y nominales. Por consiguiente.Para la preparación de los estados financieros más completos y exactos es necesario conocer un poco acerca de las cuentas o partidas que lo integran. verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables. En las cuentas nominales se tratan las partidas de ingresos y de gastos. el cual ha de contener el modo de registro de las actividad comercial diaria. Se ha podido corroborar que la contabilidad en una ciencia. así como también llevar la eficiencia. se ha incrementado en los últimos años. en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan. De lo anterior se desprende. Es bueno resaltar. con la finalidad de afinar su funcionalidad dentro de la organización. la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. conducirá a conocer la situación real de las mismas. pero. existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios. De manera general puedo concluir que las cuentas reales representan los bienes. derechos u obligaciones contractuales de la empresa. en términos de dinero. créditos. para proteger y resguardar sus activos. están conformados por los activos . Conclusión. que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones. el tener control sobre cada una de las transacciones de la empresa permite el buen cumplimiento de la misma. La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones. es por eso. que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes. Con esta finalidad se desarrolla este trabajo. el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio. deudas y otros. pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos. compras y ventas de mercancías.

que constituyen las fuentes económicas que posee un negocio y que espera hayan de beneficiar las operaciones futuras. bajo la firma de una solo propietario. herramientas y enseres. Los activos fijos los cuales se conservan más o menos permanentemente y que se adquieren para el uso del negocio (terrenos. Los pasivos son deudas. El capital esta representado por las cuentas respectivas que indican la inversión hecha por los propietarios en el negocio. edificios. los valores que representan el patrimonio se registran en la cuenta capital social común y los valores dados como privilegios o preferentes en la cuenta capital social preferente. y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor. descuentos y otros. Los activos circulantes comprenden la caja y las cuentas que representan valores que pueden ser convertidos en efectivo al cabo de un tiempo (caja. Los activos diferidos como los gastos de organización son cuentas de ajustes y acumulaciones. inventarios). “Francisco Araujo García” . la forma en la cual esta representada una deuda. el pasivo que surge de la compra de mercancías o servicios a crédito (a plazo) se denomina Cuentas por pagar. o de asociación. cuando se obtiene dinero en prestamos. Republica Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria Aldea Bolivariana Universitaria Dr. es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar. cuentas por cobrar. todas la empresas tienen pasivos. Las ventas representan los ingresos en un negocio esta cuenta es afectada o se relaciona con otras como devoluciones y bonificaciones. Las compras representan desembolsos hechos por el negocio para adquirir activos tangibles o intangibles para ser revendidos. equipos. todos tangibles).

Realizado por: Deixy Fuenmayor C.com/Negocios/Caja-Chica/10378.440.100 Nueva Lucha.shtml http://www.com/trabajos32/contabilidad/contabilidad.monografias.monografias.monografias. Febrero 2012 Bibliografía.shtml http://clubensayos.shtml http://www.I.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.com/trabajos5/cuentas/cuentas. 10.shtml http://www.html . http://www.

Libro auxiliar de banco (ejemplo). Caja chica. . 7. 2. 1. 6. 5. Introducción. 4. 8. 3. Reposición de caja chica (ejemplo).Esquema. Arqueo de caja chica (ejemplo). Faltantes / sobrantes. Creación de caja chica (ejemplo). Partes de un cheque. Controles de caja chica (ejemplo).

9. Bibliografía. Libro auxiliar de caja. . Conclusión.

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