Caja chica

1.

Caja chica.

Se llama Caja menor o caja chica a una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sería suficiente para las necesidades de los pequeños negocios, sin embargo, negocios más grandes tienen varios miles de pesos a discreción como fondos para la caja menor. Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total más los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo. Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.

2. Creación de caja chica.
El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación. El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras

se harán los siguientes asientos de diario: a. Al emitir el cheque. debe presentar un recibo firmado indicando el concepto. cuando se emite el comprobante.de bienes y/o servicios. Para cargar las cuentas que dieron origen a los pagos efectuados: z . el monto en números y letras. Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura. Posteriormente. la cédula de ciudadanía y la fecha. Q Caja chica 500 Comprobantes por pagar 500 b. Ejemplo: Para crearse el fondo fijo de caja chica. cuando se haga el reembolso a la caja chica. como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso. para dicho fondo: Q Comprobantes por pagar 500 Banco 500 Luego. con cargo a “comprobantes por pagar” y abono a banco. se emitirá un cheque. autorizando la creación de la caja chica. para con ellos efectuar las anotaciones en el registro de comprobantes con abono a comprobantes por pagar. Por ejemplo si la caja chica pago: Por luz y teléfonos 100 Por efectos de escritorio 150 Por fletes de entrega 200 450 tendremos: a. para retirar el dinero del banco. por ser de cuantía reducida y/o de frecuencia muy ocasional. los recibos pagados por caja chica se codificaran y contabilizaran a las cuentas por cargar.

caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. 9. Para registrar el cheque emitido. Se debitan las cuentas de gastos y se abona al banco. ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.500 . adjuntando todos los documentos de respaldo. se realizará la reposición del fondo. La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. Reposición de caja chica. para el reembolso a caja chica: q Comprobante por pagar 450 Banco 450 3.Gastos generales 100 Artículos de escritorio 150 Fletes de ventas 200 Comprobantes por pagar 450 b. Electricidad 3.000. En este caso se emite un cheque por Bs.00 correspondiente al monto de los soportes presentados. observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición. En caso de no existir novedad. Contabilización Db. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”. al momento de efectuar el reembolso o la reposición de los fondos gastados en caja chica. Ejemplo: Por lo general. se emite un cheque a nombre del responsable del fondo.

00 . escrita.660. 10 monedas de 50 = 500 6 billetes de 100 = 600 b) anotar todos los recibos que faltan de comprobar Juan Perez debe $ 250 Rosa Martinez debe $ 300 c) facturas que faltan de reembolsar factura #12 compra de varios $ 150 factura # 235 compra de papeleria $ 130 Total arqueado $ 1. Arqueo de caja chica.Papelería 2. será Si de la empresa cuenta departamento auditoria su responsabilidad realizar los arqueos sorpresivos cuando los considere conveniente.500 Cr. Estas operaciones consisten en contar las existencias de dinero en efectivos cheques. boletas de tarjetas de créditos. Bancos 9.000 Para registrar la reposición de caja chica según comprobantes anexos. El arqueo deberá realizar la operación diariamente al finalizar su trabajo e informará sobre cualquier diferencia que pudiera encontrar. Será conveniente que de vez en cuando en fechas no previstas por el cajero una persona ajena al departamento debidamente autorizada efectué arqueos con con de un los cuales se dejará de constancia interna.500 Agua Potable 1. Ejemplo: a) contar todas las modenas y billetes que tenga. valores y otro valor. 4.500 Teléfono 1.

Controles de caja chica. 9) Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se reponen. 5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica. 7) Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo.00 diferencia $ 0 5. 6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del desembolso.Fondo de caja chica$ 1.660. 8) El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre de la custodia. . 2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo. 1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto. Los volantes provisionales no podrán permanecer más de tres días en caja. el cual se liquidará con los comprobantes. 4) Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero. 3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia. toda la documentación justificativa por los pagos efectuados. y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real.

6. al detectar un faltante o un sobrante deberá ser reportado. en consecuencia. El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta. Faltantes / sobrantes. el cual sirve para efectuar una verificación de los ingresos y egresos en el banco. Partes de un cheque. 11) Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.10) Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica. la cuenta caja . proporcionando información permanente y confiable sobre el saldo en cuenta corriente. Al pasar del mayor general el asiento anterior. es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas Corrientes. Libro auxiliar de banco. 7. El cajero es responsable del efectivo recibido. • • • • • • Esto le indica que al cajero. al final de su jornada de trabajo. este registro permite conocer en forma detallada los ingresos y egresos que a efectuado en el mes. Ejemplo: Diferencia en caja: para registrar el faltante existente en el arqueo de caja realizado el día XX. Número de cuenta del emisor Número de cheque Fecha y lugar de emisión Cantidad a pagar (números y letras) Nombre del receptor Firma del emisor 8. El uso de este libro. por eso se dice que es un libro auxiliar. en algunas oportunidades pueden encontrar diferencia. debe hacer un arqueo para verificar si el saldo de sus registros cuadran con la existencia real del efectivo.

. Al pasar este asiento al mayor general. reclamación. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas. propagandas. aplicando procedimientos manuales. como debe ser puesto que este tipo de cuenta deberán ser canceladas al diferenciarse al finalizar la operación. la cuenta diferencia en caja se cancelaría con cargo a Ganancias y Perdidas. no desglosaremos los gastos de administración ni los gastos de ventas. igualmente debe tener abierto una cuenta a cada uno de los bancos con que trabajaremos en el mayor auxiliar del banco. seguros o bienes directamente contra caja. viáticos. Hemos cuadrado la cuenta caja. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas lo mismo haremos cuando paguemos comisiones. se podrían cancelar con cargo. Si tenemos una póliza de seguro que cubra el riesgo de los faltantes de caja. En el supuesto de no hallar las causas que motiva el faltante. Esto lo reflejaremos en el libro como faltante en caja. será descontado al cajero.deberá mostrar un saldo igual al valor de la existencia física encontradas en el arqueo. pero nos queda una cuenta transitoria. etc. Mayor auxiliar de efecto o cuentas por cobrar es una cuenta por cada cliente en donde registro sus deudas y sus respectivos vencimientos registros similares habrá realizado en el mayor auxiliar de efectos y cuentas por pagar. Para el control de cada uno de nuestros proveedores. la cuenta transitoria diferencia en caja quedará con saldo cero. Ojo en esta primera práctica. diferencia de caja.

proveedores o bancos las primeras que hará que registrarlas en sus correspondientes mayores auxiliares.000 abónales Bs. estén al día pues en muchos casos no lo indicase el monto de una factura o giro. Cuando las operaciones realizadas intervienen clientes.000 Cuentas por pagar 50. gastos de administración y gastos de ventas. Una vez que las operaciones de un determinado día han sido registradas en el mayor auxiliar. proveedores y bancos. se preparan los asientos para registrar en el diario general las operaciones realizadas durante el día.000 Efectos por pagar 50. 540. • • • • • Efectos por cobrar 100.000 que pagó a cuenta de esa factura el 31/01/2006. Es importante que los mayores auxiliares. En estos casos primero se toma el mayor auxiliar de efectos cuentas por cobrar.Cuando se desglosa en base a sistemas y procedimientos computarizados si llevaremos un desglose detallado para el control de cada uno de los diferentes tipos de gastos que agrupan las cuentas. que muestren los saldos. seguidamente partiendo de los mayores auxiliares se presenta una relación de los clientes.000 Efectos por cobrar 300. En base a los registros del mayor general se prepara un balance de suma y saldo.000 Banco 100. . 74.000 le abonaré en el concepto de cancelación de saldo pendiente a la factura 509.000 Luego se determina si las sumas de cada una de esas relaciones cuadran con cada una de sus respectivas cuentas principales o de control. busco la cuenta de Emilio García y observo que el monto de la factura 509 es de Bs. 24. busco el saldo pendiente de la factura 509 determino que es de Bs.

De alguna forma tenemos que controlar los cheques que se entregan para el pago de los egresos. Día 20/01/06 ejemplo. Este registro de las operaciones realizadas de acuerdo con el ejercicio anterior se ha preparado un libro para las entradas y otro para las salidas. Este se puede manejar con un libro para controlar las entradas y las salidas. a.9. Una de las formas de mejorar los controles sobre el efectivo es separar las funciones recepción y desembolso. En las empresas grandes el departamento de tesorería se encarga de emitir los cheques y controlar los saldos de las cuentas corrientes bancarias. Es el resumen de operaciones que el cajero en vía diariamente con el departamento de contabilidad para su registro en el diario general.000. si partimos de la premisa que todo el efectivo percibido por caja deberá depositarse en los bancos. pero en las compañías pequeñas es el departamento de contabilidad es responsable y diario de egreso le presta una gran ayuda. la realizamos en base a un ejercicio de práctica basada en las operaciones de tres días. c. 10.000 para reparaciones de una maquina de la compañía. Ventas de contado según la factura Nº 432 por Bs. Cheque Nº 5 de Banesco por Bs. 200.000 para la creación del fondo de caja chica.000 cancelada con cheque Nº 233 a cargo del Banco Provincial. Libro auxiliar de caja. solamente a titulo orientativo. puesto que todos los egresos se pagan por intermedio de los cheques emitidos por la empresa. b. Pagado por caja chica Bs. 100. en el mercadeo encontramos libros de diferentes rayadas y formas. . pareciera que el libro de ingresos es el más importante. Por ejemplo.

000. la cual nos servirá para chequear una parte de los registros en los mayores auxiliares. 100. las operaciones realizadas por el cajero. en base a esas relaciones. etc. estas cuentas se recargarán únicamente al crearse el fondo.En un solo libro existen rayado para el control de entrada – salida. . Con relación al libro de control de gastos pagados por caja chica pueden hacerlo empleando por uno de tres columnas: entrada. caja chica entregó relación de gastos y se extendió el cheque Nº 3 Banco Provincial por Bs. salida y saldo.000 para reposición de fondos. prepara los resúmenes correspondientes para registrar el diario general. El contador. El día 20/02/06 se extendió el cheque Nº 5 del Banco de Carona por Bs. Se registran las cuentas y efectos por cobrar y pagar. El día 02/03/06 según el aporte. las reposiciones se cargan a gasto con abono a banco. b. Con relación a caja chica.000 para la creación del fondo de caja chica. El cajero prepara diariamente una relación detallada de ingresos que enviará al departamento de contabilidad. 1. Ejemplo: a. El asiento para registrar esta operación en el Diario General será la siguiente: Introducción. El asiento para registrar esta operación en el Diario General será la siguiente: c.

Conclusión. la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio. esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos. De manera general puedo concluir que las cuentas reales representan los bienes. que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes. Con esta finalidad se desarrolla este trabajo. en términos de dinero. créditos. verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables. compras y ventas de mercancías. conducirá a conocer la situación real de las mismas. es por eso. con la finalidad de afinar su funcionalidad dentro de la organización. pasivos y capital de la empresa.Para la preparación de los estados financieros más completos y exactos es necesario conocer un poco acerca de las cuentas o partidas que lo integran. el tener control sobre cada una de las transacciones de la empresa permite el buen cumplimiento de la misma. en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan. La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones. que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones. Es bueno resaltar. Por consiguiente. pero. el cual ha de contener el modo de registro de las actividad comercial diaria. así como también llevar la eficiencia. productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende. Las cuentas de registros se clasifican en reales y nominales. existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios. para proteger y resguardar sus activos. deudas y otros. Se ha podido corroborar que la contabilidad en una ciencia. En las cuentas nominales se tratan las partidas de ingresos y de gastos. están conformados por los activos . En las cuentas reales se tratan los activos. se ha incrementado en los últimos años. pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. derechos u obligaciones contractuales de la empresa.

que constituyen las fuentes económicas que posee un negocio y que espera hayan de beneficiar las operaciones futuras. Los activos diferidos como los gastos de organización son cuentas de ajustes y acumulaciones. edificios. herramientas y enseres. Republica Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria Aldea Bolivariana Universitaria Dr. todos tangibles). Los activos fijos los cuales se conservan más o menos permanentemente y que se adquieren para el uso del negocio (terrenos. Las compras representan desembolsos hechos por el negocio para adquirir activos tangibles o intangibles para ser revendidos. El capital esta representado por las cuentas respectivas que indican la inversión hecha por los propietarios en el negocio. y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor. inventarios). la forma en la cual esta representada una deuda. el pasivo que surge de la compra de mercancías o servicios a crédito (a plazo) se denomina Cuentas por pagar. todas la empresas tienen pasivos. cuentas por cobrar. “Francisco Araujo García” . o de asociación. equipos. cuando se obtiene dinero en prestamos. bajo la firma de una solo propietario. Los pasivos son deudas. los valores que representan el patrimonio se registran en la cuenta capital social común y los valores dados como privilegios o preferentes en la cuenta capital social preferente. Los activos circulantes comprenden la caja y las cuentas que representan valores que pueden ser convertidos en efectivo al cabo de un tiempo (caja. descuentos y otros. es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar. Las ventas representan los ingresos en un negocio esta cuenta es afectada o se relaciona con otras como devoluciones y bonificaciones.

com/trabajos5/cuentas/cuentas.440.shtml http://clubensayos. Febrero 2012 Bibliografía.shtml http://www.monografias.shtml http://www.monografias. http://www.monografias.com/Negocios/Caja-Chica/10378.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.Realizado por: Deixy Fuenmayor C.com/trabajos11/contabm/contabm.monografias.com/trabajos32/contabilidad/contabilidad.I.100 Nueva Lucha.shtml http://www. 10.html .

Esquema. Partes de un cheque. 5. 1. 3. Arqueo de caja chica (ejemplo). 8. . 7. 4. Controles de caja chica (ejemplo). Faltantes / sobrantes. Caja chica. Introducción. Libro auxiliar de banco (ejemplo). 2. 6. Creación de caja chica (ejemplo). Reposición de caja chica (ejemplo).

. Conclusión. Bibliografía. Libro auxiliar de caja.9.

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