Administracin Financiera 1

Objetivos de la Unidad
El estudio del contenido de esta Unidad contribuir a que usted adquiera las competencias para:

Usar algunas guas que ayuda rn a es tablecer un correcto manejo del efectivo en la pequea empresa, que le permita cuidar adecuadamente sus activos y especialmente el efectivo.

UNIDAD 3

EL MANEJO DEL EFECTIVO EN LA PEQUEA EMPRESA

El Manejo del Efectivo en la Pequea Empresa.

Un correcto manejo del efectivo est dado a tr avs de un sistema de verificaciones que sirve para salvaguardar empresa efectivo. La mecnica de un buen M anejo del Efectivo exige que el trabajo de una empresa sea verificado por una persona distinta del que lo hace. Los controles que mencionaremos a continuacin son los que ms frecuentemente se utilizan en una empresa de pequeas dimensiones para el cor recto Manejo del Efectivo. 1. Mantenga separado el 3. y los en bienes de l a el particular

Slo pngase a pensar lo difcil que es preparar la declaracin jurada de impuesto sobre la renta de su empresa, si los gastos del negocio van mezclados con los gastos de mantenimiento de su familia. 2. Deposite siempre en su

cuenta bancaria los cobros que haga en efectivo. Los cobros en efecti vo deben depositarse ntegramente en el banco, el mismo da que se reciben. Mantenga un "Caja Chica". Es necesario Fondo de una

separar

cantidad de d inero en efectivo para Caja Chica que servir para cubrir gastos pequeos, de manera que no teng a que estar emitiendo cheques para gastos urgentes y pequeos o cubrir imprevistos. Con esto, adems el pequeo empresario se evita ga stos innecesarios o gastos que no se ven por la comodidad de creer que eso que hace es una solucin prctica, cuando en realidad al tener que solicitar nueva chequera en un banco termina siendo un dolor de cabeza, ya sea por el tiempo que pierde

efectivo de la empresa del efectivo personal. Su dinero personal debe separado del mantenerse

efectivo de la e mpresa, porque los planes de su empresa no cabo mezclados privadas. se llevarn con a eficazmente s se ven

actividades

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como fondo

por

lo

engorroso el

del

CANTIDAD EFECTIVO

ASIGNADA

EN

trmite. Por ejemplo, d e este se pag ar correo, pequeas compras de lpices, borradores, transporte en autobuses. efectivo La can tidad segn en el variar,

tamao de su empresa. Cuando la cantidad en efectivo de la caja chica se est terminando, se ren en todos los comprobantes de los gastos efectuados y l a cantidad de dinero en caja chica, ms los comprobantes deber ser igual a la cantidad asignada. Al final de un periodo: GASTOS EN COMPROBANTES + SALDO EN EFECTIVO =

Es muy imp ortante hacer un informe o reporte de lo gastado, lo que facilitar que sea verificado por la persona que lleva las cu entas (que puede ser el mismo propietario, s el negocio es pequeo) El Reg istro de Comprobantes (Arqueo de Caja Chica) d eber realizar la operacin diariamente al finalizar el d a de trabajo, donde podr encontrar cualquier diferencia en el Manejo de efectivo.

Fecha

Da

Control de Caja Chica Concepto

Ingresos L 100.00

Egresos

Agosto 2007

27

Saldo anterior (Segn reporte de caja chica) Correo: Envo de documentos

L 15.00 L 80.00 L 5.00 L 14.00 L 400.00 L 50.00 L 30.00 L 50.00 L 60.00 L 500.00 L 196.00 L 304.00 -

27 27 28 28 29 29 29 30 31

Papelera: Compra de hojas Transporte: Viticos de bus Cafetera: Garrafn de agua Cheque No. Reposicin de fondo Gasto de Edificio: Servicio de limpieza Alimentacin: Refaccin para el cliente Papelera: Compra de cartucho para la impresora Imprevisto: Servicio de electricista Total Saldo

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Al

ser

aprobado

este repor te

de

costos,

segn en

se los

revisados los comprobantes, se har un cheque igual a l a cantidad de GASTOS EN C OMPROBANTES y la caja chica volver a tener su fondo asignado. Algunas consideraciones a

especifique caja chica.

comprobantes pagados por la

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern previamente estar por otra aprobados persona

tener en cuenta al momento de realizar el Control Interno de la Caja Chica, que pueden ser los siguientes:

autorizada y especificarn en cifras y letras, el monto pagado. 4. Conciliacin bancarias. La conciliacin de cuentas bancarias, es un mtodo muy efectivo para controlar el movimiento del efectivo de l a empresa. El dueo debe revisar la y conciliacin bancaria de cuentas

Deber establecerse un lmite mximo para los p agos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con Cheques.

Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo para su eliminacin.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, n o debe tener acceso a la contabilidad, ni a los cobros, ni a la caja principal.

compararla contra el Estado de Cuenta que el banco enva mensualmente, con un listado de los depsitos monetarios y de los cheques pagados. Esta actividad ofrece al dueo de la empresa, la oportunidad de familiarizarse con la

La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

situacin de sus fondos. No obstante se pu eden tomar las siguientes momento precauciones de realizar al la

El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos

4

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conciliacin bancaria en algunos puntos:

Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Cheques pendientes de cobro por parte de los ben eficiarios de los mismos.

Depsitos de ltima hora que la empresa realiz y que el banco no registr por haber cerrado.

continuacin

encontrar

una

forma de bancarias.

conciliar

las cu entas

Errores

numricos

omisiones en los ingresos o egresos de la empresa.

Conciliacin de Cuenta Bancaria Mes Concepto Saldo de la Cuenta (Segn el ltimo estado de cuenta del banco) Movimientos posteriores al Estado de Cuenta Ingresos L 325.10 Egresos

Agosto 2007

Depsito en efectivo Cheque No. 3257 Pago de Sueldo a Mara Lpez Cheque No. 3258 Pago de Sueldo a Josu Daz Depsito Cheque del Cliente 342 Cheque No. 3259 Fondo de Caja Chica Cheque No. 3260 Pendiente de Cobro

L 400.00 L 500.00 L 500.00 L 1,000.00 L 400.00 L 200.00 Total Saldo L 1725.10 L 125.10 L1600.00

Agosto 2007

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5. Pagos. Normalmente la firma de los cheques y la a utorizacin de los pagos la har el dueo personalmente: Revisar estos pagos, da al pequeo un conocimiento empresario

se considere que debe pasar a ser incobrable. El dinero que sirve para pagar impuestos debe ser considerado como un gasto. Conviene ir acumulando un fondo con destino al p ago de impuestos, para no tropezar con dificultades al vencimiento de los plazos para pagarlos.

ms claro de la situacin de sus finanzas. En el caso de cuentas incobrables, cuando hay cobradores en la empresa, el propietario tiene que autorizar cualquier cuenta que