AJUSTES DE CUENTAS Y

HOJA DE TRABAJO
-CLASES DE AJUSTES
-COMPROBANTES DE AJUSTES
-EJERCICIOS DE APLICACIN
-REGISTROS DEL COMPROBANTE DE AJUSTE
-HOJA DE TRABAJO
-PROCESO Y ELABORACIN

AJUSTES DE CUENTAS
Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real,
por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros.
Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos,
disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de
ajuste.
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a
su valor real.

CLASES DE AJUSTES
Se consideran dos clases de ajustes:

AJUSTES

ORDINARIOS:

Son los asientos que se realizan con

frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las
siguientes cuentas:

Caja

Bancos

Provisiones y deudas de difcil cobro

Inventario de mercancas

Depreciacin acumulada

Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

Ingresos recibidos por anticipado

Ingresos por cobrar

Costos y gastos por pagar

Provisiones para obligaciones laborales

AJUSTES ALA CUENTA CAJA, OCASIONADOS POR

ARQUEO: Al verificar la existencia de valores en caja, esto
es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el
saldo en libros. Al efectuar esta comparacin se pueden
presentar los siguientes casos:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo
en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia,
valor por el cual se debe realizar un ajuste.
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor
real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante,
acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, segn
el concepto que ocasiono el faltante as:
Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no
registrados en libros.

Ejemplo 1: El cajero pag servicios de cafetera por $4.000 y no los

registr, hay un faltante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTAS

DEBE

GASTOS DIVERSOS

$4.000

HABER

Elementos de Aseo y
Cafetera
Caja

$4.000

Caja General

Ejemplo 2: El cajero consign $5.000 y no los registr. Se presenta un

faltante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTAS

DEBE

BANCOS

$5.000

CAJA

HABER
$5.000

Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de mas

El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y
sale de Caja. Si no hay razn que justifique el faltante, este valor se convierte
en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores
Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000
Asiento de Ajuste:
CUENTAS

DEBE

CUENTAS POR
COBRAR A
TRABAJADORES

$9.000

HABER

Otros- Cajero
CAJA
Caja General

$9.000

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En
este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste
por este valor.
Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario
aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, segn
la razn del sobrante, as:
Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.
Ejemplo: El cliente ALBERTO MONTERO abona $17.000, valor no registrado
por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.
Asiento de Ajuste:
CUENTAS

DEBE

CAJA

$17.000

HABER

Caja General (Sobrante)

CLIENTES
SR. ALBERTO MONTERO

$17.000

Arqueo de Caja
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las
transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el
Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que
se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo,
cheques o comprobante . Sirve tambin para saber si
los
controles
internos
se
estn
llevando
adecuadamente.

 EJEMPLO:

El 15/09/2015 a las 10:15am se realiza el arqueo de caja el Sr:

Juan Prez custodio, obteniendo los siguientes resultado :

10 Billetes de $20.000

5 Billetes de $5.000

50 Billetes de $1.000

200 Monedas de $0,50

Adems encontramos un cheque del Banco Colombia de

$300.000 N060 y un comprobante de energa elctrica de
$40.000
NOTA: Un billete de $20.000 es falso, la empresa

descontara el valor al empleado cualquier otro tipo de faltante

se descontara al empleado. El saldo del libro de caja es de
$3500

EMPRESA "XYZ"
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
FECHA: 15/09/20125
HORA:10:15am
CUSTODIO: Juan Prez
DELEGADO: Andrs Barros

EFECTIVO:
CANTIDAD

DOMINACIN

VALOR

BILLETES DE $20.000

$180.000

BILLETES DE $5.000

$25.000

50

BILLETES DE $1.000

$50.000

200

MONEDAS DE $0,50

$10.000

TOTAL

$265.000

 CHEQUES:
FECHA

CONCEPTO

VALOR

15/09/2015

CHEQUE N 060 DEL

BANCO COLOMBIA

$300.000

TOTAL

$300.000

COMPROBANTE
:
FECHA
CONCEPTO
15/09/2015

VALOR

PAGO ENERGIA
ELECTRICA

$40.000

TOTAL

$40.000

TOTALPRESENTADO: 695
SALDO CONTABLE: 3500
DIFERENCIA: 2805
OBSERVACIONES: Existe un faltante de $ 20 por un billete falso y $ 2785
por que el empleado extravio
FIRMA CUSTODIO
FIRMA DELEGADO

EMPRESA "XYZ"
DIARIO GENERAL
FECHA

DETALLE

DEB
E

HABER

15/09/2015
ANTICIPO SUELDO 2805
CAJA
P/R FALTANTE DE
CAJA

2805

AJUSTES A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADOS

POR CONCILIACIN BANCARIA: Para realizar este ajuste
es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el saldo del libro
de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.

Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos

para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma
parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depsitos,
giros de cheques, retiros, notas debito o crdito y los saldos.
Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario
realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes
puede ser:
-Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por
la entidad bancaria.
-Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la
empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes as:

Por nota debito: el banco nos enva notas debito por conceptos de: cheques
devueltos, chequeras, comisin de remesas, intereses por sobregiros,
intereses por prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el
salde de la cuenta de Bancos , por lo tanto la acreditamos, y se debita la
cuenta que corresponda segn el caso. Cuando la empresa no ha recibido
las notas dbito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el
ajuste.
Ejemplo: En el extracto del BANCO COLPATRIA aparece nota debito por
$12.500 correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.
Asiento de ajuste:
CUENTAS

DEBE

GASTOS DIVERSOS

$12.500

HABER

UTILES, PAPELERIA Y
FOTOCOPIAS
BANCOS
COLPATRIA

$12.500

Por notas crdito: El banco enva notas crdito por concepto de prestamos
abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos
financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no
las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que
aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta
que corresponda, segn el caso.
Ejemplo: En el extracto de COLPATRIA aparece nota crdito por valor de
$35.000, correspondiente a la consignacin del cliente JUAN PEREZ, no
contabilizada por la empresa.
Asiento de ajuste:
CUENTAS

DEBE

BANCOS

$35.000

HABER

COLPATRIA
CLIENTES
JUAN PEREZ

$35.000

La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y

conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una
cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual
registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta
bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas
debito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones,
etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta,
hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento
que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el

que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un
saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con
el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que
es preciso identificar las diferencias y las causas por las que
esos valores no coinciden.
El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos
como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y
confrontar cada uno de los movimientos registrados en los
auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario
para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros
auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
-Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario
del cheque.
-Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no
las ha abonado a la cuenta de la empresa.
-Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa
no ha registrado en su auxiliar.
-Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta
aun no las ha registrado en sus auxiliares.
-Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el
libro auxiliar.
-Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como
base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el
que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la
cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la

conciliacin bancaria podra ser:
Saldo del extracto bancario
(-) Cheques pendientes de cobro
(-) Notas crdito no registradas
(+) Consignaciones pendientes
(+) Notas debito no registradas
() Errores en el auxiliar
= Saldo en libros

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una

erogacin para la empresa, puesto que una nota debito significa un
ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien
la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la
chequera, etc.
Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que
una nota crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el
banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los
auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta
forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en
el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la
diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el
objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En la eventualidad que el error sea del banco (algo que no es

comn), se debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de
un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar
esta reclamacin que es un derecho a favor de la empresa, y como
tal se debe contabilizar.
La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los
errores; la conciliacin bancaria es un mecanismo que permite
identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a
realizar los respectivos ajustes y correcciones.

AJUSTE POR PROVISIN CARTERA O ESTIMADO

PARA DEUDAS DE DIFCIL COBRO: El valor de cartera
esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por
venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el
balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas
deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes,
insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos
fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable
una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la
seccin de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.
CLIENTES

$487.300

PROVICIONES

-$9.566

SALDO REAL DE
CLIENTES

$477.734

PROVISIN DE
CARTERA

C A R T E R A

Para ajustar los pasivos en moneda extranjera se hace

lo contrario del ajuste a los activos, es decir cuando el
cambio aumenta es una prdida (530525) y el pasivo
aumenta, cuando el cambio disminuye es un ingreso
(421020) y el pasivo disminuye.
Realizar el ajuste al pasivo por abril y mayo teniendo
en cuenta que en mayo el cambio es de $2.300,
efectuar el pago con cheque de pasivo a junio 1 de
2006.

Son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y estn
originadas en las ventas que se hacen a crdito o como popularmente las
conocemos, ventas fiadas.

PROVISIN DE CARTERA

Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas.

Para prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a
crdito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas,
la empresa, mensualmente hace una provisin sobre el valor de la cartera,
que segn anlisis del comportamiento de sus deudores, considera que no
es posible recuperar, y por tanto debe aprovisionar.
El valor aprovisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como
gasto, de modo que su contabilizacin ser un crdito a la cuenta provisin
de cartera y un dbito a la cuenta de gastos.

IMPORTANCIA DE LA
PROVISIN DE CARTERA
La importancia que tiene la provisin de cartera, radica
principalmente en que:
Permite depurar lo que la empresa en realidad tiene.
Permite determinar con exactitud qu es lo que le empresa
efectivamente puede cobrar de sus deudas;
Si no se hiciera la respectiva provisin de cartera, los estados
financieros mostraran unos valores irreales, puesto que
mostrara unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jams
se podrn cobrar, por lo que se estara presentando una
informacin contable inexacta, se estara mostrando algo de que
la empresa nunca podr disponer.

MTODOS DE
PROVISIN
DE CARTERA

La legislacin tributaria colombiana ha considerado dos mtodos para el

clculo de la provisin de cartera, los cuales estn contemplados en el
decreto 187 de 1975 en los artculos 74 y 75.

PROVISIN INDIVIDUAL

Como deduccin por concepto de provisin individual para deudas de

dudoso o difcil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por
ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con ms de un ao de
vencida. DECRETO 187 DE 1975 ART 74

DETERMINACIN DE LA PROVISIN INDIVIDUAL

Para determinar la provisin de cartera individual, se toma el saldo que al

final del ao o periodo en que se haga el clculo, y aquellas cuentas que
tengan ms de un ao de vencimiento, se les aplica un 33% como provisin.

Ejemplo:

La cartera de LA CASITA ENCANTADA S.A a 31 de diciembre de 2012 es de

$220.000.000 y de esos $25.000.000 tienen ms de un ao de vencimiento,
entonces:
25.000.000 X 33% = $8.250.000.
La contabilizacin de este valor es:

En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisin y

el nuevo saldo es de
$220.000.000 - 8.250.000 = $211.750.000

 PROVISION

GENERAL

Los contribuyentes que lleven contabilidad de causacin y cuyo sistema de

operaciones origine regular y permanentemente crditos a su favor, tendrn
derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisin
general para deudas de dudoso o difcil cobro, un porcentaje de la cartera
vencida, as:

Esta deduccin slo se reconocer cuando las deudas y la provisin estn

contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisin individual.
El contribuyente que en aos anteriores haya solicitado la provisin individual
para deudas de dudoso o difcil cobro y opte por la provisin general de que
trata este artculo, deber hacer los ajustes correspondientes.
DECRETO 187 DE 1975 ART 74

DETERMINACIN DE LA PROVISIN GENERAL

Igual que en la provisin individual, al final del periodo se determinan los

vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:
Entre 3 y 6 meses de vencidas
Entre 6 y 12 meses de vencidas
Ms de 12 meses de vencidas
Supongamos que la empresa EL PEREGRINO S.A tiene los siguientes
valores de cartera vencida:

Entonces La contabilizacin de este valor es:

RECLASIFICACIN DE
CARTERA

Despus de analizar que es la provisin de cartera y haber

realizado el debido proceso o gestiones de cobro pertinentes
probando que son cuentas definitivamente perdidas, adems de
contar con la autorizacin de la junta de socios, asamblea
general o por la autoridad competente, se procede a realizar la
respectiva reclasificacin, contabilizacin de las provisiones y
posteriormente castigo de la cartera la cual se decide dar de
baja.
Supongamos que en enero del ao 2013 se decide castigar
$10.000.000 de la cartera con ms de un ao de vencida, en un
periodo de 8 meses, para este caso se va a utilizar el Mtodo de
provisin general.

1. Se reclasifica o se traslada el valor de la cartera a deudas

de difcil cobro con el siguiente registro contable, siendo las
dos cuentas del activo.

2. Se aprovisiona mes a mes la cartera hasta aprovisionar el

valor total de las deudas de difcil cobro, suponiendo que se
va a castigar en el mes de mayo del mismo ao.

3. Despus de haber realizado la provisin total de la deuda

de difcil cobro, se procede a castigar el total de la cartera
aprovisionada con el siguiente registro contable, dejando en
ceros (0) las dos cuentas del activo.

Es pertinente anotar que esta es una de las formas para la

provisin y castigo de cartera, ya que cada empresa
dependiendo el caso que por supuesto es diferente para
cada una de ellas, tiene diferentes polticas contables
internas y formas de realizar el proceso

AJUSTE POR INVENTARIO DE MERCANCAS EN

LAS EMPRESAS CON SISTEMA DE INVENTARIO
PERMANENTE: Al comparar el valor total del inventario fsico de
mercancas con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes
casos:

Inventario Fsico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancas:

en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la
diferencia, debitando la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa y
acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente
por malos registros en los libros.
Ejemplo : al comparar el inventario fsico con el valor en libros de la cuenta
de mercancas se presenta un sobrante de $250.000

de $245.000 ocasionado por deshidratacin de los artculos .

Asiento de ajuste:

CUENTAS

DEBE

HABER

MERCANCIA NO
FABRICADA POR LA
EMPRESA
(sobrante de mercanca de
inventario)

$250.000

COMERCIO AL POR MAYOR

Y AL POR MENOR

(sobrante de mercanca
de inventario)

$250.00

Inventario Fsico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancas: en este caso
se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la
cuenta mercancas no fabricadas y debitando la cuenta segn la razn que haya
ocasionado el faltante, as:
Ejemplo: al realizar el inventario fsico de mercancas se presenta un faltante

Asiento de ajuste:
CUENTAS

DEBE

COMERCIO AL POR
MAYOR Y AL POR MENOR

$245.000

MERCANCIA NO
FABRICADA POR LA
EMPRESA

HABER

$245.000

Perdida de Mercancas Por Irresponsabilidad del Almacenista: En

este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.
Ejemplo: el inventario fsico se presenta un faltante de $500.000,
ocasionado por descuido del almacenista.

Asiento del ajuste:

AJUSTE POR DEPRECIACIN DE PROPIEDADES ,

PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS): La depreciacin es
el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos
tangibles se desgastan durante la vida til. Pueden estimarse que el activo
se consume totalmente durante su vida til o puede considerarse su valor
residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que
tendr el activo al final de su vida til.

Vida til es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y

equipo contribuirn a la generacin de ingresos. Para su determinacin es
necesario considerar la vida til legal reglamentada por el estatuto tributario o
una vida til tcnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica,
la obsolescencia por avances tecnolgicos, el deterioro por el uso y el tiempo.
De Acuerdo con la legislacin colombiana, el tiempo de vida til y porcentaje
de desgaste establecido para efectos de la depreciacin anual, son los
siguientes:

ACTIVO
DEPRECIABLE

VIDA
UTIL

% DEPRECIACION
ANUAL

Construcciones y edificaciones

20 aos

5%

Maquinaria y equipo

10 aos

10%

Equipo de oficina

10 aos

10%

Equipo de computacin

5 aos

20%

Flota y equipo de transporte

5 aos

20%

Tangible de la planta ha disminuido en potencial de servicio. Cuando los

recursos naturales, como la madera, petrleo y carbn constituyen el activo,
se emplea el trmino agotamiento. A la terminacin de un activo tangible,
como son las patentes y el crdito mercantil, se llama amortizacin.
Contablemente depreciacin y amortizacin se consideran sinnimos.

DEPRECIACIN

Es la reduccin del valor histrico de las propiedades, planta y equipo por

su uso o cada en desuso. La contribucin de estos activos a la generacin
de ingresos del ente econmico debe reconocerse peridicamente a travs
de la depreciacin de su valor histrico ajustado. Con el fin de calcular la
depreciacin de las propiedades, planta y equipo es necesario estimar su
vida til y, cuando sea significativo, su valor residual.
La depreciacin peridica se debe determinar en forma sistemtica y por
mtodos de reconocido valor tcnico como el de lnea recta, suma de los
dgitos de los aos, unidades de produccin o aquel que mejor cumpla con
la norma bsica de asociacin.

CAUSAS DE LA DEPRECIACIN

1.- La duracin fsica del activo; se incluyen las causa por:

Agotamiento

Desgaste

Envejecimiento

2.- La duracin econmica del activo; se incluyen las causas por:

Explotacin por tiempo limitado

Envejecimiento tcnico

Envejecimiento econmico

3.- La duracin del activo segn la contabilidad; se incluyen las causas por:

Consolidacin

Poltica de dividendos

Polticas tributarias

El activo se retira por dos razones: factores fsicos (como siniestros o terminacin de la
vida til) y factores econmicos (obsolescencia).
Los factores fsicos son desgaste, deterioro, rotura y accidentes que impiden que el
activo funcione indefinidamente.
Los factores econmicos o funcionales se pueden clasificar en tres categoras:
insuficiencia (el activo deja de serle til a la empresa), sustitucin (reemplazo del activo
por otro mas eficiente) y la obsolescencia del activo.

Clculo de la depreciacin

Para poder calcular la depreciacin hay que tener en cuenta:

El valor a depreciar

El valor de residual o de salvamento

La vida til

El mtodo a aplicar

Valor a depreciar:

Es bsicamente el costo de adquisicin, pero no se debe ignorar, el valor que

el bien pueda tener para la empresa al dejar de ser til en su actividad
(posible valor de recupero).
El valor a depreciar surge de la siguiente operacin:

COSTO DE ADQUISICIN DEL BIEN

-

VALOR DE DESECHO
VALOR A DEPRECIAR

Valor de vida til:

Es la duracin que se le asigna a un bien como elemento de provecho para

la empresa. Para determinarla es necesario conocer ciertos factores como
las especificaciones de la fbrica, el deterioro que sufren por el uso, la
obsolescencia por avances tecnolgicos, la accin de algunos factores
naturales y los cambios en la demanda de bienes y servicios a cuya
produccin o servicio contribuyen.
Las bases utilizadas para la determinacin de la vida til son:

Tiempo: aos

Capacidad de produccin: produccin total

La eleccin de la base depender de la caracterstica del bien y del uso que

se le dar.

Valor residual o valor de salvamento:

Es la estimacin del valor que el bien tendr para la empresa una vez
finalizada su utilizacin o vida til. Surgir de la diferencia entre el precio de
venta estimado y todas las erogaciones necesarias para retirar el bien de
servicio.

Mtodos de Depreciacin
Los siguientes son algunos de los principales mtodos de reconocido valor tcnico para
depreciar las propiedades, planta y equipo:

Mtodos basados en la Vida til

-Lnea Recta
-Decreciente o Acelerada
-Suma de nmeros dgitos
-Doble cuota sobre valor en libros
-Reduccin de saldos

Mtodos basados en la actividad

-Unidades de produccin
-Horas de trabajo

Mtodo de la Lnea Recta

Es el mtodo de depreciacin ms utilizado y con este se supone que los activos se usan ms
o menos con la misma intensidad ao por ao, a lo largo de su vida til; por tanto, la
depreciacin peridica debe ser del mismo monto. Este mtodo distribuye el valor histrico
ajustado del activo en partes iguales por cada ao de uso. Para calcular la depreciacin anual
basta dividir su valor histrico ajustado entre los aos de vida til.

El clculo que debe efectuarse es el siguiente:

VALOR A DEPRECIAR

VIDA TIL ESTIMADA

= CUOTA DE DEPRECIACIN

La objecin principal al mtodo de lnea recta es que se apoya en suposiciones muy sutiles que en
muchos casos no son realistas. Los supuestos fundamentales son (1) que la utilidad econmica del
activo es la misma cada ao y (2) que los gastos por reparaciones y mantenimiento son en esencia
iguales en cada perodo.
EJEMPLO:
Torres e Hijos adquiri el 2 de enero del presente ao un activo por $12.600.000. se estima que
este activo tendr una vida til de 5 aos y un valor residual no significativo. El clculo de la
depreciacin anual es el siguiente:
Depreciacin anual = $12.600.000 = 2.520.000/ao. 5.
La depreciacin anual, la depreciacin acumulada y el valor en libros del activo al final de cada uno
de los 5 aos de vida til, se pueden apreciar en la siguiente tabla:

Ao

Depreciacin anual ($)

Depreciacin acumulada ($)

Valor en libros ($)

2.520.000

2.520.000

10.080.000

2.520.000

5 040 000

7.560.000

2.520.000

7.560.000

5.040.000

2.520.000

10.080.000

2.520.000

2.520.000

12.600.000

Mtodos de Cargo Decreciente

Suma de los dgitos de los aos

Estos mtodos permiten hacer cargos por depreciacin ms altos en los primeros
aos y ms bajos en los ltimos perodos. Al equilibrar los gastos peridicos de
depreciacin y mantenimiento de los activos a lo largo de su vida til, en los
primeros aos se presentaran altos montos de depreciacin y bajos gastos de
mantenimiento, mientras que los ltimos aos la relacin ser inversa. Con el
avance tecnolgico, algunos activos tienden a hacerse obsoletos rpidamente, lo
cual justifica tambin la necesidad de depreciarlos en forma mas acelerada.

EJEMPLO:

Para el caso del activo de Torres e Hijos, cuya vida til es de cinco aos, la suma
de los dgitos de los aos es: 5 + 4 + 3 + 2 + 1 = 15
Algebraicamente, con el fin de obtener la suma de los dgitos de los aos, debe
aplicarse la siguiente formula:
S = n (n+1) donde:
2
S = suma de los dgitos de los aos
n = aos estimados de vida til:

Para el caso del ejemplo, la suma de los dgitos es:

S = 5 (5+1) = 5 (6) = 15
22
La fraccin que se aplicara sobre el valor por depreciar para el primer ao
ser entonces 5/15, para el segundo ao ser 4/15 y as sucesivamente. Las
depreciaciones para cada uno de los 5 aos de vida til, en el caso del activo
de Torres e Hijos. Sern:
Ao

Depreciacin anual ($)

5/15 x 12.600.000 = 4.200.000

4/15 x 12.600.000 = 3.360.000

3/15 x 12.600.000 = 2.520.000

2/15 x 12.600.000 = 1.680.000

1/15 x 12.600.000 = 840.000

En la siguiente tabla se presentan la depreciacin anual, la depreciacin

acumulada y el valor en libros del activo para cada uno de sus 5 aos de vida
til.
Depreciacin anual
Depreciacin acumulada
Ao

($)

($)

Valor en libros ($)

4.200.000

4.200.000

8.400.000

3.360.000

7.560.000

5.040.000

2.520.000

10.080.000

2.520.000

1.680.000

11.760.000

840.000

840.000

12.600.000

Como se puede observar, por este mtodo se deprecian los activos en mayores
montos en los primeros aos de vida, que bajo el mtodo de lnea recta, mientras
que en los ltimos aos sucede lo contrario.

Doble cuota sobre valor en libros

Otro mtodo de cargo decreciente es el doble cuota sobre valor en libros, el cual usa
una tasa de depreciacin que viene a ser el doble de la que se aplica en lnea recta.
A diferencia de lo que ocurre en otros mtodos, el valor de desecho se pasa por alto
al calcular la base de la depreciacin. La tasa de doble cuota se multiplica por el
valor en libros que tiene activo al comenzar cada perodo. Adems, el valor en libros
se reduce cada perodo en cantidad igual al cargo por depreciacin, de manera que
cada ao la doble tasa constante se aplica a un valor en libros sucesivamente ms
bajo.

EJEMPLO:

Para el caso del activo de Torres e Hijos, suponiendo que este procedimiento
pudiera utilizarse para este de tipos de activos y puesto que la tasa de
depreciacin anual por el mtodo de lnea recta es del 20% (5 aos de vida),
debera tomarse como porcentaje de depreciacin anual el 40%, el cual se
aplicara al valor no depreciado.
La depreciacin se calcula de la siguiente forma:
Ao

Valor NO depreciado
($)

Depreciacin anual ($)

12.600.000

0.40 x 12.600.000 = 5.040.000

7.560.000

0.40 x 7.560.000 = 3.024.000

4.536.000

0.40 x 4.536.000 = 1.814.400

2.721.600

0.40 x 2.721.600 = 1.088.640

5
Ao

1.632.960
0.40 x 1.632.960 = 653.184
Depreciacin anual ($) Depreciacin acumulada ($) Valor en libros ($)

5.040.000

5.040.000

7.560.000

3.024.000

8.064.000

4.536.000

1.814.400

9.878.400

2.721.600

1.088.640

10.967.040

1.632.960

Cuando se utilice este sistema, el valor de la depreciacin correspondiente al ltimo

ao de vida til comprender el monto total del saldo pendiente por depreciar.

Reduccin de saldos

Este mtodo consiste en la aplicacin de una tasa sobre el valor no depreciado del
activo. El calculo de la tasa se lleva a cabo mediante la siguiente formula:
Tasa de depreciacin = 1- n
Valor residual
Valor histrico
Donde n es el nmero de aos de vida til del activo

EJEMPLO:

Para el caso de Torres e Hijos, y suponiendo que el activo tiene un valor residual
estimado por la empresa igual a $3.150.000, la tasa de depreciacin anual por este
mtodo se calcula de la siguiente manera:
Tasa de depreciacin = 1- 5
3.150.000
12.600.000
Esta tasa debe de aplicarse para cada ao sobre el valor no depreciado del activo.
La depreciacin para cada uno de los aos de vida til del activo en el ejemplo es la
siguiente:

Ao

Valor NO
depreciado ($)

Depreciacin anual ($)

12.600.000

0.242142 x 12.600.000 = 3.050.896

9.549.104

0.242142 x 9.549.104 = 2.312.236

7.235.868

0.242142 x 7.235.868 = 1.752.346

5.484.522

0.242142 x 5.484.522 = 1.328.032

4.156.490

0.242142 x 4.156.490 = 1.006.460

Ao

Depreciacin acumulada
Depreciacin anual ($) ($)
Valor en libros ($)

3.050.896

3.050.896

9.549.104

2.312.236

5.363.132

7.236.868

1.752.346

7.115.478

5.484.522

1.328.032

8.443.510

4.156.490

1.006.460

9.450.000

Valor Residual 3.150.000

Si el valor residual no es significativo, este mtodo no puede usarse,

porque al aplicar la frmula la tasa de depreciacin sera 1, lo que
significara una depreciacin del 100% para el primer ao.

Mtodos basados en la actividad

El mtodo basado en la actividad (mtodo de cargo variable) presupone que

la depreciacin est en funcin del uso o de la productividad y no del paso
del tiempo. La vida del activo se considera en trminos de su rendimiento
(unidades que produce) o del nmero de horas que trabaja.
Para algunos activos como mquinas, equipos y vehculos, su vida til est
estrechamente relacionada con la capacidad de produccin, la cual se
expresa en horas de trabajo, kilmetros recorridos, unidades producidas, etc.
Para estos activos se utiliza este mtodo de depreciacin que consiste en
calcular el monto de depreciacin peridica, de acuerdo con el volumen de
actividad alcanzada.
La depreciacin por unidad de produccin se calcula de la siguiente manera:

VALOR HISTRICO

CAPACIDAD DE
PRODUCCIN

= DEPRECIACIN
POR UNIDAD

La depreciacin por tiempo de uso se calcula de la siguiente manera:

VALOR A DEPRECIAR X
HORAS DE USO EN EL
AO
TOTAL DE HORAS
ESTIMADAS
EJEMPLO:

= CARGO POR
DEPRECIACIN

El activo de Torres e Hijos tiene una capacidad de produccin de 100.000

unidades, al final de las cuales se espera que quede totalmente depreciado.
La produccin por ao a lo largo de su vida til fue la siguiente:
Ao

Unidades producidas

20.000

40.000

25.000

15.000

Depreciacin por unidad = $12.600.000 = $126/unidad

100.000 unid
El gasto por depreciacin para cada uno de los 4 aos se
calcula de la siguiente manera:
Ao

Depreciacin anual ($)

20.000 unid x 126/unid = 2.520.000

40.000 unid x 126/unid = 5.040.000

25.000 unid x 126/unid = 3.150.000

15.000 unid x 126/unid = 1.890.000

Ao

Depreciacin
anual ($)

Depreciacin acumulada
($)
Valor en libros ($)

2.520.000

2.520.000

10.080.000

5.040.000

7.560.000

5.040.000

3.150.000

10.710.000

1.890.000

1.890.000

12.600.000

AGOTAMIENTO

Los recursos naturales, a menudo llamados bienes agotables, comprenden

el petrleo, los minerales y la madera. Presentan dos caractersticas
principales:
1. Son susceptibles de una eliminacin (consumo) total.
2. Solo se pueden reponer mediante un acto de la naturaleza.
A diferencia de la planta y el equipo, los recursos naturales se consumen
materialmente durante el perodo de utilizacin y no conservan sus
caractersticas fsicas. En su mayora, los problemas contables asociados
con los recursos naturales son similares a aquellos con que se tropieza en el
rea del activo fijo.
-Clculo del agotamiento
Para poder calcular al agotamiento hay que tener en cuenta:

Establecimiento de la base del agotamiento

Cancelacin del costo del recurso

Establecimiento de la base del agotamiento

Los costos de los recursos naturales se pueden dividir en tres categoras:

Costos de adquisicin del depsito: Es el precio que se paga para obtener el
derecho de buscar y encontrar un recurso natural oculto, o el que se paga por una
fuente ya descubierta.
Costos de exploracin: Costos asociados a la localizacin del recurso, una vez
obtenido el derecho de usar la propiedad.
Costos de desarrollo: Los cuales comprenden los costos del equipo tangible
(Equipo pesado y de transportacin) y los costos intangibles (partidas tales como
perforaciones, tneles y pozos) que se requieres para la produccin del recurso
natural.

Cancelacin del costo del recurso

El agotamiento se calcula normalmente por el mtodo de las unidades de

produccin (mtodos basados en la actividad), lo que significa que el agotamiento
es funcin del nmero de unidades retiradas durante el perodo. Cuando se
adopta este mtodo, el costo total del recurso natural se divide entre el nmero de
unidades estimadas que contiene el depsito, para obtener el costo por unidad de
producto. El cual se multiplica por el nmero de unidades extradas a fin de
calcular el agotamiento.

Costo total

Unidades disponibles
estimadas

= Agotamiento cargado por

unidad

AMORTIZACIN. Se denomina as a la representacin contable de la depreciacin

monetaria que en el transcurso del tiempo sufren los activos inmovilizados.
La amortizacin tiene un sentido econmico muy claro para la empresa, ya que si sta no
recogiera la prdida de valor experimentada por sus activos, el beneficio resultara ficticio y la
empresa se ira descapitalizando (no tendr recursos para renovar sus activos cuando sea
necesario).
Clasificacin de la amortizacin
Amortizacin ordinaria: es la desvalorizacin sistemtica del bien, determinada previamente
por la empresa.
Amortizacin extraordinaria: es la desvalorizacin imprevista total o parcial del bien, por
ejemplo, provocada por un siniestro.
Algunas formas de amortizacin son:
o Pago de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor.
o Extincin gradual en libros de una prima de seguros o bonos.
o Reduccin al valor en libros de una partida de activo fijo.
o Depreciacin o agotamiento
o Baja en libros

AJUSTE POR AMORTIZACIN ACTIVOS DIFERIDO: Los gastos

diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para
consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma
anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado.
Ejemplos: papelera, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad,
seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan
los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organizacin,
instalacin, montaje y puesta en marcha, adems de los gastos de inversin
y estudio de proyectos.

Ejemplo: del 16 de junio de 2002 COLPATRIA concede un prstamo a la

empresa y descuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El
ajuste de amortizacin a 30 de junio ser:
Inters del trimestre $300.000, inters mensual $100.000
Tiempo de amortizacin:
Lapso entre el 16 y el 30 de junio : 15 das
Valor de la amortizacin en 15 das : $50.000

Asiento de ajuste:
CUENTAS

DEBE

HABER

FINANCIEROS
Intereses
GASTOS PAGADOS
POR ANTICIPADO
Intereses

$500.00
$500.00

AJUSTE POR AMORTIZACIN DE PASIVOS DIFERIDOS:

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado.
As como un empresa puede pagar por anticipado, tambin puede recibir
dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos,
comisiones y otros.

Ejemplo: el 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del

arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste
a 31 de diciembre de 2002
Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondientes a tres meses de
arrendamiento de una oficina.
Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste

Asiento de ajuste:
CUENTAS

DEBE

HABER

INGRESOS
RECIBIDOS POR
ANTICIPDO
Arrendamiento

$500.000

ARRENDAMIENTOS
Construcciones y
Edificios

$500.000

AJUSTE POR INGRESOS POR COBRAR: Cuando la empresa

he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el
valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un
derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada
Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el seor JULIO SILVA no ha

cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000
de una fotocopiadora.
Asiento de Ajuste:

CUENTAS

DEBE

HABER

INGRESOS POR
COBRAR
Arrendamientos

$900.000

SR. JULIO SILVA

ARRENDAMIENTOS
Equipo de Oficina

$900.000

Ingresos recibidos por

anticipado
Las cuentas de ingresos, por concepto de intereses, comisiones,
arrendamientos, honorarios, servicios tcnicos, transportes, fletes y acarreos,
mercancas en trnsito ya vendidas, matrculas y pensiones, cuotas de
administracin, otros. Cuando se ha prestado el servicio objeto del ingreso
anticipado.
Llamados tambin ingresos no devengados, comprende una serie de
servicios que la empresa ofrece, tales como:

Suscripciones a revistas.

Arrendamientos de locales, maquinaria y equipo recibidos por anticipado.

Intereses cobrados por anticipado sobre prstamos, cartera.

Servicios varios.

Aprovechamiento.

La contingencia de cumplir o no con el compromiso del ingreso, debe tenerse

en calidad de disponible para su devolucin.
Los ingresos recibidos por anticipado deben separarse de los ingresos
corrientes de la empresa, para no sobrestimar los beneficios del perodo.
1.

Ingresos recibidos por anticipado: los arrendamientos recibidos por

anticipado no se deben llevar a los ingresos corrientes del ejercicio, sino
se contabiliza como el ingreso recibido de los tres meses anticipados y
se causa cuando se haya prestado el servicio.

Cdigo
s
Cuentas
Dbitos
Crditos
110505 Caja general
6.390.000
135515 Retencin en la fuente 3,5%
210.000
270515 Arrendamientos
6.000.000
240804 Impuesto al valor agregado
600.000
Registra el valor recibido de Roberto Daz Mndez

Cuando se reciben las suscripciones a revistas se tiene el siguiente registro:

Cdigos

Cuentas

110505

Caja general

270530

De suscriptores

Dbitos

Crditos

120.000
120.000

Registra el ingreso a suscripcin de revistas de Humberto Rueda R., por un ao

2. Causacin del ingreso: cuando se cumple el perodo para el cual fue

arrendado el bien, o se entregan los objetos motivo de la suscripcin de
revistas, peridicos o servicios de software, se causa el ingreso respectivo, en
calidad de realizado el ingreso recibido por anticipado.

Cdigos

Cuentas

270515

Arrendamientos

422010

Construcciones o edificios

Dbitos

Crditos

2.000.000
2.000.000

Registra el arrendamiento del mes de enero de Roberto Daz Mndez

Cdigos

Cuentas

270530

De suscriptores

412034

Ediciones y publicaciones

Dbitos

Crditos
10.000
10.000

Registra la venta de ediciones y publicaciones, mes de enero

3. Reembolso del ingreso anticipado: cuando por algn motivo no se llega a

realizar la operacin para la cual fue recibido el ingreso, su devolucin exige
reversin del registro contra el efectivo.
Cuando se devuelve el dinero, objeto del ingreso recibido por anticipado, el valor
en la retencin en la fuente que le hayan hecho a la empresa, si el contrato es
rescindido o anulado se le debe devolver la retencin independiente que
corresponda a otro perodo contable.

Cdigos.

Cuentas.

270515

Arrendamientos.

135515

Retencin en la fuente

Dbitos.

Crditos.

2.000.000
70.000

111005
Moneda nacional
1.930.000
Registra la devolucin del dinero a Roberto Daz M. del mes de
arrendamiento

Abonos diferidos
Cuenta 2710 Abonos diferidos: registra el monto adeudado por los reajustes efectuados a
las cuotas netas pendientes, en la proporcin que vare el precio del bien adjudicado.
Esta cuenta debe tener su auxiliar por cada grupo, y es de uso exclusivo de las sociedades
administradoras de consorcios comerciales.
Los abonos diferidos los manejan las empresas que financian bienes como por ejemplo la
financiera de financiamiento S.A. que organiza grupos de 60 personas que aspiran a pagar
un carro mediante cuotas mensuales, que se abonan a la cuenta y todos los meses
participan de la rifa un carro entre los suscriptores no importa el valor pagado, pero adems
los clientes pueden hacer propuestas de un nmero de cuotas superior a la del mes, para
que le sea asignado el vehculo antes de vencerse los 60 meses. Sin embargo, los bienes
aumentan los precios durante el tiempo del contrato que es abonado a la cuenta de abonos
diferidos.

4. Abono diferido: Los suscriptores del plan de carros de Auto

Financiera S.A., favorecidos se le ajusta la deuda en la misma proporcin en
que vare el precio del bien o servicio objeto del contrato, como se puede
observar el valor del vehculo es de $12.000.000 al inicio del contrato se
reajusta a $14.000.000 al momento del sorteo, a cada uno.
Cdigo
s
Cuentas
130515 Deudores del sistema
271005 Reajustes del sistema

Dbitos

Crditos

2.000.000
2.000.000

Registra el ajuste al suscriptor beneficiario del sistema

Cuando se entrega el bien objeto del abono diferido, se realiza el siguiente registro.

Cdigos Cuentas
Dbitos
Crditos
271005 Reajustes del sistema
413502 Venta de vehculos
Registra el ajuste al suscriptor beneficiario del sistema

Ventas a plazos

Cuenta 2715 Utilidad diferida en ventas a plazos: registra el

valor de las utilidades por amortizar incluidas en los recaudos
futuros por las enajenaciones de bienes efectuadas por el ente
econmico bajo la modalidad o sistema de ventas a plazos.
La venta de mercancas a plazos, requiere del lleno de unos
requisitos para obtener las ventajas del sistema, que en cada
venta se obtiene una utilidad diferida la cual se realiza en la
medida de la recuperacin de la cartera.
Cuando la empresa est inscrita en la Administracin de
Impuestos Nacionales, en el sistema de ventas a plazos, en su
contabilidad puede llevar toda la utilidad en ventas como utilidad
bruta diferida y solamente cuando recupere la cartera, objeto de
la venta, realizar la parte proporcional de las utilidades brutas
en utilidades realizables del perodo.

Determinacin de la renta bruta en ventas a plazos:

los contribuyentes que lleven contabilidad por el sistema de causacin y
tengan negocios donde prime un sistema organizado, regular y permanente de
ventas a plazos, cuya cuota inicial no exceda del porcentaje fijado por la Junta
Monetaria sobre el precio total estipulado para cada venta, pueden determinar,
en cada ao o perodo gravable, su renta bruta conforme al siguiente sistema:

1. De la suma de los ingresos efectivamente recibidos en el ao o perodo

gravable por cada contrato, se sustrae a ttulo de costo una cantidad que
guarde con tales ingresos la misma proporcin que exista entre el costo total y
el precio del respectivo contrato.

2. La parte del precio de cada contrato que corresponde a utilidades brutas

por recibir en aos o perodos posteriores al gravable, debe quedar
contabilizada en una cuenta especial como producto diferido por concepto de
pagos pendientes de ventas a plazos.

3. El valor de las mercancas recuperadas por incumplimiento del comprador,

debe llevarse a la contabilidad por el costo inicial, menos la parte de los pagos
recibidos que corresponda a recuperacin del costo. Cuando, en caso de
incumplimiento del comprador, no sea posible recuperacin alguna, es
deducible de la renta bruta el costo no recuperado. (Art. 95, E.T.)

5. Ventas a plazos: cuando el perodo de recuperacin de la

cartera es largo y a cuotas con una financiacin sobre el capital. Debido a
este factor las utilidades solamente se realizan si se recupera la cartera,
porque ella se constituye en una parte la recuperacin del costo y la otra en
la utilidad.
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
130505
Clientes
5.800.000
413536
Venta electrodomstico y muebles
5.000.000
240804
Impuesto generado en ventas
800.000
Registra el abono a la factura 2345 a Luis Carlos Celis

En muchos casos se hace coincidir el valor de la cuota inicial con el valor del
impuesto al valor agregado, esto quiere decir que no financian el IVA., sin
embargo cuando se hace el financiamiento general de la deuda causa a su
vez nuevo IVA y el financiamiento del IVA no causa IVA, lo cual complica los
clculos de la cuota fija.

6. Costo de ventas a plazos: los costos en las ventas a plazos

se registran al momento de la venta por el sistema de inventario

Cdigos

Cuentas

613536

Venta electrodomstico y muebles

143536

Inventario de electrodomsticos

Dbitos

Crditos

4.000.000
4.000.000

Registra el costo de ventas

7. Liquidacin contrato ventas a plazos:

La
proporcin para esta venta, $4.000.000 / 5.000.000 implica que el coto de
venta es del 80% y el 20% es la utilidad bruta diferida en ventas a plazos.
Pero el valor del IVA que tambin se recoger con la cartera, se le dar un
tratamiento diferente al del capital de la factura.
La amortizacin del crdito de $5.000.000 liquidado a 12 meses con unta tasa
nominal mensual del 0.835%, contiene los siguientes elementos
No. Saldo
Inters
Capital
Cuota
Impoventas Total pago
0
5.000.000
1
4.602.119
41.738
397.881
439.619
6.678
446.297
2
4.200.916
38.416
401.203
439.619
6.147
445.766
3
439.619
5.611
445.230

La amortizacin del crdito de $800.000 liquidado a 12 meses

nominal mensual del 0.835%,, contiene los siguientes elementos
No. Saldo
Inters
Capital
Cuota
Impoventas
0
800.000
1
736.339
6.678
63.661
70.339
2
672.147
6.147
64.192
70.339
3
607.418
5.611
64.728
70.339
Cartera
recupera
No.
1
2
3
4

397.881
401.203
404.552
407.929

Costo
recupera
318.305
320.962
323.641
323.343

con unta tasa

Total pago
0
0
0

70.339
70.339
70.339

Utilidad
Inters
bruta
Pago del cartera e IVA
en Total
realiza
IVA
IVA
inters
cobro
79.576
63.661
48.416
6.678
516.636
80.241
64.192
44.563
6.147
516.105
81.586
65.269
40.678
5.611
515.029
82.267
65.813
36.761
5.070
514.484

8. Cierre de ventas a plazos: para entender el

procedimiento, se procede a cerrar el contrato de ventas,
independientemente que sean muchos, pero que se requiere para
efectos de la exposicin.

Cdigos

Cuentas

Dbitos

Crditos

413536

Venta de electrodomsticos

271505

Utilidad bruta en ventas a plazos

1.000.000

613536

Venta de electrodomsticos

4.000.000

5.000.000

Registra el cierre de las ventas del periodo

9. Cobro de cartera en ventas a plazos: cuando el

cliente pague la primera cuota compuesta por el valor del capital y el
IVA, adems de los intereses y el IVA de la financiacin, se tiene que
parte de cartera $397.881 se constituye en costo recuperado de
$318.305 y de utilidad realizada de $79.576 de acuerdo a los
porcentajes antes calculados.
Cdigos

Cuentas

110505

Caja general

130505

Clientes

421005

Financiacin

240804

Impuesto generado sobre intereses

Dbitos

Crditos

516.636

Registra la primera cuota y el impoventas sobre los intereses

461.542
48.416
6.678

10. Utilidad realizada en ventas a plazos: Dependiendo

de la recuperacin de cartera se considera que el 20% (1.000/5.000) es de
utilidad, como hasta el momento se ha recuperado una cuota por valor de
$397.881, la realizacin de la utilidad corresponde a ($397.881* 20%=)
$318.305.
Cdigos

Cuentas

271505

Utilidad diferida en ventas a plazos

590599

Utilidad realizada en ventas a plazos

Dbitos

Crditos

79.576
79.576

Registra la realizacin de la utilidad en ventas a plazos

No hay en el plan de cuentas, una cuenta apropiada para realizar las

utilidades en ventas a plazos, y se entiende que de todas maneras la cuenta
puente de ganancias y prdidas que resume las utilidades del ejercicio
contable, por esta razn se utiliza para canalizar las utilidades realizadas.
Adems, las ventas a plazos al igual que las ventas convencionales, se
contabilizan por su valor real para que sea coherente el impuesto a las
ventas generado con el respectivo volumen declarado y por ser un factor
determinante de las bases gravables, de lo contrario la declaracin del
impuesto a las ventas, se dar por no presentada en debida forma, por las
autoridades de la Administracin de Impuestos Nacionales.

Crdito por correccin monetaria

Cuenta 2720 Crdito por correccin monetaria diferida: registra el valor de la correccin
monetaria generada por el ajuste por inflacin de los activos de conformidad con las normas
legales vigentes.
El crdito por correccin monetaria al igual que los ajustes integrales por inflacin se
eliminaron de la contabilidad, pero todava existen algunas cuentas con saldos, tales como la
revalorizacin del patrimonio y la correccin monetaria, sobre las cuales se deben amortizar:
Significado: los saldos que a 31 de diciembre del 2006 presenten las cuentas Cargos por
correccin monetaria diferida y Crdito por correccin monetaria diferida corresponden a
los ajustes integrales por inflacin aplicados a las construcciones en curso, los cultivos de
mediano y tardo rendimiento en perodo improductivo, las empresas en perodo
improductivo, los programas de ensanche, que no estn en condiciones de generar ingresos
o de ser enajenados y los cargos diferidos no monetarios. (Comentario, LEGIS, 2008).
Amortizacin de cargos y crditos por correccin monetaria: los saldos que presenten las
cuentas Cargos por correccin monetaria diferida y Crdito por correccin monetaria
diferida debern amortizarse contra las cuentas de resultados en la misma proporcin en
que se asigne el costo de los activos que les dieron origen, utilizando el mismo sistema de
depreciacin o amortizacin que se utiliza para dichos activos. En el evento en que el activo
que los origin sea enajenado, transferido o dado de baja, de igual manera los saldos
acumulados en estas cuentas debern cancelarse (Art. 73, D. 2649/93, Art. 3, D.R. 1536/07).

Ajustes contables: para efectos de lo previsto en el artculo 73 del Decreto 2649 de 1993, los
saldos que presenten las cuentas 1730 Cargos por correccin monetaria diferida y 2720
Crdito por correccin monetaria diferida debern amortizarse con cargo a la cuenta 5315
Gastos extraordinarios subcuenta 531595 Otros y abono a la cuenta 4295 Diversos
subcuenta 429595 Otros respectivamente (Art. 5, D.R. 1536/07).

Impuesto diferido

Cuenta 2725 Impuestos diferidos: registra el impuesto de renta diferido por pagar,
establecido de conformidad con las normas fiscales vigentes.
Creado inicialmente en la reforma de las normas contables con el 2160/86 y luego se ratific
con la norma 2649/93, al permitir al contribuyente anticipar gastos o ingresos fiscalmente,
siempre que lo haga saber mediante una cuenta especial de impuesto diferido dbito y la
cuenta crdito de depreciacin diferida en los casos de un mayor gasto solicitado por
depreciacin.
Cuando se anticipan ingresos en el estado de resultados, aumentan las utilidades del
ejercicio y por consiguiente se incurre en mayor impuesto que deben generar con respecto a
los impuestos fiscales una cuenta de impuesto diferido por pagar por el menor valor pagado
hoy a la DIAN.
El impuesto diferido tuvo su furor en el procedimiento contable del manejo del leasing,
cuando se le dio la oportunidad a las empresas leasing contabilizar la depreciacin de los
activos arrendados por el sistema de la depreciacin flexible que consista en solicitar el
primer y el segundo ao el 40% del valor del bien como gastos fiscales y el 20% en el tercer
ao.

La diferencia entre la contabilidad del sistema de depreciacin con la fiscal se haca notar en
la cuenta de Depreciacin diferida y la diferencia entre los impuestos como Impuesto
diferido.
Con la Ley 6/90 se suprimi este sistema pero a partir de 1992, la empresa leasing puede
depreciar el bien en el trmino del contrato con efectos contables y fiscales en el mismo
tiempo.
La parte contable del impuesto diferido, se debe revisar en la unidad de propiedad, planta y
equipo, junto con la depreciacin diferida.
Flexibilizacin de gastos: las empresas comerciales pueden flexibilizar los gastos contables
frente a los gastos fiscales, tales como solicitar una mayor cuota de depreciacin contable la
cual tiene un efecto directo en la determinacin de un menor impuesto, el cual se contabiliza
como Impuesto diferido al dbito.

Impuesto diferido dbito:

Impuesto diferido por pagar:

se debe contabilizar como impuesto diferido

dbito el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un mayor
impuesto en el ao corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una
expectativa razonable de que se generar suficiente renta gravable en los perodos en los
cuales tales diferencias se revertirn. (inciso, Art. 67, D. 2649/93).
se debe contabilizar como impuesto diferido por
pagar el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un menor
impuesto en el ao corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una
expectativa razonable de que tales diferencias se revertirn. (inciso, Art. 78, D. 2649/93).

En conclusin:
Los gastos en contabilidad se pueden flexibilizar en tanto que en lo fiscal
son rgidos.
Se da aplicacin al principio del conservadurismo al anticipar gastos.
La diferencia del impuesto contable ante el fiscal se registra en el impuesto
diferido.
Garantiza la vida de los proyectos frente a la incertidumbre del futuro.
Le da mayor liquidez al proyecto hacia el futuro.
En el siguiente ejemplo presentado por LEGIS S.A., explica el efecto del
mayor gasto solicitado en la depreciacin contable frente a la rigidez del
mtodo de lnea recta aplicado en la parte fiscal, que para efectos contables
se crea la necesidad de dar un tratamiento especial a la depreciacin
acumulada, mediante la depreciacin diferida y a la diferencia entre los
impuestos de renta contable y el fiscal, crear el impuesto diferido dbito.

1
Cuenta
Ventas
Costos
Depre
Utilidad
Impuest
UDI

Calculo del impuesto de renta contable y fiscal

2
3
4

Cont
Fisc
Cont
Fisc
Cont
Fisc
Cont
Fisc
Cont
Fisc
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
800
800
800
800
800
800
800
800
800
800
40
20
40
20
20
20
0
20
0
20
160
180
160
180
180
180
200
180
200
180
52
59
52
59
59
59
66
59
66
59
108
121
108
121
121
121
134
121
134
121

Tasa impositiva del 33%

Antes de cerrar las cuentas de resultado, la contabilidad lleva a la cuenta de
gastos por concepto de impuestos de renta y complementarios, contra la
provisin de impuestos, el siguiente registro por el primer ao.
Cdigos

Cuentas

540505

Impuesto de renta y complementarios

261505

Provisin. De renta y complementarios

Dbitos

Crditos
52

Registra la provisin de impuesto con depreciacin flexible del vehculo

52

Esto implica que a 31 de diciembre, solamente queda en la contabilidad una

cuenta de provisin de impuestos de renta y una utilidad del ejercicio, hasta
tanto se conozca la determinacin de los impuestos de renta mediante la
liquidacin privada.
Si las ventas y costos son constantes para los cinco perodos de anlisis, en
los cuales se deprecia el nico bien que vale $100 en forma flexible, se
observa que el comportamiento de las utilidades contables y fiscales son
diferentes, las cuales se restablecen al final de los cinco perodos.
La contabilidad de la depreciacin es diferente para estado de resultados
contable que para el estado de resultados fiscal, cuya diferencia genera un
mayor impuesto de renta que se paga de acuerdo a la declaracin de renta,
el cual, al momento de consolidar se lleva a un impuesto diferido, y el mayor
valor de la depreciacin contable a una cuenta de depreciacin diferida, tal
como se observa en siguiente cuadro resumido de las transacciones.

Contabilidad de la depreciacin
2
3
4

1
Cuenta
G. Dep
D. Acu
D. Difer

Db

Crd
40

Db

Crd

Db

40
20
20

Crd
20

20
20

Db

5
Crd

0
20

Db

Crd
0

20
20

20
20

11. Depreciacin contable y fiscal: para el primer ao

donde se flexibiliz la depreciacin de la flota y equipo de transporte, se
tienen las siguientes cuentas.
Cdigos

Cuentas

526035

Flota y equipo de transporte.

159235

Flota y equipo de transporte.

20

159610

Defecto fiscal sobre lo contable.

20

Registra el gasto de depreciacin flexible del vehculo.

Dbitos

Crditos
40

12. Impuesto de renta contable, fiscal y diferido

dbito: Tambin en forma resumida se presenta la contabilidad del
impuesto de renta y complementarios y el impuesto diferido dbito.
1

Contabilidad de la depreciacin
2
3
4

Cuenta Db
Crd Db
Crd Db
Crd Db
Crd Db
Crd
Provis
52
52
59
66
66
I. Difer
7
7
7
7
Impues
59
59
59
59
59

Con base en la tabla anterior se determina el registro de impuesto contable,

diferido y fiscal.
Cdigos

Cuentas

261505

Provisin. De renta y complementarios

171076

Impuesto de renta diferido dbito

240405

Vigencia fiscal corriente

Dbitos

Registra el impuesto de renta por pagar y diferido primer ao

Crditos
52
7
59

La norma tributaria acepta que el contribuyente utilice otros mtodos de

depreciacin de reconocido valor tcnico diferente de los de la lnea recta,
saldos decrecientes; o que cambie la vida til de los bienes, para tal fin
deber presentar la correspondiente solicitud por lo menos con tres meses
de anterioridad a la iniciacin del ejercicio contable en el cual vaya a tener
aplicacin.

13. Flexibilizacin de ingresos: Tambin

se puede
flexibilizar el estado de resultados por la va de mayores ingresos con lo cual
se calcula un mayor impuesto en lo contable, con respecto a lo fiscal, cuya
diferencia se contabiliza como Impuesto diferido por pagar, y en la medida
que se restablezca el ingreso en los periodos fiscales se eliminar el
impuesto diferido.
1
Cuenta
Ventas
Costos
Deprec
Utilidad
Impues
U.D.I.

Clculo del impuesto de renta contable y fiscal

2
3
4

Cont
Fisc
Cont
Fisc
Cont
Fisc
Cont
Fisc
Cont
Fisc
1200
1100
1200
1100
1100
1100
1000
1100
1000
1100
800
800
800
800
800
800
800
800
800
800
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
380
280
380
280
280
280
180
280
180
280
125
92
125
92
92
92
59
92
59
92
255
188
255
188
188
188
121
188
121
188

Contabilidad del impuesto diferido crdito

1
Cuentas
G.Imp.

Db

2
Crd

125

Db

3
Crd

Db

125

4
Crd

Db

92

I. Difer.

33

33

I. Renta

92

92

5
Cr
d

Db

59

59

33

33

92

92

Crd

92

Como la empresa debe planear sus impuestos, estos deben ser contabilizados
antes del cierre de las cuentas de resultado.
Cdigos

Cuentas

540505

Impuesto de renta y complementarios

261505

Provisin. De renta y complementarios

Registra la provisin con manejo de ingreso flexible

Dbitos

Crditos
125
125

14. Impuesto de renta contable, fiscal y diferido

por pagar: De la tabla anterior se determinan los valores de los tres
impuestos que resultan al momento de flexibilizar los ingresos.
Cdigos
Cuentas
Dbitos
261505
Provisin. Impuesto de renta
272505
Impuesto diferido por pagar
240405
Vigencia fiscal corriente
Registra el impuesto de renta, fiscal y diferido por pagar

Crditos
125
33
92

Nemotcnica mente se puede concluir, que los impuestos diferidos estn

sujetos a la flexibilizacin de los gastos y de los ingresos en el estado de
resultados, frente a la rigidez de la aplicacin de las normas tributarias.
Resultados

Impuesto diferido dbito

Impuesto diferido por pagar

Ingresos

Ingreso contable = al fiscal

Ingreso contable > al fiscal

Gastos

Gasto contable > al fiscal

Gasto contable = al fiscal

Utilidad

Utilidad contable < al fiscal

Utilidad contable > al fiscal

Impuesto

Impuesto contable < al fiscal

Impuesto contable > al fiscal

AJUSTE POR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR:

Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado
, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto
ya causado se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al
contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y
gastos por pagar

Ejemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a

EEPP y registra los siguientes servicios: energa por $287.200, acueducto
por $125.000 y telfono por $489.300
Asiento de ajuste:
CUENTAS

PARCIAL

HABER

$901.500

SERVICIOS
Acueducto y alcantarillado

$125.000

Energa elctrica

$287.200

Telfono

$489.300

$901.500

COSTOS Y GASTOS POR

PAGAR
Servicios pblicos

DEBE

$901.500

AJUSTE PARA OBLIGACIONES LABORALES: Con el fin

de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la
empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los clculos y
asientos de ajustes por este concepto.

Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con

el valor total de la liquidacin de las prestaciones sociales con el valor
registrado en libros
Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la
cuenta para obligaciones laborales, segn aumente o disminuya la provisin,
utilizando como partida la cuenta de gastos .
Ejemplo: el 31 de diciembre se realiza la liquidacin de prestaciones sociales
del personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar
los ajustes correspondientes as:

Prestaciones
Sociales

Valor
Liquidaci
n

Valor
Libros

Valor
Ajuste

Cesantas

$1.384.720

$1.118.470

$266.250

Intereses Sobre
cesantas

$166.166

$112.890

$53.276

Vacaciones

$120.840

$130.700

$-9.860

Contabilizacin ajustes:
CUENTAS

DEBE

HABER

GASTOS DE PERSONAL
Cesantas

$266.250

PARA OBLIGACIONES
LABORALES
Cesantas

$266.250

para obligaciones laborales

Cesantas
CESANTIAS CONSOLIDADAS

$1.384.720
$1.384.720

CUENTAS

DEBE

HABER

GASTOS DE PERSONAL
intereses sobre cesantas

$53.276

PARA OBLIGACIONES
LABORALES
intereses sobre cesantas

$53.276

PARA OBLIGACIONES
LABORALES
intereses sobre cesantas

INTERESES SOBRE LAS

CESANTIAS

$166.166

$166.166

AJUSTE A LA UNIDAD DE MEDIDA: Los activos y pasivos

representados en otra moneda o denominaciones, deben ser
reexpresados en la moneda funcional, utilizando la tasa de cambio vigente
en la fecha de cierre, con cargo o abono a gastos o ingresos financieros
segn el caso, salvo cuando deban capitalizarse. Cuando se trate de
partidas expresadas en unidades de valor real, UVR, o sobre las cuales
se tengan pacto de reajuste de su valor, el ajuste de la unidad de medida
se efectuar con base en la cotizacin de la UVR o el pacto de reajuste,
con cargo o abono a gastos o ingresos financieros segn el caso, salvo
cuando deba capitalizarse

Ejemplos:
1.La compaa IMPORTACIONES COLOMBIA LTDA. Abre el da 1 de marzo
de 2006, una cuenta corriente en un banco del extranjero y consigna $1.500
dlares ,el cambio en la fecha es de $2.000.
2.La compaa IMPORTACIONES COLOMBIA LTDA. Importa 5 de abril de
2006,mercancas por valor de 3.000 dlares a crdito con plazo de 2 meses
a un proveedor del exterior, por gastos de importacin paga $500.000, el IVA
es del16% valores que paga con cheque. El cambio en la fecha de la
importacin es de$2.200.
CODIG
O

CUENTAS

DEBE

111010

BANCOS/MONEDA EXTRANJERA

$3.000.000

111005

BANCOS/MONEDA NACIONAL
TOTAL

HABER

$3.000.000
$3.000.000

$3.000.000

Diferencia en cambio en marzo $300 aumento y en abril $200

disminucin
CODIGO

CUENTAS

DEBE

111005

BANCOS /MONEDA EXTRANJERA

$450.000

421020

INGRESO POR DIFERENCIA ENCAMBIO

TOTAL

$450.000
$450.000

CODIGO CUENTAS

DEBE

530525

GASTOS POR DIFERENCIA

ENCAMBIO

$300.000

111005

BANCOS/MONEDA NACIONAL
TOTAL

HABER

$450.000

HABER

$300.000
$300.000

$300.000

CODIG
O

CUENTAS

DEBE

1435

MERCANCIAS NO FABRICAS POR

LAEMPRESA

$7.100.000

240805

IVA POR PAGAR DESCONTABLE

$1.136.000

111005

BANCOS MONEDA NACIONAL

$1.636.000

221005

PROVEEDORES DEL EXTERIOR

$6.600.000

TOTAL

$8.236.000

HABER

$8.236.000

Al cerrar cada mes se debe hacer el ajuste pertinente de acuerdo al tipo de

cambio de la fecha de cierre, suponiendo que al terminar el mes de marzo el
cambio es de $2.300 y al cierre de abril es de $2.100.

COMPROBANTE DE
AJUSTES
Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo
contable. Las partes y proceso de elaboracin son los mismo que el
comprobante de contabilidad. Por contener nicamente asiento de ajustes,
se le denomina comprobante de ajustes, y se traslada a la columna de
ajustes de la hoja de trabajo como ajustes.

REGISTRO DE COMPROBANTE
DE AJUSTES
Se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo y a los libros de
contabilidad, para que las cuentas reflejen su saldo correcto as:
-A los libros auxiliares, los valores de la columna parciales.
-Al libro diario, el total de de los dbitos y crditos de cada cuenta
-Al libro mayor, como movimiento

HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo
para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las
cuentas en las cuales se haya obtenido algn error, a la vez permite analizar los
movimientos en los cargos y abonos.

IMPORTANCIA:
La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparacin de los informes financieros
al cierre del perodo fiscal.
Los datos en las columnas Estado de Situacin de la hoja de trabajo se usan para preparar
un estado de situacin nuevo. Este nuevo estado de situacin muestra el activo, el pasivo y
el capital existente al cierre del perodo fiscal para el cual se prepar este informe.
Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar
un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurri
durante el perodo. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la
diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los
ingresos, la diferencia se llama Prdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los
gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

ESTRUCTURA
La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:
Encabezamiento: formado por el nombre o razn social de la organizacin, el
nombre del documento y la fecha del perodo en el cual se realiza.
A su vez consta de dichas columnas:
-Nmero de orden de las cuentas.
-Nombre de las cuentas con su cdigo.
-Balanza de comprobacin con los movimientos y saldos ya sean deudores o
acreedores en ambas partes.
-Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos
-Se obtienen los saldos ajustados
-Estado de prdidas y ganancias
-Balance general
-TIC

CLASIFICACIN
Hoja de trabajo-ajustes la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de
trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la
informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y
prdidas, los asientos de cierre y el balance general.

HOJA DE TRABAJO AJUSTES POR INFLACIN: A esta seccin se

trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de
acuerdo con las normas vigentes

HOJA DE TRABAJO BALANCE AJUSTADO: Para diligenciar esta

seccin se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor
y balances, as:
las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de comprobacin o
en la seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin de balance ajustado, a
su respectiva columna segn sea dbito o crdito
las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de comprobacin y en
la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al
balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman
(debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo
del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

HOJA
DE
TRABAJO
BALANCE
AJUSTADO
POR
INFLACIN: En esta columna se registran los saldos correspondientes a las
cuentas del balance ajustado y ajustes por inflacin, sumadas de igual forma que
la seccin del balance ajustado.

HOJA DE TRABAJO BALANCE GENERAL: A esta seccin se

trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado.
As en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el
inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la
prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los
saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo
(depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio
que figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las secciones
anteriores, sta debe dar sumas iguales.

Hoja de trabajo columna cuentas y codificacin: Se

registra ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales,
tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y con
los datos del libro mayor.

HOJA DE TRABAJO GANANCIAS Y PRDIDAS: A la seccin de

ganancias y prdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es,
al debe las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al
haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En
el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancas no
fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el
inventario final de mercancas por lo cual pasa directamente al balance general
como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de
inventarios inicial ni final en la columna ganancias y prdidas, como en el caso
del sistema de inventario peridico. Otra diferencia que se presenta en la seccin
ganancias y prdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios,
es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por
ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la seccin
ganancias y prdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la seccin
ganancias y prdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y
los crditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha
obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida la
diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y
presentar sumas iguales.

PROCESO Y ELABORACIN
Al referirnos a la metodologa para elaborar y emitir una hoja de trabajo
queremos establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son:
1.

Preparar en un papel de trabajo el diseo y conformacin de la hoja de

trabajo.

2.

En la parte superior y central del diseo, incorporar el encabezamiento

de dicho estado incluyendo lo siguiente:

* Razn social (nombre de la empresa)

* Titulo del estado (hoja de trabajo)
* Fecha de elaboracin.
* Moneda de cuenta

3. En la columna No 1, registrar el nmero de pgina de la cuenta, reflejada

en libros mayores.
4. En la columna No 2, registrar el cdigo que tienen las cuentas que hayan
arrojado saldo en balance de comprobacin.
5. En la columna No 3, registrar ttulos de las cuentas que hayan arrojado
saldos en el balance de comprobacin.
6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que
posean tal informacin en el balance de comprobacin.
7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que
posean tal informacin en el balance de comprobacin.
8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que debern igualar con
los saldos del balance de comprobacin.
9. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren, de acuerdo a la
nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa.

10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la
finalidad de determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a los
gastos existir una Utilidad econmica. Si los gastos son mayores que los
ingresos existir una prdida econmica.
11. Cuantificando el resultado tenemos:
* En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa
manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9)
pasivo y patrimonio.* En caso de prdida, dicho resultado, se deber cerrar
entre parntesis y tambin transferido a la columna (9) y en vez de sumar se
restara, puesto que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden
en el patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este.
12. A continuacin se obtendrn las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo
igualar automticamente.
13. Una vez concluida la preparacin, en la parte inferior izquierda firmara el
auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus
respectivos sellos.

GRACIAS