Gestión Documental

Ahorre en espacio y tiempo

dejando la gestión de su
documentación en manos de
una empresa especializada.

“A través del servicio de gestión documental, accede-

mos a la experiencia y medios técnicos (espacio, ins-
talaciones, seguridad, sistemas informáticos…) que no
serían rentables para nuestro volumen individual. En de-
finitiva, nos beneficiamos de economías de escala”.
(cita)

El volumen documental que generan las empresas, instituciones y des-

pachos profesionales, obliga a poner en marcha herramientas específi-
cas para su correcta gestión y tratamiento.

La tendencia, tanto en el ámbito de la administración pública como en la

empresa privada, es externalizar el servicio de archivo, tras compro-
bar las excelentes ventajas que ello supone. Para ello, nuestra empresa
presenta soluciones pioneras y de total eficacia.

Nuestro objetivo es conseguir el mayor ahorro en espacio y costes de

gestión a nuestro cliente, que nuestro cliente enfoque sus esfuerzos
a la gestión propia de su negocio, y ofrecer soluciones adaptadas a un
mundo empresarial cada vez más globalizado.

Orden,
seguridad,
accesibilidad y
confidencialidad.
4. 5.

Proceso
Las principales fases del proceso son:
1. Estudio documental
2. Clasificación y registro
3. Custodia:
· 3.1. Seguridad
· 3.2. Software especializado
· 3.3. Gestión integral a través de web
4. Gestión de consultas
5. Destrucción

estudio
La documentación
puede ser
controlada y
gestionada por el Cliente
cliente a través del
servicio web. traslado

La gestión documental engloba las siguientes áreas:

2

• Consultoría en gestión documental

clasificación y registro
• Traslados de archivos Solicitud Envío
4 4
• Guarda y custodia de documentación 3
• Sistema de consulta de documentos e-mail digitalización

• Digitalización
custodia (archivo general)
• Destrucción certificada
fax postal

destrucción
6. 7.

1 2
1. Estudio documental 2. Clasificación y Registro
La primera fase de gestión documental consiste en la
realización de un estudio de la situación actual de la
documentación: cómo se genera, cómo es archivada...,
identificando y proponiendo posibles áreas de mejora.

El diagnóstico inicial nos permite crear la estructura

documental, de modo que su registro y ubicación optimice Validación Grabación Digitalización Ubicación Emisión
el tratamiento y consulta en el futuro.
Se valida la base de Grabación de los datos Se ofrece Asignación de Emisión de actas
datos del cliente, o correspondientes de la posibilidad una etiqueta de transferencia,
Del mismo modo se determina el tiempo que la información
se crea una base de cada serie documental de digitalizar la para su posterior a petición del
debe ser guardada, denominado “plazos de paso a histórico datos en caso de no para su ubicación y documentación y ubicación. cliente: contenedor,
disponer de ella. tratamiento. guardarla en subcontenedor o
y expurgo”.
Grabación del rango soporte informático. documento.
o fecha en la que un
Todo este proceso se desarrolla en estrecha colaboración documento queda
cancelado para su
con su empresa y se divide en:
futura destrucción.

• Consultoría.
• Recogida de la documentación en sus instalaciones.
La documentación se almacena, clasifica y registra a través
• Tratamiento archivístico para la identificación y recupe-
de una etiqueta con un rango de numeración.
ración del volumen documental.
• Destrucción de aquella documentación que deja de
En la etiqueta sólo figura un código de barras, cuyo objeto es
tener un valor legal o que por cualquier otro motivo su
salvaguardar la identidad de nuestros clientes.
conservación no es necesaria.

Nuestros técnicos especializados

Consultoría documental.
se desplazan a las oficinas del cliente y
ordenadamente, con absoluta
confidencialidad y seguridad,
realizan el traslado hasta nuestras instalaciones
utilizando nuestros propios vehículos.
8. 9.

3
3. Custodia
La documentación se custodia en las instalaciones propiedad
de Logisman, garantizando el orden, accesibilidad, seguri-
dad y confidencialidad.

A este servicio lo denominamos “Guarda y custodia”

acogiéndonos al significado textual de ambos términos:
“poner algo donde esté seguro” y “guardar con cuidado y
vigilancia”.

El sistema está orientado a la rapidez y precisión ante

cualquier consulta que se necesite realizar.

Para la custodia estándar se introducen cuatro subcon-

tenedores por contenedor, optimizando el espacio y
ahorrando en costes. No obstante, ofrecemos alternativas
en cuanto a medidas o número de subcontenedores,
adaptándonos a la situación de cada cliente si se observa
necesario.

Nuestras instalaciones y procedimientos nos permiten

responder y participar en cualquier proceso de certificación
o auditoría al que se sometan las empresas de nuestros
clientes.

Nuestra política es la orientación al cliente, de forma que

sienta en todo momento que su documentación está en sus
propias instalaciones, independientemente de la distancia.

Sistema estándar:
4 subcontenedores
por contenedor.

Máxima seguridad.

Área de guarda y custodia.

10. 11.
3.1 Custodia: Seguridad
Ofrecemos unas instalaciones perfectamente adecuadas,
dotadas con los más modernos sistemas de seguridad:

• Sistemas de alarmas y detección.

• Videovigilancia exterior e interior.

• Guardia de seguridad.

• Barreras ópticas.

• Instalación contra incendios.

Para una mayor seguridad se han instalado “generadores

de espuma” regulados en la norma NFPA-11, de forma
sectorizada, para eliminar el uso del agua en caso de incendio.

Cualquier posible foco de fuego se extinguiría sin peligro de

Bombas de extinción. dañar el archivo.
Capacidad para extinguir
un posible foco de incendio,
en cualquier punto
de las instalaciones,
mediante espuma.

Cañones contra incendios y videovigilancia.

12. 13.
3.2 Custodia: 3.3 Custodia:
Software especializado Gestión integral a través de web
Disponemos de software propio, desarrollado y evolucionado Sistema de gestión en tiempo real a través de nuestra
específicamente para la gestión de documentación, que nos extranet* que le permitirá realizar sus consultas y gestionar su
permite adaptarnos con rapidez y en cada momento a las documentación:
necesidades operativas particulares de cada cliente. • Definición y registro de accesos a las distintas series
documentales y operaciones sobre ellas (obligado por la
Se trabaja bajo los más estrictos sistemas de seguridad
LOPD).
informática entre los que destacan:
• Alta de contenedores y series documentales.
• Búsqueda de la documentación.
• Certificación ECA que acredita el cumplimiento con la
• Solicitud de originales y envío de documentos requeridos.
LOPD.
• Envío de imágenes.
• La replicación remota del sistema informático. • Solicitud de recogida de documentación en los centros

• La disposición de un servidor seguro SSL para el área productores.

de clientes, que garantiza en ella el cifrado de las comu- • Estadísticas sobre las solicitudes realizadas.

nicaciones. La extranet está alojada en un servidor seguro (https),

• La instalación de grupos electrógenos además de los disponiendo de varios sistemas de autentificación. De este

Sistemas de Alimentación Ininterrumpida para la máxima modo, la sección de clientes del portal permite el acceso,

garantía en la seguridad del software y suministro de exclusivamente, a aquellos usuarios autorizados.

servicios a través de nuestra extranet. Su utilización es sencilla, requiriendo una sesión de forma-
*Extranet: página web donde se conectan
los clientes y proveedores para gestionar ción de unas dos horas, que impartimos en las instalaciones
la actividad de nuestros clientes.
14. 15.

4
4. Gestión
de consultas
Los archivos pueden ser solicitados en cualquier momento
por nuestros clientes. Para ello, buscando siempre la comodi-
dad, la seguridad y la confidencialidad:

• Se establecen permisos para cada usuario, cada serie

y cada servicio.

• Se registran todas las operaciones realizadas por cada

usuario.

• Se elaboran estadísticas de consultas y servicios que el

cliente ha solicitado.

Ofrecemos varias alternativas para la entrega de la documen-

tación solicitada:

• Envío de la documentación a través de imagen

digitalizada. De este modo no es necesario que la docu-
mentación salga de nuestras instalaciones, obteniendo así
un nivel mayor de seguridad.

• Envío por cualquier otro medio tradicional siempre que

el cliente lo solicite.

• Si lo desea, el cliente puede consultar la documentación

en nuestras propias instalaciones.

Gestión de consultas.
16. 17.

Digitalización
Como valor añadido, Logisman le ofrece este servicio de
digitalización de documentos, como complemento al de
guarda y custodia.

Para ello ofrecemos los sistemas más avanzados de captura,

consulta y archivo de imágenes como documentos bancarios,
albaranes, facturas, etc.

Las principales ventajas de este proceso son:

• Garantizar la conservación de la información indepen-

dientemente de los sistemas de seguridad con los que se
tenga guardada en soporte físico.

• La agilidad de las consultas, ya que puede realizarlas a

Destrucción certificada. través de su propio ordenador, siempre que no requiera la

consulta del original.

• Ahorro en tiempo de la consulta.

5
5. Destrucción • Disminución de espacio.

La documentación debe ser conservada según el tiempo • Posibilidad de compartir la información en el mínimo
establecido en cada caso por la ley, dependiendo de su tiempo e independientemente de la distancia.
naturaleza, o bien porque cada empresa establece sus
criterios particulares de conservación.

Por ello, una vez cumplido ese tiempo de conservación se Área de digitalización.
debe realizar un expurgo de la misma y una destrucción
confidencial.

Nuestro servicio de destrucción garantiza la confidencia- Destrucción

lidad y la documentación es trasladada a un gestor de certificada.
residuos autorizado para su posterior reciclado.

En todo momento, el proceso se realiza según la normativa

vigente: Ley de Protección de Datos (LOPD), Gestión de
calidad ISO 9001:2000, norma de Medio ambiente ISO
14001:2004.

El proceso concluye con la emisión de un certificado de

destrucción con la opción de cumplir con la Norma DIN
32757 si es necesario.
18.

Certificados

• Certificado de cumplimiento con la LOPD: gestionando la

seguridad y confidencialidad de nuestros clientes.

• ISO 14001/2004: Comprometidos con el medio ambiente.

• ISO 9001/2000: Adaptando la calidad al nivel de servicio.

España

A 300 km se producen
el 80% de las operaciones
logísticas nacionales.
C/ Gutemberg, parcela 59
Polígono Industrial Llanos de la Estación
Autovía de Huesca, salida 318, Zuera Norte
50800 Zuera (Zaragoza) · España
Teléfono 976 694 902 · Fax 976 694 950
Coordenadas GPS:
· Lat, N: 41º 53’ 14.3”
· Long, W: 0º 45’ 39.64”