MEMORANDO
MEMORANDO
El “memo” como familiarmente se llama,
es una comunicación interna,
generalmente originado por cualquier
miembro de la empresa, y destinado a
cualquier nivel de comunicación
empresarial (descendente, ascendente y
horizontal).
Predomina el memorando que dirige el
jefe de una dependencia a sus subalternos
para dar instrucciones, informes,
comunicar decisiones, anunciar
innovaciones en el trabajo, publicar,
ofrecer listas de precios, etc.
Partes generales o básicas
1. Membrete: con la razón
social de la empresa.
2. Nombre de la
comunicación: la palabra
MEMORANDO puede
colocarse en el centro o al
lado izquierdo de la hoja.
3. Número: este dato, de
tanta importancia como el
que figura en la carta,
obedece a una secuencia
numérica de la empresa o
dependencia donde se
origina el memorando.
4. Encabezamiento: incluye la fecha, el
destinatario, el remitente y el asunto o referencia
del memorando.
a. Fecha: cuando el encabezamiento está
distribuido totalmente en el estilo bloque
extremo, la fecha se ubica en tercer lugar; sin
embargo su ubicación depende del estilo del
memorando.
b. Para: corresponde a los datos del destinatario.
c. De: Corresponde a los datos del remitente:
puede ser:
Nombre y/o cargo: De: Ing. Abelardo Díaz.
Gerente de mantenimiento.
Dependencia: De: Departamento de
mantenimiento.
d. Referencia o Asunto: representa el resumen de
la comunicación, o la información a la cual
responde.
5. Texto o cuerpo del memorando: el texto comienza a cuatro
interlineaciones del encabezamiento y siempre se escribe a
interlineación sencilla, cada párrafo debe separarse con
dos interlineaciones.
6. Saludo y despedida: el memorando no lleva ni saludo ni despedida;
no obstante cuando se dirige a un empleado de la empresa que labora
en otras instalaciones locativas, se puede
recurrir a expresiones de cortesía similares a las de la carta.
7. Firma del remitente: constituye el respaldo de lo que el remitente
expresa en el memorando
8. Partes complementarias: se
llaman complementarias porque no
todos los memorandos las llevan.
a) Copia: Consiste en la información
de las personas que deben recibir
copias de esta comunicación. Se
usan en la misma forma que la carta.
b) Anexo: Las comunicaciones o
documentos que se incluyen con el
memorando deben anunciarse. Se
utilizan en la misma forma que la
carta.
c) Línea de identificación
mecanográfica: identifica al
mecanógrafo y sirve para control de
producción y de responsabilidades.
CIRCULAR
CIRCULAR
La palabra circular tiene dos
acepciones:
1) Orden que una autoridad
superior dirige a sus
subalternos en escala
jerárquica.
2) Cada una de las cartas o
avisos iguales y uniformes
dirigidos a diversas personas
para ponerlas en
conocimiento de alguna cosa.
Clasificación
Circular interna (o general) es
utilizada para dar a conocer
internamente las actividades de la
entidad, así como las normas
generales, cambios políticos,
disposiciones, órdenes y asuntos de
interés común.
Circular externa (o carta circular) es
la comunicación utilizada por una
empresa para dar a
conocer a sus clientes o
distribuidores, productos o servicios u
otras informaciones de carácter
general.
Circular externa:
Puede usar la misma numeración de las
usadas en cartas o tener un número
independiente para circulares.
La fecha se anota después del número.
Se escribe el nombre de la ciudad de
origen y
La fecha completa del día de envío.
El texto se redacta en primera persona del
singular o plural (yo o nosotros), en forma
clara, breve, sencilla y cortés debe darse un
tratamiento de usted al destinatario.
No debe contener errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de puntuación; la
presentación debe ser impecable, sin
borrones ni repisados.
Circular interna
(o general): Para identificar una circular
interna o general, se escribe la expresión
CIRCULAR, en mayúsculas sostenidas, en
el centro, seguida por el número
correspondiente.
Si la circular es corta, es posible dejar
renglón y medio entre líneas y tres
renglones entre párrafos.
La empresa puede tener papel especial
para las circulares.
No debe contener errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de
puntuación; la presentación debe
ser impecable, sin borrones ni
repisados.
