A.

Documentos administrativos básicos

El documento administrativo es el soporte físico que utilizan las diferentes

Administraciones para materializar o plasmar sus actos.

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Comunicación escrita en la empresa

La empresa necesita relacionarse y comunicarse con particulares y con otras empresas

privadas y públicas debido a su actividad mercantil.

A. Normas de comunicación y expresión escrita

• Exponer adecuadamente los asuntos a tratar.
• Evitar adornos y un número de palabras excesivo.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar un vocabulario amplio.
• Tratar de una forma individualizada los diferentes temas.
• Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras).

• Huir del empleo excesivo del gerundio en el comienzo y en la despedida de las cartas
comerciales.
• Evitar las frases con demasiado formulismo.
• No3 cometer cacofonías (repetición frecuente de unas mismas sílabas o letras).
 CARACTERÍSTICAS DEL ESTILO ADMINISTRATIVO -1
• 1. Corrección
• a- La corrección formal.-
• b- Corrección gramatical.- el lenguaje administrativo debe ser correcto también desde el
punto de vista gramatical.
• 2. Objetividad -- presentar los hechos como algo claro y evidente.
• 3. Claridad -- empleo de palabras exactas y estrictamente necesarias, así como evitar los
equívocos, erróneas sinonimias y palabras rebuscadas.
• 4. Precisión -- rigor lógico en las ideas.
• 5. Concisión -- eliminar rodeos, los datos superfluos y toda la palabra y frase que sobren.
usar oraciones cortas, pero explicativas.
• 6. Unidad -- escoger los detalles más significativos de cada texto y luego se deben ordenar
en torno al concepto principal.
• 7. Significado completo -- el texto debe encerrar un significado completo.
 DECÁLOGO DE ESTILO ADMINISTRATIVO -
• 1. Utilice en los escritos palabras sencillas que puedan ser comprendidas por todos.
• 2. Frases claras, cortas y concisas.
• 3. Evite los términos arcaicos y la comodidad de las muletillas y frases hechas que siempre
le han sacado de apuros.
• 4. Evite la construcción verbo + sustantivo (dar aviso, dar curso) y utilice en su lugar un
verbo simple (avisar, cursar).
• 5. Sustituya locuciones como “al objeto de” y “a tenor de” por nexos más sencillos “para”y
“según”.
• 6. De director general hacia abajo, evite solemnidad del tratamiento de ilmo./ilma.
actualmente “sr. director general” o “sra. directora general” son mejores fórmulas.
• 7. Sustituir ambigüedad por precisión.
• 8.Evite la utilización de formas arcaizantes como: “las reclamaciones que hubieren sido
presentadas” por “hayan sido”; “si así no lo hiciere se archivará su solicitud” por “hace”.
CONFECCIÓN DE DOCUMENTOS.

• En los documentos que, hayan de estar formalizados debe constar:

• A) Cargo del titular del órgano administrativo competente para la
emisión del documento; y nombre y apellidos de la persona que
formaliza
• B) Lugar y fecha.
• C) La identificación del destinatario
• D).El lenguaje de la administración utiliza formas de masculino, al
referirse a los empleados públicos y a los usuarios de los servicios, sin
tener en cuenta que son colectivos formados por hombres y mujeres.
tales como: si la persona que firma es una mujer - debería decir “la
jefa”.
es una conversación escrita que a manera de
conversación o platica es dirigida a una
persona ausente

(Carta: viene del latín CHARTA; Misiva:

viene del latín MISSUM, SUPINO DE
MITTERE: Enviar;
Epístola: del latín ESPITOLA)
Carta MÁRGENES
Los márgenes de una carta comercial están sujetos a la
extensión de la carta:
Superior 3 ó 4 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm
Es una comunicación Derecho
Inferior
2 ó 3 cm
2 ó 3 cm
escrita que cursa una Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm .
empresa con otras
empresa, una empresa
con una persona natural
o una empresa con sus
empleados.
Estilos de cartas:
Estructura
• Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el
cuerpo de la carta y el cierre. Las castas comerciales son las que se
emplean en el mundo de los negocios: ventas, compras, créditos,
ofertas, cobranzas, promoción, etc. Tratan asuntos de negocios o de
trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, preciso y claro.
Partes
• Membrete: Parte que identifica a la institución o empresa. Va en la
parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo.
• Lugar y fecha
• Nombre y dirección del destinatario
• Asunto o referencia: Línea que sintetiza el contenido de la carta.
• Saludo. Margen izquierdo-2 espacios verticales , debajo de la
dirección del destinatario.
• Vocativo o expresión de cariño
• Cuerpo o asunto
• Despedida ( atentamente – cordialmente-respetuosamente)
• Firma
• Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se
escribe con mayúscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la
carta y con minúscula, de la que escribe.
• Después de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos
omitido algo, entonces mediante los llamados "posdata" o
"posscritum" siendo las abreviaturas: (PD. o PS), se escribirá al pie de
lo que uno se ha olvidado.
a través de una circular se puede comunicar:

 Cambios de horario.
 Rotación de jefes.
 Nombramiento de comisión reorganizadora.
 Ascensos del personal.
 Aplicación de encuesta.
 Acuerdos y decisiones del directorio, etc. Cambios de dirección y
teléfono.
 Cambios de personal.
 Apertura de una nueva sucursal o programa.
 Ampliación de un negocio o extensión de servicios.
 Alteración de precios o condiciones de venta.
 Anuncio de visitas.
 Circulares
Es un documento de uso interno que dirige una
autoridad superior a todos o aparte de sus
subalternos simultáneamente para darle a conocer
disposiciones o asuntos internos para que se
cumplan a cabalidad.
Los temas a tratar en una circular poder ser
generalmente lo siguiente:
Movimiento interno de los jefes de la institución
Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que
transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.
• La estructura del documento consta de las siguientes partes:
• Nombre(s) de a quien se dirige
• Nombre(s) del remitente(s)
• Fecha
• Asunto
• Escrito redactado brevemente.
• Firma(s)
• Redacción del texto
• El texto del memorando comprende dos secciones:
• Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del
texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..."
• "Sírvase comunicar a esta dirección el record de... "
• Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente
empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..." (como en el caso anterior) y "comunico
a Ud. ..." como en el siguiente:
• "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
• Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan
con las frases:
• "Por el presente..."
• "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."
• "Me dirijo a Ud. ..."
• "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
• Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa,
sin eufemismos ni rodeos.
• IMPORTANTE:
• El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre"
• Clases
• Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple
• Memorando simple
• Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a
conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar
asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
• Características
• Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el
código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.
• Memorando múltiple
• Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma
simultanea, a varios destinatarios.
• Características
• Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que
emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo
conocen como el nombre de "memorando circular".
• Concepción , 2 de julio de 2014

• CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE

• Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e
infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente
Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los
concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los
inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva
producción.
•
• Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING. PABLO. ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL
 • Concepción , octubre 23 2013

• AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO

DE VIGILANCIA
PRESENTE
A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad interna de esta
empresa, comunico a ustedes que a partir de esta fecha, los integrantes de ese Departamento
deberán verificar que todos los empleados sin excepción porten su gafete de identificación al entrar
y salir de las instalaciones, así como durante su permanencia dentro de las oficinas y demás áreas de
trabajo. También es obligación de todas las personas que ingresen al edificio, mostrar el contenido
de sus bolsas de mano, portafolios, maletas, etc. y en su caso las cajuelas e interiores de sus
vehículos.
Cualquier irregularidad que atente contra las normas de seguridad, reportarla inmediatamente a
la Gerencia de Protección y Seguridad. Atentamente

• El Director General
Ing. Luis Sánchez Taboada
LST '
 LA SOLICITUD

• Es un documento por medio del cual se pide el goce de un

derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser
atendido.
• Partes de la Solicitud
• La Sumilla.
• Texto.
• Lugar y fecha.
• Firma y Posfirma.
• Y los siguientes complementarios:
• Anexo.
• "Con Copia.
 EJEMPLO DE SOLICITUD DE VACACIONES
•
• Lugar
• Fecha
• De: (nombre)
• A: (nombre)
• Estimado/a:
• A través de la presente nota me dirijo a UD a fin de solicitarle días de vacaciones
que me corresponden. El periodo de descanso seria desde (fecha inicio) al (fecha
fin) inclusive. El motivo de la misma es un viaje a realizar con mi familia
alrededor del mundo. Le informo con debida antelación a efectos que pueda
realizar los cambios que entienda convenientes para el normal funcionamiento
de la oficina.
• Desde ya muy agradecido por su atención.
• Atte.
 Actas

Documento por medio del

cual se da fe de los hechos
o de lo sucedido en
reuniones, así como de los
acuerdos tomados en las
mismas y previamente han
sido convocadas con
carácter oficial. La
anotación de lo acordado se
hará siguiendo el orden del
día que figurará en la
convocatoria a esa reunión.
 Ejemplo de un acta

ACTA
En la ciudad de .... siendo las..... horas del día..... del ..... de 2004, se reúnen ................. en
....................con el siguiente orden del día.
-Primero:
-Segundo:
-Tercero:
....
Se abre la sesión..... se delibera..... y se llega al acuerdo siguiente.....
Se abre un nuevo diálogo.... y se acuerda.....
Ruegos y preguntas:.............................
Y al no haber más asuntos que tratar se levanta la sesión a las ...... horas, y yo
secretario doy fe.
 Constancias y certificados

CERTIFICADOS:
Documento de carácter probatorio, publico o privado. que
asegura la adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne
(acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la
validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:

documento de carácter probatorio en el que se

describen hechos o circunstancias que no
requieren solemnidad
CLASIFICACION:

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los

certificados y constancias pueden ser:

CONSTANCIA PARA:

-Tiempo de servicio

-Experiencia

-Salarios u honorarios

-Clase de trabajo

-Jornada laboral

-Cumplimiento de comisiones

-Comportamiento del trabajador

 CETIFICADO PARA:
-Calificaciones obtenidas dentro de periodos
académicos
-Diploma conferido por una institución y documento
que establece un privilegio o premio
-Asistencia a congreso, cursos y seminarios
-Registro civil o parroquial de nacimiento, de
matrimonio o de defunción
-Documentos de identidad
-Certificado de aseguramiento de la calidad
-Certificado del sistema de administración ambiental
-Becas, donaciones y exenciones
-Créditos, prestamos u oras transacciones comerciales
-Relación de retenciones de impuesto
-Resultados de exámenes médicos
• ¿Qué es un informe?
Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado
de algún trabajo. El texto del documento lleva
capítulos, apartados, conceptos específicos o simplemente el
nombre de cada' información que se esté efectuando. En
muchas ocasiones quien solicita el informe proporciona un
formato especial.
 estructura
• Al igual que el informe oral, se puede distinguir tres partes:
• Introducción: Consiste en la presentación del tema y su
importancia; además se expone los elementos más importantes de
este.
• Desarrollo: Se resume toda la información que se ha recogido.
• Conclusiones: Se presenta todas las deducciones e ideas que se
defiende. Dentro de un informe escrito, se puede introducir
cuadros sinópticos, paneles estadísticos para apoyar la
información, o anexos y notas informativas que completen el
contenido del texto, así como bibliografías e índices que completen
e ilustren las distintas partes del informe.
A modo de conclusión,
se puede decir que un
informe debe ser
objetivo, claro, conciso,
bien fundamentado;
debe emplear la
terminología específica
con un lenguaje
profesional o científico,
y es necesario que
posea una estructura
bien definida.
 1. Membrete
Simple, Múltiple o 2. Nominación
de Transcripción CLASIFICACIÓN 3. Lugar y fecha
Según su procedencia 4. Numeración
y destino, puede ser : 5. Destinatario
Externo o interno. PARTES
6. Asunto
7.- Referencia
8. Texto
9. Despedida
10. Firma
EL OFICIO

DEFINICION
DEFINICIÓN FUNCION
FUNCIÓN USO

Es un documento de carácter
• Comunica disposiciones u Para la comunicación entre
órdenes, consultas, respuestas. entidades.
Oficial que trata asuntos
• Sirve para realizar gestiones: Permite un enlace externo
públicos entre autoridades
Invitación, felicitación, etc. horizontal.
de instituciones estatales,
Dentro de una finalidad. En distintos escalones de la
particulares o sociales.
Administración.
 Modelo de oficio:
• CONCEPCION , 01 de noviembre 2011
• Oficio No 001-USS-11
• Señorita:
• Doctora Carmen Romero Niño
• Docente de Tiempo Parcial, PADFG
• Asunto: Elaboración de articulo científico para la publicación de la
siguiente edición de la revista IMPETU de la USS.

• TEXTO
Atentamente