3.
AGREGA LA INFORMACIÓN
ADICIONAL
Aunque es un documento que incluye
solo lo necesario, en algunas ocasio-
nes, tienes que agregar información
adicional. Luego de haber descrito el
propósito del memo, puedes integrarlo,
ya sea que se trate de notas, imáge-
nes o datos generales.
4. ESPECIFICA LA ACCIÓN SO-
LICITADA
A veces, los memorandos tienen como
objetivo solicitar alguna acción a los
destinatarios: pedir que compartan in-
formación o que asistan a una reunión
extraordinaria, por ejemplo. Esta sec-
ción deberás escribirla de manera
clara. Menciona a las personas que
se encargarán de realizarla, especifica
cómo tienen que hacerlo y añade el
tiempo o plazo en que deberán com-
pletar dicha acción.
¿Quieres ver cómo lucen algunos de
estos memos? Los siguientes ejemplos
te permitirán entender mejor la infor-
mación que necesitas incluir y cómo
redactarlos, para que sean tan claros
y eficientes como las demás activida-
des en tu empresa.
COMO CREAR UN
MEMORANDO
1. ESCRIBE EL ENCABEZADO
En primer lugar, dejar en claro a quién va
dirigido el memorándum y el tema que va
a tratar. Escribe la fecha y el lugar desde el
cual se emite este documento; también
incluye la razón por la que estás elaborando
este documento. Usar una línea de apertu-
ra que hable de tu motivo, facilitará la lec-
tura, por lo que quienes lo reciban podrán
identificar, de manera general, lo que quie-
res transmitir más adelante.
“MEMORANDUM”
En el encabezado, también debes procu-
rar atraer a los lectores de manera positi-
va, por eso debes emplear un lengua-
je claro y cautivador. Será la primera im-
Dentro de una empresa, siempre hay
presión que tendrán tus lectores de la infor- cambios que deben ser comunicados
mación: busca generar curiosidad para que
de manera rápida y concisa, ya sea
sigan leyendo el resto del documento.
modificaciones en su política, un au-
2. DESCRIBE EL PROPÓSITO
mento en los precios o una convoca-
Su estilo y tono se determinan de acuerdo a
tu audiencia. Ya sea que lo dirijas a tus em- toria a una reunión. Todo ello lo pue-
pleados o proveedores, podrás usar un des informar a tu equipo de trabajo a
tono informal o formal. través de un memorándum.
También es importante que proporciones Después de todo, es uno de
los antecedentes que permitan entenderlo los medios más populares de comuni-
mejor como algún tipo de actividad relacio-
cación empresarial. Este recurso sue-
nada que deba tomarse en cuenta antes de
leer el documento. Además, no olvides le usarse a medida que una organiza-
indicar el contexto y la intención por la cual ción va creciendo, debido a que se
envías tu mensaje. vuelve imprescindible, para la produc-
Responde a la pregunta: «¿qué estoy tra- tividad de una compañía, informar a
tando de comunicar con este memorán- una plantilla de empleados sobre
dum?». Hazlo de manera concisa y por la
razón que quieres mandar ese mensaje.
asuntos relevantes en diferentes mo-

Qué es un memorándum y pa-
ra qué sirve
Un memorándum es un mensa-
je escrito que comunica algo de
manera interna en una empresa. Se
trata de un anuncio breve
que recuerda una actividad o un
tema específico a los trabajadores.
Por lo general, está dirigido a mu-
chas personas y representa los in-
tereses de las compañías. A menu-
do, la gente suele referirse a
él como «memo»,
es decir, por s u for ma abreviada.
Su objetivo es transmitir
información de la manera más
rápida y efectiva posible.
Aunque muchos especialistas en
marketing ya están familiarizados
con este término, la realidad es
que su significado y usos suelen
confundir a más de uno
CUÁNDO USAR UN
MEMORÁNDUM
Si bien es cierto que, desde la introducción del
correo electrónico, se ha reducido el uso de
los memorandos, muchas empresas los siguen
utilizando de forma digital para destacar
aspectos importantes que involucran a
departamentos y personas específicas.
Su finalidad es que los empleados cuenten con
información oficial que facilite su toma de
decisiones.
Para saber cuándo usar un memorándum en
lugar de un correo electrónico, empieza
por valorar qué necesitas comunicar: si se
trata de una propuesta detallada, un informe
clave, una recomendación seria, una política
nueva o una reunión extraordinaria.
Una vez que reconozcas si este formato es útil
para lo que vas a difundir, redáctalo. Recuerda
que el uso de dispositivos móviles se ha
convertido en una parte fundamental de los
trabajadores, por eso te
recomendamos buscar que el memo sea fácil
de descargar por todos. Además, procura que
sea accesible, incluso desde un smartphone, y
que quienes lo consulten no tengan que
buscarlo en la bandeja de entrada de su correo
electrónico.
Por ejemplo, un PDF podría ser el mejor
formato, puesto que puedes agregarlo como
archivo adjunto, lo que les permitirá a los
lectores conservar el documento en sus
teléfonos. Claro que las circunstancias
determinarán cuál de todos los diferentes
tipos de formato y diseño de memorando
necesitas. Por último, asegúrate de que
la información escrita sea breve y concisa.
1. INFORMATIVO
Este tipo de memorándum tiene una función
principal: anunciar a la mayor cantidad de personas
un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a
la empresa o un acontecimiento o evento, como un
día feriado o reunión extraordinaria.Por lo tanto, su
mensaje es claro, conciso, accesible y no deja espacio
para dudas. Al redactarlo, confirma que tenga los
datos relevantes: horario, lugar, fecha, involucrados,
nombres, vigencia, etc.
2. DE ACLARACION
Cuando es necesario atender una inquietud que
varios colaboradores comparten o que los
responsables de un área han descubierto cierta
información errónea sobre una política, un memo de
aclaración puede ser la solución que disipará
cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión,
tendrá que compartirse después de uno informativo,
por lo que también es una segunda oportunidad para
que se disipen malentendidos y que exista una
constancia de la corrección o precisión que se
necesitó resolver.
3. SOCIAL
Un memorando social es más relajado y amigable, ya
que su intención es anunciar un evento recreativo —
como un viaje para los empleados a modo de premio
por su trabajo—, compartir buenas noticias de la
vida fuera de la empresa, con consentimiento de las
personas involucradas —alguien está por jubilarse o
acaba de saber que será padre— o recordar alguna
fecha especial, como un cumpleaños.
4. DE DIRECTIVA
Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción,
que no siempre está dirigida a varias personas al
mismo tiempo. Se envía en casos específicos, cuando
se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya
establecidos o bien se desea recordar el
procedimiento para llevar a cabo un asunto. Por
ejemplo, es oportuno si una o varias personas
comienzan a llegar tarde a su puesto de trabajo.
También si un equipo regresa de un viaje de trabajo y
es momento de que entreguen comprobantes de sus
gastos para solicitar un reembolso de viáticos.
5. DE RESPUESTA
Se utiliza cuando se hace una consulta o una
petición. Podría ser sobre el seguimiento de un
proyecto —como confirmar si ya se entregaron los
contratos al cliente— o si es posible cambiar de
fecha una reunión por causas de fuerza mayor.
Interesadas, sino que se redacta a fin de informar el
estatus de una asignación o proyecto.