Organización del

almacén y de los
materiales
Conceptos

Almacén
• Edificio o habitación donde
se puede suministrar los
materiales o artículos en
condiciones perfectas de uso,
de esta manera poder evitar
una paralización por falta de
ellos o inmovilización de
capital por sobre existencia.
(Cruz y Medina, 2013, p.4) J.JIMENO S.A.
 Organización
• Es tener un planeamiento de
orden de los productos, para
mejorar la conservación,
higiene y seguridad de estos
materiales; para el mejor
control de géneros y
simplificar la gestión.
Objetivo de un almacén
El objetivo principal de un almacén es asignar espacios y
equipo para mantener y proteger los materiales hasta que se
utilicen o se desplacen a su respectivo destino. (Cruz y Medina,
2013, p.3)

Empleado del Almacén con el equipo,

insumos y materiales adquiridos de manera
reciente. Fotografía por Katherine Ramírez.
 Funciones de un almacén
En el libro Técnico/a en cuidados auxiliares de enfermería, publicado
en el 2017, se exponen las funciones de un almacén:
• Solicitar el reabastecimiento de los diferentes artículos cuando sea
necesario.
• Recepción y registro de los materiales suministrados.
• Rechazo del material que no satisfaga los requisitos del pedido,
acordando el procedimiento de devolución y reposición.
• Acondicionar, proteger y conservar los artículos confiados a su
cuidado.
• Evitar las pérdidas y deterioros del material almacenado.
• Distribuir adecuadamente los artículos a los servicios o unidades
que lo soliciten.
• Establecer una adecuada rotación de stocks para evitar que los
artículos caduquen.
• Registrar y controlar los movimientos de los artículos en el
almacén, realizando revisiones periódicas y estimaciones de
stocks máximos y mínimo, mediante la valoración de
existencias y gestión de inventarios.
• Controlar el consumo de artículos por los diferentes servicios,
detectando consumos anormales.
• Diseñar y elaborar la documentación utilizada por el almacén.
(295)
Tipos de almacén
También en el libro Técnico/a en cuidados auxiliares de enfermería, publicado en el 2017,
se mencionan cuatro tipos de almacenes que se pueden observar en un centro hospitalario:
 Almacenes centrales
Son depósitos que almacenan
importantes cantidades de
productos y materiales de todo
tipo. Son de uso en grandes
complejos hospitalarios.
Centro de Distribución Central ALDI, CCSS .
Almacenes generales
En ellos se encuentran la
mayor parte de existencias
necesarias para que un centro
asistencial funcione
correctamente durante un
tiempo determinado. Es el tipo
de almacén necesario en una
institución de tamaño grande o
mediana.
Profesionales sanitarios en un almacén de un
hospital andaluz donde se guardan los
suministros - ABC
 Almacenes pequeños
Disponen de las existencias
mínimas que garanticen el
funcionamiento de la unidad en
la institución en un corto
período de tiempo.
Farmacia del Hospital de Molina .
Almacenes especiales
En un centro hospitalario,
todos los artículos que se
solicitan deben recibirse en el
almacén, pero algunos
materiales tienen
características especiales, y
deben ser almacenados en
almacenes específicos.
James Rajotte.
Organización
Como lo mencionan Cruz y Medina en su tesis de Licenciatura del 2013, la
organización en un almacén consta de una serie de etapas con el propósito de crear un
proceso continuo y eficaz. Las etapas se mencionan a continuación:
Recepción:
Organizar, dirigir y supervisar la entrada de los productos
para llevar de la forma más eficiente el proceso descarga,
inspección y verificación tomando en cuenta las especificaciones
de los productos. Se debe contar con:
• Un área de recepción (inspección de los insumos).
• Un área de distribución (carga de los insumos).
• Un área de almacenamiento (conservación de la calidad de los insumos).
• Se debe realizar:
• Documentación necesaria.
• Verificación del pedido para asegurar que coincidan con los documentos
de traspaso de producto y devolución de aquellos productos que no
reúnan las condiciones estipuladas.
• Control e inspección como verificación de la calidad del producto y
proceder a asignar códigos internos y colocarlos en su ubicación
definitiva.
Registro de bienes:
Planear, organizar, dirigir y controlar los sistemas y
procedimientos de registro manteniendo al día la
información de la recepción, existencia, condiciones en
que se encuentran, costo y condición de los insumos. Se
deben considerar:
• Identificación: Denominación y descripción de acuerdo a las características
particulares para posibilitar su distinción de otros productos similares.
• Codificación: Asignación de un símbolo que facilite su clasificación,
ubicación, verificación, y su manejo. Debe responder a normas nacionales
e internacionales cuando corresponda.
• Clasificación: Hace posible la identificación y ubicación de los bienes de
acuerdo a sus características.
• Catalogación: Listados de bienes codificados y clasificados según un orden
previsto. Se recomienda mantenerlos actualizados y con la información
necesaria (calidad, cantidad, proveedor, número de lote del proveedor etc.)
Almacenaje:

Clasificación de los materiales

Clasificar los materiales consiste en agruparlos según sus
características de tal modo que cada género de material ocupe un
lugar específico que facilite su identificación y localización.
Para clasificar artículos se utiliza la codificación que
consiste en sustituir descripciones que en su mayoría son bastante
largas por un código que contiene las informaciones necesarias y
suficientes, por medio de números y letras.
• Cajas o cajones.
• Estanterías.
• Columnas.
• Apilamientos.
• Contenedores flexibles.
 Sitio de almacenamiento
El sitio escogido para
almacenar los productos debe llenar
un mínimo de requisitos para que sea
óptimo, esto según el tipo de material
que se almacenen.
En estas áreas es indispensable
la señalización, los elementos de
protección, estructuras
incombustibles, elementos para la
Cesar Quian. extinción de incendios .
Otros factores importantes es
que exista un espacio prudente entre
estantes, así como contar con salida
de emergencia, sistemas de alarmas,
kit absorbente, ducha…
Los materiales se pueden clasificar de la siguiente manera:
1. Clasificación de stocks según el valor del producto:
Se emplea el llamado método ABC o método de Paretto.

• Grupo A: Incluye artículos de elevado coste que, debido a ello, no se

pueden almacenar en grandes cantidades. Requieren control para evitar
que se agoten. Pertenecen a este grupo el material inventariable y los
reactivos.

• Grupo B: Incluye artículos en situación intermedia. El coste es menor

que los artículos del grupo A y su almacenaje, por ende, es mayor. La
mayor parte del material del laboratorio se sitúa en este grupo.

• Grupo C: Incluye artículos de bajo valor económico que suele ser

necesario en grandes cantidades. A este grupo pertenece el material
fungible, que veremos a continuación.
2. Clasificación de stocks según el uso del producto
Se clasifica en dos grupos:
• Material fungible: Tienen un periodo de vida corto, ya sea de
un solo uso o de varias utilizaciones. La gran mayoría de este
material es de plástico.

• Material inventariable: Materiales de poco uso y/o de elevada

consistencia. Son reparables y tienen un periodo de vida
considerablemente largo, además de ser de mayor coste
económico.
 3. Clasificación de stocks según las exigencias de
almacenamiento
Materiales sin exigencias Material estéril:
especiales: Requieren condiciones que
Requieren condiciones mínimas mantengan la esterilidad del
de almacenamiento. artículo. Se deberá controlar el
Temperatura, ventilación y periodo de caducidad, los
humedad dentro de los márgenes indicadores de esterilidad, la
estipulados, entre otros. rotura o el deterioro de los
envases.
Material lábil:
Son sustancias o productos que se deterioran fácilmente con la
acción de diferentes agentes físicos.
• Productos perecederos.
• Productos termolábiles.
• Productos fotosensibles.
• Productos higroscópicos.
• Materiales peligrosos.
• Material caducado o defectuoso.
Manutención:
Función desempeñada por los operarios del almacén
manejando los equipos e instalaciones para manipular y
almacenar los productos con el fin de cumplir los objetivos
establecidos.
Pueden ser:
• Simples: Realizadas manualmente utilizando poca cantidad de
productos.
• Complejas: Realizadas por maquinaria utilizando gran cantidad
de productos.
Inventarios:
Los bienes palpables conservados para la venta o para ser
consumidos en la realización de los productos o servicios que se
comercializan.

Su objetivo es tener la cantidad adecuada de materia

prima y otros materiales y productos en el lugar indicado, en el
tiempo óptimo y con el menor costo posible.

Permite llevar el control de compras de artículos con toda

la información pertinente para su consulta inmediata.

Con los inventarios se pueden economizar recursos y

atender a los clientes con mayor eficacia, además permite una
buena coordinación entre las áreas existentes
Sin un buen control de inventarios se pueden generar problemas
como:
• Mayor costo de almacenamientos.
• Robos desconocidos de inmediato o conocidos sin poder
responsabilizar a nadie.
• Problemas fiscales.
• Fallas suministrando clientes.
• Fallas en la fabricación.
Preparación de pedidos:
Tarea de recoger unidades de uno o varios artículos,
almacenados en una unidad, para preparar otra a solicitud de un
pedido.
Esta tiene un costo más elevado que el resto de
actividades debido a que:
• Los costos de manutención recaen siempre sobre las unidades
individualizadas y no sobre la carga agrupada.
• La mecanización de esta operación es compleja y no llega a
automatizarse en su totalidad.

Jose Carlos Gisbert.

Bibliografía
CISTEMA-SURATEP SA (s.f). Almacenamiento de reactivos. Recuperado de https
://arlsura.com/images/stories/documentos/almacenamiento_reactivos_cistema.pdf

Cruz, M. y Medina, E. (2013). Organización y control de un almacén de materiales para uso docencia en
los Laboratorios Farmacéuticos de Zaragoza. (Tesis de Licenciatura, Químico Farmacéutico Biólogo).
Universidad Nacional Autónoma de México. Recuperado de https://
zaragoza.unam.mx/portal/wp-content/Portal2015/Licenciaturas/qfb/tesis/ tesis_cruz_barreras.pdf

Osorio, Vázquez, Carmona, García, Costantino y Aguirre. (2011). Procesos de almacén. Islas Vírgenes
de EE. UU. Recuperado de http://
procesosdealmacn.blogspot.com/2011/04/clasificacion-y-codificacion-de-los.html

Rodríguez F. (2016). Almacenamiento y control de existencias en el laboratorio. Recuperado de

https://franrzmn.com/almacenamiento-y-control-de-existencias-en-el-laboratorio/

Técnico/a en cuidados auxiliares de enfermería. (2017). Madrid: Editorial cep. Recuperado de https://
books.google.co.cr/books?id=ku4-DwAAQBAJ&pg=PA295&dq=tipos+de+almacen+en+centros+de+sal
ud&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwjlhOe5u-XbAhVhu1kKHeOfB7sQ6AEIKzAB#v=onepage&q=tipos%
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PLANO LABORATORIO ALMACEN SENA

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