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TEMA 3.

- GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS Y


SISTEMAS DE ALMACENAJE. CLASIFICACIÓN DE MEDIOS
MATERIALES SANITARIOS. ELABORACIÓN DE FICHAS DE
ALMACEN. INVENTARIOS: CLASIFICACIÓN Y ELABORACIÓN.
NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADA EN
ALMACENES DE CENTROS SANITARIOS.

GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS Y SISTEMAS DE


ALMACENAJE.

Tipos de almacén

Como mínimo en los hospitales debemos de tener dos almacenes


• Almacén general
• Almacén de farmacia

La complejidad de los hospitales obliga al desdoblamiento del almacén general en otros


más especializados.

• Almacén de productos sanitarios


• Almacén de talleres
• Almacén de papelería
• Almacén de informática
• Almacén de lencería
• Almacén de menaje, etc

Y a su vez estos cabe la posibilidad de que se encuentren subdivididos en función de la


complejidad del hospital y del material que contengan.

Tanto los centros de salud como los de especialidades tienen un sistema de


almacenamiento mucho mas centralizado atendiendo a la complejidad de los servicios
ofrecidos en el centro.

El almacén. Conceptos básicos. Métodos de almacenamiento.

El almacén es el espacio físico destinado para el depósito temporal de los suministros


hasta el momento de su utilización.

Funciones del almacén:

• Custodia

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• Aprovisionamiento que asegura al centro disponer de la cantidad adecuada de
material necesario para su buen funcionamiento.
• Distribución según necesidades

Conceptos básicos

La organización de los almacenes tiene una serie de conceptos básicos que son
aplicables a todo tipo de almacén.

• Entradas: llegadas de mercancías servidas por los proveedores


• Almacenaje: estancia provisional de la mercancía en el almacén, implica

- Colocación
- Conservación
- Control de existencias

• Salidas: consumo del material almacenado por los servicios.


• Stock: cantidad de un producto almacenada
• Inventario: es el contaje de los materiales existentes para confrontarla con las
existencias anotadas.

En el diseño, organización y gestión de los almacenes debemosn de tener en cuenta

• La optimización del espacio disponible


• Tendencia a reducir costes por almacenaje
• Minimización de riesgos
• Máxima flexibilidad para futuras adaptaciones

Dependiendo de las técnicas de manipulación de los productos, con las convencionales,


encontramos igualmente las móviles, sirva de ejemplo algunas estanterías de historias
clínicas o productos farmacéuticos.

El tamaño del almacén debe de ser dos o tres veces el del volumen que se necesita en el
almacenaje en si.

Concepto a tener en cuenta en la gestión de los almacenes es el de índice de rotación


considerando a este como el tiempo transcurrido desde que un artículo entra en el
almacén hasta que sale.

Otro concepto que debemos de considerar es el de plazo de aprovisionamiento


consistente en el tiempo que tarda el contratista en suministrar el producto.

Zonas del almacén

Las principales son:

• Muelle de carga
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• Recepción y control de mercancías
• Zonas de Stock o almacenamiento
• Zona de preparación para el reparto
• Zona de salida y verificación en la que se realiza una nueva verificación para su
reparto.
• Zona administrativa.

La clasificación de los productos

Se hace fundamental la enumeración de los productos almacenados para conseguir una


coherencia en el almacenamiento de los mismos.
Para la clasificación de los productos, debemos de tener en cuenta.

• Los productos deben ser identificados rápidamente y sin confusión alguna


• El código de identificación que se le asigna a cada producto debe de tener la
longitud mínima que permita clasificar todos los productos.
• El código debe de facilitar la agrupación de los productos en virtud de su naturaleza
y búsqueda.
• Los códigos numéricos facilitan el proceso de informatización de los almacenes y
son los más usados aunque no es de excluir otros sistemas de clasificación
• El código debe de ir siempre acompañado de una descripción de longitud limitada y
de formato preestablecido, así como de una indicación clara de la unidad de
medida que se emplea.

Clasificación de los productos en función de su valor de uso

Entendemos por valor de uso al producto del consumo de un producto en un periodo de


tiempo determinado por la media de su precio a lo largo de un período de tiempo.
El producto que representa el mayor flujo de dinero en un período de tiempo no tiene por
que ser el mas caro ni el mas utilizado.
Es importante saberlo para que la gestión del almacén se centre en ese producto.
Se establece una clasificación ABC.

• Los productos de tipo A son los que aun siendo pocos, representan un porcentaje
importante importante del total del valor de uso.
• Los productos del tipo B son intermedios
• Los productos de tipò C son una gran cantidad de productos que representan un
pequeño porcentaje del total del valor de uso.

El mayor esfuerzo en la gestión del almacén debe de ponerse en una cantidad pequeña
de productos del tipo A así como en un porcentaje importante de productos del C.

Clasificación de los productos según su impacto.

Se tiene en consideración el impacto que la ausencia de este producto genera en el


centro.
Por ese motivo a cada producto se le asigna a cada producto una prioridad.

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Es preciso tener unos criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacén
para atender una petición concreta.

De esta manera, conociendo esta prioridad podremos elegir tener una mas alta cantidad
de los productos mas demandados..

El sistema más extendido es el FIFO según el cual el primer producto llegado al almacén
es el primero que sale. Este sistema facilita la no existencia de caducidades u
obsolescencias.

Métodos de almacenamiento.

En función de la asignación de ubicaciones existen diversos tipos de almacenamiento.

• Localización preasignadas: todos los productos tienen identificado su lugar de


colocación.
◦ Ventajas.
▪ Se localizan rápidamente los productos
▪ Los productos mas utilizados pueden localizarse en zonas mas
cercanas al punto de consumo.
◦ Inconvenientes.
▪ Infrautilización de las capacidad de ubicación
• Localización aleatoria: ningún espacio está predeterminado
◦ Ventajas.
▪ Aprovecha al máximo los volúmenes
◦ Inconvenientes.
▪ Requiere un gran control de localización

• Tipo Mixto: Cada familia de productos tiene asignada una ubicación, siendo
aleatoria la ubicación concreta de cada uno.

CLASIFICACIÓN DE MEDIOS MATERIALES SANITARIOS

Dado el gran numero de productos consumidos en los centros sanitarios, se hace


necesaria un correcto funcionamiento de las unidades y servicios de aprorvisionamiento lo
que incluye la recepción, el almacenamiento y distribución de los productos a las
unidades, lo que se considera como ternos.

De acuerdo con el Real Decreto 521/1987, de 15 de abril, de Hospitales, el área de


actividad de suministros queda adscrita a la División de Gestión y Servicios Generales.

En los hospitales los materiales consumidos se clasifican en:

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Material sanitario y material no sanitario.

• Material no sanitario

- Material para mantenimiento y reparación, útiles y herramientas.


- Material y productos de hostelería, menaje, comestibles y bebidas.
- Materiales para limpieza y aseo.
- Ropería, uniformes, vestuario del paciente encamado, lencería.
- Papelería, material de oficinas, imparesos, materiales de informeica

• Material sanitario

- Materiales de osteosíntesis, agujas, clavos, granas, hilos, cemento óseo, tuercas,


alambres.
- Suturas.
- Material general, algodón, gasas, vendas , apósitos, esparadrapos, sondas,
drenajes, agujas, jeringas, catéteres, bolsas, guantes, material de aspiración,
equipos de administración de líquidos.
- Material de esterilización.
- Materiales radiológicos, reveladores, fijador, películas, placas.
- Material de laboratorio.

• Otros materiales

- Suministro de agua, gas ciudad, propano, butano, alumbrado, consumo de energía


eléctrica, tubos fluorescentes, combustibles de calefacción, etc.
- Materiales radioactivos, isótopos, cobalto.
- Boletines oficiales, prensa diaria, revistas, publicaciones de legislación, libros,
revistas científicas, etc.

Materiales fungibles y no fungibles

Otra clasificación es la basada en la permanencia o no del material ras su utilización

Materiales fungibles.

Se trata de materiales que desaparecen tras su utilización, debiendo de reponer dado que
ha desaparecido.

Materiales no fungibles.

Son los materiales que no desaparecen con su uso.


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Este material debe de ser inventariado y otorgarle un código para periódicamente
comprobar su existencia dentro de la unidad.

Almacenamiento de material estéril

Ha de ser estéril todo el medicamento o producto sanitario que vaya a entrar en el


organismo o vaya a tener contacto con el medio interno del mismo.
Estos materiales han de preservar la esterilidad durante todo el periodo de tiempo en el
que están almacenados y su transporte hasta el momento en el que van ha ser utilizados.

Antes de admitir el material estéril en el almacén el responsable debe de cerciorarse de :

• Ningún paquete tiene el embalaje exterior roto, húmedo o estropeado.

• El material estéril de un solo uso lleva indicados en el envoltorio externo el tipo de


material que contiene, el procedimiento de esterilización y la fecha de caducidad.
Así mismo los indicadores de esterilidad deben de haber cambiado al color
correcto.

• El material reutilizado y esterilizado en el centro, deben de llevar indicada


igualmente en el envoltorio externo la fecha de caducidad y sus indicadores
igualmente deben de haber cambiado de color.

ELABORACIÓN DE FICHAS DE ALMACEN


Debe de realizarse una ficha de almacén para cada producto y sus variantes en la que
debe de aparecer:

• Denominación del artículo.


• Nombre del artículo
• Tipo de presentación.
• Cantidades de unidades por caja.
• Código interno del almacén.
• Nombre y señas del proveedor.
• Código para pedidos.
• Características técnicas del producto.
• Clientes o consumidores mas frecuentes del artículo.
• Anotaciones sobre calidades o prestaciones

INVENTARIOS: CLASIFICACIONES Y ELABORACIÓN

Gestión de inventarios
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• Actividades esenciales en la gestión de inventarios:
- Determinar la existencia física de los productos a controlar.
- Analizar el resultado de la operación de inventario.

• Objetivo del inventario: conocer si las existencias que fueron previamente determinadas
se encuentran en la unidad.

Tipos de inventarios

Dependiendo de las características de los productos disponemos de los siguientes


inventarios:

• Inventarios de productos originarios: en ellos el producto no se ha modificado por


la actividad del centro.

• Inventarios de productos en transformación: los productos están siendo


modificadoras por la actividad del centro, no encontrando se de estos en los centros
sanitarios.

• Inventarios de productos ya elaborados: productos que van a ser servidos a las


unidades.

• Inventario de productos que van a dar soporte a la actividad del centro: son
aquellos que permiten el funcionamiento de las unidades, maquinarias, repuestos,
artículos de oficina, etc.

Otro tipo de clasificación es la basada en su concepción logística.

• Inventarios clínicos o de lote: se crean cuando se acumula material hasta una


cierta cantidad para proceder a servirlo de una vez.

• Inventarios estacionales o periódicos: se cuentan los productos demandados en


función de la época del año en la que nos encontraros y la actividad que se ofrezca
en el centro sanitario.

• Inventarios de seguridad: se crean para cubrir el riesgo de las fluctuaciones de los


pedidos en los centros sanitarios o de los errores en la previsión de la demanda en
relación a un determinado producto.

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NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADAS EN ALMACENES DE
CENTROS SANITARIOS.
Como almacenes entendemos el lugar, edificio o zona donde se guardan los materiales o
sustancias que se van a utilizar en distintos períodos durante el proceso de trabajo o que
una vez terminados se dejan preparados para su expedición o entrega a los clientes.

Normas generales de almacenamiento

• La zona de almacenamiento debe de estar adecuadamente iluminada y ventilada.

• Los materiales se depositarán en los lugares previstos, sin invadir los espaciosos
destinados al transito de personas o vehículos.

• No se debe de sobrepasar la capacidad de carga máxima de estanterías.

• Antes de depositar los materiales en las estanterías se debe de comprobar su


estabilidad.

• No se debe de trepar por las estanterías, para lo que se utilizarán escaleras adecuadas.

• El apiñamiento de materiales que por sus características puedan rodar se asegurará


mediante cuñas, calzos u otros medios que impidan su deslizamiento.

• Siempre que sea posible se evitarán las pilas demasiado altas para garantizar su
estabilidad.

• cuando se baje un bulto de una pila nunca nos situaremos frente a la pila sino a un
lado.

• Durante el almacenamiento de productos inflamables está prohibido fumar.

• Existirá un fácil acceso a los medios de extinción de incendios, los cuales deberán de
mantenerse despejados.

• Los materiales almacenados no deben de ocultar las señales de advertencia, los


equipos de primeros auxilios, los cuadros eléctricos, etc.

• Los materiales nunca deben bloquear o tapar los salidas o las puertas de emergencias.

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Clasificación del almacenamiento.

Atendiendo a sus características intrínsecas, el almacenamiento de materiales se puede


clasificar en grupos.

Materiales en general

Estos almacenamientos variarán en función del material que se trate, aunque la mayoría
de los mismos se realiza sobre estanterías y estructuras.

Estanterías y estructuras

En la primera los elementos de fijación son menos resistentes y están destinados a


soportar cargas ligeras.

• Riesgos de instalación: los riesgos relacionados con su montaje son


- Caída de cargas o elementos de las cargas sobre pasillos o zonas de trabajo.
- La iluminación debe de asegurar una correcta visibilidad en pasillos y
estanterías.
-Modificación de las estanterías
Cualquier modificación en los elementos de las estanterías debe de realizarse de acuerdo
con el fabricante o instalador que realizará los cálculos para su adecuación.

• Riesgos del personal:

- Caída de cargas sobre la zona de paso debido a:


▪ Utilización de elementos de carga (paletas, etc...) sin tener todas las
garantías de resistencia y puesta en servicio.
▪ Mal montaje de las cargas sobre los elementos de carga, que
permiten que sobresalgan de la zona perimetral de los mismos.

• Ausencia o dispositivo de retención defectuoso.

• Colocación defectuosa de los elementos de carga.

• Mala apreciación de la altura de colocación de la carga.

• Hundimiento de las plataformas de carga por:

- Sobrecargas locales o generales que producen deformaciones elementos de


la estructuras.
- No respetar los límites máximos de carga

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• Golpes o choques de la carretilla elevadora o de su carga, provocando
deformaciones de los elementos de la estructura y perjudicando la estabilidad del
conjunto.
• Golpes y atropellos por vehículos de automoción al no existir plan de circulación
• Golpes entre vehículos y estructuras al ser los pasillos demasiado estrechos.

Condiciones de trabajo y seguridad

Comprende los siguientes ámbitos:

• Condiciones de seguridad: quedan incluidas en este grupo todos aquellos


relacionados con la posibilidad de la aparición de daños personales y materiales.
Estos factores son la seguridad en las instalaciones, maquinas, productos y
protección contra incendios.

• Contaminación ambiental: se incluyen aquellos factores que por exposición


continuada puedan ocasionar enfermedades profesionales. Deben de controlarse
factores como.
- Radiaciones
- Ruidos
- Vibraciones
- Contaminantes químicos
- Contaminantes biológicos.

• Medio ambiente de trabajo: están incluidos los factores ambientales presentes en


el trabajo que inciden directamente en el confort del puesto de trabajo.

- Iluminación
- Temperatura
- Humedad
- Superficie y volumen libre del local de trabajo
- Ventilación.
- Servicios de higiene y limpieza del puesto de trabajo.

• Carga mental: se incluyen aquí los factores que conllevan la aparición de fatiga
mental.

- Complejidad del trabajo


- Prisas
- Atención y minuciosidad.

• Aspectos pisco-sociológicos: son los factores relacionados con

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- La motivación
- La satisfacción laboral
- La iniciativa
- La correcta comunicación
- La cooperación
- El horario de trabajo

• Trabajo con pantallas

- Ordenadores

Factores de riesgo

• Físicos

- Incendios
- Eléctricos
- Exposiciones
- Traumatismos y heridas
- Riesgos de trauma sonoro: se recomienda que el ruido no supere los 45
decibelios durante el día y 35 por la noche.
- Radiaciones ionizantes
- Radiaciones no ionizantes como radiaciones ultravioletas, rayos láser, campos
magnéticos y radiofrecuencia

• Químicos
En los hospitales se utilizan gran cantidad de sustancias químicas, pudiendo
muchas ocasionar lesiones. El eccema alérgico profesional es uno de los
problemas que surgen entre el personal sanitario.
Los productos químicos que puedan representar un riesgo para la salud deberán
de ser manipulados siguiendo los protocolos de manejo y las normas generales de
seguridad de como utilizarlos.

• Biológicos
En los hospitales se realizan muchas actividades que pueden representar riesgos
de exposición a agentes biológicos como:

- Extracción de sangre
- Manipulación de muestras biológicas
- Cateterismo
- Intervenciones quirúrgicas
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- Mantenimiento de aparatos
- Clasificación de ropa sucia
- Residuos biosanitarios

Realizar las técnicas correctamente así como una correcta gestión de los residuos
sanitarios es imprescindible.

Tipo de sustancias almacenadas

Material lábil es el que se estropea fácilmente. Son lábiles las sustancias perecederas,
termolábiles, las termosensibles y las higroscópicas.

• Sustancias perecederas: son aquellas que se degradan en poco tiempo. Se


consideran medicamentos perecederos a aquellos que caducan antes de
transcurridos cinco años desde la fecha de su fabricación

• Sustancias termolábiles: son las que se alteran facilmente con la acción del calor.
• Sustancias fotosensibles: son las que se alteran por la acción de la luz.

• Sustancias higroscópicas: son las que absorben el agua con facilidad, en ella
está incluida la humedad del ambiente

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