MÓDULO 1.

OPERACIONES
ADMINISTRATIVAS Y
DOCUMENTACIÓN SANITARIA

Unidad Didáctica 2. GESTIÓN DE

EXISTENCIAS E INVENTARIOS
Introducción

2.1. Sistemas de almacenaje

2.2. Clasificación de medios materiales sanitarios: Criterios

2.3. Elaboración de fichas de almacén

2.4. Inventarios: clasificación y elaboración

2.5. Normas de seguridad e higiene aplicadas en almacenes de centros

sanitarios
Introducción
En este punto tendremos en cuenta los siguientes conceptos:

Stock, es aquel conjunto de mercancías almacenadas en espera de ser usada

en un tiempo más o menos corto.
Almacén, se define como aquel conjunto de mercancías depositadas en
determinados espacios físicos en espera de la repartición y uso. En un
hospital el almacén se define como aquel lugar donde se depositan los
materiales de toda índole que son necesarios para cubrir debidamente cada
servicio.
Esencialmente, las características del almacén en el hospital son las
siguientes:

Tener distintos tipos de almacenes en función de las características de

las mercancías, e. almacén de dietética, almacén de radiodiagnóstico,
almacén de materias primas, etc… Cada uno de estos debe disponer de un
espacio físico destinado al almacenamiento de las mercancías. La superficie
de este espacio se relaciona con:

§ La situación geográfica del hospital.

§ El tipo de hospital (especialidades médicas y quirúrgicas, etc…).

§ El número de camas del hospital.

 § La frecuencia de pedidos.

§ La naturaleza de la materia almacenada (caducidad,

peligrosidad, etcétera).

Materiales y zonas de almacén, en todo almacén hay varias zonas de

trabajo. Estas áreas no son siempre áreas o espacios físicos bien definidos
pero son importantes desde el punto de vista de la organización y
funcionamiento del almacén. Cabe señalar:

• Área de entrada de mercancías, donde las mercancías ingresan

directamente procedentes del exterior.

• Área de recepción de mercancías, donde se llevan a cabo las

labores de demostración de los paquetes y albaranes, viendo si
están correctos.

• Almacén propiamente dicho, zona donde se almacena la

mercancía en stock.

Situación de cada almacén, es muy importante sobre todo para facilitar

los sistemas de movilización y almacenaje de mercancías. En todos los
casos, que este ubicado en una zona de fácil accesibilidad desde el exterior,
próximo a montacargas y ascensores, etc…
Control de las existencias con el fin de suministrar una buena gestión de
entregas a los servicios consumidores de las mercancías. Con el fin de
liquidar los costes es necesario establecer el depósito mínimo que avala el
suministro, lo cual se deduce en función de los siguientes factores:

• Ritmo de demanda de los consumidores o clientes.

• Plazo de entrega de los proveedores.

2.1. Sistemas de almacenaje:
ventajas e inconvenientes
Para un adecuado suministro de la mercancía, tendremos en cuenta los
siguientes conceptos:

Stock activo, es aquel que se crea para desafiar a la demanda normal de los
clientes y que se fija entre un mínimo y un máximo de géneros en existencias
para observar normalmente a la demanda:
 • El mínimo determinado viene establecido por la probabilidad
de que existan dificultades de abastecimiento en un momento
dado sin dejar de suministrar a los clientes.

• El máximo viene a su vez determinado por la capacidad del

almacén, capital acumulado en mercancías y costes derivados
de las mercancías.

Stock de seguridad, que sirve para hacer frente a las solicitudes

extraordinarias o anormales de los clientes o a los retrasos en los plazos de
entrega de los proveedores y es complementario al anterior.
Stock óptimo, permite atender a las sospechas óptimas de suministro a los
consumidores y que permite una mejor rentabilidad del almacén en relación
con el capital invertido en él.
Hay 2 clases de sistemas de almacenaje:

Almacenado cerrado

Almacenado cerrado, que es aquel al que solo tienen acceso las personas
autorizadas, llevándose un control exhaustivo de las entradas y salidas de las
mercancías; este es el sistema que se sigue en el almacén general del
hospital.

Almacenado abierto

Almacenado abierto, que es aquel que permite el acceso de personas

ajenas al almacén, con el inconveniente de que el control del material es
mucho menos fiable; este es el sistema que se sigue en urgencias y en los
botiquines de planta.

2.2. Clasificación de medios

materiales sanitarios: Criterios
Alude a un extenso grupo de mercancías de uso sanitario que comprende a
los fármacos de uso en clínica, instrumental, equipos, apósitos, prótesis,
hemoderivados, etcétera, que se usan con fines preventivos, diagnósticos,
curativos, de investigación clínica, etcétera. Teniendo en cuenta las
características del material sanitario y la necesidad de un almacenaje
específico, a veces determinado e independiente de una establecida
mercancía tal y como se ha expuesto, podemos clasificar los medios
materiales sanitarios en varios grupos:

Materias primas y material de envasado, se guardan separados de los

medicamentos frascos, tapones, etiquetas, etcétera, usados sobre todo en
farmacotecnia. Muy usados en Farmacia hospitalaria.

Especialidades farmacéuticas, que exigen la presencia de un almacén

general en el que se guardan las singularidades farmacéuticas propiamente
dichas (medicamentos), productos dietéticos, contrastes radiológicos,
medicamentos para ensayos clínicos, antídotos, etc…

Especialidades farmacéuticas de gran volumen, para frascos de gran

volumen (de 100 ó más ml) que deben guardarse en sus cajas originales y
ocupan mucho espacio. Se guardan en este tipo de almacén líquidos para
diálisis, soluciones antisépticas, etc…

Medicamentos del grupo de los Estupefacientes, se almacenan en

armario con cerradura de seguridad y precisan de caja fuerte o bien una
habitación con puerta de seguridad. Estos medicamentos llevan impreso en
la caja que los guarda un circulo negro que indica que su dispensación
precisa receta de estupefacientes.

Medicamentos del grupo de los psicotropos, su depositaje no exige las

medidas de seguridad de los anteriores, si bien es aconsejable guardarlos
bajo llave. Estos medicamentos llevan impreso en la caja que los guarda un
circulo con una mitad pintada en negro o una circunferencia con una línea
vertical dividiéndola en dos, que indica que para su dispensación se precisa
receta de psicotropos.

Productos inflamables, determinan de un almacenamiento aparte y se

guardan en el almacén de productos inflamables, alcoholes, benzol,
anestésicos inhalables, cloruro de etilo, disolventes para los laboratorios,
etc…

Productos termolábiles, son aquellos productos que precisan

refrigeración para su conservación (2-8° C) y exigen un almacén frigorífico.
Se utilizan para guardar hemoderivados (sangre), soluciones de lípidos,
vacunas, etc. Además deben existir congeladores para aquellos productos
que hay que guardar a temperaturas entre -10 y -20° C

Material para curas y materiales estériles, exige un almacenamiento

aparte, distinto de los anteriores. Las normas establecidas en este almacén
son distintas con el fin de garantizar la esterilidad de las mercancías
almacenadas. Los profesionales que allí trabajan deben hacerlo con
uniforme.

Radiofármacos, deben guardarse en almacén que obedezca las normas de

seguridad establecidas a tal fin. Este local debe estar protegido mediante
un blindaje especial. Solo se permitirá el acceso a la persona encargada del
mismo. Los radiofármacos se guardan en recipientes blindados con cierre
hermético.

2.3. Elaboración de fichas de

almacén
Para diferenciar en cada momento la cantidad almacenada de una
mercancía es necesario llevar un control de los ingresos y salidas de la
misma ya que existe un movimiento de existencias continuo. Una
forma simple de registrar el movimiento de existencias es la elaboración
de las fichas de almacén. En la práctica existe una ficha por cada tipo de
producto bien determinado al respecto:

Elementos de las fichas, es necesario reunir informaciones varias sobre

ese producto:

• Denominación del producto

• Numero de serie

• Numero de lote

• Fecha de pedido

• Denominación del proveedor

• Fecha de entrada en el almacén

• Numero de la factura emitida

• Numero de unidades que se han adquirido

• Precio total de compra por unidad

• Fecha de salida del almacén

• Número de unidades devueltas cuando sea preciso

• Servicio al que se dispensa o en su defecto paciente, empresa,

etc…

• Existencias que quedan en el almacén

Métodos de elaboración de fichas de almacén, se puede hacer por

diferentes métodos:

• Precio Medio Ponderado (PMP), cuyas pautas se utilizan para

la evaluación de existencias y se precisa como la suma de los
precios por las cantidades, dividido entre la suma de las
cantidades para poder calcular un precio único para cada una
de las existencias que de todo artículo existe en el almacén:
 PMP = ∑ (Precios x Cantidades) / ∑ Cantidades

• First In First Out (FIFO), que significa Primera Entrada,

Primera Salida, la valoración se hace considerando que la
primera unidad que sale del almacén es la primera que ingreso
en el. Se hace siempre a precio de costo.

• Last In, First Out (LIFO), significa Última Entrada, Primera

Salida; la evaluación de las salidas del almacén se hace
teniendo en cuenta que la primera unidad que sale es la que
entro la Última. Al igual que en el caso anterior las
valoraciones se hacen a precio de coste.

Aplicaciones informáticas para la elaboración de las fichas de almacén,

el sistema manual de utilización de ficha de almacén esta siendo sustituido
gradualmente por modernos programas informáticos de control de
existencias y gestión del almacén, más rápidos, seguros y beneficiosos que
el sistema convencional.
La gestión de stock informatizada consiente el control de los movimientos
de ingreso y de salida del almacén. Para ello se usan Bases de datos
informáticas especificas para cada clase de mercancía, p.e. una base de
datos de medicamentos para el almacén de farmacia debe contener al
menos los siguientes campos (apartados):

• Código de la especialidad farmacéutica.

• Marca registrada.

• Nombre genérico del medicamento. Forma farmacéutica.

• Código del laboratorio fabricante.

• Dosis.

• Precio de la dosis unitaria.

• Tipo de envase.

• Numero de unidades por envase.

• Cantidad del pedido.

Y para el control de los movimientos de ingreso y salida de cada

medicamento la base de datos debe observar la posibilidad de acumular
información sobre:

• Los movimientos que sufre cada medicamento.

• Número de envases adquiridos.

• Valor de la adquisición.

• Número de envases recuperados.

• Valor de la recuperación.

• Número de envases devueltos a proveedores.

• Valor de la devolución.

• Número de envases dispensados.

• Valor de la dispensación.
2.4. Inventarios: clasificación y
elaboración
En primer lugar, el control de stocks alude claramente al material
almacenable, y se diferencia los controles que se realizan diariamente de los
albaranes como resultado de la preparación de la demanda de los Servicios,
que pueden registrar diferencias entre la cantidad realmente servida y la
solicitada por los mismos.

La función de los controles de stock es impedir la quiebra de los mismos

y, en consecuencia, incitar el desabastecimiento del Hospital. Con ellos
se intenta conocer las existencias reales de material almacenable, a fin de
impedir las situaciones de desabastecimiento del almacén y las abundancias
de precisa clase de material o las posibles caducidades u extinciones.
Comprenden dos aspectos distintos:

Inventarios rotatorios

Que son inventarios menores elaborados sobre un número pequeño de

artículos variados de los considerados almacenables, que valen como
ejemplares de la situación inventariable del almacén sobre las cantidades
existentes y sus caducidades:

• El ciclo de su realización y el número modelo de artículos a

elaborar el inventario, cambiará dependiendo de las
condiciones del almacén, el número de artículos depositados, o
las cargas de trabajo de su personal.

• En cuanto a su desarrollo, de manera genérica, podemos

acentuar los siguientes pasos siempre que se instale de un
soporte informático para el trámite del almacén:

§ Contando con los detalles informáticos perfectamente

renovados de los artículos almacenables, el encargado
del almacén emitiré los listados con la cantidad de
artículos que se van a inventariar.
 § El sistema informático optará aleatoriamente estos
artículos, debiéndose conseguir dos clases de listados
con los siguientes datos:

a. Listado X:

§ Código de cada artículo.

§ Denominación de cada artículo.

b. Listado Y:

§ Los datos indicados

§ La cantidad registrada informeticamente por cada

artículo.

§ El listado “X” pasa a los celadores del almacén para que

realicen el balance del material presente de los códigos
en él manifestado, debiendo mostrar junto a todo código
la dosis resultante del recuento.

§ Concluido el balance de cada uno de los artículos el

listado “X” pasa al personal del almacén, que lo
comparara con el listado “Y” para observar y estudiar, en
su caso, las posibles discrepancias presentes.

§ Definitivamente, consideradas las posibles

desigualdades y permitida su regularización, se elaboran
las reformas informáticas oportunas para ajustar
existencias reales con datos mostrados en el sistema
informático de gestión, debiendo quedar registro de
todas las acciones realizadas.

Revisión del material sin o con poco movimiento

Asiduamente, el personal del almacén, recibirá el listado de artículos con

poco movimiento, viniendo en la manera siguiente:
o Se eligen aquellos artículos cuyo valor de stock sea más alto y
se demuestra que no se hayan iniciado las gestiones para su
regularización con precedencia. Del resto de artículos se
pronunciará un listado de movimientos, "Cuenta Corriente", de
un periodo lo suficientemente extenso como para recibir el dato
de los Servicios que lo han consumido.

o Si al demostrar los movimientos se ve que las salidas, si las hay,

no son recientes, se notificara a los Servicios que lo han
consumido, pidiendo realicen en su agotamiento, de ser
posible, o avisen de la ultima obsolescencia en su servicio. Se
guardara registro de estos escritos.

o De los artículos que se haya recogido contestación en el sentido

de que los van a consumir, se fijan como "Material en proceso
de agotamiento de stock" y se deberá inspeccionar que,
ciertamente, se están consumiendo, debiendo guardar registro
de estas actuaciones para su posterior seguimiento.

o Al agotarse por completo el stock, el artículo se pasa a

específico, borrándolo de la planilla de material almacenable e
incluyéndolo en la de material específico.

o De los que se tome comunicación de todos los servicios de que

lo habían agotado, en el sentido de que no pueden consumir el
stock, o no contestan en el plazo de un mes, se realizaran las
gestiones pertinentes con el proveedor, a fin de probar su
retorno y cambio por otro articulo en empleo.

o En circunstancia de que algún artículo no pueda consumirse, ni

el proveedor acepte la devolución, se procederá, tras la
regularización oportuna, a:

§ Cesión
a otro Centro del Organismo que pueda
utilizarlo.

§ Mantener en activo hasta su caducidad, en que pasaría a

disposición de ONG’s.

§ Pasar directamente a disposición de ONG’s.

En cuanto a las técnicas para el control de stocks, deberán ser
aquellas que resultan efectivas en los productos agotados que son los de
consumo en los mismos, o sea, sobre productos adquiridos a los fa-
bricantes ya dispuestos para su consumo. Habitualmente, el cálculo de
las existencias se hace por medio de la aplicación de los próximos
niveles:

• Nivel en unidades y en euros

• Ratio de rotación
• Nivel de servicios
• Tasa de cobertura
• Tasa de utilización

Las cuatro primeras ratios de la anterior relación son reales; por contra,
la tasa de cobertura y de uso son consideraciones subjetivas, que se
adquirirán sobre la base de las indicaciones que se recojan por parte de
los Gestores del Hospital.

Las existencias deben siempre valorarse con relación a la programación

de provisión o repartición que se posea, el objeto es el mantenimiento
de la cobertura de los pedidos de los clientes, satisfacción y generar
confianza.

La programación es una petición a corto plazo. Para hacer una previsión

para cubrir correctamente los niveles de existencias, dudas de la
demanda y variaciones de los plazos de entrega, es necesario trabajar
con la siguiente información:

• Existencias totales disponibles, por líneas de productos en número

de unidades.

• Programación para la línea de productos en número de unidades.

• Programación corriente que no puede satisfacerse con las

existencias disponibles, clasificada por artículos dentro de una
línea de productos.

• La cobertura cuantitativa es igual a la programación menos el

stock de seguridad.

• El porcentaje de cobertura es igual a la cobertura cuantitativa

dividida por la programación.
 • El porcentaje de utilización es igual a la cobertura cuantitativa
dividida por el total de las existencias.

Por lo referente a regulaciones e inventarios, su creación se suele

hacer en los meses finales del ejercicio económico, para lo que se
ejecuta al cese del almacén durante una semana, aproximadamente,
previo aviso a los Servicios para que tengan en cuenta las necesidades
de abastecimiento para este periodo y elaboren el acopio justo durante
las semanas anteriores.

Para su creación se debe empezar de un estado en el que no este

pendiente de procesar ningún movimiento de cualquier articulo
almacenable. Después, al igual que para los Inventarios Rotatorios, se
logran dos juegos de listados:

1. juego con las cantidades en stock de todos los artículos

almacenables
2. juego sin cantidades

Los balances se efectúan de la siguiente manera:

• Se monta un equipo de dos personas para realizar el calculo

de las zonas de palatización, y lo que quede (picking) lo efectúa a
el resto de personal repartiéndose los listados por grupos
existentes.

• A medida que se van terminando los balances de ambas zonas

(palet y picking), se pasan a los administrativos para su fundición
en el listado con existencias, y demostración de los artículos con
diferencia. Actuando en la manera próxima:
 o Si la disparidad encontrada es alta en el número de
unidades o en el porcentaje, de tratarse de artículos con
poco stock y coste alto, se comienza a pedir un nuevo
balance para borrar posibles errores en el anterior.
o De renunciar la desigualdad se actúa a examinar el
movimiento o cuenta corriente del artículo, con el fin de
encontrar posibles errores en el cargo de salidas,
cambiando las salidas afectadas en caso de hallarse algún
fallo.

2.5. Normas de seguridad e higiene

aplicadas en almacenes de centros
sanitarios
Las normas básicas de seguridad e higiene a emplear en los almacenes de
centros sanitarios son las siguientes:

Comunicar de los materiales que suponen un riesgo para la salud, para

que se tomen las pautas preventivas pertinentes. Por este motivo la
señalización normalizada comunica de manera inmediata de los peligros
generales y específicos en una determinada zona de

La National Fire Protection Association (NFPA) de Estados Unidos usa el

próximo código para comunicar sobre el riesgo de un compuesto:

o Rombo de color azul: Riesgo para la salud

o Rombo de color rojo: Inflamable

o Rombo de color amarillo: Inestabilidad del compuesto

o Rombo de color blanco: Inofensivo, no hay peligro

Cada uno de los rombos se numera de 0 (no peligroso) a 4 (máxima

peligrosidad). Hay, además, una señalización especifica que se muestra en
los almacenes asignados a material sanitario que entraña algún peligro.
Los almacenes generales están obligados ajustarse a la normativa
sobre ventilación, luz, humedad y temperatura existente. Cuando sea
necesario se usaran en la zona señales de advertencia o de prohibición.

El personal debe trabajar con uniforme.

La ley del medicamento establece que la custodia, conservación y

dispensación de medicamentos para use humano usados en los
hospitales corresponde al Servicio de Farmacia.

En el almacén de productos estériles es necesario, para conservar la

seguridad de la esterilidad, revisar los paquetes al entrar en el almacén,
comprobando que contienen los correspondientes indicativos de material
esterilizado y la fecha de caducidad.

Los almacenes consignados a productos termolábiles deben disponer

de aparatos para que en ningún momento se interrumpa la cadena del
frío, así como un sistema de control de la temperatura.

Los productos radiactivos deben estar bajo cámara blindada de

hormigón y plomo y cumplir la normativa que sobre almacenaje y
manipulación de productos radiactivos existe. Como norma de
seguridad los hospitales no almacenan cantidades considerables de estos
productos sino lo necesario para atender a la demanda en las semanas
siguientes.

Como norma de seguridad se implanta que los fármacos del grupo de

los estupefacientes deben guardarse bajo llave y solo se pueden
dispensar con receta.

Los productos inflamables se guardan en circunstancias que los preserven

de las temperaturas elevadas o de la aparición de fuego.

En cuanto a manipulación de cargas, la carga se define como cualquier

objeto apto de ser movido, pero también engloba:

• Traslado de personas.

• Transporte de animales.

• Materiales que se manipulen por medios mecánicos como grúas y

similares, y que precisen, durante la operación de manipulación, el
esfuerzo humano para su ajuste o instalación.
Por último, en lo referente a posible lesiones, el manejo de cargas es el
causante de la aparición de las mismas que en muchos casos pueden
parecer leves pero que acumuladas, provocan enfermedades en la
columna vertebral y en las articulaciones. Las más frecuentes son las
siguientes:

• Cortes
• Contusiones
• Heridas
• Fracturas
• Músculo-esqueléticas, que pueden reflejarse en cualquier zona
del cuerpo, aunque los mas habitualmente dañados son los
miembros superiores y la espalda, especialmente en la zona
dorso-lumbar. Estas últimas suelen ser lumbago, hernias discales
e incluso fracturas vertebrales por sobre-esfuerzo

Las lesiones en los miembros superiores pueden ser quemaduras,

heridas o arañazos, etcétera, por contusiones por caídas de la carga
debido a superficies resbaladizas. El trabajador queda muchas veces,
incapacitado para realizar su trabajo habitual y su calidad de vida,
por lo tanto, deteriorada, a causa de estas lesiones producidas por
las cargas.