Secretariado

administrativo y Ejecutivo
Unidad: Rol del Asistente.
“Un profesional del secretariado”
SECRETARIA
Según la Real Academia de La Lengua Española, “Secretaria es
la persona a cuya discreción se confía un secreto. Sujeto
encargado de escribir la correspondencia, de extender actas, dar
fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina,
asamblea o corporación. Persona que redacta la correspondencia
de aquella otra a quien sirve para este fin.
Importancia del secretariado

El secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del ámbito comercial,
mercantil, administrativo y de ejecución; porque es un Secretaria ejecutivo que posee el
dominio completo de las técnicas de la oficina, demuestra capacidad para asumir la
responsabilidad que su jefe le ha delegado, con gran iniciativa en las labores diarias,
aplica el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y
tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado.
ÉTICA PROFESIONAL

Ética: Se deriva de la palabra griega “ethos”, que significa “costumbre”. La ética es la

parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones que rigen el
comportamiento del hombre en la sociedad.

Según Aristóteles: Es el comportamiento efectivo del hombre que lo debe llevar a su

perfeccionamiento personal. Es el compromiso que se adquiere con uno mismo de ser
siempre más persona. Se refiere a una decisión interna y libre que no representa una
simple aceptación de lo que otros piensan, dicen y hacen.
“En términos prácticos, podemos aceptar que la ética es la disciplina que se ocupa de la moral, de
algo que compete a los actos humanos exclusivamente y que los califica como buenos o malos, a
condición de que ellos sean libres, voluntarios, conscientes. Asimismo, puede entenderse como el
cumplimiento del deber.

Ética profesional: Ciencia normativa que estudia los deberes y los derechos de los profesionales.
(Deontología profesional) Por lo tanto el objeto de la ética profesional es mucho más amplio de lo
que comúnmente se supone. No es otra cosa que preguntarse: ¿Estoy haciendo con mi trabajo lo
propio que beneficia a mi subordinado, jefe, compañero, sociedad donde estoy inserto, lo
trascendente para mi país y para la raza humana? ¿Estoy participando de lo que tengo derecho?
Código Ético: Son las normas éticas que formulan los valores y principios.

La posibilidad de normar las conductas profesionales surge cuando las personas con un determinado fin común,
deciden establecer un código de ciertas restricciones que la persona sigue para mejorar la forma de comportarse en
la vida. No se puede imponer. Una persona se conduce de acuerdo a un código de ética porque así lo desea o porque
se siente lo bastante orgullosa, decente o civilizada para conducirse de esa forma. El código ético no suple la
responsabilidad de la decisión personal, pero tiene que aspirar a ser verdaderamente regulador y debe proteger el
interés público.

Principios son normas de conducta propias que la misma persona ha tomado y por las cuales rige sus actos.

Valor: Valor en sentido moral es una cualidad especial que contiene un acto humano y que lo hace bueno.

La Secretaria que consiga destacarse por sus valores fortificará su imagen personal y profesional.
VALORES QUE DEBE POSEER UNA SECRETARIA

- Discreción - Disponibilidad - Organización

- Lealtad
- Sentido común - Paciencia
- Fidelidad
- Autocontrol - Madurez
- Confianza

- Entereza
- Seguridad - Inteligencia

- Educación y cortesía - Previsión - Buena memoria

- Responsabilidad - Tenacidad - Interés por el propio
- Diplomacia trabajo
- Adaptabilidad
- Honestidad
- Objetividad - Pulcritud
- Honradez
- Eficiencia - Puntualidad
- Modestia

- Tolerancia - Exactitud -Espíritu de colaboración

FORMACIÓN TÉCNICA Y PROFESIONAL

La secretaria debe tener una discreta base de cultura general, lo que le ayudará al uso
correcto del lenguaje, facilitándole una expresión fluida y clara. Además debe dominar:

- Las técnicas de oficina (uso de agendas y sistemas de seguimiento, adecuado manejo

de los modelos y documentos de oficina, gestión del archivo, manejo del teléfono como
arma de trabajo, técnicas para el trabajo en equipo, técnicas para trabajar prioridades, la
toma de decisiones)
FUNCIONES BÁSICAS DE LA SECRETARIA

La secretaria puede en el ejercicio de su función desempeñar tareas a todos los niveles del organigrama de la
empresa y en todos los departamentos. Es por esto que debe tener una formación amplia y capacidad para
adaptarse a múltiples ambientes y funciones.

Los cometidos y las competencias de la Secretaria variarán en dependencia de las atribuciones del departamento
al que haya sido asignada y del nivel jerárquico de su jefe, pero sea cual sea el lugar que la Secretaria ocupe en el
organigrama de la empresa, debe conocer con la mayor precisión posible el tipo de organización empresarial.
También debe conocer los objetivos de la empresa, los productos que fabrican o los servicios que presta.

No obstante en nivel en que se encuentre la Secretaria y su categoría, siempre debe mostrar un excelente espíritu
de equipo y actuar con eficiencia para lograr el perfecto funcionamiento del organigrama de la empresa.
El trabajo de la Secretaria se percibe como algo muy fácil, la realidad dice todo lo contrario, es algo
mucho más complejo. Su trabajo no sólo consistirá en realizar tareas burocráticas tales como
colaborar en la confección de informes, memorandos o dossier, facilitar las relaciones con el exterior y
filtrar información. Sino que también dirige, planifica, organiza, orienta, controla y tiene a la vez que
desarrollar el arte de agradar.
La creciente complejidad de la vida en las organizaciones, fruto de la lógica evolución de las tareas
administrativas, ha tenido como consecuencia que la Secretaria se encargue preferentemente de
asistir a su jefe de manera más directa.
Dentro de las funciones básicas podemos mencionar:

1. Representación personal de su jefe y de la empresa.

2. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe.

3. Enlace y Coordinación.
CARACTERÍSTICAS DE LAS SECRETARIAS COMPETENTES

COMPETITIVIDAD

“La suerte es un pretexto para no asumir riesgos”

Competitividad: Característica de una persona, ya sea innata o adquirida, que está relacionada con la
actuación de éxito en un puesto de trabajo.

TIPOS DE COMPETENCIAS

1. Primarias o básicas :aptitudes,actitudes,rasgos de personalidad

2. Secundarias o complejas: agrupan varias competencias (liderazgo, capacidad de

organización
DESARROLLO DE CAPACIDADES

apacidades: Talento o disposición para comprender bien las cosas, que permiten
desarrollar determinadas tareas y proporcionan conocimientos.

La Secretaria debe tener la visión de lo que conviene hacer y la energía para ejecutarlo.
De esta manera se anticipa a las necesidades del jefe y actúa en consecuencia, por
ejemplo: reúne información necesaria para el seguimiento de una carta de reclamación,
averigua sobre los detalles que no se incluyeron en un informe.