GESTION SECRETARIAL I

PRACTICO Nº 1

1.- Cuáles son las características de una buena secretaria?

-Discreción
-Puntualidad
-Paciencia.
-Organización
-Lealtad
-Tacto
-Responsabilidad
-Conclusión.

2.- Desarrolle la definición de eficiencia

Es la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función
3.- Desarrolle la definición de eficacia
Se refiere a los resultados con relación con las metas y cumplimiento de los
objetivos organizacionales. Para ser eficaz se debe priorizar las tareas y realizar
ordenadamente aquellas que permitan alcanzar mejor y más.
4.- Hay relación entre eficacia y eficiencia? - Describa su parecer al respecto.
Eficiencia, es la capacidad cumplir adecuadamente una función; y eficacia es los
resultados con relación con las metas y cumplimientos de los objetivos.
5.- Indique las principales responsabilidades y tareas que debe realizar una buena
secretaria
-Atención a los ejecutivos
-Mantener la agenda de los ejecutivos y ayudar a la planificación de las citas ,
reuniones de la junta directiva ,conferencias, etc.
-Asistir a las reuniones para realizar las minutas y actas de reunión , luego
copiarlas, transcribirlas y distribuirlas.
-Hacer todos los arreglos de los viajes para los ejecutivos: compra de pasaje,
reservación de hotel, entrega de viáticos , gestión y revisión de la documentación
permitente , etc.
-Dar la bienvenida a los visitantes y determinar si se debe dar acceso a ciertas
personas específicas.
6.- Por qué el nombre de secretaria?
Del latín secretarius, puede tratarse de una persona encargada de escribir la
correspondencia y custodiar los documentos de la oficina; del asistentente o auxiliar
administrativo de una empresa .
Posee conocimientos en técnicas de administración , contabilidad básica , dominio
básico de idiomas , uso computacional y dominio de las técnicas de comunicación.
Profesión u oficio de la persona que se encarga de recibir y redactar la
correspondencia de un superior jerárquico quien se le lleva una agenda y se le
custodian una actividades por medio del orden de documentos en la ofician y en la
empresa en general
Es un ser íntegro en sus tareas eficiente y eficaz con sus funciones , responsable y
atenta a sus deberes , recursiva, creativa en la organización general de la empresa ,
en fin es una persona auxiliar administrativa y de gerencia.

7.- Qué entiende por perfil de la secretaria?

Son personas organizadas con habilidades comunicativas de naturaleza proactiva,
iniciativa y con energía .poseen conocimiento de protocolo empresarial ,
enfocadas al detalle, cuentan con capacidad de planificación y coordinación ,son
discretas y asertivas , con fuerte orientación al cliente interno y externo.
8.- Puede indicar algunos de los requisitos para desempeñarnos como secretarias?
Mostrar ante todo feminidad
El arte y conocimiento de las relaciones humanas
Responsabilidad
Honestidad e integridad
Espíritu de superación constante
Iniciativa y sentido común
Dinamismo
Buen juicio e inteligencia
Gran fuerza de voluntad
Sentido de humor
Una excelente y permanente presentación personal
Ética profesional intachable.

9.- En caso de acceder al cargo de secretaria, cuáles serían sus retos, fortalezas y
debilidades, si los hubiera.
Mi reto seria cada día ir superándome y aprendiendo nuevas cosas especialmente
ir actualizándome en el ámbito tecnológico para el buen desarrollo de la empresa
10.- Cuál sería, en su opinión, el mayor reto en la profesión secretarial.
El mayor reto en la profesión secretarial es que nunca se deja de aprender para
adaptarse a los constantes cambios .