Versión No 3 : Febrero

12 de 2019
MANTENIMIENTO DE
INFRASTRUCTURA Y EQUIPOS Código : AF-PR-04
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CONTENIDO DE LA
FECHA MODIFICACIÓN Nro.
MODIFICACIÓN
Inclusión SC-PR01-R13 Formato
Solicitud de servicios de
mantenimiento.
01/02/2018 02
Modificación Cargo Coordinador de
servicios generales a Coordinación
de Servicios Complementarios .
Supresión del proceso(servicios
complementarios) ,actividades
integradas a el proceso
12/02/2019 03 Administrativo y Financiero.

Al igual que modificaciones en

actividades con responsables

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Jorge Andrés Galeano Miryam Fajardo Miryam Fajardo

Rectora Rectora
Coordinador de planeación y calidad
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1. OBJETIVO
Proveer la secuencia de actividades lógica y segura para mantener los equipos,
herramientas aptas para el servicio.

2. ALCANCE
Toda la infraestructura, Herramientas y equipos del Gimnasio Campestre de Guilford.

3. DEFINICIONES

• Mantenimiento Correctivo: Dentro de las operaciones de mantenimiento, se

denomina a aquel que corrige los defectos observados en los equipamientos o
instalaciones, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localización
averías o defectos y corregirlos o repararlos.

• Mantenimiento Preventivo : Es el destinado a conservación de equipos o

instalaciones mediante revisiones y reparaciones que garanticen su buen
funcionamiento y fiabilidad , el mantenimiento preventivo se realiza en equipos en
condiciones de funcionamiento, por oposición al mantenimiento correctivo que
repara o pone en condiciones de funcionamiento aquello que dejara de funcionar o
están dañados.
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4. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES

4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRASTRUTURA INSTITUCIONAL

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Establecer un cronograma
anual de mantenimiento
para infraestructura.
Definir Cronograma
de mantenimiento En donde se debe
establecer por lo menos dos
veces al año inspecciones
generales de la instalación
de la institución, en donde se
pueda evidenciar
necesidades de
mantenimiento y así poder
garantizar el buen estado de
las mismas.

De igual forma dentro del

Rectoría y/o
cronograma de
Dirección
mantenimiento debe quedar
Administrativa y AF-PR04-R01
programado la ejecución del
Financiera Cronograma de
plan de control de plagas y
Asistente de Mantenimiento
lavado de tanques.
Mantenimiento
Transporte
También son entradas para
la planificación del
cronograma :

1. Mantenimientos
pendientes del año
anterior.
2. Inspecciones a las
instalaciones.
3. Solicitudes Urgentes de
mantenimiento de
instalaciones, muebles y
enseres.
4. Reportes de actos y/o
condiciones inseguras
ACI
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Desarrollar Asistente de AF-PR04-R01

Cronograma de De acuerdo a lo programado Mantenimiento Cronograma de
Mantenimiento. en el cronograma de Transporte Mantenimiento
mantenimiento, se debe
desarrollar las actividades
planificadas y registrar el
avance de las mismas en el
cronograma de
mantenimiento institucional

Verificar desarrollo La coordinación de servicios Asistente de AF-PR04-R01

actividades Complementarios debe Mantenimiento Cronograma de
cronograma de Verifica el Cronograma de Transporte Mantenimiento
Mantenimiento mantenimiento y el
cumplimiento de las AF-PR04-R06
actividades planteadas. Solicitud de
servicios de
Para el caso de las Mantenimiento
actividades que no se hayan
desarrollado deben ser
reprogramadas para
ejecutarlas tan pronto como
sea posible.

PERIODICIDAD DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LAS INSTALACIONES

Descripción del servicio Periodicidad

Barrido y trapeado de áreas de oficinas y tráfico interno Diario
Barrido y trapeado de corredores de acceso Diario
Limpieza de derrames y manchas Cada que se requiera
Vaciar y limpiar botes de basura de los escritorios y puntos Diario
ecológicos
Vaciar y limpiar botes de basura de los baños Diario
Aseo de baños Tres veces a la semana
Limpieza de matas, recolección de hojas secas, etc. Diario
Abono de Plantas Quincenal
Fumigación de matas y jardines Bimestral
Corte de césped Quincenal (fin de semana)
Poda de Jardines 1 vez al mes
Limpieza de puertas 1 vez al mes
Limpieza de hornos microondas Mensual
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Limpieza escritorios Diario

Limpieza de sillas Diario
Limpieza de switches de encendido Mensual
Limpieza de teléfonos Semanal
Limpieza de vidrios y ventanas internas Semanal
Pintura de paredes Anual
Engrase y alineación de sillas de giratorias Anual
Descripción del servicio Periodicidad
Limpieza de la fachada Anual
Revisión de superficies de trabajo Mensual
Revisión de techos, cielos falsos, canales , bajantes , etc. Mensual
Revisión de pisos Mensual
Recarga de extintores Anual (según cronograma)
Revisión de las estructuras de las ventanas (elementos faltantes, Anual
golpeados, rodachines, cerraduras, bisagras, empaques,
sellamientos etc)
Revisión de los vidrios de ventanas y puertas (rayados o Trimestralmente
quebrados)
Revisión de Acometidas Eléctricas Trimestralmente
Lavado y limpieza de Tanques Agua Potable Semestral
Lavado y mantenimiento de Trampa de Grasas Cocina Semestral
Mantenimiento equipos cocina Anual

4.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INFRASTRUTURA INSTITUCIONAL

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Cuando por cualquier motivo se

presente daño en algún activo o
infraestructura de la institución, la
persona que identifica la falla debe
informar de manera inmediata a la
Identificar
Coordinación de Servicios
necesidades Asistente de Correo
Complementarios, puede notificarlo en
de Mantenimiento Electrónico
el Formato de solicitud Mantenimiento o
Mantenimiento Transporte.
mediante correo electrónico
Correctivo AF-PR04-R06
sgenerales@gimnasiodeguilford.edu.co
Solicitud de
Quien a su vez designara al personal servicios de
que atiende la solicitud. Mantenimiento
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El Colaborador a quien se le asignó la

Atención de la solicitud debe garantizar la atención a la Colaborador AF-PR-01
solicitud de misma, analizando si la solución puede asignado para la Procedimiento
mantenimiento ser desarrollada por el o en caso atención de Compras
Correctivo contrario un proveedor para lo cual se
seguirá el procedimiento de compras AF-PR04-R06
Institucional. Solicitud de
servicios de
Mantenimiento

Verificar el
cumplimiento La persona que reporto la novedad,
debe verificar el cumplimiento del Todo el personal Correo
mantenimiento correctivo, haciendo el Asistente de electrónico
respectivo registro en el formato de Mantenimiento
Solicitud de servicios de Mantenimiento Transporte AF-PR04-R06
en compañía Solicitud de
De la coordinación de servicios servicios de
complementarios validando si el Mantenimiento
requerimiento fue solucionado o no.

4.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO DE EQUIPOS,

HERRAMIENTAS Y MAQUINAS

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Asistente de
Mantenimiento AF-PR04-R02
Realizar Realizar inventario de herramientas, Transporte Listado de
Inventario máquinas y equipos. Inventario
Asistente Activos Fijos
Administrativo y
Talento Humano
Cuando se compre un nuevo equipo se Asistente AF-PR04-R02
Registrar en ingresa en el registro de listado de Administrativo y Listado de
inventario Inventario de Activos Fijos Talento Humano Inventario
Activos Fijos

Realizar Hoja Realizar hojas de vida de equipos en el AF-PR04-R03

Asistente
de vida Equipos registro. Hoja de Vida
Administrativo y
Equipo
Talento Humano
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Divulgar Dirección AF-PR04-R01

Cronograma Divulgar cronograma de mantenimiento Administrativa y Cronograma
de equipos Financiera de
Mantenimiento
Asistente de
Mantenimiento
Transporte

Ejecución del cronograma según AF-PR04-R01

Ejecutar fechas establecidas y diligenciar el Cronograma
mantenimiento registro correspondiente de de
Asistente de
seguimiento de ejecución (cronograma Mantenimiento
Mantenimiento
de mantenimiento y hoja de vida
Transporte
equipos) AF-PR04-R03
Hoja de Vida
Equipo

Realizar Realizar medición de indicador de Asistente de PE-PR01-R03

medición mantenimiento semestralmente Mantenimiento Análisis de
indicador Transporte Indicadores

4.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHICULOS

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Anualmente se elabora el cronograma Asistente de
de mantenimiento preventivo de los Mantenimiento
vehículos de propiedad de la institución. Transporte
Para lo cual se debe considerar lo
siguiente:
AF-PR04-R01
1. Vehículos objeto de Cronograma
Elaborar
mantenimiento de
Cronograma de
2. Recursos y/o presupuesto Mantenimiento
Mantenimiento
definidos para el desarrollo del
preventivo
cronograma de mantenimiento

Una vez elaborado el cronograma de

mantenimiento preventivo, se debe
presentar a la Dirección Administrativa
y Financiera para su aprobación.
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Al Finalizar o iniciar un año escolar o

cuando se haga cambio de conductor Asistente de
responsable del vehículo se debe Mantenimiento
realizar inventario del mismo según lo Transporte
Realizar AF-PR04-R05
de definido en el formato de inventario
Inventario de Inventario de
de vehículo. Auxiliar
Vehiculo Vehiculo
Administrativo
También se debe hacer inventario cada
vez que el vehículo ingresa a un Conductor
mantenimiento preventivo o correctivo.

Se autoriza la ejecución de las Rectoria

Realizar AF-PR04-R01
actividades programadas en el
Trabajos de Cronograma
cronograma de mantenimiento a través Dirección
acuerdo al de
del proveedor que suministra los Administrativa y
cronograma Mantenimiento
servicios para la institución. financiera

Al presentarse una necesidad de

mantenimiento correctivo se informa a
Solicitar la Dirección Administrativa y Financiera Dirección
Mantenimiento para ser autorizado con el proveedor del Administrativa y N.A
Correctivo servicio dependiendo de la situación financiera
encontrada.

Se recibe el diagnóstico y las

cotizaciones de los repuestos y mano
de obra necesaria.

De acuerdo a la cotización del arreglo y Cotización

previo análisis por parte de la Dirección servicios
Administrativa y Financiera, se autoriza
por medio de comunicación telefónica o
Dirección
Efectuar correo electrónico para proceder al
Administrativa y
Arreglo arreglo del vehículo.
financiera

Es necesario que el conductor como

responsable del inventario del vehículo
este presente durante la reparación y
reciba a satisfacción.
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Actualizar Hoja Una vez finalizado los mantenimientos Asistente de AF-PR04-R04

de Vida de los preventivos y/o Correctivos, se Mantenimiento Hoja de Vida
vehículos actualizan la Hoja de vida del vehículo. Transporte Vehiculo

5. FORMATOS RELACIONADOS

 AF-PR04-R01 Cronograma de Mantenimiento

 AF-PR04-R02 Listado de Inventario Activos Fijos
 AF-PR04-R03 Hoja de Vida Equipo
 AF-PR04-R04 Hoja de Vida Vehículo
 AF-PR04-R05 Inventario de Vehículo
 AF-PR04-R06 Solicitud de servicios de Mantenimiento