INTELIGENCIA EMOCIONAL

REDACCION DE DOCUMENTOS
EN LA EMPRESA
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CONTEXTO

En el mundo de los negocios sigue existiendo la necesidad

de que las personas se COMUNIQUEN de manera escrita.

Cartas, correos electrónicos y simples órdenes pueden ser

mal interpretadas, a menos que se respeten algunas
normas básicas de comunicación y redacción escrita.

A través del contenido que se presenta, se busca invitar a

la práctica de la comunicación escrita efectiva.
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Etapas para la redacción

Al menos un 60% de las comunicaciones de una empresa

se realiza en forma escrita. Cada documento tiene un
propósito y debe ser claro, sencillo, ameno y bien
estructurado.

Para redactar un documento empresarial escrito, es

necesario atender las siguientes etapas:

1.Organizar la presentación de ideas.

2.Dar Fluidez de expresión y,
3.Verificar la Precisión y claridad.
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Presentación de ideas

Los documentos comerciales escritos se estructuran en

párrafos y cada uno debe contener las ideas, expresadas
mediante diferentes frases entrelazadas entre sí.

Cada párrafo empieza con letra mayúscula y termina en

punto y aparte. La sucesión de párrafos permite
completar una página escrita. Gracias a los párrafos la
lectura resulta más fácil.

•Interlineado recomendado:
o Sencillo
o De 1.5
o Justificado por ambos márgenes.
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Fluidez de expresión

Si se trata de novelas o guiones de teatro, la comunicación

escrita mantiene artificios de tipo poético. Si se trata de
una empresa, se recomienda ser claro y racional.

 Busque un lector objetivo, que le permita mejorar

sus documentos comerciales.

 No use artificios poéticos.

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Esquemas

Para comunicarse con los clientes, los proveedores y el

público en general, la empresa utiliza la carta comercial.

La efectividad de la carta depende del esquema, el formato,

diseño y estilo.

Antes de empezar a escribir, debe reflexionar sobre lo que

se desea decir. Es necesario tener claros los objetivos y los
hechos a incluir.
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¿Por qué ¿Qué queremos

escribimos? conseguir?

¿Cuáles son los

asuntos y
circunstancias?

¿Quién la
recibirá?
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Estilo de redacción:

 Usar un tono cordial y respetuoso.

 Evitar el argot personal, la jerga familiar y las
expresiones locales.
 Ser amables.
 Personalizar e indicar si respondemos a un escrito.
 Emplear frases de cortesía, saludo y despedida.

Desarrolle la buena práctica de hacer un borrador.

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Estructura de una carta:

• Membrete:
• Fecha:
• Destinatario:
• Saludo:
• Depende del tipo de relación que se tenga con el destinatario.
Es aconsejable usar un tono neutro o formal en los casos en
que la carta responda a una situación conflictiva o negativa.

• Texto:
• Debe ser breve, claro, concreto, fácil de leer y sin
REDUNDANCIAS.

• Despedida:
• Por debajo del texto. En general, después de la fórmula
utilizada se pone una coma.

• Firma, nombre y cargo

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Para iniciar el texto:

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Reglas de protocolo:

 LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN

Son elementos de la comunicación escrita que sirven

para poner los límites entre las diferentes ideas y para
indicar las pausas y los cambios en el ritmo y la
entonación de la lectura.
 La coma (,)
 Punto y seguido (.)
 Punto y aparte (.)
 Don puntos (:)
 Los puntos suspensivos (…)
 El paréntesis (())
 Interrogantes (¿?)
 Exclamaciones (!)
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Reglas de protocolo:

 Punto y seguido (.)

 Separa diferentes frases u oraciones contenidas
dentro de un párrafo.
 Después de una abreviatura sin que ello implique
que la siguiente palabra se inicie con mayúscula.

 La coma (,)
 Marca las pausas al hablar.
 Separa las palabras en una serie o en una sucesión
de frases.
 En los saludos, separa el destinatario de la frase.
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Reglas de protocolo:

 Punto y aparte (.)

 Indica el final de un párrafo.
 Sirve para terminar un tema o idea y comenzar
otro.

 Dos puntos (:)

 Permite hacer una pausa antes de enumerar,
concluir o resumir.
 Se utilizan en los encabezamientos de los
documentos, después de la fórmula de cortesía.
 En los documentos oficiales, se utilizan para
introducir una declaración.
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Reglas de protocolo:

 Paréntesis ( )
 Se utiliza para interrumpir una frase e introducir
una aclaración o para añadir información
complementaria.

 Puntos suspensivos (…)

 Se utilizan cuando se interrumpe un discurso y se
da por entendido lo que sigue.
 Sirven para no mencionar una palabra malsonante
o para sorprender al lector con algo inesperado.
 Indica que el texto continúa.
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Reglas de protocolo:

 Interrogantes (¿?)
 Sirven para terminar e iniciar frases interrogativas.

 Exclamaciones (!)
 Para iniciar y terminar una frase o palabra
exclamativa o administrativa
INTELIGENCIA EMOCIONAL Redacción y ortografía:

PRINCIPIOS GENERALES

1. Las palabras no se unen con guión a menos que

exista un propósito
2. Las palabras con prefijos, se escriben como una
sola palabra.
3. Se escriben con mayúscula:
• La primera palabra en una oración completa
• Palabras principales en un título
• Sustantivos propios
• Nombres de marcas
• Sustantivos seguidos de números
4. La cursiva se usa:
• Presentación de un término nuevo
• Ejemplo
• Otros
Como asistente EMOCIONAL
INTELIGENCIA administrativo, es posible que debas elaborar una
variedad de documentos en tu trabajo.

Informes: Los informes son documentos que recopilan información

relevante sobre un tema específico. Pueden incluir informes de ventas,
informes de gastos, informes de investigación, informes de progreso,
etc.

EJEMPLO
Un memorándum
INTELIGENCIAes un mensaje escrito que se usa para
EMOCIONAL Cuándo usar un
comunicar algo de manera interna en una empresa; se trata memorándum
de un anuncio breve que sirve para recordar una actividad o
un tema en específico a los empleados. Normalmente está Si bien es cierto que desde la introducción
dirigido a muchas personas y representa intereses del correo electrónico se ha reducido el
personales de la compañía. A menudo la gente suele uso de los memorandos, muchas
referirse a él como «memo», es decir, con su forma empresas los siguen utilizando de manera
digital para destacar aspectos importantes
abreviada. que se necesitan comunicar entre oficinas
y a personas específicas. Su finalidad es
Partes de un memorándum que los empleados cuenten con
•Fecha y lugar de emisión. información oficial de la empresa que
facilita la toma de decisiones.
•Destinatario o destinatarios.
•Tema del cual trata. Para reconocer cuándo usar un
memorándum en lugar de un correo
•Mensaje. electrónico, deberás valorar la información
•Firma o sello de validez. que necesitas comunicar: si se trata de
una propuesta detallada, un informe
importante, una recomendación seria, una
política nueva o una reunión
extraordinaria importante.
 Cartas yEMOCIONAL
INTELIGENCIA correos electrónicos: Los asistentes administrativos a
menudo redactan y envían correspondencia en nombre de sus
superiores. Esto puede incluir cartas de agradecimiento, cartas de
presentación, cartas de solicitud, correos electrónicos de seguimiento,
etc.
INTELIGENCIA EMOCIONAL

Agenda y actas : Los asistentes administrativos a menudo son responsables de

programar reuniones, preparar la agenda de la reunión y tomar las actas durante
la misma. Estos documentos aseguran que los participantes estén informados
sobre los temas a tratar y proporcionan un registro de las discusiones y
decisiones tomadas.
 INTELIGENCIA EMOCIONAL
¿Qué es una presentación
ejecutiva?
Una presentación ejecutiva es una propuesta o
actualización de un proyecto específico del
profesional, ya sea que esté en proceso o en la
etapa de planificación. Para que una
presentación ejecutiva sea efectiva, la
comunicación debe ser concisa y clara para
que los altos ejecutivos en poco tiempo puedan
tomar una decisión.

Además, el contenido transmitido en tu

presentación ejecutiva debe ser visualmente
atractivo, contando con elementos gráficos que
den validez y soporte a la información. ¿Qué elementos necesita una
Para poder realizar una presentación ejecutiva,
presentación ejecutiva?
debes asegurarte de desarrollar el
conocimiento suficiente para reconocer los o Portada
patrones que les interesará ver a los directivos o Introducción
de tu compañía. De igual forma, debes preparar
una historia sintetizada, la cual pueda
o Contenido
responder a las inquietudes de tus superiores. o Conclusiones y recomendaciones

Presentaciones: En ocasiones, se puede requerir que los asistentes

administrativos preparen presentaciones en PowerPoint o en otros formatos para
apoyar las reuniones o eventos. Estas presentaciones pueden contener
información visual, gráficos, tablas y texto para comunicar ideas o resultados de
manera efectiva.
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1. Prepara un mensaje claro

2. Sé conciso
3. Establece expectativas
4. Crea diapositivas de resumen
5. Prepara elementos visuales
significativos
6. Involucra a tu audiencia
7. Prepara tu sección de
preguntas
8. Cumple con tu misión
9. Ensaya
10. Da seguimiento
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Recuerde,
la práctica hace al “Maestro”.