EL ARCHIVO DIGITAL

DEFINICIÓN DE ARCHIVO
Se entiende bajo el concepto de archivo a todos
aquellos espacios físicos en los que una persona,
institución, agrupación o comunidad destina para
almacenar de forma organizada una serie de
documentos, con el objeto de poder conservarlos
para una futura recuperación y hacerlo de la forma
más rápida posible.

Con el avance de la informática, el

concepto de archivo fue tomado para
designar una serie de datos o información
en formato digital y que puede ser
recuperado desde alguna PC o dispositivo
informático.
Según la archivera
sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística
general : teoría y práctica, 1989) define al archivo
como:
El depósito donde se almacenan los testimonios
escritos, gráficos o audiovisuales, con el fin de poder
servir como fuente para la investigación.
 TIPOS DE ARCHIVO
Los tipos de archivo más
comunes son:
De audio: Son todos los que
contienen sonidos (no solo música).
Las diferentes extensiones de estos
tipos de archivos atienden al
formato de compresión utilizado
para convertir el sonido real en
digital.
De vídeo: Estas no sólo contienen imágenes sino
también el sonido que las acompaña. Es bastante
habitual que al intentar visualizar un vídeo no podamos
ver la imagen aunque sí oigamos el sonido. Esto es
debido al formato de compresión utilizado en ellos que
puede no ser reconocido por nuestro ordenador, por
ello siempre se ha de tener actualizados los codecs de
cada uno de los formatos.

De archivo comprimido: Son de gran

utilidad a la hora del almacenamiento
de información ya que hacen que esta
ocupe el menor espacio posible y que se
puedan reunir muchos ficheros en uno
sólo.
De imagen: Cada uno de ellos utiliza un método
de representación y que algunos ofrecen mayor
calidad que otros. También cabe destacar que
muchos programas de edición gráfica utilizan sus
propios formatos de trabajo con imágenes.

De texto: Dentro de estos podemos diferenciar

entre el texto plano y el enriquecido. Es decir,
entre los formatos que sencillamente guardan las
letras (txt, log...) y los que podemos asignarles
un tamaño, fuente, color, etc. (doc)
De ejecución: Es un tipo de formato de archivo
utilizado para ejecutar una pieza de código o
poner en marcha un programa de software cuando
se ejecuta. Un archivo ejecutable se puede abrir
haciendo doble clic en él.
De lectura: Esto significa que el documento se puede
leer o copiar pero no modificar. Si uno de los
revisores intenta realizar cambios en un archivo de
solo lectura, los cambios pueden guardarse solo si se
proporciona un nuevo nombre al documento o se
guarda en una nueva ubicación.
De imagen de disco: Es un archivo o
dispositivo que contiene la estructura y
los contenidos completos de un
dispositivo o medio de almacenamiento
de datos, como un disco duro, un
disquete o un disco óptico (CD, DVD).
 IMPORTANCIA DEL
ARCHIVO DIGITAL
Esta útil herramienta imprescindible para el almacenamiento y
gestión de documentos, imágenes, videos y más, es importante
porque queda atrás el recuerdo de las enormes montañas de
papel necesarias para documentar un juicio y hacerle
seguimiento, ya que hoy en día, el archivo digital permite
ahorrar espacio, recursos económicos y tiempo, mientras
garantiza la ciberseguridad de la información. Y sí, todo esto
en conjunto marca la importancia del archivo digital.

De esta manera, el archivo digital permite que haya un mejor

control de expedientes dentro de las firmas de abogados.
¿CÓMO SE CREA UN ARCHIVO DIGITAL?
Para crear un archivo digital es necesario hacer uso de diversas
herramientas digitales también conocidas como programas o
aplicaciones. Dependiendo del tipo de información que se
vaya a almacenar, se podrá digitalizar con una u otra
herramienta, pero todas son de manejo intuitivo y por lo tanto
no es necesaria una preparación especializada para usarlas.
 CLASES DE ARCHIVOS DIGITALES
Hay varias clases de archivos digitales, pero en el caso de nosotros que
estudiamos la carrera de Derecho y Ciencias Políticas en este caso sería en la
firma de abogados , los archivos digitales más populares son aquellos que se
usan para el manejo de documentos escritos, como los que se detallan a
continuación:
Archivo digital en Word: Dentro de una firma de abogados, su uso es
frecuente e indispensable, ya que cualquier procedimiento jurídico
requiere de redactar documentos con ciertas características. Además,
Word permite la edición de la información que se ha incluido, por lo que
las modificaciones necesarias se hacen sin complicaciones.
Archivo digital en PDF: Hacer un archivo digital que no pueda
modificarse es esencial para los abogados, sobre todo cuando
estos tienen que remitir a sus clientes documentos que
requieren de una firma para su posterior presentación en los
entes correspondientes, por lo que es un tipo de archivo
digital que permite que un documento mantenga su forma
original sin que ninguno de los usuarios que acceden a él
puedan modificarlo.
Archivo digital comprimido: Un archivo digital
comprimido alberga en su interior, por ejemplo, toda la
información referente a un caso o expediente en particular,
reduciendo su tamaño de manera sustancial y haciéndolo
más fácil de consultar o compartir con todos los
interesados.
 EJEMPLOS DE ARCHIVOS
DIGITALES
Hay cientos de ejemplos, pero para las firmas de abogados los más útiles
son:
• Archivos digitales para la gestión de información escrita, como archivos
en Word o PDF, que permiten la creación, modificación y consulta de los
documentos que conforman cada expediente.

• Archivos digitales de imagen, como fotos y videos que

pueden ser fuente probatoria en algunos casos.

• Archivos digitales de audio, que cumplen la misma

función que las imágenes, y que además pueden ser
usados para tomar notas de voz útiles para el trabajo
en grupo.
Con el uso generalizado de archivos digitales en las firmas de abogados,
lo ideal es gestionar la información a través de un sistema de gestión
documental.
Por ejemplo, CaseTracking es un software
especializado en la gestión jurídica de las
firmas de abogados. Esta herramienta
hace uso de tecnología cloud computing
que permite no solo archivar la
documentación pertinente a cada caso,
sino que brinda la oportunidad de acceder
a toda la información relacionada con los
movimientos judiciales correspondientes
de forma inmediata las 24 horas del día y
desde cualquier dispositivo con conexión
a internet.
 Cloud computing

Es la disponibilidad bajo demanda de recursos de

computación como servicios a través de Internet. Esta
tecnología evita que las empresas tengan que
encargarse de aprovisionar, configurar o gestionar los
recursos y permite que paguen únicamente por los
que usen.
 CARACTERÍSTICAS

Sus características son:

Nombre:
Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con
otro que esté en la misma ubicación.
Extensión:
Los archivos llevan una extensión opcional, que muchas veces indica su
formato.
Tamaño:
Como se dijo, están compuestos por una serie de bytes
que determinan su tamaño. Puede alcanzar kilobytes,
megabytes, gigabytes.
Descripción:
Además del nombre y la extensión, suelen tener otras características. Dentro
de estas características puede aparecer la protección del archivo, lo que
significa el permiso limitado para la lectura o modificación.
Ubicación:
Todos los archivos pertenecen a determinado lugar en la computadora, el
llamado espacio de almacenamiento. La mayoría se encuentran
almacenados en discos rígidos, que están ordenados. jerárquicamente en
carpetas y subcarpetas. Existe necesariamente una ruta de acceso hacia ese
lugar, que comienza con el disco al que se hace referencia (C: D:).
Formato:
El modo en que el archivo será interpretado depende de su
formato, entre los que están los formatos de texto, ejecutable, de
datos, de imagen, de audio, de vídeo, entre muchísimos otros.
La forma en la que las computadoras organizan los archivos suele
llamarse sistemas de archivos y dependen del sistema operativo
con el que se esté trabajando. Los archivos pueden ser ejecutables
o no ejecutables, según si funcionan en sí mismos (como puede
ser un juego de PC) o si necesitan de otra aplicación que los
cargue (como un documento de Word).
 FUNCIONES DEL ARCHIVO
Génesis o reunión de los documentos: Se trata de una reunión “natural” de los
materiales, documentos en un determinado espacio, según el tipo de documento.
Mientras que la formación de una colección bibliográfica es el resultado de una
voluntad, de una necesidad o demanda social, el fondo archivístico es el
resultado de una actuación espontánea de una institución.

Tratamiento de la documentación: A pesar de la tendencia actual

homogeneizadora y estandarizadora de las normas, persisten
diferencias muy importantes en el tratamiento del archivo que se
justifica en el distinto origen y tipos de los materiales. sistemas de
clasificación propios y específicos, de acuerdo con el tipo de fondo. La
selección de la información, en el caso de la archivística, se realiza
después de recoger los documentos y la evaluación se lleva a cabo en
un contexto complejo de valoración administrativa, fiscal, legal,
testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar
permanentemente los documentos.
Servir la documentación: Es el libre acceso a la información porque es un
derecho constitucional básico que cada día cobra más fuerza en los
archivos. Las funciones de reunir y tratar la documentación están
orientadas para dar un servicio a. las administraciones o personas
productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz, los
ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los
archivos públicos.
El objetivo final es disponer de la documentación organizada, con
información recuperable para su uso, tanto para la administración
como para el ciudadano. El cumplimiento del objetivo último se
construye sobre otros objetivos, que a su vez se desarrollan en una
serie de funciones y actividades que corresponden a cada objetivo;
y que se desarrollan muchas veces de forma simultánea. Las
funciones fundamentales que constituyen un camino hacia el
objetivo final son las siguientes:
1. RECOGER la documentación.

2. CONSERVAR la documentación recibida, de forma adecuada, segura y

ordenada.

3. SERVIR los fondos documentales tanto a la institución productora como

a los administrados y a la investigación en general.
 CARPETA DE ARCHIVO
Una carpeta es un contenedor de archivos, similar a la carpeta que puede
haber en un armario archivador. De hecho, el Gestor de archivos utiliza un
icono de carpeta para representarla. Una carpeta puede contener otras
carpetas, a veces denominadas subcarpetas. Mediante unas y otras se
pueden crear varios tipos de niveles de organización que forman una
jerarquía. En otros contextos, las carpetas son a menudo conocidas como
directorios.
 REFERENCIAS

Cabral Vargas, B. (2018). Consideraciones para el almacenamiento de archivos

digitales en la nube informática en bibliotecas universitarias. Investigación
bibliotecológica, 32(74), 55-75.
Goldchluk, G. (2021). Nuevos domicilios para los archivos de siempre: el
caso de los archivos digitales.
Esteban-Navarro, M. A. (2001). Los archivos de documentos
electrónicos. El profesional de la información, 10(12), 41-45.
Ferrer Yulfo, A. N. (2014). La importancia y necesidad de
documentar el patrimonio cultural intangible: un archivo digital
para el teatro universitario nuestro (Doctoral dissertation).
Guallar, J., & Abadal, E. (2009). Evaluación de
hemerotecas de prensa digital: indicadores y ejemplos de
buenas prácticas. Profesional de la Informacion, 18(3),
255-269.
Qian, L., Luo, Z., Du, Y., & Guo, L. (2009). Cloud computing: An overview. In
Cloud Computing: First International Conference, CloudCom 2009, Beijing,
China, December 1-4, 2009. Proceedings 1 (pp. 626-631). Springer Berlin
Heidelberg.
García Aretio, L. (2005). Objetos de aprendizaje. Características y
repositorios.
García-Casado, P., & Alberich-Pascual, J. (2014). Filmotecas en la
encrucijada. Función y expansión de la actividad filmotecaria en el
nuevo escenario digital. Profesional de la información, 23(1), 059-
064.
García Ibarra, A. R., Hernández González, A., Ramírez Beltrán, J.,
Reina Muñoz, R., & Charry Rodriguez, E. (2014). La carpeta de
archivos y el papel colgando la Oficina archivo/Alimentación Escolaron
diferencial de muy alta precisión y estabilidad. Ingeniería Electrónica,
Automática y Comunicaciones, 35(1), 57-77.