CONTROL DOCUMENTAL - ISO 9001:2015

CONTROL DOCUMENTAL SEGUN LA ISO 9001:2015

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD-SGC

ING. NIRVANA LEÓN JAIMES

Líder Ext. SGC
FY23
 CONTENIDO
1. Definiciones, conceptos claves en el Control Documental
2. Requisito 7.5 de la Norma Iso 9001:2015
 Registros Obligatorios de la Norma .
3. Niveles de la Documentación del SGC
4. Políticas y requisitos para el Control Documental
5. Procedimiento Control de Documentos CAL-PR-01
 Como se Actualizan, controlan e identifica la Información Documentada
6. Formato Solicitud Control Documental CAL-FO-50
7. Oportunidad de Mejora en el control Documental
8. Evaluación de la eficacia en Control Documental
DEFINICIONES EN EL CONTROL DOCUMENTAL

INFORMACION • Es aquel documento que las áreas generan como resultado de una actividad
del proceso, son útiles para proporcionar evidencia de las actividades
DOCUMENTADA realizadas.

• Es aquel documento que las áreas generan como resultado de una actividad
REGISTRO del proceso, son útiles para proporcionar evidencia de las actividades
realizadas.

• Copia de un documento sometido a los controles que se describen en este

COPIA procedimiento de Control Documental, con el fin de asegurar al poseedor del
documento que cuente con la última versión de éste.
CONTROLADA • CODIGO –VERSION - FECHA

Copia de un documento del Sistema de Gestión entregada a una persona

COPIA NO especifica, y que no es necesario almacenar ni cambiar de versión en caso de
actualización.
CONTROLADA Se encuentran también las documentos que no cuentas con control documental o
no han sido normalizadas. Se identifica porque no tiene ningún código o versión.
DEFINICIONES EN EL CONTROL DOCUMENTAL

DOCUMENTO • Todos los documentos del Sistema de Gestión que se

generan en Filtros Partmo.
INTERNO

DOCUMENTO • Documentos requeridos y utilizados en el Sistema de Gestión que

son generados por entidades diferentes a la organización.
EXTERNO

DOCUMENTO • Documento que no tiene vigencia, o ha sido reemplazado por otro.

• Este se debe conservar como evidencia de la trazabilidad y

OBSOLETO cambios de la documentación

MANUAL DE Documento que especifica el sistema de gestión de una

Organización en cada uno de los requisitos de la norma iso
CALIDAD 9001:2015
REQUISITO 7.5 DE LA NORMA ISO 9001:2015
 DOCUMENTOS Y REGISTROS OBLIGATORIOS
REQUERIDOS POR LA ISO 9001:2015
Documentos requerimientos por la
norma ISO9001:2015.
• Alcance del SGC (cláusula 4.3)
• Política de Calidad (cláusula 5.2)
• Objetivos de calidad (cláusula 6.2)
• Criterios para la evaluación y
selección de proveedores (cláusula
8.4.1.1)
Registros Obligatorios
• Registros de monitoreo y medición de los equipos de equipamiento y calibración (cláusula 7.1.5.1)
• Registros de formación, cualidades, competencias y experiencias (cláusula 7.2)
• Registros de revisión de los requerimientos de los productos (cláusula 8.2.3.2)
• Registros sobre las entradas en Diseño y desarrollo (cláusula 8.3.3)
• Registros sobre los controles de Diseño y Desarrollo(cláusula 8.3.4)
• Registros sobre la revisión de las salidas en Diseño y Desarrollo (cláusula 8.3.5)
• Registros sobre los cambios en el Diseño y Desarrollo (cláusula 8.3.6)
• Características del producto que es producido y el servicio proporcionado (cláusula 8.5.1)
• Registros de propiedad del cliente (cláusula 8.5.3)
• Registros de control de cambios en la producción (cláusula 8.5.6)
• Registros de conformidad de los productos / servicios con el criterio de aceptación (clausula 8.6)
• Registros del producto no conforme (cláusula 8.7.2)
• Resultados de Monitoreos y medición (cláusula 9.1.1)
• Programa de auditoría interna (cláusula 9.2)
• Resultados de Auditorías internas (cláusula 9.2)
• Registro y seguimiento a las acciones correctivas y oportunidades de mejora identificadas (cláusula 10.1)
• Resultados de la Revisión por la Dirección (cláusula 9.3)
NIVELES DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

POLITICA Y Nivel 1: Direccionamiento estratégico de la Organización

MANUAL DE Misión, Visión, Política, Objetivos, Valores
CALIDAD
corporativos, contexto de la Organización

PROCEDIMIENTOS Nivel 2: Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad

DEL SGC Quien, como, cuando y donde efectuar las
actividades

INSTRUCTIVOS DEL SGC Nivel 3: Los Instructivos de trabajo proporcionan detalles

técnicos paso a paso sobre como realizar las actividades dentro
de un proceso y el registro del resultado.

REGISTROS, EVIDENCIAS Y OTROS Nivel 4: Los registros corresponden a los resultados y evidencias
DOCUMENTOS DEL SGC del trabajo y del los controles implementados
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS CAL-PR-01

CAL-PR-01 CONTROL DE DOCUMENTOS V1

 POLITICAS Y REQUISITOS EN EL CONTROL DOCUMENTAL
• La información documentada se encuentra disponible a todo el personal
vinculado a la organización de manera actualizada en la Intranet y
relacionada en el listado maestro de Documentos.
• El control documental estará a cargo del Líder del SGC así mismo la
responsabilidad de mantener actualizado el listado maestro y la
disponibilidad de los documentos.
• Se garantiza que los documentos se conservan legibles: si se encontrase
un documento en mal estado se reemplaza con otro ejemplar de la misma
versión y contenido.
• El responsable del sistema de Gestión de Calidad vigilará el cumplimiento
del Procedimiento CAL-PR-01 Control de Documentos
• Cada líder de proceso es el encargado de definir la información
documentada aplicable a su proceso para el Sistema de Gestión de
Calidad.
POLITICAS Y REQUISITOS EN EL CONTROL DOCUMENTAL
• Los campos modificados o que corresponden a la actualización del
Documento se identificarán con color Gris resaltados
• El tipo de letra que se debe usar para el contenido de los procedimientos
es Arial y el tamaño 11; y para los encabezados es Arial en tamaño 12.
• Gerencia de Calidad y/o Líder SIG asignará permisos de visualización y/o
modificación a los líderes de proceso correspondientes a su área.
• El responsable del sistema de Gestión de Calidad vigilará el cumplimiento
del Procedimiento CAL-PR-01 Control de Documentos
• En el Listado Maestro de Documentos se registrarán todos los
documentos internos nuevos con sus versiones iniciales, se registrarán
por procesos ordenadamente con fechas de creación y su respectiva
versión.
FORMATO SOLICITUD CONTROL DE DOCUMENTOS
CAL-FO-01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

CAL-FO-01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN

1. Mediante evaluación de conocimientos en conceptos

sobre el control documental en la organización
(Google forms)
2. Estableciendo una acción correctiva que permita
controlar toda la información documentada de la
organización transversal para todos los procesos
incluidas las actividades para la identificación,
disponibilidad, seguridad de la información.
3. Identificando los documentos, Procedimientos,
instructivos y formatos que no se encuentran
normalizados para incluir y controlar dentro del
listado maestro de Documentos, incluidos los
formatos en el sistema MAX en las diferentes
áreas/procesos en apoyo con tecnología.
4. Definir tablas de retención documental en toda la
información documentada de la organización con el
fin de establecer los tiempos de retención y
disposición final del archivo en cada proceso.
 TENER EN CUENTA…

Son las personas quienes crean los métodos para realizar el trabajo (manuales,
procedimientos, instrucciones), todo lo que este documentado es importante y
mejorable.

Y si esta documentado, es porque se determino que era la mejor practica para

asegurar la calidad en el producto y la satisfacción del cliente.