Lineamientos Revisión

por la Dirección/
Informe de Gestión
2020
 SIGA

Agenda Sistema Integrado de

Gestión y Autocontrol

1. Lineamientos cargue de información

Identificación de Contexto e
Identificación de necesidades,
expectativas de los Grupos de Valor y
de Interés y comunicaciones de quejas
de las PIP

2. Lineamientos Revisión por la

Dirección/Informe de Gestión 2020
 SIGA
Insumos Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol

Centros de Formación
Despachos Regionales
Dependencias DG

Centros de Formación
Despachos Regionales
Dependencias DG

Centros de Formación
Despachos Regionales
Cargue de Información Contexto, Grupos de Valor y SIGA
Sistema Integrado de
de Interés y comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

1
Cargue de Información Contexto, Grupos de Valor y SIGA
Sistema Integrado de
de Interés y comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

2
Cargue de Información Contexto, Grupos de Valor y SIGA
Sistema Integrado de
de Interés y comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

3
Cargue de Información Contexto, Grupos de Valor y SIGA
Sistema Integrado de
de Interés y comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

4
Cargue de Información Contexto, Grupos de Valor y SIGA
Sistema Integrado de
de Interés y comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

5
Cargue de Información Contexto, Grupos de Valor y SIGA
Sistema Integrado de
de Interés y comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

6
Cargue de Información Contexto, Grupos de Valor y SIGA
Sistema Integrado de
de Interés y comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

7
Cargue de Información Contexto, Grupos de Valor y SIGA
Sistema Integrado de
de Interés y comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

8
Información Contexto, Grupos de Valor y de Interés y SIGA
Sistema Integrado de
comunicaciones de quejas de las PIP Gestión y Autocontrol

Fecha máxima
de cargue de la
información en
CompromISO
31 julio

Esta información debe ser cargada en los centros de formación por los
Líderes SIGA, en los Despachos Regionales por los Líderes SIGA Regionales y
en Dirección General por los Líderes SIGA DG

Nota: Las comunicaciones de quejas de las PIP aplican sólo para los Centros de Formación y Regionales.
Lineamientos
Revisión por la
Dirección/
Informe de
Gestión 2020
 SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol

Lineamientos
Revisión por la
Dirección/
Informe de
Gestión 2020
Lineamientos Revisión por la SIGA
Sistema Integrado de

Dirección/Informe de Gestión 2020 Gestión y Autocontrol

0 La revisión por la Dirección Nacional se va a realizar desde

la Dirección General

1
02
Los Centros de Formación y Despachos Regionales harán
un informe de gestión de la vigencia, que estará
conformado con las entradas y salidas de la RxD para cada
sistema de gestión (Ambiental/Energía, SST, Calidad)

03 Cada Asesor Nacional de Sistema de gestión orienta sobre

la información a presentar en el informe de Gestión 2020

04 Las dependencias de la Dirección General harán su revisión

por la Dirección por proceso a nivel nacional

Nota: Los informes de gestión de los centros es insumo para el informe de gestión de los despachos
Cargue de Informe de Gestión/ SIGA
Sistema Integrado de

Revisión por la Dirección Gestión y Autocontrol

1
Cargue de Informe de Gestión/ SIGA
Sistema Integrado de

Revisión por la Dirección Gestión y Autocontrol

2
Cargue de Informe de Gestión/ SIGA
Sistema Integrado de

Revisión por la Dirección Gestión y Autocontrol

3
Cargue de Informe de Gestión/ SIGA
Sistema Integrado de

Revisión por la Dirección Gestión y Autocontrol

4
Cargue de Informe de Gestión/ SIGA
Sistema Integrado de

Revisión por la Dirección Gestión y Autocontrol

5
Cargue de Informe de Gestión/ SIGA
Sistema Integrado de

Revisión por la Dirección Gestión y Autocontrol

6
Cargue de Informe de Gestión/ SIGA
Sistema Integrado de

Revisión por la Dirección Gestión y Autocontrol

7
Cargue de Informe de Gestión/ SIGA
Sistema Integrado de

Revisión por la Dirección Gestión y Autocontrol

8
 SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol

Lineamientos
para Informe
de Gestión
Calidad
 SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol

A. Estado de
las acciones de
las revisiones
por la dirección
previas
A. Estado de las Acciones de la SIGA
Sistema Integrado de

RxD Previa Gestión y Autocontrol

Consultar:
• El acta del ejercicio de Revisión por la
Dirección del período anterior
• Los hallazgos registrados en la Plataforma
CompromISO por la fuente "Revisión por la
Dirección al SIGA"
Entregar:
Informe ejecutivo del estado de las acciones
registradas por esta fuente de mejora a nivel
país:
• principales situaciones gestionadas.
• estado de las acciones
• conclusiones sobre lo gestionado
 SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol

B. Cambios en las
cuestiones externas
e internas que sean
pertinentes al
sistema de gestión
de la calidad
B. Cambios en las cuestiones externas e
internas que sean pertinentes al sistema de
gestión de la calidad
Consultar:
• Las actas de las INSTANCIAS y
MECANÍSMOS en los que se gestionó el
contexto por interacción de los Grupos de
Valor y Grupos de Interés como PIP.
• Insumos para analizar el contexto
(Observatorio Laboral, Documentos de
PREVIOS, etc.)
SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol
Entregar:
• Informe ejecutivo con las cuestiones Internas y
externas más relevantes que se gestionaron en
el semestre anterior (se presenta a RxD dos
veces en la vigencia de la revisión).
• Principales cambios que se han presentado y
que puede afectar la gestión.
Determinar:
• Cómo se abordaron los PRINCIPALES cambios
del contexto interno y externo que resultaron
PERTINENTES.
 SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol

C. Información sobre
el desempeño y la
eficacia del sistema
de gestión de la
calidad
C. Información sobre el desempeño y la SIGA
Sistema Integrado de
eficacia del SGC Gestión y Autocontrol
1. La satisfacción del cliente

Consultar:
• Encuestas y sondeo de medición de
satisfacción del Cliente.
• Ranking de PQR´s
• PQRS

Entregar:
• Informe ejecutivo sobre resultados de
la medición de la satisfacción del
cliente frente a los servicios prestados
por los Procesos Misionales.
C. Información sobre el desempeño y la SIGA
Sistema Integrado de
eficacia del SGC Gestión y Autocontrol
1. Retroalimentación de las partes interesadas pertinentes

Consultar: Entregar:
• Informe ejecutivo con los
• Actas de Instancias y Mecanismos de asuntos relevantes que se
Participación Ciudadana. abordaron para satisfacer
las Necesidades,
• Acuerdos, Convenios, Alianzas, Expectativas e Intereses de
Compromisos (construyendo País), en los Grupos de Valor y
general toda la información documentada Grupos de Interés.
que surgen de las instancias y mecanismos,
gobernanza y control de la participación Nota: Por el referente MIPG,
ciudadana en el diagnóstico, planeación, también se establece si se
ejecución y control de la gestión atendieron DERECHOS de las
institucional. PIP.
C. Información sobre el desempeño y la eficacia SIGA
Sistema Integrado de
del SGC Gestión y Autocontrol
2. El Grado en que se han logrado los objetivos de la calidad

Consultar:
• Consultar: Despliegue de indicadores con objetivos
relacionados
• Cumplimiento de los planes institucionales

Entregar:
• Informe ejecutivo sobre el cumplimiento de los Planes
Institucionales (PEI y POA) para lograr los objetivos
del sistema de gestión de calidad.

Aplica solo para los procesos en

Dirección General
C. Información sobre el desempeño SIGA
Sistema Integrado de
y la eficacia del SGC Gestión y Autocontrol
3. El desempeño de los procesos

Consultar:
• Evaluación por
dependencias de la OCI

Entregar:
• Informe ejecutivo sobre las
evaluaciones por
dependencias realizadas por la
OCI.
C. Información sobre el desempeño y la SIGA
Sistema Integrado de
eficacia del SGC Gestión y Autocontrol
3. La Conformidad de los productos y servicios
Consultar: Entregar:
• El control, tratamiento y seguimiento a las
salidas no conformes registradas en Informe ejecutivo sobre el estado del control, tratamiento y
CompromISO. seguimiento a las salidas no conformes:

• Las acciones que se requieren para la mejora de las

situaciones encontradas.
• Salidas NC más frecuentes ( con el nombre de la SNC y
las veces que se ha presentado en cada proceso
misional).
• Conclusiones sobre el análisis de la eficacia de las
acciones que se han tomado para el tratamiento de las
SNC.
• Ranking de cumplimiento en la aplicación de controles,
tratamiento y seguimientos, por Proceso, numeradas de
1 a 5, siendo 1 el que más cumple.
• Principales dificultades en la implementación del PCCS
C. Información sobre el desempeño y la SIGA
Sistema Integrado de
eficacia del SGC Gestión y Autocontrol
4. Las no conformidades y acciones correctivas

Consultar: Entregar:
• Módulo de mejora continua Informe ejecutivo de las NC y las OM, por todas las
fuentes:

• No Conformidades (NC) y Oportunidades de mejora

(OM), por fuente
• Temas más relevantes en solución
• Temas más recurrentes como no conformidad
• Eficacia de las acciones tomadas
• Necesidad de tomar nuevas acciones
• Estado de los hallazgos, acciones y actividades

Informe que contenga los aspectos relevantes y el

análisis y evaluación de los resultados de los planes de
mejoramiento.
C. Información sobre el desempeño y la SIGA
Sistema Integrado de
eficacia del SGC Gestión y Autocontrol
5. Los resultados de seguimiento y medición
Consultar:
• Indicadores en todas las baterías
de la entidad en las que se
realizan mediciones a los
Entregar:
procesos
Informe ejecutivo y presentación en power
point sobre las mediciones del análisis del
cumplimiento, tendencias, acciones
implementadas como resultados del análisis y
evaluación, principales situaciones a mejorar,
dificultades, entre otros. Informe estadístico
que refleje el cumplimiento de las metas
 C. Información sobre el desempeño y la
eficacia del SGC
6. Resultados de auditorias internas realizadas al SIGA
Consultar:
• Módulo de Mejora
• Informes de auditorías realizadas a nivel
nacional, tanto internas como externas
(Icontec)
• Ejercicios de autoevaluación realizados a
nivel nacional (auditorías regionales).
• Programación y planeación de la auditoría
• Evaluación de auditores
Aplica solo para los procesos en
Dirección General
SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol
Entregable:
Informe ejecutivo con los resultados de las
auditorias Internas y externas:
• Resultado de la evaluación de los
auditores
• Aspectos a mejorar para próximos
ejercicios: en la programación, la
planeación, la ejecución, la elaboración de
informes, evaluación de auditores.
• Hallazgos más relevantes y recurrentes y
que requieran de acciones transversales o
decisiones de fondo.
C. Información sobre el desempeño y la
eficacia del SIGA
7. Desempeño de los proveedores externos
Consultar:
• Informes de supervisión
• Contratos con proveedores que no
hayan cumplido el objeto contractual o
los compromisos contractuales y que se
haya declarado el incumplimiento
conforme a la Ley.
SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol
Entregar:
Informe ejecutivo con la información de
proveedores a los que se le ha declarado
el incumplimiento y las decisiones que se
ha tomado.
• Contratos que a criterio del supervisor
requieren reunión con el proveedor
para ajustar aspectos de cumplimiento
 SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol

D. ADECUACION DE
LOS RECURSOS
 SIGA

D. Adecuación de los recursos Sistema Integrado de

Gestión y Autocontrol

Consultar: Entregar:
• Presupuesto asignado para la Informe ejecutivo considerando:
vigencia • Valores asignados
• Valores ejecutados
• Valores no ejecutados
• Estrategias para garantizar la ejecución
presupuesto
• Aspectos a mejorar
• Ejecución presupuestal Vs metas

Aplica solo para los procesos en

Dirección General
 SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol

E. EFICACIA DE LAS
ACCIONES
TOMADAS PARA
ABORDAR LOS
RIESGOS Y LAS
OPORTUNIDADES
E. Eficacia de las acciones tomadas para
abordar los riesgos y las oportunidades
Consultar:
• Mapa de los riesgos de
proceso/CF/RG
• Acciones y controles implementados
para abordar riesgos
SIGA
Sistema Integrado de
Gestión y Autocontrol
Entregar:
Informe ejecutivo con la eficacia de las
acciones y de los controles para abordar
riesgos y oportunidades.
• Riesgos que se han materializado en
el periodo de análisis.
Cargue de Revisión por la Dirección SIGA
Sistema Integrado de
procesos DG Gestión y Autocontrol

Fecha máxima
cargue de la
información en
CompromISO
31
julio

Procesos en la Dirección General

 Cargue de todos los informes de gestión SIGA
Sistema Integrado de

Centros de Formación y Despachos regionales Gestión y Autocontrol

Fecha máxima
cargue de la
información en
CompromISO
30
noviembre

Centros de Formación y Regionales que

Los Despachos

10
cuentan con un solo centro de formación.
Regionales con
más de un centro
de formación diciembre