Manual - Del - Sistema - Integrado - de - Gestion SAE

MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL SIG

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1. ¿Para qué debo aplicar el manual?
Asegurar el funcionamiento y articulación del Sistema Integrado de Gestión, cumpliendo con los requisitos del
cliente y los establecidos dentro de la Normatividad Legal Vigente.
2. ¿Cuál es la aplicación del manual?
Aplica para toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión.
3. ¿Quién garantiza la ejecución del manual?
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Jefe de Gestión de la Información
Gerente de Talento Humano
4. ¿Qué conceptos claves debo tener claros en el manual?
Documento: información y su medio de soporte.
Procesos: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Sistema de Gestión: sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Sistema de Gestión de la Calidad: comprende actividades mediante las que la organización identifica sus
objetivos y determina los procesos y recursos requeridos para lograr los resultados deseados.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
Seguridad y Salud en el Trabajo: abarca una disciplina que trata de prevenir lesiones y las enfermedades
causadas por las condiciones de trabajo, consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas basado en
la mejora continua, lo cual incluye la política, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora
con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud
en los espacios laborales.
SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Gestión Ambiental: Conjunto de acciones enfocadas a promover la mejora del desempeño ambiental,
proporcionando un marco de referencia que permita responder a las necesidades o condiciones ambientales
cambiantes y promover la conservación, protección y uso eficiente de los recursos naturales.
SGA: Sistema de Gestión Ambiental.
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: consiste en un conjunto de políticas, procedimientos y

directrices junto a los recursos y actividades asociados que son administrados colectivamente por una
organización, en la búsqueda de proteger sus activos de información esenciales.
SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 1 de 19

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SAS.
Sistema Integrado de Gestión: alineación entre sistemas que tiene un objetivo en común.
5. ¿Qué normatividad afecta el manual?

Tipo de Año de Entidad de
N° Titulo
documento expedición origen
Norma Técnica
ISO 9001 2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. ICONTEC
Colombiana
Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Presidencia de

Decreto 1083 2015
Control Interno (MECI) la República
Por medio de la cual se modifica el Decreto

1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario
Presidencia de
Decreto 1499 2017 del Sector Función Pública, en lo relacionado
la República
con el Sistema de Gestión establecido en el
artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.
Tecnología de la Información. Técnicas de

Norma Técnica
27001 2013 Seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad ICONTEC
Colombiana
de la información. Requisitos.
Norma Técnica Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con

14001 2015 ICONTEC
Colombiana orientación para su uso.
Norma Técnica
31000 2011 Gestión del riesgo. Principios y directrices. ICONTEC
Colombiana
Norma Técnica Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en

45001 2018 ICONTEC
Colombiana el Trabajo
Por medio de la cual se modifica el Sistema

Resolución 013 2015 Integrado de Gestión de la Sociedad de Activos SAE
Especiales S.A.S.
Por medio de la cual se conforma el Comité del

Sistema Integrado de Gestión y se asignan
roles y responsabilidades y se designa
Resolución 137 2015 SAE
Representante de la alta dirección para el
Sistema Integrado de Gestión de la Sociedad
de Activos Especiales S.A.S.
6. ¿Qué documentos se utilizan en la ejecución del manual?

SAS.
Tipo de documento Código Titulo
Procedimiento de creación, modificación y eliminación de documentos

Procedimiento P-DE3-001
del SIG
7. ¿Cómo ejecuto el manual?
7.1 MISIÓN
Somos un gestor de activos técnico y transparente, con conocimiento del negocio, orientado a la productividad
y la rentabilidad, que genera recursos para la financiación y desarrollo de políticas públicas.
7.2 VISIÓN
En el 2022 la SAE será una empresa líder en gestión de activos y un referente nacional e internacional por su
modelo de administración fundamentado en procesos tecnológicos eficientes y un portafolio de servicios
diversificado.
7.3 VALORES
Figura 1. Valores
7.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. está reflejada en el organigrama que
podrá ser consultado en la página web de la entidad:

SAS.
https://www.saesas.gov.co/nuestra_entidad/estructura_organizacional_talento_29904/organigrama
7.5 ELEMENTOS ESTRUCTURALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG
7.5.1 Alcance del sistema integrado de gestión
7.5.2 Alcance del sistema de gestión de calidad: el alcance que se tiene definido para el sistema de gestión
de calidad y el cual se encuentra certificado bajo la NTC ISO 9001:2015 es:
El Sistema de Gestión de Calidad de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. tiene como alcance recibir,
registrar, administrar y disponer finalmente los activos vinculados al proceso de extinción de dominio y los que
se tengan asignados, orientados hacia la consecución de la productividad y rentabilidad de estos.
7.5.3 Alineación entre sistemas de gestión
Dados los sistemas de gestión que se adoptan, se establece la Gestión de Riesgos como mecanismo integrador
de este, en donde se tendrán en cuenta los riesgos para cada uno de los sistemas, además de las acciones
analizadas para la mitigación del riesgo, mejoramiento de los procesos y cumplimiento de los requisitos de los
sistemas de gestión.
7.5.4 Objetivos definidos
Calidad
• Generar ingresos a partir de la productividad de activos por diversos modelos de negocio y portafolio
de servicios priorizando la venta masiva de activos (Objetivo 2. Planeación Estratégica 2019 – 2022).
• Fortalecer los procesos desarrollo y formación (Objetivo 14. Planeación Estratpegica 2019 – 2022).
• Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos, partiendo del contecxto y gestión de los mismos.
• Impulsar proyectos normativos adaptados a la necesidad del negocio e implementar políticas que
promuevan la seguridad jurídica y la prevención del daño anti-jurídico (Objetivo 10. Planeación
Estratégica 2019 – 2022).

SAS.
• Minimizar los riesgos de los procesos.

• Impulsar las acciones de oportunidad y calidad enfocado en cliente interno y externo (Objetivo 8.
Planeacion Ewstratégica 2019 – 2022).
Seguridad de la Información
• Buscar que los principios de disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información se cumplan

por parte de los usuarios, proveedores, terceros y contratistas.
• Promever el uso de mejores prácticas de seguridad de la información y datos personales, para ser la
base de la aplicación del concepto de Seguridad Digital.
• Brindar lineamientos para la implementación de mejores prácticas de seguridad que permita identificar
inraestructuras críticas.
• Realizar la gestión de riesgos periódicamente para mantener los activos de información protegidos y
actualizados.
• Apoyar los lineamientos para dar cumplimiento con la normatividad legal vigente en temas de
seguridad de la información y datos personales.
• Minimizar el riesgo de los procesos misionales de la entidad.
• Incluir en la gestión de proyectos de la SAE, la seguridad y privacidad de la información, para asegurar
que los riesgos se identifiquen y traten como parte del proyecto.
• Mantener la confianza de los colaboradores, contratistas y terceros.
• Apoyar la innovación tecnológica
• Fortalecer la cultura de seguridad de la información en los funcionarios, terceros, aprendices,
practicantes y clientes de la SAE SAS
Seguridad y Salud en el Trabajo
• Diseñar, implementar y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST) acorde con la naturaleza de la entidad y sus operaciones.
• Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles para la
prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales en los colaboradores.
• Establecer objetivos estratégicos acorde al plan de trabajo anual.
• Identificar y proponer los recursos necesarios (financieros, técnicos y el personal) en calidad y
oportunidad suficiente para el desarrollo del SG-SST.
• Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores con vinculación directa, contratistas,
subcontratistas, proveedores y demás grupos de interés independientemente de la modalidad de
trabajo en todas las sedes de la entidad.
• Cumplir la legislación nacional vigente, los requisitos normativos y de otra índole aplicable en materia
de seguridad y salud en el trabajo.
• Promover la participación y consulta de los trabajadores, y de los representantes que se designen.
Gestión Ambiental
• Adoptar en la Sociedad de Activos especiales S.A.S – SAE, el Sistema de Gestión Ambiental (SGA),
alineado con sus procesos, servicios y actividades.
• Identificar y evaluar los aspectos e impactos ambientales generados en los procesos de la entidad y
establecer un mecanismo de control adecuado.

SAS.
• Prevenir, minimizar y mejorar continuamente los impactos identificados, mediante el diseño y ejecución
de programas de gestión ambiental propendiendo por la sostenibilidad ambiental.
• Desarrollar una estrategia de sensibilización que incentive a los clientes internos y externos a fortalecer
la cultura ambiental organizacional.
• Cumplir con los requisitos legales ambientales vigentes aplicables a la misión de la sociedad, que
permita la adecuada implementación del Sistema y su mejoramiento continuo.
• Evaluar continuamente el desempeño y evolución del Sistema de Gestión Ambiental.
7.5.5 Políticas definidas
Calidad
En la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. administramos activos vinculados al proceso de extinción de

dominio y demás asignados por la Ley, Orientada a la productividad y rentabilidad de los recursos a través de
un talento humano idóneo. Estamos comprometidos con la mejora continua del sistema, el cumplimiento de la
normatividad legal aplicable y la adecuada gestión del riesgo, buscando incrementar la satisfacción de los
grupos de interés.
Seguridad de la Información
La información es un activo fundamental para la Sociedad de Activos Especiales SAE, por lo tanto, la Entidad
está comprometida con su confidencialidad, integridad y disponibilidad. Todo esto como parte de una estrategia
orientada a la continuidad del negocio, la administración de riesgos y la consolidación de una cultura de
seguridad.
Consiente de las necesidades actuales, la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. implementará un modelo de
Gestión de Seguridad de la Información como la herramienta que permite identificar y minimizar los riesgos a
los cuales se expone la información, ayuda a la reducción de costos operativos y financieros, establece una
cultura de seguridad y garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, contractuales, regulatorios y de
negocio vigentes.
Seguridad y Salud en el Trabajo
La Sociedad de Activos Especiales SAE S.A.S., como administrador eficiente de activos especiales orientado
a la consecución de la productividad y rentabilidad de estos, generando recursos para la financiación y
desarrollo de políticas públicas, consciente de la importancia de promover ambientes de trabajo sanos, seguros
y manteniendo la calidad de vida laboral, se compromete a:
• Diseñar, implementar y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST) acorde con la naturaleza de la organización y sus operaciones.
• Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles para la
prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales en los colaboradores.
• Establecer objetivos estratégicos acorde al plan de trabajo anual.
• Asignar los recursos necesarios (financieros, técnicos y el personal) en calidad y oportunidad suficiente
para el desarrollo del SG-SST.

SAS.
• Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores con vinculación directa, contratistas,
subcontratistas, proveedores y demás grupos de interés independientemente de la modalidad de
trabajo en todas las sedes de la entidad.
• Cumplir la legislación nacional vigente, los requisitos normativos y de otra índole aplicable en materia
de seguridad y salud en el trabajo.
• Promover la participación y consulta de los trabajadores, y de los representantes que se designen.
Gestión Ambiental
La Sociedad de Activos Especiales S.A.S – SAE, establece su compromiso con el desarrollo de acciones que
aporten a la mejora continua del desempeño ambiental y contribuyan a alcanzar objetivos de manera alineada
con la misión de la entidad y con estrategias de sostenibilidad ambiental. Por lo anterior, controla los aspectos
e impactos ambientales generados en el servicio prestado cumpliendo con el marco legal y contractual aplicable
en materia ambiental.
Así mismo, la entidad se compromete con el fortalecimiento de la cultura ambiental organizacional en sus
diferentes grupos de interés, así como a promover la conservación, ahorro y uso eficiente de los recursos
naturales consumidos en el desarrollo de sus actividades, contribuyendo al mejoramiento ambiental, social y al
esfuerzo gubernamental en la austeridad del gasto público.
Esta política involucra a las sedes, procesos y actividades de la entidad, así como a sus partes interesadas.
La alta dirección, hace explícito su compromiso con el sistema y asigna los recursos necesarios para el
cumplimiento de esta política.
Riesgos
La Sociedad de Activos Especiales S.A.S. gestiona integralmente todos aquellos riesgos que puedan impedir
el cumplimiento de los objetivos estratégicos, de proceso o procedimiento, mediante una efectiva administración
de estos, adoptando las mejores prácticas y estándares internacionales.
7.5.6 Representante de la dirección
La alta dirección representadas por la Presidencia ha designado al jefe de la Oficina Asesora de Planeación
como representante de la dirección, quién desempeñará rigurosamente las siguientes funciones:
• Garantizar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema integrado
de gestión.
• Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema integrado de gestión y de cualquier necesidad
de mejora.
• Establecer controles necesarios para garantizar la efectividad de los procesos y los recursos asignados.
• Garantizar el cumplimiento de los requisitos de los estándares definidos en la normatividad legal vigente,
relacionada a los Sistemas de Gestión adaptados por la organización.

SAS.
• Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente y la seguridad de la
información en todos los niveles de la organización, así como la gestión de los peligros, la promoción y
prevención de la salud y la seguridad en el trabajo.
7.5.7 Principios que orientan nuestra gestión
• Enfoque sistémico. Permite visualizar la organización como transformadora de insumos y conocimientos

en productos y servicios de calidad dentro de un entorno cambiante.
• Orientación al cliente. Dirige los esfuerzos a la satisfacción de las necesidades y expectativas de la
comunidad.
• Gestión basada en datos y hechos. Reconoce el poder de la información para acertar en la toma de
decisiones.
• Procesos autocontrolados, autogestionados y autorregulados: Resalta la importancia de los
controles dentro de los procesos, para asegurar el cumplimiento de los requisitos del producto o prestación
del servicio.
• Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras.
• Enfoque hacia el cliente: Permite prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes.
• Enfoque basado en procesos: Resalta la interacción de los diferentes procesos definidos, los cuales, al
trabajar articuladamente, permiten generar valor, para el estado y los clientes.
• Mejora continua: Dirige los esfuerzos de los procesos a implementar maneras más prácticas y mejores
para prestar los servicios de la entidad.
7.5.8 Exclusiones
Teniendo en cuenta la misión de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S., el requisito de la NTC ISO
9001:2015 que se excluye es:
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios dado que, por la naturaleza de la organización, no se
contempla la realización de procesos de diseño y desarrollo de productos y servicios.
7.5.9 Mapa de procesos

SAS.

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG
7.5.10 Estructura documental
✓ Niveles de documentación
La documentación de SAE SAS se encuentra clasificada por niveles que agrupan diferentes tipos de documentos
como se muestra en la ilustración 1.
Lineamientos de los documentos:
Figura 1. Pirámide documental
Todos los documentos del nivel V – Documentación detallada del SIG se diseñarán con la misma estructura, partiendo
de las características definidas en la metodología de diseño de documentos (G-DE3-012) la cual se encuentra
publicada en la intranet.

8.5.11 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
ESTRATÉGICOS MISIONALES TRANSVERSALES
DE TE CA RR DP DT DF BS AB GD GJ GF GT EC GV
CARGO
Presidente M
Jefe de Control Interno M
Jefe Oficina Asesora de Planeación M
Jefe Oficina de Gestión de la Información M
Jefe Comunicaciones y Atención al Ciudadano M
Gerente Comercial P P
Vicepresidente de Muebles e Inmuebles M M M
Gerente de Bienes Inmuebles Urbanos P P P
Gerente de Bienes Inmuebles Rurales P P P
Gerente de Bienes Muebles P P P
Gerente Técnico P
Vicepresidente de Sociedades M M M
Gerente de Sociedades Activas P P P
Gerente de Sociedades en Liquidación P P P

ESTRATÉGICOS MISIONALES TRANSVERSALES
DE TE CA RR DP DT DF BS AB GD GJ GF GT EC GV
CARGO
Gerentes Regionales P P P
Gerente de Proyectos Especiales P P P P

M/ M/
Vicepresidente Administrativo y Financiero M M
P P
Gerente de Talento Humano P
Gerente Financiero P
Vicepresidente Jurídico M
Gerente de Asuntos Legales P
Gerente de Contratación P
M: Responsabilidad de Liderar Macroprocesos
P: Responsabilidad de Liderar Procesos

7.5.12 SERVICIOS / PRODUCTOS
- Comercialización de inmuebles, muebles. Sociedades y establecimientos de comercio.

- Arriendo de inmuebles
- Administración de inmuebles, sociedades y establecimientos de comercio a través de depósito provisional
- Liquidación de sociedades
7.5.13 CLIENTES
- Ciudadanía en general
- Ministerio de Hacienda y Crédito Público
- Arrendatarios
- Compradores
- Destinatarios
- Depositarios
- Entidades Públicas
- Policía
7.5.14 PARTES INTERESADAS (Sistema de Gestión de Calidad)
CISA
Proveedores
Depositarios
Chatarrizadoras
Fiscalía (FGN)
Reguladores
Abogados Externos
Contraloria
Despacho judicial
Procuraduría
Ministerio de Arrendatarios
MHCP
Clientes
Hacienda y Crédito
Público (MHCP) Policía Compradores
Fiscalia (FGN) Ciudadanía e general Destinatarios
(Entidades Publicas)
Autoridad Judicial DAFP
Ciudadanía en
Secretaría de Control Interno general
Movilidad
Personería MHCP
Policía Nacional
Secretaría de Depositarios
Avaluadores / ROM transparencia
Policía
Almacenadoras Ministerio de
Tecnologías de la Fiscalía
Banco de la
República información y las
comunicaciones
Bancas de inversión
Revisores Fiscales
Oficinas de registro
Cámara de Comercio
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PARTES INTERESADAS NECESIDADES EXPECTATIVAS EVALUACIÓN /SEGUIMIENTO

Implementación del T-CA2-004 Protocolo de atención a
rquerimientos de la ciudadanía
Rendición de cuentas obre las gestiones que realiza Capacidad de respuesta frente a sus PQRSD
Implementación del P-CA2-033 Procedimiento de atención,
SAE para la administración de los bienes. Respuestas oportunas a sus PQRSD
Ciudadanía en general seguimiento y control de requerimientos
Inquietudes sobre los bienes disponibles para venta Información correspondiente a la gestión de SAE
Jornadas de rendición de cuentas virtual y presencial
o arrendamiento disponible para consulta
Indicador de PQRS
Publicaciones de los bienes disponibles en la página web
Reportes de gestión y desempeño de la entidad Información confiable y de calidad Instrumentos de evaluación (Planes de acción sectoriales)
Ministerio de Hacienda y Crédito
como contribución al sector de MHCP Transfrencias oportunas de recursos de acuerdo con los Indicador de transferencias a la nación
Público
Transferencias de recursos a la nación porcentajes definidos por ley Comprobantes de pago de traslado presupuestal
Bienes publliados en la web
Información de lo bienes disponibles y completa Indicador de arrendamiento (productividad)
Información de arrendamiento de bienes Facturación oportuna Facturación electrónica
Facturación de arrendamiento Cumplimiento de las obligaciones del contrato Contratos de arrendamiento
Arrendatarios
Servicios de arrendamieto Transparencia y legalidad en el proceso comercial Indicador de legalización de contratos
Bienes de acuerdo con la necesidad del arrendatario Racionalización de trámites Ferias de atención al ciudadano (arrendamiento)
Saneamiento administrativo, técnico y legal Foros de información de arrendamiento
Mecanismos y herramientas para arrendamiento
Información de bienes para compra Información de los bienes disponibles y completa Mecanismos y herramientas para la compraventa
Bienes de acuerdo con la necesidad del comprador Cumplimiento de la promesa de compra venta Operadores logísticos y comerciales
Compradores
Servicios de compra venta Transparencia y legalidad en el proceso comercial Ferias de atención al ciudadano (comercial)
Facturación de compra Saneamiento administrativo, técnico y legal Foros de información comercial
Inmuebles / muebles que se ajuste a su Alianzas y convenios entre organizaciones
Clientes necesidades Aprobación de la destinación de inmuebles Comité de aprobación de destinaciones
Destinatarios Finales
Especificación de condiciones y requisitos para la Cumplimiento de leyes especiales Control de destinatarios prvisionales
destinación de bienes Indicador de destinación final
Inmuebles / muebles que se ajuste a su
necesidades
Cumplimiento de los requisitos Mecanismos y herramientas (portal de depositrios) para la
Especificación de condiciones y requisitos para
Asignación de acuerdo con su capacidad administración de depositarios provisionales
Depositarios depósito provisional de bienes
Transparencia y legalidad en el proceso de convocatoria Convocatorias de depositarios provisionales
Hacer parte del registro de depositario provisional
y de asignación Asignación automática
para la administración de bienes
Implementación del T-CA2-004 Protocolo de atención a

requerimientos de la ciudadanía
Atención oportuna a los requerimientos de
Cumplimiento de los requisitos legales aplicables Implementación del P-CA2-033 Procedimiento de atención,
información
Información disponible y completa seguimiento y control de requerimientos
Entidades Públicas Donación a entidades públicas
Transparencia y legalidad de la infomación Jornadas de rendición de cuentas virtual y presencial
Información de bienes para donación
Saneamiento administrativo, técnico y legal Indicador de PQRS
Rendición de cuentas
Publicaciones de los bienes disponibles en la página web
Indicador de transferencia de recursos a la nación
Policía Transferencia de recursos Cumplimiento de la normativa y convenios Indicador de transferencia de recursos a la nación
Fiscalía Transferencia de recursos Cumplimiento de la normativa y convenios Indicador de transferencia de recursos a la nación

Prestar servicios de operador comercial y

recuperación de cartera
Cumplimiento de los requisitos pactados en el contrato
Infomación de los bienes a comercializar
Claridad de las obligaciones que deben cumplir para la
Acceso de la información de los bienes de la página Supervisión del contrato
Operador Comercial ejecución del contrato
web Evaluación de proveedores
Transparencia y legalidad de la infomación
Generar recursos a través de la venta de bienes
Pago oportuno
(CISA)
Seguridad de la información (Habeas data)
Información clara sobre los requisitos de
contratación
Transparencia en las acciones desarrolladas en las fases
Cumplimiento en los procesos de selección acorde a
Proveedores de servicios precontractual, contractual y postcontractual Ejecución del proceso de adquisición de bienes y servicios
la ley
Cumplimiento a lo pactado en el contrato
Cumplimiento de las obligaciones por parte de la
entidad
Inmuebles / muebles que se ajuste a su
necesidades
Cumplimiento de los requisitos Mecanismos y herramientas (portal de depositrios) para la
Especificación de condiciones y requisitos para
Asignación de acuerdo con su capacidad administración de depositarios provisionales
Depositarios depósito provisional de bienes
Transparencia y legalidad en el proceso de convocatoria Convocatorias de depositarios provisionales
Hacer parte del registro de depositario provisional
y de asignación Asignación automática
para la administración de bienes
Alianzas y convenios entre organizaciones

Inmuebles / muebles que se ajuste a su Comité de aprobación de destinaciones
necesidades Aprobación de la destinación de inmuebles Control de destinatarios prvisionales
Destinatarios Provisionales
Especificación de condiciones y requisitos para la Cumplimiento de leyes especiales Indicador de destinación
destinación de bienes Trámite de destinaciones provisionales (conteo de solicitudes
Proveedores
presentadas a SAE)
Cumplimiento de los requisitos pactados en el contrato Procedimiento de chatarrización

Generar ingresos a través de la chatarrización de
Claridad de las obligaciones que deben cumplir para la Indicador de chatarrización
Chatarrizadoras muebles
ejecución del contrato Supervisión del contratación
Infomación de los bienes a chatarrizar
Transparencia y legalidad de la infomación Pago recibido por concepto de chatarrización **
Contar con los recursos necesarios para su labor Pagos de sus honorarios a tiempo Contrato deprestación servicios
Contratistas de prestación de servicios Honorarios Cumplimiento de las condiciones contractuales Supervisión del contrato
Documentación requerida para desarrollar su labor Información disponible y completa Pagos efectuados
P-GJ1-200 Procedimiento Inicio acciones judiciales, prejudiciales y
Atención oportuna a los requerimientos de administrativas
Atención oportuna de los requerimientos de
información P-GJ1-161 Procedimiento Pago cumplimiento orden judicial
Despacho judicial información y notificación de autoridades
Atención a los requerimientos y notificaciones de P-GJ1-081 Procedimiento Representación judicial o administrativa
administrativas
las autoridades administrativas y judiciales Externa
P-GJ1-070 Procedimiento tutelas
Atención oportuna a los requerimientos de
Gestionar el diligenciamiento de los instrumentos de medición
información
Ministerio de Hacienda y Crédito MIPG
Atención a los requerimientos y notificaciones de
Público Cumplimiento de las directrices y políticas definidas Reporte de instrumentos de seguimiento
las autoridades administrativas y judiciales
Instrumentos de evaluación (Planes de acción sectoriales)
Procedimiento de preparación de activos
Contar con los recursos disponibles para atender las Perfil del personal idóneo para atender las diligencias Procedimiento de recepción de activos
diligencias informadas de secuestro Procedimiento de recepción de activos en bodega
Fiscalía
Entegar los bienes incautados para la administración Transparencia y legalidad de la operación Procedimiento de recepción de activos en sitio
Seguridad de la información (Habeas data) Oportunidad en las diligencias Indicador Asignacion de depositarios por administracion Directa
Indicador Diligencia de secuestro

Información de los bienes y del proceso

Información completa de los bienes y del proceso Proceso de defensa judicial
Cumplimiento de las sentencias y órdenes
Autoridad Judicial Cumplimiento de las sentencias y órdenes judiciales GIT Aseguramiento y Cotrol de la Información (Ingreso de Activos)
judiciales
oportuna y eficáz Indicaros PQRS (Asuntos Legales)
Información actualizada de los medios de
Cancelación oportuna de estados de cuenta de los
transporte
Seretaría de Movilidad activos Procedimiento de saneamiento de bienes muebles
Cancelación de estados de cuenta de los activos
Información oportuna de los medios de transporte
Definición de convenio de acompañamiento de la Diagnóstico y alistamiento
Información completa para ejercer el acomañamiento a
Policía Nacional policía a diligencias Formato acompañamiento de la policía
diligencias
Seguridad de la información (Habeas data) Informes de gestión de los servicios prestados
contratación
Procedimiento ROM
la ley Transparencia en las acciones desarrolladas en las fases
Procedimiento de avalúo de bienes
Avaluadoras / ROM Cumplimiento de las obligaciones por parte de la precontractual, contractual y postcontractual
Indicados de avalúos de inmuebles y muebles
entidad Cumplimiento a lo pactado en el contrato
Indicador de ROM urbanos
Información de los bienes objeto de avalúo y el
estado físico de los bienes
contratación
la ley
Transparencia en las acciones desarrolladas en las fases Indicador visitas a las almacenadoras
Almacenadoras precontractual, contractual y postcontractual Supervisión de contratos
entidad
Cumplimiento a lo pactado en el contrato Recepción de activos en bodega
Información de los bienes
Generar ingresos por concepto de bodegaje de los
Proveedores
bienes
Infomación de las divisas y del oro a monetizar
Identificación de la información real, veráz y confiable Procedimiento de monetización de divisas
Banco de la República Información de las divisas, moneda legal y el oro a
de las divisas, moneda legal y el oro. Procdimiento Oro**
custodiar
contratación
Cumplimiento en los procesos de selección acorde a Transparencia en las acciones desarrolladas en las fases
la ley precontractual, contractual y postcontractual
Bancas de Inversión Cumplimiento de las obligaciones por parte de la Cumplimiento a lo pactado en el contrato Procedimiento escogencia de bancas de inversión
entidad Información clara, oportuna y completa
Información de los bienes Pago Oportuno
Generar ingresos
contratación
Transparencia en las acciones desarrolladas en las fases Indicador de asambleas de sociedades activas
precontractual, contractual y postcontractual Supervisión de contratos
la ley
Revisores Fiscales Cumplimiento a lo pactado en el contrato Evaluación de proveedores
Información clara, opertuna y completa Procedimiento de asignación de revisores fiscales
entidad
Pago Oportuno Procedimiento de regiistro y clasificación de revisores fiscales
Información financiera y de las asambleas
Procedimiento de comercialización
Información de los bienes Información clara y commpleta de los bienes Indicador Comunicación de resolución a oficinas de regitro
Oficinas de Registro
Pago por la diligencia Actualización oportuna de la infomación Procedimiento de alistamiento
Procedimiento de remoción de depositarios
Información de los bienes Información clara y commpleta de los bienes Procedimiento de comercialización
Cámara de Comercio
Pago por la diligencia Actualización oportuna de la infomación Procedimiento de alistamiento

REGULADORES
Atención oportuna a los requerimientos de información Procedimiento PQRS
Atención a los requerimientos de información
Fiscalía Información clara, completa y oprtuna Indicador PQRS
Reporte de posibles desviaciones en la gestión
Cumplimiento de la normatividad legal
Atención oportuna a los requerimientos de información Procedimiento PQRS

Reguladores Atención a los requerimientos de información Información clara, completa y oprtuna Indicador PQRS
Contraloría
Reporte de posibles desviaciones en la gestión Cumplimiento de los planes de mejoramiento Seguimiento semestral a los planes de mejoramiento
Cumplimiento de la normatividad legal Reporte SIRECI
Atención oportuna a los requerimientos de información Seguimiento publicaciones por Ley de transparencia en página Web
Atención a los requerimientos de información
Procuraduría Información clara, completa y oprtuna Procedimiento PQRS
Reporte de posibles desviaciones en la gestión
Cumplimiento de la normatividad legal Indicador PQRS
Mantenerse informado acerca del desempeño del Información clara, verás y oportuna acerca del
Ejecutar el P-DE2-099 Pocedimiento de revisión por la dirección
Sistema Integrado de Gestión desempeño del Sistema Integrado de Gestión
Alta Dirección / Junta Directiva
Conservar el certificado del istema de Gestión de la Cumplir los requisitos de la NTC ISO 9001:2015
Calidad Programar y ejecutr auditoías externas con el ente certificador
Cumplimiento de programas, planes y proyectos Resultados de gestión con buen desempeño Implementar los procedimientos definidos en el SIG
Procedimiento de nómina
Retribución salarial
Procedimiento de evaluación de desempeño
Otros Disposición de recursos necesarios para ejecutar su
Pago oportuno Procedimiento de bienestar
labor
Transparencia en las acciones desarrolladas en las fases Procedimiento reconocimiento de incentos
precontractual, contractual y postcontractual Procedimiento de gestión de bienestar social laboral
Talento Humano contratación
Cumplimiento a lo pactado en el contrato Procedimiento diseo y ejecución del plan anual de capacitación
Buen clima laboral Indicador Ejecución Plan de capacitación
la ley
Plan carrera Indicador Plan de bienestar
Indicador Plan de SST
entidad
Evaluación de buenas prácticas laboral

8. ¿Cuál es la historia del manual?

Vigencia
Versión Descripción de Cambios
Desde Hasta
1 2015 2015 Versión inicial de la actualización del SIG.
2 2015 05/03/2018 Se incluyen códigos en la tabla correspondiente a Tipo de codificación.
3 05/03/2018 21/11/2019 Actualización de las normas y del alcance del SIG.
4 21/11/2019 03/06/2021 Se actualiza la misión, visión, valores corporativos.
Se actualiza la matriz de responsabilidades, se elimina el diagrama de

5 03/06/2021 08/06/2021 relación de requisitos vs Documentos y procedimientos. Se
reestructuran los diagramas.
Se precisa el por qué se excluye el numeral 8-3 de la NTC ISO

6 08/06/2021 18/06/2021
9001:2015.
Se incluye análisis de necesidades y expectativas de las partes

7 18/06/2021 16/07/2021
interesadas.
Se incluye codificación para tipos documentales como Política y

8 16/07/2021 02/06/2022
Orientador Estratégico.
Se actualiza el mapa de procesos trasladando el proceso de

inteligencia de negocios del macroproceso de Tecnología al
macroproceso de Direccionamiento Estratégico y se incluyen los
9 02/06/2022 17/10/2022
procesos de Gestión Administrativa, Administración de activos fijos y
de consumo y Administración del programa de seguros y siniestros en
el macroproceso de Administración de Bienes de funcionamiento.
Se actualiza la política del sistema de gestión de seguridad y salud en

el trabajo y se incluye la política del sistema de gestión ambiental.
Se incluyen los objetivos del sistema de gestión ambiental.
10 18/10/2022 Se actualiza la pirámide documental.
Se eliminan los literales de estructura documental ya que están

incluidos en la metodología de diseño de documentos G-DE3-012.
Se actualiza el mapa de procesos.
9. ¿Quién elaboró y aprobó manual?

Técnica: Oficina Asesora de

Profesional III
Gina Fernanda Pinilla Rodríguez Planeación
Lina Gabriela Chaves Torres Profesional II Gerencia de Talento
Alexis Granados Acevedo Profesional III Humano
Elaboró: Oficina de Gestión de la
Guillermo Ibagué Pinilla Profesional Especializado III
Información
Metodológica: Oficina Asesora de

Profesional III
Gina Fernanda Pinilla Rodríguez Planeación
Eloisa Vargas Moreno Jefe Oficina Asesora de Oficina Asesora de

Planeación Planeación
Aprobó: Sandra Milena Martínez Gerencia de Talento

Gerente de Talento Humano
Humano
Giovanny López Insuastí Jefe Oficina Gestión de la Oficina de Gestión de la

Información Información


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MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL SIG

1. ¿Para qué debo aplicar el manual?

2. ¿Cuál es la aplicación del manual?

Aplica para toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión.

3. ¿Quién garantiza la ejecución del manual?

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Jefe de Gestión de la Información

Gerente de Talento Humano

4. ¿Qué conceptos claves debo tener claros en el manual?

Documento: información y su medio de soporte.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

SGA: Sistema de Gestión Ambiental.

Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: consiste en un conjunto de políticas, procedimientos y

SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 1 de 19

5. ¿Qué normatividad afecta el manual?

Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Presidencia de

Por medio de la cual se modifica el Decreto

Tecnología de la Información. Técnicas de

Norma Técnica Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con

Norma Técnica Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en

Por medio de la cual se modifica el Sistema

Por medio de la cual se conforma el Comité del

6. ¿Qué documentos se utilizan en la ejecución del manual?

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 2 de 19

Tipo de documento Código Titulo

Procedimiento de creación, modificación y eliminación de documentos

7. ¿Cómo ejecuto el manual?

7.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 3 de 19

7.5 ELEMENTOS ESTRUCTURALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG

7.5.1 Alcance del sistema integrado de gestión

7.5.3 Alineación entre sistemas de gestión

7.5.4 Objetivos definidos

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 4 de 19

• Minimizar los riesgos de los procesos.

• Buscar que los principios de disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información se cumplan

Seguridad y Salud en el Trabajo

• Diseñar, implementar y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 5 de 19

7.5.5 Políticas definidas

En la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. administramos activos vinculados al proceso de extinción de

Seguridad y Salud en el Trabajo

• Diseñar, implementar y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 6 de 19

7.5.6 Representante de la dirección

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 7 de 19

7.5.7 Principios que orientan nuestra gestión

• Enfoque sistémico. Permite visualizar la organización como transformadora de insumos y conocimientos

7.5.9 Mapa de procesos

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 8 de 19

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 9 de 19

7.5.10 Estructura documental

Lineamientos de los documentos:

Figura 1. Pirámide documental

M-DE-005 Versión 10 - 18/10/2022 Página 10 de 19

8.5.11 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

ESTRATÉGICOS MISIONALES TRANSVERSALES

Jefe de Control Interno M

Jefe Oficina Asesora de Planeación M