FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN DEL SGC

EL ÁREA CUENTA CON MARCAR X OBSERVACIONES

1.   MANUAL DE CALIDAD.
2.   GUÍA DE NORMALIZACIÓN
3.   PROCEDIMIENTOS GENERALES:
GEG-CCA-01-P: PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

GEG-CCA-02-P: PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS
GEG-CCA-03-P: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
GEG-CCA-04-P: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS 

GEG-CCA-06-P: PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE PRODUCTOS/SERVICIOS NO

CONFORMES

4.   PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA

(El área puede definir que la lectura de los procedimientos puede ser a través de el
intranet del SGC, y no contar con documentos en físico)

5.   LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS: F-CCA-09

6.   LISTADO DE DOCUMENTOS INTERNOS: F-CCA-10
CADA LISTADO (5. Y 6.) PUEDE IR EN EL FILE GENERAL DEL SGC O EN EL FILE DE "DOCUMENTOS
EXTERNOS" Y "DOCUMENTOS INTERNOS". SE PUEDE CONTAR CON LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
E INTERNOS EN VERSIÓN ELECTRÓNICA Y/O FÍSICA. AL DISTRIBUIR LA VERSIÓN FÍSICA AL
PERSONAL, EMPLEAR EL F-CCA-08 COMO CARGO.

7.   MATRIZ DE RIESGO: F-CCA-17

LA DEL AÑO PREVIO (ACTUALIZADA A DICIEMBRE)
Matriz de Riesgo actualizada a Agosto 2011
LA DEL AÑO EN CURSO, ACTUALIZADA AL ÚLTIMO MES (LA MATRIZ SE ACTUALIZA MENSUALMENTE,
A MÁS TARDAR EN LA PRIMERA SEMANA DEL SIGUIENTE MES)
SI POR 3 MESES CONSECUTIVOS SE REPITEN DESVIACIONES QUE SUPERAN LA TOLERANCIA Y
POR LAS MISMAS CAUSAS, ABRIR UNA SAC (MENCIONAR LA SAC EN LA MATRIZ).
LAS SAP Y SAC DERIVADAS DE LA MATRIZ DE RIESGO DEBEN CONTAR CON SEGUIMIENTO
ACTUALIZADO.
8.   REGISTRO DE ACTIVIDADES DE MEJORA: F-CCA-16
EL DEL AÑO PREVIO (ACTUALIZADO A DICIEMBRE)

EL DEL AÑO EN CURSO, ACTUALIZADO AL ÚLTIMO MES (SE ACTUALIZA MENSUALMENTE, A MÁS
TARDAR EN LA PRIMERA SEMANA DEL SIGUIENTE MES)
SE INCLUYE, DE SER EL CASO, ACCIONES PARA MEJORAR SATISFACCIÓN DE CLIENTES (EXTERNO,
INTERNO, SUGERENCIAS) Y DESEMPEÑO (POA U OTRAS MEDICIONES).
9.   LISTADO DE HALLAZGOS PENDIENTES.
ACCIONES CORRECTIVAS PROPUESTAS IMPLEMENTADAS EN LOS PLAZOS OFRECIDOS.

SEGÚN FECHAS OFRECIDAS POR EL ÁREA, EL ÚLITMO MES DEBE HABER PASADO POR UNA
VERIFICACIÓN (EVIDENCIAS REMITIDAS AL APG O VISITA DEL APG) PARA DEMOSTRAR QUE
LEVANTARON LOS HALLAZGOS.

10.   POA - INDICADORES DE DESEMPEÑO

POA DIFUNDIDO (FORMULADO, APROBADO Y AVANCES TRIMESTRALES) AL PERSONAL Y, EN CASO
DE OR, A LOS COMISIONADOS O VOCALES.
INFORMES DE EVALUACIÓN TRIMESTRAL REMITIDOS (POR MEMO Y POR EL SISTEMA EPOAS)
OPORTUNAMENTE A GEE-APG.
FILE POA CON INFORMACIÓN ACTUALIZADA

EVALUACIÓN TRIMESTRAL DE CAUSAS DE NO CUMPLIR METAS Y TOMA DE MEDIDAS PARA

ALCANZARLAS EN LOS SIGUIENTES TRIMESTRES (Y CUMPLIR META ANUAL)
11. INFORMACIÓN ACTUALIZADA EN:
PORTAL WEB (ESPECIALMENTE, EN EL CASO DE OR, INFORMACIÓN ACTUALIZADA DE REQUISITOS,
TASAS Y ESTADÍSTICAS).
INTRANET DEL ÁREA

SISTEMAS INFORMÁTICOS QUE MANEJA EL ÁREA (POR EJEMPLO: SSE, SIGA, SISTEMA DE MULTAS,
SISTEMA METRO, OTROS)

12. ANÁLISIS DE RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE CLIENTES INTERNOS, EVALUACIÓN DE LOS MISMOS Y TOMA DE
ACCIONES PERTINENTES.
RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE CLIENTES EXTERNOS, EVALUACIÓN DE LOS MISMOS Y TOMA
DE ACCIONES PERTINENTES.
ANÁLISIS DE COMENTARIOS Y SUGERENCIAS RECIBIDOS (CLIENTES INTERNOS O EXTERNOS) Y
TOMA DE ACCIONES PERTINENTES.
ANÁLISIS DE QUEJAS FUNDADAS DEL ÁREA (EN OCI Y/O LAS SALAS) Y TOMA DE ACCIONES
PERTINENTES.

13. ORGANIGRAMA ACTUALIZADO

14. DOCUMENTOS REMITIDOS OPORTUNAMENTES AL ARCHIVO CENTRAL
15. EN EL CASO DE OFICINAS REGIONALES DEL INDECOPI:
CUADRO DE ESTRUCTURA DE INFORMACIÓN

REGISTRO DE CAPACITACIONES Y EVALUACIÓN DE LA EFICACIA .

(CONSIDERAR INDUCCIONES EN EL PUESTO Y FORMACIÓN DE CONCILIADORES)
BUZÓN DE SUGERENCIAS Y FORMATOS DE ENCUESTAS/SUGERENCIAS LEGIBLES Y A LA VISTA

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y ACCIONES PARA MEJORAR EL SERVICIO RECIBIDO, SI ES EL

CASO (EL PERSONAL DEBE PARTICIPAR EN DICHA EVALUACIÓN)
PLAN DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA Y SU EJECUCIÓN OPORTUNA.

ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACIÓN (BACKUP)

F-CCA-11/1A 2010-09-01
 FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Norma ISO 9001:2015

Área:
Nombre del evaluador:

Instrucciones de llenado: Lea detenidamente el cuestionario y responda la pregunta (color rojo) con un "SI" o "No" según corresponda. Indique su "Comentario u Observaciones"
en caso considere relevante.

Colocar
N° CUESTIONARIO Comentarios u Observaciones
(SI /NO)

I. MANUALES Y PROCEDIMIENTOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD -

1 MANUAL DEL SIG (MA-SIG-01) -

2 MANUAL DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SIG (MA-SIG-03) -
3 MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (MAPROS) -
Aquí se encuentran definidas, entre otra información relevante, las entradas y salidas ubicadas en las Fichas Técnicas de
Procesos.

¿Lograste ubicar tu MAPRO en la intranet?¿Ubicaste las entradas y salidas de tu proceso (ficha técnica de
proceso? ¿está actualizado?

Instrucciones complementarias:
Se encuentra ubicado en: La intranet (->Sistema Integrado de Gestión, ->Gestión por Procesos, --> Manual de Procesos (MAPRO) -->clic en el MAPRO que corresponde a tu
proceso.

4  GUÍA DE NORMALIZACIÓN (G-SIG-01) -

Aquí se encuentran definidos los lineamientos y el esquema general para lograr uniformidad de estructura, estilo y terminología, en
la elaboración de los documentos del SIG. Motivo por el cual cada vez que se necesite elaborar un documento, se deberá tomar en
cuenta lo señalado en la referida guía.

¿Lograste descargar la Guía?

Instrucciones complementarias:
Se encuentra ubicado en: La intranet (->Sistema Integrado de Gestión, ->Documentación, -> Procedimientos Generales, -> SIG--> Guías->clic en G-SIG-01

5 PROCEDIMIENTOS GENERALES: -
a) PG-SIG-01-P: Procedimiento de Control de Documentos de SIG:
Aquí se encuentran señaladas las actividades para el control de los documentos internos y externos del SIG, en donde se
mencionan el uso de los siguientes formatos: i) "Listado de documentos externos (F-SIG-04)", ii) "Listado de documentos internos
(F-SIG-04)", y iii) "Listado Maestro de Documentos del SIG".

¿Lograste descargar el Procedimiento de Control de Documentos SIG?

Instrucciones complementarias:
Se encuentra ubicado en: La intranet (->Sistema Integrado de Gestión, ->Documentación, -> Procedimientos Generales, ->SIG, -> Procedimiento de Control de Documentos->Clic en
PG-SIG-01.

b) PG-SIG-02-P: Procedimiento para la Gestión de Acciones Correctivas y de Mejoras:

En el presente procedimiento, se hace referencia al formato de Registro y seguimiento de hallazgos (F-SIG-06), donde se
registran las acciones correctivas, observaciones y oportunidades de mejora generadas por el área/proceso, las mismas deben
estar implementadas en los plazos planificados.
¿Lograste descargar el Procedimiento para la Gestión de Acciones Correctivas y de Mejoras?

Instrucciones complementarias:
Para mayor detalle, puedes descargar el procedimiento que se encuentra en: La intranet (->Sistema Integrado de Gestión, ->Documentación, -> Procedimientos
Generales, -> SIG-> Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas->clic en PG-SIG-02

Consideraciones:
1. El facilitador debe comunicar mediante correo electrónico a la ARG-GPG sobre el estado de la implementación de los hallazgos
pendientes, en el plazo máximo de 5 días hábiles de Concluido el Trimestre.
¿Comunicaste oportunamente el estado de la implementación de los hallazgos pendientes?

2. El Registro y seguimiento de hallazgos (F-SIG-06) debe almacenarse en la carpeta digital "Seguimiento de Hallazgos", ubicada
en la siguiente dirección electrónica: Q:\ "nombre del área".

¿El Registro y seguimiento de hallazgos (F-SIG-06) se encuentra en la unidad Q respectiva, con información
actualizada?

3. Se deben ejecutar la actividades señaladas en el Registro y Seguimiento de Hallazgos (F-SIG-06) en el plazo que se estableció
sin demora injustificada.

¿Se han implementado las acciones en los plazos previamente establecidos? De no ser así. ¿Has solicitado a
la ARG-GPG ampliación de plazo para tales acciones con la debida justificación?

c) PG-SIG-05: Procedimiento para el Tratamiento de Productos / Servicios No Conformes:

Este documento contiene las actividades para la identificación y control de los servicios no conformes.

¿Pudiste descargar el procedimiento para el Tratamiento de Productos / Servicios No Conformes de la

Intranet?

Instrucciones complementarias:
Para mayor detalle, puedes descargar el procedimiento que se encuentra en: En la intranet (->Sistema Integrado de Gestión, ->Documentación, -> Procedimientos Generales, ->
SIG--> Procedimiento para el Tratamiento de Productos Servicios No Conformes->clic en PG-SIG-05

Consideraciones:
1. El formato F-SIG-15 (Control del Producto/Servicio No Conforme) debe ser revisado y llenado por el área mensualmente.
Recuerda: Generar acciones correctivas por incumplimientos reincidentes, o de gran impacto, y registrarlo en el
Registro y Seguimiento de Hallazgos.
¿Se encuentra actualizado este registro (mensual) y ubicado en la unidad Q del área correspondiente?
En los casos en que existan productos no conformes por encima del nivel de tolerancia de manera
reincidente. ¿Antes la reincidencia de esos productos no conformes, ya generaste acciones correctivas y
están registradas en el formato F-SIG-06 "Registro y seguimiento de hallazgos"?

2. El registro del F-SIG-15 (Control del Producto/Servicio No Conforme) debe almacenarse en la carpeta digital " Producto No
conforme", ubicada en la siguiente ruta: Q:\ "nombre del área"\ Calidad ISO 9001

¿Se encuentra almacenado este registro en la ruta indicada?

3. Comunicar a la ARG- GPG por correo electrónico el registro en la Unidad Q trimestralmente.

¿Se ha comunicado a la ARG- GPG sobre los resultados de producto no conforme para el II trimestre?

2016-08-09
 FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Norma ISO 9001:2015

Área:
Nombre del evaluador:

Instrucciones de llenado: Lea detenidamente el cuestionario y responda la pregunta (color rojo) con un "SI" o "No" según corresponda. Indique su "Comentario u Observaciones"
en caso considere relevante.

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N° CUESTIONARIO Comentarios u Observaciones
(SI /NO)
d) PG-SIG-06 Procedimiento de Auditorias Internas:
Este procedimiento establece la metodología para realizar auditorías internas del SIG, para verificar el cumplimiento de los
requisitos de la norma ISO 9001, del cliente, legales/ reglamentarios y los especificados por la propia institución.

¿Lograste descargar el procedimiento de la Intranet?

e) PG-SIG-07: Procedimiento de Control de Registros : Aquí se definen las actividades necesarias a ejecutar para controlar los
registros de cada proceso/área (Identificación, almacenamiento, protección, recuperación, conservación y disposición de los
registros). Los registros pueden ser físicos o virtuales.

¿Cumples con lo definido en el procedimiento?

Instrucciones complementarias:
Para mayor detalle, puedes descargar el procedimiento que se encuentra en: En la intranet (->Sistema Integrado de Gestión, ->Documentación, -> Procedimientos Generales, ->
SIG--> Procedimiento de Control de Registros del SIS->clic en PG-SIG-07
f) PG-SIG-03: Procedimiento para la Gestión Integral de Riesgos

Aquí se definen las actividades necesarias para determinar los identificar, analizar, evaluar, y dar tratamiento a los riesgos, y
como resultado de ello, se generan los siguientes registros:
- Evaluación de Contexto Interno y Externo (F-SIG-08)
- Identificación, Análisis, Evaluación y Tratamiento de Riesgos (F-SIG-09)
¿Cumples con lo definido en el procedimiento?
¿Cuentas con los registros actualizados y se encuentran ubicados en la unidad de red Q respectiva?
Instrucciones complementarias:
Para mayor detalle, puedes descargar el procedimiento que se encuentra en: En la intranet (->Sistema Integrado de Gestión, ->Documentación, -> Procedimientos Generales, ->
SIG--> Procedimiento de Gestión Integral de Riesgos PG-SIG-03

II. PROCEDIMIENTOS, DOCUMENTOS Y REGISTROS ESPECÍFICOS DEL ÁREA -

6 PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA -
Cada debe planificar, implementar y controlar sus procesos necesarios para cumplir con la adecuada provisión de
servicios. Uno de los tipos de documentos, son los denominados Procedimientos, los cuales contienen las actividades
y responsables para llevar a cabo el proceso.
¿Sabes donde se encuentran ubicados los procedimientos específicos aplicables a tu proceso?
¿En el procedimiento se ha establecido los actividades necesarias para ejecutar el proceso bajo condiciones
controladas?
¿Tu procedimiento contiene actividades de control que permitan asegurar que ante alguna desviación esto de
controla (revisión, verificación y validación)?

Instrucciones complementarias:
- En caso el auditor solicite algún procedimiento del SIG en físico, se le deberá indicar que lo solicite a la GPG.
Tu documentación debe estar actualizada, en caso, se encuentre en actualización, debes conocer cuál es la situación
- Recuerda que toda copia en medio físico o electrónico del procedimiento es un documento No Controlado. La versión vigente siempre se va a encontrar en la Intranet.
actual de los procedimientos u otra documentación que están siendo revisados.
¿Tus procedimientos se encuentran actualizados?.

Instrucciones complementarias:
-Todos los procedimientos deben estar actualizados ya que el auditor podrá verificar el cumplimiento de sus procedimientos.
- En caso algún procedimiento se encuentra en proceso de actualización, se debe contar con evidencia del estado actual en el que se encuentra y alguna planificación sobre la fecha
en la que estaría aprobado y publicado en la intranet.

Consideraciones:
1. El formato F-SIG-15 (Control del Producto/Servicio No Conforme) debe ser revisado y llenado por el área mensualmente.
Recuerda: Generar acciones correctivas por incumplimientos reincidentes, o de gran impacto, y registrarlo en el
Registro y Seguimiento de Hallazgos.
¿Se encuentra actualizado este registro (mensual) y ubicado en la unidad Q del área correspondiente?
En los casos en que existan productos no conformes por encima del nivel de tolerancia de manera
reincidente. ¿Antes la reincidencia de esos productos no conformes, ya generaste acciones correctivas y
están registradas en el formato F-SIG-06 "Registro y seguimiento de hallazgos"?

7 PLANES Y OTROS DOCUMENTOS -

Además de los procedimientos que elabora cada área para su proceso, cada área puede elaborar otros documentos
que consideren necesarios para la correcta ejecución de sus procesos, tales como: Instructivo, guías, planes, entre
otros documentos, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para el control de los documentos del SIG y guía
de normalización del SIG. Todos los cambios deben estar planificados.

En caso tu documentación de encuentra obsoleta, ya sea por cambios no previstos o previstos en el proceso
¿Cuentas con planes o cronograma de actividades para demostrar que su actualización se encuentra
planificada?

8 LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS: F-SIG-05 -

Documento en donde se registra la relación de documentos externos aplicable a tu proceso. Estos deben estar a
disposición del personal que participa en el proceso, y deben controlarse (vigencia, identificación, conservación, entre
otros)
¿El Listado de documentos externos (F-SIG-05) correspondiente a tu área/proceso se encuentra actualizado y
es de conocimiento del personal?

9 LISTADO DE DOCUMENTOS INTERNOS: F-SIG-04 -

¿El Listado de documentos internos (F-SIG-04) correspondiente a tu área/proceso se encuentra actualizado?

10 REGISTRO DE ACTIVIDADES DE MEJORA: -

Se debe evidenciar la identificación de mejoras en el proceso para la mejora continua Para tal fin, de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento para la Gestión de Acciones Correctivas y de Mejoras (PG-SIG-02), toda mejora identificada por el área/proceso
debe ser registrada en el formato "Registro y Seguimiento de Hallazgos"(F-SIG-06) conforme lo establecido en el
Procedimiento PG-SIG-02. (Código: HP-OM-XX)

¿Tus oportunidades de mejora se encuentran registradas en el "Registro y Seguimiento de Hallazgos"(F-SIG-

06)?

11 POA - INDICADORES DE DESEMPEÑO -

2016-08-09
 FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Norma ISO 9001:2015

Área:
Nombre del evaluador:

Instrucciones de llenado: Lea detenidamente el cuestionario y responda la pregunta (color rojo) con un "SI" o "No" según corresponda. Indique su "Comentario u Observaciones"
en caso considere relevante.

Colocar
N° CUESTIONARIO Comentarios u Observaciones
(SI /NO)
POA difundido (formulado, aprobado y avances trimestrales) al personal y, en caso de OR, a los comisionados o vocales
¿Han sido difundidos al personal oportunamente?

Evaluación trimestral de causas al no cumplir las metas y acciones propuestas para lograr alcanzarlas (CUMPLIR META ANUAL)
¿Se ha hecho una evaluación de causas, en caso no se haya logrado cumplir con las metas establecidas y
tomado acciones?

En caso de incumplimiento de metas en trimestres seguidos (reincidencia). ¿Se han generado acciones correctivas?

¿Cuenta con indicadores específicos (que no se encuentren en el POA) para medir el desempeño de sus
procesos? ¿Lo miden periódicamente?

¿Miden su productividad del área con información cuantificada y resguardan las evidencias?

12 INFORMACIÓN ACTUALIZADA EN: -

Portal Web (Especialmente, en el caso de OR, información actualizada de requisitos, tasas y estadísticas).
¿El portal web de tu área se encuentra actualizado?
Intranet del área
¿La sección en la intranet de tu área se encuentra actualizado?

¿Los sistemas informáticos que maneja su área se encuentra con información actualizada (SSE, SIGA, SISTEMA
DE MULTAS, SIA, SIRPC OTROS)?

13 ANÁLISIS DE RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS -

¿Se han evaluado los resultados obtenidos en la encuesta de cliente interno y se han tomado acciones para la
mejora (registro y seguimiento de hallazgos)?
¿Se han evaluado los resultados obtenidos en la encuesta de cliente externo y se propuesto acciones para la
mejora (registro y seguimiento de hallazgos)?
¿Se ha respondido todos los comentarios y sugerencias recibidos (clientes internos o externos?

¿Se han analizado los comentarios y sugerencias recibidos (clientes internos o externos, y propuesto
acciones para la mejora?

¿Se han analizado las quejas fundadas del área y se han propuesto acciones para la mejora?

¿Se han analizado los reclamos presentados en el Libro de reclamaciones, se han respondido dentro del
plazo y se han propuesto acciones al respecto?
¿Se tiene identificado las partes interesadas (grupo de interés o actores) relevante para su proceso en el
formato Listado de Partes Interesadas y sus requisitos F-SIG-26?
¿Se ha revisado anualmente el registro Listado de Partes Interesadas y sus requisitos F-SIG-26?

14 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES O PROVEEDORSE EXTERNOS -

¿Se tiene establecido documentos internos para cuidar la propiedad del cliente o proveedor, mientras este
está siendo utilizado como parte del proceso? (IDENTIFICAR, VERIFICAR, PROTEGER Y SALVAGUARDAR la
propiedad de los clientes).

Recuerda que: En caso que por algún motivo la propiedad de cliente/proveedor se pierda o deteriore, esta
debe ser informada al cliente/proveedor, y se debe conservar información documentada de lo ocurrido.
Propiedad del cliente puede incluir, propiedad intelectual, datos personales, materiales, entre otros elementos
que el cliente o proveedor proporcione a la entidad y que sigue siendo de ellos.

15 ORGANIGRAMA ACTUALIZADO (De tu área) -

¿Cuentas con el Organigrama actualizado de tu área? ¿Sabes donde se ubica? ¿Se ha difundido al área?

16 DOCUMENTOS REMITIDOS OPORTUNAMENTE AL ARCHIVO CENTRAL -

Revisar en qué periodo le corresponde a tu área remitir los registros al archivo central, y contar con la evidencia respectiva del
envío.
¿Se han remitido oportunamente al archivo central?

Importante: Asegúrate de responder

RESULTADO DE LA AUTOEVALUACIÓN #DIV/0! todas las preguntas.

2016-08-09