Microsoft Access

 Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en

el paquete ofimático denominado Microsoft Office.
 Access un gestor de datos que recopila información relativa a
un asunto o propósito particular, como el seguimiento de
pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de
música, etc.
¿QUE ES  Microsoft Access es un sistema de administración de bases de

MICROSOFT datos que te ayuda a administrar una gran cantidad de

registros. Además, permite crear aplicaciones que utilicen
ACCESS? Access como backend.
 A diferencia de Microsoft Excel, que se utiliza para el análisis
de datos y para realizar cálculos mediante fórmulas; Access es
más útil para recopilar, clasificar y manipular grandes
cantidades de datos.
  Microsoft Access puede almacenar datos en tablas. El usuario
puede definir los campos en las tablas, así como también el
formato.
 Access es una herramienta que puede usar para desarrollar de
¿cual es su forma rápida y sencilla aplicaciones de base de datos
relacionales que le ayudan a administrar la información. Puede
función? crear una base de datos para ayudarle a realizar un seguimiento
de casi cualquier tipo de información, como inventario,
contactos profesionales o procesos empresariales. De hecho,
Access incluye plantillas que puede usar inmediatamente para
realizar un seguimiento de una variedad de información, lo que
facilita las cosas incluso para un principiante.
  Información de consulta
 Access puede modificar, eliminar, añadir, y aislar la información
en tablas. Las consultas se utilizan para manipular o seleccionar
la información.

 Entrada de datos

FUNCINES  Los datos pueden ser introducidos manualmente en Access

mediante formularios. Si los datos residen en una hoja de cálculo
de Excel o de texto (*.texto), se puede importar a Access.
 Reportes
 Access tiene la capacidad de colocar la información de la base de
datos en un formato imprimible. Los informes se pueden
personalizar para adaptarse a las necesidades del usuario.
  Tareas automatizadas
 Access tiene macros que automatizan tareas rutinarias. Por ejemplo,
si los datos deben ser exportados regularmente, crea una macro para
realizar esa tarea.
 Puedes utilizar Access para crear una base de datos de:
 Alumnos que asisten a una escuela
 Administración de eventos
FUNCINES  Inventario doméstico
 Administrador de contactos
 Base de datos de gestión de proyectos
 Canal de ventas
 Contabilidad de cuenta empresarial
 y más.
  Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados con un asunto o
propósito particular (por ejemplo, una lista de recetas o los clientes de una
empresa); también facilita las tareas de agregar, actualizar, organizar y eliminar
datos.
 Buscar datos: puede ubicarse un dato fácil y rápidamente. Por ejemplo, buscar los
clientes de apellido «Fernández» que residan en la localidad cuyo código postal es
1350.
¿QUE PRINCIPALES  Analizar e imprimir información: se pueden realizar cálculos con los datos
COSAS PUEDES almacenados en la base de datos; por ejemplo, calcular qué porcentaje de las ventas

REALIZAR CON totales fue realizado en determinada provincia.

ACCESS?  Manejar datos: una base de datos permite manejar con relativa facilidad grandes
volúmenes de datos, por ejemplo cambiar el encargado de ventas de todos los
clientes de una zona.
 Compartir datos: la mayoría de los programas de bases de datos permiten que más
de un usuario acceda simultáneamente a los mismos datos; los denominaremos
bases de datos multi-usuario. Los datos se ingresan una sola vez, de una forma
determinada y luego pueden manipularse para extraer la información ordenada y
seleccionada por múltiples criterios. Generalmente, las bases de datos consisten de
varios elementos; una base de datos Access puede contener seis tipos diferentes de
objetos. Algunos se utilizarán siempre (como las tablas), otros rara vez (como los
módulos).
  Diversas plantillas modernas
 Access incluye diferentes plantillas simplificadas para adaptarse a nuestras necesidades. Estas
plantillas nos permiten crear base de datos con facilidad y utilizarlas como aplicaciones sin
necesidad de tener conocimiento de programación. 
 Es una buena herramienta para quienes no tiene mucha experiencia en la creación y administración
de base de datos. En la pestaña de “Archivo” estarán las diferentes plantillas disponibles con
formularios, informes, tablas, o con diversos campos que ya vienen creados por defecto. 

Funciones y  Exportar datos

características
 Access también nos permite exportar nuestros datos con facilidad, sin importar la cantidad de datos
y si estos están vinculados a fuentes diferentes. Entre sus opciones, nos permitirá exportarlos a
Excel con facilidad. 

de Access  Para usar esta función, debes dirigirte a la pestaña de “Datos Externos” > Administrador de tablas
vinculadas > Exportar a Excel. 
 Exportar bases de datos en PDF
 Otra particularidad de este software es que podremos exportar nuestra base de datos en formato
PDF. Esto es muy útil para compartir nuestras bases de datos con otros usuarios que no tengan el
mismo software y puedan verlas como si fueran imágenes. Con esta función, podrán abrir el archivo
en Adobe Reader sin ningún problema. 
 Para hacer esto solamente debes dirigirte a la pestaña de “Datos Externos ” y luego escoge la
opción: “PDF o XPS”.  Guarda el archivo y listo. Tendrás tus bases de datos en PDF. 
  Consultas
 Una función que va a encantar a los que conocen la sintaxis de SQL es aquella que
nos permite hacer consultas. Esto nos permitirá obtener información de todos los
datos que hemos creado en nuestras tablas y se usa la misma sintaxis de SQL.
 Debemos dirigirnos a “Crear” > “Diseño de Consulta”. Una vez allí, agregaremos
las tablas que queremos consultar y podremos ingresos las consultas que
Funciones y deseamos hacer. Luego, debes hacer clic en la opción “Ejecutar” que se encuentra
en la parte superior izquierda. Hecho esto, tu consultará está lista. 
características  Otra herramienta es el asistente de consulta que nos permitirá crear consultas de

de Access manera automática. También nos ayudará a detectar errores en el diseño de

nuestras consultas y nos sugerirá crear relaciones en nuestras tablas. 
 Tell me
 Esta función se encuentra integrada en la cinta de funciones superior, en la
pestaña que dice: “¿qué deseas hacer?”. Gracias a esta función, podemos hacer
consultas, crear formularios, tablas, informes y otras funciones. 
 Para utilizarla, solo es necesario hacer clic sobre ella e indicar lo que deseamos
buscar. 
  Access le proporciona una amplia variedad de plantillas que
puede usar para acelerar el proceso de creación de bases de
datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que
contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes

Buscar y aplicar necesarios para realizar una tarea específica. Por ejemplo, hay
plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de
una plantilla problemas, administrar contactos o mantener un registro de
gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo
que demuestran su uso. Las bases de datos de plantillas se
pueden usar tal y como están o puede personalizarlas para
adaptarlas mejor a sus necesidades.
  Para buscar y aplicar una plantilla a la base de datos, haga lo siguiente:
 En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.
 En Plantillas disponibles, realice una de las siguientes acciones:
 Para volver a usar una plantilla que ha usado recientemente, haga clic en Plantillas
recientesy, a continuación, seleccione la plantilla que desee.
 Para usar una plantilla que ya tiene instalada, haga clic en Mis plantillasy, a
continuación, seleccione la plantilla que desee.

Buscar y aplicar
 Para buscar una plantilla en Office.com, en plantillas de Office.com,haga clic en una
categoría de plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en
Descargar para descargar la plantilla de Office .com en su equipo.

una plantilla  También puede buscar plantillas en Office.com desde Access. En el cuadro Buscar
Office.com plantillas, escriba uno o varios términos de búsqueda y, a continuación,
haga clic en el botón de flecha para buscar.

 Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre

de archivo para ir a una ubicación donde quiera crear la base de datos. Si no
indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación
predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo.
 Haga clic en Crear.
  Si desea una introducción más exhaustiva a los conceptos que hay detrás
de usar Access para crear una base de datos, vea el artículo Conceptos
básicos del diseño de la base de datos.
 Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en
otro programa que desea usar en Access, puede decidir que es mejor crear
una base de datos desde cero. En Access 2010, tiene una opción: una base
Creación de una de datos de escritorio estándar o una base de datos web.

base de datos  Para obtener más información sobre las bases de datos web, vea el
artículo Crear una base de datos para compartir en la Web.
desde cero  Para crear una nueva base de datos, haga lo siguiente:
 Inicie Access.
 En la pestaña Nuevo de la vista Backstage, haga clic en Base de datos en
blanco o Base de datos web en blanco.
 Importante: La elección que haga aquí determinará qué características están
disponibles en la base de datos. Las bases de datos de escritorio no se pueden
publicar en la Web y las bases de datos web no admiten algunas
características de escritorio, como consultas de totales.
  A la derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro
Nombre de archivo.
 Para cambiar la ubicación en la que crea el archivo, haga clic en
Examinar texto alternativo junto al cuadro Nombre de archivo,
busque y seleccione la nueva ubicación y, a continuación, haga
clic en Aceptar.

Creación de una  Haga clic en Crear.

base de datos
 Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla
vacía (denominada Tabla1) en Vista de hoja de datos.

desde cero  Access coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna

Hacer clic para agregar de la nueva tabla.
 Para agregar datos, empiece a escribir o puede pegar datos de otro
origen, como se describe en la sección Pegar datos de otro origen
en una tabla de Access,más adelante en este artículo.