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MICROSOFT ACCESS

2016
Ms Access 2016 que contiene referencias a enlaces y descargas gratis de manuales
y tutoriales que hemos seleccionado de Internet. Este tutorial no pretende sustituir a
ningn libro simplemente es una gua de ayuda para acercar a sus lectores al manejo
del gestor de bases de datos relacionales Access en su versin 2016.
Tanto si es la primera vez que utilizas este gestor de bases de datos como si eres
usuario de anteriores versiones encontrars interesante nuestra recopilacin que rene
todas las novedades de Ms Access 2016. Esta gua se desarrollarn contenidos desde
el nivel bsico hasta el avanzado.
Para esta versin 2016 de Access encontramos pocas novedades y muchas mejoras
de las herramientas y funciones existentes. Pasemos a estudiarlas:
Ms Access 2016 ha renovado en su interfaz pero adems presenta una novedad muy
potente, la creacin de un nuevo tipo de bases de datos para crear aplicaciones
web a travs de SharePoint (aplicacin que permite la creacin de portales web de
colaboracin tanto para Internet como intranets). Eso s, para crear stas aplicaciones
web necesitaremos un sitio web en un servidor local de SharePoint o bien una
suscripcin a Office 365. Las aplicaciones Access se crean y modifican en Office 2016
y se pueden consultar y actualizar a travs de cualquier navegador.
Se mantiene la compatibilidad con bases de datos realizadas en anteriores versiones y
se ampla a la base de datos SQL de Windows Azure (un servicio de base de datos
relacional online).
Vista rpida sobre el entorno de trabajo de Ms Access:
En esta pgina web oficial se explica con mayor profundidad el proceso para disponer
de bases de datos online junto al resto de novedades. Tambin puedes consultar
como crear una aplicacin web de Access en la web msdn.microsoft.com y crear una
aplicacin de Access en support.office.com.
Por otro lado, en este vdeo puedes ver cmo funcionan las Web App de Access por
Asif Rehmani European SharePoint Community (en ingls)

2.- Novedades de Ms Access.


Estamos ante una nueva generacin de bases de datos para navegador (aplicaciones)
web que permiten almacenar datos desde cualquier dispositivo con conexin a Internet
a una base de datos SQL.

Nuevas plantillas de aplicaciones y tablas

Nuevos mens y paneles de informacin contextual que dan un nuevo aspecto a


Access. Ahora la informacin es ms accesible desde una misma pantalla.

Compartir datos con seguridad a travs SharePoint.


Soporte tcnico online y presencial.
Puedes ampliar sta informacin en Novedades de Access 2016 y Novedades para
desarrolladores de Access.
Notas: Los requisitos mnimos del sistema (hardware y software) son los propios de
Ms Office 2016. Est disponible en versiones de 32 bits y de 64 bits dentro de la suite
Office 2016.

3.- Primeros pasos con Access 2016


3.1 La pantalla de inicio.
Al iniciar Access 2016 por primera vez aparecer la pgina de bienvenida donde
encontramos una serie de plantillas clasificadas por categoras que permiten crear
bases de datos disponibles inmediatamente. Adems incluye una barra con enlaces a
las bases de datos recientemente abiertas y una barra para buscar plantillas en
lnea.
S el icono de la plantilla incluye un smbolo del globo terrqueo significa que trabaja
desde la nube en caso contrario es una base datos local.

Para comenzar a trabajar con una plantilla slo tenemos que seleccionar, pulsar Enter
o hacer clic sobre ella.
Si con estas opciones no localizamos nuestra base de datos, tenemos un enlace
para Abrir otros elementos (archivos):
Que nos permite tener acceso a Onedrive, a la carpeta compartida de Sharepoint o a
los archivos locales en Este PC.
Las otras opciones de la ficha Archivo son similares al resto de aplicaciones de
Office:
Guardar y Guardar como

Podemos guardar los cambios en nuestra base de datos en diferentes versiones de


Access, como plantilla, empaquetar y firmar digitalmente, crear ACCDE (archivo
ejecutable), copia de seguridad o SharePoint. Guardar en Access se utiliza para salvar
los cambios en el diseo de la base de datos, ya que los cambios en los datos se
realizar directamente al modificarlos y cambiar de campo en los formularios de la
propia base.
Prctica: Una forma sencilla de comenzar a practicar con Access es abrir plantilla,
guardar con otro nombre y probar a modificarlas.
Tambin podemos guardar objetos como un objeto nuevo, un PDF o XPS, crear una
copia del objeto como objeto cliente. En la base de datos online tambin podremos
guardar objetos clientes.
Ejemplos de objetos en Access son tablas, consultas, formularios, informes, mdulos,
macros, pginas de acceso a datos, diagramas, vistas de servidor, procedimientos
almacenados o funciones.
Imprimir.
Permite la impresin rpida o directa sin realizar cambios, ir al cuadro de
dilogo Imprimir donde tendremos que seleccionar la impresora, el nmero de copias
y otras opciones de formato y la Vista previa para asegurarnos del aspecto antes de
imprimir.
Cuenta.
En esta pantalla podremos ver la configuracin del Usuario/a, escoger un fondo de
Office y un tema para personalizar la apariencia de Access. Ver los servicios
conectados, OneDrive y SharePoint, as como los datos de suscripcin a la cuenta de
Microsoft y las Actualizaciones disponibles.
Comentarios es una pestaa para enviar feedback de nuestra como usuarios a
Microsoft y de esta manera ayudar a su desarrollo futuro.
Opciones.
Finalmente, la pestaa opciones es similar a las de anteriores versiones de Access y la
estudiaremos con detenimiento en un tema especfico debido a su extensin. De
momento slo diremos que permite en general ajustar casi todos los aspectos de
funcionamiento del programa.
4.- Conceptualizacin.
Ms Access 2016 es un Sistema Gestor de Bases de datos que organiza la informacin
en base a tablas relacionales. Mostramos un ejemplo en el Esquema E/R (Entidad /
Relacin) inferior:

Esta forma de organizar la informacin se hace para evitar redundancias y para evitar
errores por campos vacos o inconsistencias de la informacin respecto a lo que
supondra almacenar la informacin en una nica tabla. Antes de comenzar a disear
una base de datos recomendamos organizar nuestras ideas de clasificacin en un
pequeo borrador que describa en pequeos recuadros que categoras de datos
registraremos.

5.- Plantillas y asistentes.


En Archivo / Nuevo podrs utilizar una plantilla para no comenzar tu base de datos
desde cero. Access 2016 incluye a modo de plantillas diversas bases de datos de
ejemplo listas para ser utilizadas como estn o modificarlas segn nuestras
necesidades. Son un buen comienzo para familiarizarse con la aplicacin:

Recuerda: S el icono de la plantilla incluye un icono del mundo, significa que la


plantilla es para la web y requiere un servidor SharePoint.
En la siguiente captura de pantalla de mostramos la plantilla de base de datos de
ejemplo Administracin que funciona como un formulario web desde el sitio
web sharepoint.com.

Para comenzar a crear bases de datos en la nube con Access es muy buena idea
primero dominar la creacin de bases de datos relacionales de escritorio y a
continuacin modificar plantillas existentes como la que nos ocupa en este ejemplo. De
esta manera podremos estudiar las posibilidades y tambin las limitaciones de las
mismas.
Notas: Para descargar las plantillas de los servidores de Microsoft se requiere un
email o telfono registrado y una contrasea.

6.- Pasos para disear la BB.DD. desde cero:


6.1 Determinar su finalidad y cmo se va a utilizar:
En esta fase hay que recoger informacin con entrevistas con los usuarios que
utilizarn la base de datos. Hay que pensar en las preguntas que debe responder la
base de datos. Reunir los formularios e impresos que se utilizan actualmente para
registrar los datos.
Escoger entre implementar una aplicacin de Access (ver creacin de una aplicacin
de Access), o una base de datos de escritorio.
Crear el esquema Entidad Relacin: Se crea el Esquema Conceptual de la Base de
Datos (diagrama E-R). Este paso previo nos sirve para organizar la informacin que
queremos representar en la Base de datos y para garantizar el buen funcionamiento y
fcil mantenimiento de la misma. Es necesario identificar las tablas que alberguen el
mnimo de informacin, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema
fcil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.
Implementar la estructura de la Base de datos: Crear la tabla relacionada en Access,
tipos de datos, etc.
6.2 Crear la interfaz de usuario:

Diseo de formularios (entradas).


Diseo de informes (salidas).
Sistema de navegacin (mens, panel de control, etc.). Considera si se van a
utilizar dispositivos tctiles.

Para realizar un buen diseo de base de datos, es importante desarrollar el esquema


conceptual de la base de datos denominado Esquema Entidad-Relacin.

Este paso previo nos sirve para organizar la informacin que queremos
representar en la Base de datos y garantizar el buen funcionamiento y fcil
mantenimiento de la misma.
Es necesario crear tablas que alberguen el mnimo de informacin, evitando la
redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fcil de utilizar y mantener y
que sea flexible al crecimiento.

Observa el siguiente ejemplo: Imagina que queremos disear una base de datos para
un taller de automviles y queremos almacenar los clientes del taller y los vehculos
que tiene cada cliente:

Nota: Puedes ampliar informacin sobre conceptos bsicos del diseo de una base de
datos Access 2016 en el enlace support.office.com.

7.- Objetivos y habilidades bsicas para dominar


Access 2016.
Estos son nuestros objetivos y habilidades propuestas para dominar Ms Access 2016
a un nivel bsico-intermedio:
7.1 Objetivos.
Familiarizarse con el entorno de trabajo de la aplicacin Access 2016.
Crear bases de datos sencillas y manipular e introducir datos.
Crear consultas sencillas y formularios e informes con el asistente.

7.2 Habilidades bsicas recomendadas:


a. Conocer la interfaz Access 2016, con su cinta de opciones. Panel de exploracin y
la barra de herramientas de acceso rpido. Crear bases de datos a travs de una
plantilla y crear una base de datos desde cero.

Fichas de Ms Access 2016.

b. Disear tablas y relaciones. Insertar datos, manejar los distintos tipos de datos,
propiedades, relaciones e integridad referencial.
c. Trabajo con tablas: Aadir y eliminar campos, aadir y eliminar registros, buscar
registros. Orden, filtros (por seleccin, por formulario y avanzados). Fuentes, anchura y
altura, impresin y publicacin.
d. Consultas: Asistentes y Vistas, ejecutar y criterios, campos calculados y generador
de expresiones.
e. Formularios y su personalizacin, Asistentes de Access 2016. Vistas, editar datos y
autoformato. Publicacin en lnea.
f. Implementar informes a travs de los asistentes y desde cero.
h. Clculo y transformacin de datos.
i. Realizar Macros VBA en Access.
j. Copias de seguridad: Mantenimiento, reparacin y optimizacin. Importacin y
exportacin de tablas y datos.
k. Seguridad y polticas de acceso. Cifrado.

8.- Recopilacin de tutoriales en Internet de Access


2016.
Destacamos estos excelentes manuales y tutoriales sobre Ms Access. Estn
ordenados por mayor desarrollo del tema:

Quieres conocer los detalles de Access 2016? Tienes numerosos contenidos y


ejemplos en la web de Ayuda oficial de Ms Access y Soporte tcnico.

8.1 Teora sobre fundamentos de diseo de bases de


datos relacionales.
Tenemos numerosos libros sobre fundamentos y diseo de bases de datos que vienen
muy bien para el trabajo previo a la implementacin de cualquier base de datos
relacional, ya sea para un pequeo proyecto en Access o en bases de mayor
rendimiento y capacidad.
Podrs dominar aspectos sobre cmo disear correctamente un sistema de
informacin. Poltica de accesos (usuarios). Esquemas Entidad-Relacin. Introduccin
al lenguaje de las consultas de bases de datos SQL. Estructuras de intercambio
de datos XML. Nosotros hemos seleccionado para ello los siguientes documentos
gratuitos:

9.- Foros, redes sociales y comunidades de usuarios.


Los foros de Access son en general un excelente recurso para resolver dudas
concretas y sobre todo tener acceso a casos prcticos:

Foro de Ms Access y VBA en mvp-access.com/foro/. Recomendado para


niveles intermedios-avanzados, incluye otros apartados como, ofertas de cursos,
links a pginas relacionadas no comerciales, funciones y mercado laboral para
programadores.

10.- Referencias para niveles avanzados.


Las extensiones para desarrolladores de Access 2016 nos permiten generar y distribuir
aplicaciones de bases de datos con sistemas de control de cdigo fuente.
Incluye plantillas de bases de datos.
Los usuarios que no tengan instalada la versin completa de Access 2016 necesitan
instalar el complemento Run time de Access 2016.
Para crear una base de datos online con Ms Access 2013 necesitaremos disponer del
servicio Ms SharePoint a travs del servicio Office 365 o bien a travs de una
instalacin local. Para instalar SharePoint en un servidor local en modo desarrollo.
Necesitaremos habilitar:

Plataforma SharePoint 2010.

Visual Studio 2010 Beta 2 Professional.

SDK de SharePoint 2010.

Collaboration tools compare SharePoint en office.microsoft.com. Proyecto de


trabajo en conjunto de Ms Office365 y Ms SharePoint.

Nota: Ms informacin en el enlace msdn.microsoft.com.

10.1 Funciones comunes utilizadas en expresiones


de Ms Access.
Referencias a las funciones comunes de Access agrupadas por tipos, Incluimos los
enlaces a la pgina de Soporte de Microsoft dnde se puede ampliar informacin sobre
la sintaxis, comentarios e incluso ejemplos de cdigo.

11. Licencias Ms Access 2016.


Todo tipo de licencias en microsoftstore.com. Office 2016 para PYMEs, para Hogar,
Estudiantes, Mac, tablets, diferentes combinaciones y packs.

Microsoft Office Home & Business 2016. Suite de Programas Para Windows, Ingls,
Medialess de Microsoft Software. Vendido y enviado por Amazon.

Microsoft Office Home & Student 2016. Suite de Programas para Windows, Ingls,
Medialess de Microsoft Software.

Microsoft Office Professional 2016. Suites de programas (1280 x 800 Pxeles,


Plurilinge, Electronic Software Download (ESD), DirectX 10, Windows 8, Windows 10
Education, Windows 8 Enterprise, Windows 10 Education x64, Windows 7 Home Basic,
Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012) de Microsoft Software.

Microsoft Office Home & Student 2016 for Mac. Suites de programas (Intel, 1280 x
800 Pxeles, ENG, Electronic Software Download (ESD), Mac OS X 10.10
Yosemite) de Microsoft Software.
Nota: El enlace a la tienda oficial para la compra de Access es microsoftstore.com.

12.- Alternativas a Ms Access.

OpenOffice Base (puedes consultar manuales en este portal) Encontrars que


OpenOffice es muy similar a anteriores versiones de Access.

Otros gestores de bases de datos alternativos son Kexi, Axisbase o Glom.

PostgreSQL es una base de datos relacional orientada a objetos. Desarrollada


actualmente por la comunidad postgresql.org/developer/ bajo licencia BSD
lawebdelprogramador.com/foros/Access/ parecida al anterior, incluye
biblioteca de temas y cdigo fuente, noticias y artculos, as como la posibilidad
de plantear dudas

social.technet.microsoft.com/Forums/ Incluye los apartados biblioteca,


aprendizaje, descarga, soporte, comunidad y foros (muy extensos en
temticas).

En access-facil.foroactivo.com nos animan a participar en su comunidad


plateando dudas concretas de nuestros proyectos para buscar soluciones. Se
complementa con todo lo relacionado con Ms Office.

elguruprogramador.com.ar/foros/access es un foro dentro de un portal de


temtica mayor que abarca diversos campos en la programacin y
administracin de sistemas. Quizs encuentres ideas y temas inditos.

mvp-access.es/buho/foro.htm es la web de Access del Bho, un sistema de


foros gratuitos entre los que destaca la programacin de Access y VBA.

La web accesslab.abarcode.net/foro/ incluye niveles avanzados de


Access, ASP, SQL, descargas e incluso un apartado para noveles.

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