CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS

Industrial y de servicios No.1 (CETis No 1)

“Coronel Matilde Galicia Rioja”

MODULO IV DISEÑA BASES DE DATOS DE OFIMATICA

Submódulo 1 Diseña Bases de Datos de Ofimática
Submódulo 2 Gestiona información Mediante el uso de
Sistemas Manejadores de Bases de Datos

Investigación sobre Access

Nombre del alumno: Romero Yescas Ximena

Nombre del Maestro:

Pantaleón Escandón Manuel Alejandro

Fecha de entrega: 08-09-2022

Calificación:
Grupo 5O2

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 INDICE:

 INTRODUCCION ……………………………………………………………….. 3

 ¿Qué es y para que sirve Microsoft Access? ……………………………….. 4

 ¿Funciones y características de Access? …………………………………… 5

 Diversas Plantillas Modernas …………………………………………. 5

 Exportar Datos ………………………………………………………….. 6

 Exportar bases de datos en PDF …………………………………….. 7

 Consultas ……………………………………………………………….. 8

 Tell me ………………………………………………………………….. 9

 Soluciones personalizadas con VBA ………………………………… 10

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 INTRODUCCION:

Cuando salieron al mercado las herramientas para administrar las bases de datos,
Microsoft Access fue uno de los programas más solicitados al respecto. Esta
poderosa herramienta simplifica el trabajo de las pequeñas, medianas y grandes
empresas.

El programa Microsoft Access, es un programa que se encarga de la

administración de las bases de datos. El mismo te ayudará a organizar y
administrar un buen número de registros. Con esta herramienta también podrás
diseñar aplicaciones que se puedan emplear en Access, en la modalidad Backend.

Es importante señalar, que el Microsoft Excel se emplea para efectuar cálculos a

través de ciertas formulas, y también para ejecutar análisis de datos. Sin
embargo, Microsoft Access es un programa que ofrece muchas ventajas, ya que
con el podrás recopilar, clasificar y además manejar un buen número de datos.

En ese sentido, Microsoft Access te ofrece la posibilidad de crear diversas bases

de datos, entre las cuales se mencionan, Para la matrícula de alumnos en una
escuela, para la administración de alumnos en una escuela, para administrar
contactos, para ejecutar inventario domestico etc.

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 ¿Qué es y para qué sirve Microsoft Access?
Podemos definir Access como una herramienta para la administración de bases de
datos relacionales. En su forma más simple, una base de datos es una colección
de datos relacionados a un tema particular, una lista de datos. Cuando se efectúa
una lista de direcciones, nombres, productos, se está generando una base de
datos. De hecho, no es necesario usar un programa de bases de datos para crear
una: se podría estar haciendo una lista como la que acabamos de mencionar
usando Excel, Word o (incluso) el Bloc de notas. Sin embargo, un programa de
administración de bases de datos, es mucho más potente que la lista realizada en
un documento de Word, pues permite: Almacenar datos: una base de datos
almacena datos relacionados con un asunto o propósito particular (por ejemplo,
una lista de recetas o los clientes de una empresa); también facilita las tareas de
agregar, actualizar, organizar y eliminar datos. Buscar datos: puede ubicarse un
dato fácil y rápidamente. Por ejemplo, buscar los clientes de apellido "Gómez" que
residan en la localidad cuyo código postal es 1200. Analizar e imprimir
información: se pueden realizar cálculos con los datos almacenados en la base de
datos; por ejemplo, calcular qué porcentaje de las ventas totales fue realizado en
la provincia de Chubut. Manejar datos: una base de datos permite manejar con
relativa facilidad grandes volúmenes de datos, por ejemplo, cambiar el encargado
de ventas de todos los clientes de una zona. Compartir datos: la mayoría de los
programas de bases de datos permiten que más de un usuario acceda
simultáneamente a los mismos datos; los denominaremos bases de datos
multiusuario. Los datos se ingresan una sola vez, de una forma determinada y
luego pueden manipularse para extraer la información ordenada y seleccionada
por múltiples criterios. Generalmente, las bases de datos consisten de varios
elementos; una base de datos Access puede contener seis tipos diferentes de
objetos. Algunos se utilizarán siempre (como las tablas), otra rara vez (como los
módulos).

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 ¿FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE ACCESS?

 Ideal para usuarios individuales y equipos pequeños

 Más fácil de entender y utilizar que la base de datos cliente-servidor
 Importación y exportación a otras aplicaciones de Microsoft Office y otras
aplicaciones
 Plantillas listas para que los usuarios habituales creen y publiquen datos
 Permite construir y publicar bases de datos en la Web sin esfuerzo
 Una función fácil de usar ‘Tell Me’ para asistencia
 Permite a los desarrolladores crear soluciones personalizadas utilizando el
código VBA
 Opción de ocultar/mostrar la cinta
 Permite a los usuarios ver los informes Elimina los informes adicionales
 Permite la salida de informes en formato PDF

Diversas plantillas modernas :

El programa Microsoft Access incluye diversas plantillas, las cuales vienen
simplificadas. De esta manera, las podrás adaptar a los requerimientos de tu
empresa o negocio. Además, esta herramienta te permitirá diseñar fácilmente una
base de datos, sin que seas un experto en sistemas y programación.

Esto quiere decir, que Microsoft Access es la herramienta ideal para las personas
que aún no tienen vasta experiencia, elaborando y administrando diversas bases
de datos.

Si revisas la herramienta podrás localizar en la pestaña de “Archivo”, diversas

plantillas. Las mismas podrás utilizarlas cuando desees, y estas incluyen:

 Diferentes formularios
 Tablas variadas, las cuales se adaptan a diversas áreas profesionales

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 Exportar datos :

Además, Access te permitirá transferir datos de manera simple y rápida. En ese

sentido, no tomará en cuenta que estos datos provengan de diversas fuentes, ni
tampoco la cantidad de los mismos. Una de las opciones más empleadas por
millones de usuarios, es la transferencia de estos datos a Excel.

Si deseas ejecutar esta función, tendrás que:

 Ir a la pestaña de “Datos Externos”

 Luego en “tablas vinculadas” pulsarás, “Exportar a Excel”

Exportar bases de datos en PDF

Una de las características más destacadas de Microsoft Access, es que con este

programa podrás exportar tu base de datos en formato PDF. Esta funcionalidad te
ofrece la ventaja de poder compartir tus datos con usuarios y clientes que no
tengan este software. Al hacerlo, estos podrán ver los datos en forma de
imágenes. Es de destacar, que con Microsoft Access podrás acceder a Adobe
Rider sin ningún tipo de contratiempo.

Para que puedas exportar la base de datos a PDF, tendrás que hacer lo siguiente:

 Debes ir a la pestaña de “Datos externos”

 Como segundo paso debes escoger entre las opciones PDF o XPS
 Por último, tendrás que guardar el archivo, y ya tendrás lista la base de
datos en PDF.

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Consultas

La función de Microsoft Access que te permite realizar consultas, está basada en

el tipo de sintaxis SQL. Con las consultas podrás obtener toda la información de
los datos que has diseñado en las tablas.

Para ello tendrás que:

 Acceder a la pestaña “Crear”

 Luego deberás ir a “Diseño de Consulta”. Cuando te encuentres en esta
sección deberás incluir las tablas que serán consultadas.
 Posterior a esto tendrás que dar clic en la pestaña “Ejecutar” (área superior
izquierda), y ya todo está listo.
También Access contiene un asistente de consulta con el cual podrás ejecutar
estas de forma rápida y automática. Esta herramienta te ayudará a encontrar los
diversos errores que se pueden presentar en las consultas.