Herramientas de

Microsoft Access
 Introduccion
Les explicare las herramientas que debemos usar en Microsoft Access
para tener un mejor manejo de datos y sepamos sacar el máximo
rendimiento de dicha aplicación
Datos y Registros
Datos: Es lo que tenemos en el momento antes de agregar a la base de
datos, luego lo tenemos que agregar a la base de datos
Existen varios tipos de datos: Texto, Texto largo(Memo), Número,
Fecha y hora, Moneda, Auto numeración, Si/No, Objetivo OLE,
Hipervínculo, Datos adjuntos, Calculado y Asistente para búsqueda

Registros: El registro es una fila de una base de datos, el contenido de

esos campos es único para esa fila
Existen 3 opciones para agregar un registro:
1- Le damos donde dice Inicio y le damos clic a Nuevo
2- En la barra de navegación de registros que se ubica en la parte
inferior de la ventana, le damos clic en el botón de Nuevo Registro
3- Se comienza a escribir en la fila bajo el ultimo registro agregado
 Opciones de agregar Registros
Opción 1

Opción 2

Opción 3
 Archivo y Campos
Archivos: Se utilizan para almacenar los contenidos de la
base de datos con un formato estructurado en un archivo
en tablas y campos separados
Para agregar un archivo a una base de datos tiene que
darle clic en Ver datos adjuntos, luego clic en Datos
Adjuntos, darle en el cuadro de dialogo y clic en Agregar

Campos: Un campo es la minima unidad de informacion

a la que se le puede acceder, varios campos juntos forman
un registros, donde si existen campos en Blanco es un
error del sistema operativo
 Fuente de datos
Las Fuentes de Datos son Datos originales que
normalmente implican búsqueda
Son informes monográficos, datos estadísticos o
estudios de organismo
 Tipos de Datos

Texto: Datos alfanuméricos

Texto largo (Memo): Grandes cantidades de datos alfanuméricos
Número: Datos numéricos
Numero grande: Datos numéricos
Fecha y hora
Fecha y hora extendida
Moneda: Dato monetario
Auto numeración: Valor único generado por Access para cada registro nuevo
Si/No: Datos de verdadero o falso, el 0 se usa para Falso y -1 para Verdadero
Objetivo OLE: Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX desde otra aplicación basada en Windows
Hipervínculo: Dirección de vinculo a un documento o archivo en Internet
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos. Cada campo Datos adjuntos
puede contener una cantidad ilimitada de datos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo de
base de datos
Calculado: Puede crear una expresión que use datos de uno o varios campos. Puede designar tipos de datos de resultados diferentes
de la expresión
Asistente para búsqueda: Inicie el Asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de
búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de valores para validar el contenido de un único valor por fila.
 Base de datos
La base de datos es un programa capaz de almacenar gran cantidad de datos, relacionados y estructurado, que pueden ser consultados rápidamente de
acuerdo con las características selectivas que deseen
 Objetivo de la base de datos
El objetivo principal de la base de datos es proporcionar a los usuarios finales una vision abstracta de
los datos, esto se logra escondiendo ciertos detalles de como se almacenan y mantienen los datos
Quiere decir el usuario podra almacenar y organizar con el fin de manejarlos mas sencilla
 Administracion de base de datos
El administrador es un profesional que administra las tecnologías de la información y la comunicación, siendo el responsable de los aspectos técnicos, tecnológicos, científicos,
inteligencia de negocios y legales de bases de datos y de la calidad de sus datos

Él tiene que cumplir con varias funciones:

• Gestión General de Base de Datos: Persona con mas conocimiento sobre la base de datos en una organización
• Modelado de Datos y Diseño de Base de Datos: Profesional experto en análisis y recopilación de las necesidades del usuario para obtener modelos de datos conceptuales y
lógicos
• Auditoria: Identificar qué usuarios tienen acceso a insertar, actualizar o eliminar datos, y cuándo. La Auditoria no solo podría ser necesaria por tiempo limitado si no también
24/7, para todos los datos que se introduzcan en el DBMS
• Integración con aplicaciones: Las aplicaciones tienen que interconectarse unas con otras, generalmente utilizando base de datos como el medio para compartir los datos.
 Administracion de la Base de Datos
• Resguardo y recuperación de datos: Proteger los datos de la organización, incluye hacer copias de seguridad periódicas de los datos y
mantenerlos a salvo de la destrucción accidental o intencional. También diseñar un plan de recuperación
• Inteligencia de negocios y almacenamiento de datos: Cada vez mas organizaciones están tratando de extraer toda la información que
pueda con el fin de tomar mejores decisiones de negocios
• Planificación de capacidad: Gestionar el creciente volumen de datos y diseñar los planes apropiados para administrarlos e incluye el
hardware
• Administración de cambios: Realizar el análisis de impacto antes de realizar los cambios dentro de una DBMS, implementar cambios,
hacer pruebas piloto y documentar todos los cambios y procedimientos es parte del trabajo
• Desarrollo de aplicaciones: Desarrollar aplicaciones y scripts con el objetivo de automatizar tareas relacionadas con la inserción
 Entorno y Menús
El entorno y menú de Access
Las partes del entorno gráfico de Access son:
Botón de Office: Botón que sustituye el botón de archivo.
Barra de Titulo: Contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual 
Barra de Menú: Contiene las operaciones de Access agrupadas en menús desplegables. 
Barra de estado:  Elemento que se encuentra en las interfaces graficas, y permite mostrar información acerca del estado actual de la
ventana.
Barra de Herramientas: Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones como abrir, guardar o imprimir. 
Panel de Tareas: Muestra información según lo que se este haciendo en el momento de abrirlo. 
Acceso Rápido: Contiene las operaciones mas habituales de Access como guardar, imprimir o deshacer.
Objetos de la Base de Datos: Tabla: Se refiere al tipo de modelado de datos , donde se guardan los datos recogidos por un programa.
Consultas: Se pueden realizar diversas funciones en la base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas.
Formularios: Permiten crear una interfaz de usuario en la que se puede escribir y modificar datos.
Informes: Se usan para dar formato a los datos , resumirlos y presentarlos.
Entorno y Menú
 Funciones

Almacenamiento de datos: Almacenar datos en tablar; el usuario tambien puede decidir que campos en la tabla quiere usar y que formato
Informacion de consulta: Access puede modificar, eliminar, añadir, y aislar la información en tablas. Las consultas se utilizan para manipular o seleccionar la información
Entrada de datos: Puede ser manualmente en Access mediante formularios, y se pueden importar a Access documentos de Excel o de texto
Reportes: Access tiene la capacidad de colocar la información de la base de datos en un formato imprimible. Los informes se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades
del usuario.
Tareas automatizadas: Access tiene macros que automatizan tareas rutinarias. Por ejemplo, si los datos deben ser exportados regularmente, crea una macro para realizar esa tarea.
 Herramientas
Herramientas:
Base de Datos: Conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular
Barra de Menú: Incluye los menús y los comandos que le permiten crear y usar objetos en su Base de Datos. Contiene las opciones que puede realizar para llevar a cabo
operaciones comunes
Informes: Se utiliza para representar los datos en una pagina impresa y para demostrar subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros
Formularios: Buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su Base de Datos
Tablas: Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de calculo, los datos se almacenan en filas y columnas, la diferencia entre una hoja de calculo y
una base de datos es la forma de organizar los datos
 Ventajas de trabajo
Tiene varias ventajas:
• Mejores resultados con la interfaz de usuario de Office Fluent. Cualquier usuario que no tenga experiencia en base de datos puede hacer un seguimiento de
información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas
• Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas, Al estar los formularios y los informes así, es mas fácil todo
• Crear varios informes con vistas diferentes de la misma información
• Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos
• Disfrutar de los nuevos tipos de campos para escenarios aun mas avanzados
• Actualizar y recopilar información directamente del origen
• Compartir información con Microsoft Windows SharePoint Services
• Realizar el seguimiento de las listas de Windows SharePoint Services con las grandes capacidades de Office Access 2007
• Trasladar datos a la tecnología Windows SharePoint Services para facilitar su tratamiento. Mejore la transparencia de los datos trasladándolos a Windows SharePoint
Services. De este modo, podrá crear periódicamente copias de seguridad de los datos en el servidor, recuperar los datos eliminados de la papelera de reciclaje
• Obtener acceso a información procedente de orígenes diversos. Con Office Access 2007 puede vincular a una base de datos tablas de otras bases de datos de Access,
hojas de cálculo de Excel, sitios de Windows SharePoint Services, orígenes de datos de ODBC, bases de datos de Microsoft SQL Server y otros orígenes de datos.
Trabajo con tablas

Una tabla es donde se tiene todos los datos, en ellas se trabajan

en columnas y filas
En una tabla se puede hacer muchas cosas, podemos crear una
tabla para solo poner direcciones, nombres, números de
teléfono

Las tablas están compuestas de 2 estructuras:

El Campo: Nombre de la columna, debe ser único y además de
tener un tipo de dato asociado
Registro: Fila que compone la tabla, se componen los datos y
los registros
Trabajo con tablas

Existen 2 tipos de tablas:

• Tabla Persistente: Es donde los registros pueden ser eliminados o borrados manualmente
Existen 3 tipos para la tabla persistente:
• Base: Se encuentra toda la información
• Vista: Relación que se hace en referencia a una fila o columna especifica
• Instantáneo: Es donde el registro se puede ver de manera inmediata

• Tabla temporal: Son tablas que se eliminan automáticamente por el motor de base de datos
Tablas

Tabla temporal
 Formularios
Un formulario es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos, se
pueden usar formularios dependientes para controlar el acceso a datos o ver que filas y columnas de datos se muestran
 Consultas
Las consultas e informes se usan para convertir datos en información útil y constituyen una parte esencial de cualquier
aplicación de datos
En Access existen un asistente para consultas que simplifica el proceso de formular una consulta y proporciona
diferentes métodos para crear informes
 Informes

Como utilizar el asistente de informes?

Para utilizar el asistente para informes se debe ser muy selectivo para que así le aparezcan los campos que vaya a buscar
Se puede especificar como se agrupan y se ordenan los datos y se pueden usar los datos
 Impresión
La impresión de la base de datos se hace igual que las demás aplicaciones de Microsoft, quiere decir que siempre nos vamos a
tener que meter en Archivo  Impresión  clic en el cuadro de Impresión

Como imprimir una ventana de relaciones

Relaciones es una ventana en la que puede ver, crear y editar relaciones entre tablas y consultas.
Según el modo en que la configure, la ventana Relaciones no siempre muestra todas las relaciones en la base de datos.

Mostrar u ocultar una tabla en la ventana Relaciones

- Para mostrar una tabla, en la pestaña Diseño del grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla y, luego, en el cuadro
de diálogo Mostrar tabla, agregue la tabla que desee.
- Para ocultar una tabla, en la ventana Relaciones haga clic en la tabla que desea ocultar y, a continuación, presione la
tecla SUPR
- Y presione CTRL+G para guardar los cambios
 Imprimir la ventana Relaciones

- Abra la base de datos de Access que tiene las relaciones que desea imprimir.
- En la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.
- En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Informe de relación.
- Se abrirá en modo de vista previa un informe que muestra la ventana Relaciones.
- Para ajustar el modo en que se imprimirá el informe, use los comandos de la pestaña Vista previa de impresión.
- En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir.
 Operaciones básicas
Existen 4 tipos de operaciones básicas
- Create: Este comando crea un objeto dentro de la base de datos, puede ser un tabla, vista, índice, trigger, función, procedimiento o
cualquier otro objeto que el motor de la base de datos soporte.

- Alter: Este comando permite modificar la estructura de u objeto. Se pueden agregar/quitar campos a una tabla, modificar el tipo de un
campo. Agregar/quitar índices a una tabla, modificar un trigger.

- Drop: Este comando elimina un objeto de la base de datos. Puede ser una tabla, vista, índice, trigger, función, procedimiento o
cualquier otro objeto que el motor de la base de datos soporte. Se puede combinar con la sentencia

Truncate: Este comando trunca todo el contenido de una tabla. La ventaja sobre el comando Drop, es que si quiere borrar todo el
contenido de la tabla, es mucho mas rápido, especialmente si la tabla es muy grande. La desventaja es que Truncate solo sirve cuando se
quiere eliminar absolutamente todo los registros, ya que no se permite la cláusula Where.
 Funciones graficas

Las funciones que muestra los gráficos son datos numéricos en un diseño visual compacto y que revela relaciones de datos esenciales
 Importar

Para importar tenemos que darle clic en la pestaña de Datos externos y luego le das clic en la opción de Importar y vincular
 Exportar

Sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás al desplegar la opción Exportar de la pestaña Datos Externos.
 Conclusión

Lo que nos ofrece Microsoft Access es algo bastante completo y nos hace cumplir muchas cosas
La verdad me sorprende el montón de cosas que se puede hacer con dicha aplicación y eso nos va a
ayudar a un futuro, se ve que es un poco complicado de usar, pero cuando ya se tenga bastante
practica se nos hará mas fácil