UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCION DE INVESTIGACION Y POSTGRADO

MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
CURSO: CONTABILIDAD 1

ACTIVIDAD II:
Análisis del Sistema Contable: Hardware, Software, Recursos Humanos,
Formularios, las Políticas y Normas Contables de la Unidad de Almacén y Bienes.
Estudio de Caso: Comisión Nacional de Casinos

Profesor: Alejandro Artahona

Participante:
Esther Toro
C.I.: V – 10.472.787

Caracas, 30 de octubre de 2022

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INDICE

Pág.

Introducción……………………………………………………………………..….…3

Sistema Contable …………………………………………………………………..…4

Estudio de Caso……………………………………………………………….....……5

Descripción de la Oficina de Gestión Administrativa……….………………….…….6

Aspectos Resaltantes………………………………………..………….……….…….6

Recursos Humanos…………………………...……………………………….………7

Formularios……………………………………………………………….…………..8

Unidad de Almacén y Bienes…………………………….…………….……………..9

Descripción de la Situación Actual……………………………….….........................10

Fortalezas …………………..………..…………….…………………….….………..13

Conclusiones…………………………………………………………….…..…..........15

Bibliografía……………………………………………………………….…..……....16
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INTRODUCCION

Las instituciones bien sean públicas o privadas en la actualidad se encuentran

atravesando grandes cambios y constante evolución, es por este motivo que deben tener
excelentes e innovadores sistemas contables para así poder vigilar constantemente sus
finanzas y mantenerse activos en el mercado.

Existen muchas que escasean en sus controles contables y esto puede ser motivo de
presentar debilidades y ser víctimas de circunstancias desagradables, ya que debido a esas
debilidades en su momento dado no serán aptos para prevenir y defenderse en cualquier
crisis económica que se presente, estos mismos originados por el mal manejo en los pagos
bien sea de impuestos o de cualquier otro tipo de pago que se presente en un momento
determinado, o por errores que se cometan en el cálculo de prestaciones, vacaciones u otro
que sea necesario realizar a cualquiera de su personal.

Es necesario, saber que en cualquier tipo de organización y/o institución, bien sea
pública, privada, mixta o bien sean grande, mediana o pequeña, independiente de la
actividad que esta se desenvuelva, se debe llevar a cabo un control que organice y lleve una
relación cuidadosa y clasificada de todos y cada uno de los pagos que se efectúan a
externos y a cualquier empleado u obrero, por parte del dueño o gerente general o
presidente de esta, como remuneración o retribución por cualquier servicio prestados a
este. Asimismo, es necesario contar con información continuamente sobre sus inventarios,
lo cual obliga a las organizaciones a necesitar herramientas para el la administración,
control y registro de sus depósitos o almacenes

Es por esta razón que se hace necesaria la implementación de controles internos

eficientes y eficaces que permitan garantizar que exista ante cualquier solicitud la
presentación de la situación actual de la organización

Existen muchos sistemas contables informáticos que puedes ser utilizados con este fin
de llevar el control y en este informe se mostrará un breve análisis de los sistemas
contables empleados en la Comisión Nacional de Casinos. en su Unidad de Almacén
evaluando así, sus ventajas o desventajas.
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ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE. ESTUDIO DE CASO: COMISIÓN

NACIONAL DE CASINOS

Para dar inicio debemos hablar de lo que es un Sistema Contable y la importancia del
mismo
Según Catacora Carpio (1997) define el concepto de sistema como un conjunto de
elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos
identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo
común. (p. 25)
En todas las instituciones bien sea pública o privada, se hace necesario contar con un
Sistema Contable, porque es a través de este que se llevan a cabo la revisión de todas las
transacciones, todas ellas deben ser debidamente registrada y se debe llevar un respaldo
que sirva para el cumplimiento de todas las normas necesarias tal como las Normas de
información financiera bien conocidas como las normas VEN- NIF, o también llamadas
principios de contabilidad.

Los objetivos de todo sistema contable, se sustentan fundamentalmente en los siguientes

aspectos:

 Integridad de los datos

 Correcto registro y procesamiento de todas las operaciones

 Presentación confiable de la Información financiera.

 Eficaz presentación de la información.

 Automatización de los registros contables.

 Fácil acceso a la información.

 Factibilidad para corrección y ajustes de posibles errores u omisiones involuntarias.

 Transparencia al momento de las auditorías.

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ESTUDIO DE CASO

Para llevar a cabo esta actividad tomé como referencia la Comisión Nacional de
Casinos (CNC), institución del estado venezolano que se encarga o tiene como misión
Controlar y Regular las actividades desarrolladas por los Casinos, Salas de Bingo y
Máquinas Traganíqueles, para hacer cumplir las normativas establecidas en la Ley,
minimizando el riesgo social que genera esta actividad, sensibilizando al ciudadano en la
prevención y tratamiento de la Ludopatía.

Actualmente posee una nómina de 80 empleados, cuenta con instalaciones adecuadas de

acuerdo con la actividad que en ella se lleva a cabo, dentro de la institución existen áreas
separadas para cada una de sus funciones de cada dirección.

En la Comisión Nacional de Casinos, se lleva a cabo la carga de la información en el

área contable está centralizada, aun cuando cada unidad como Administración, Recursos
Humanos y el área de Recaudación se encargan cada una de mantener sus módulos
actualizados, ya que cada una de ellas realizan la alimentación de la información en el
mismo, es decir, en lo que se refiere al sistema contable, en lo que se refiere al registro de
todas las transacciones.

De esta forma, se lleva un seguimiento de todos los registros que se procesan y así
otorgan o dan seguridad y confianza a los usuarios, a lo interno, logrando así demostrar que
todos los procesos se llevan a cabo con honestidad por parte de los que manejan el sistema.

Debo resaltar que en el desarrollo de este informe estará centrado específicamente en la

unidad de Almacén y Bienes, en el que sin duda alguna está directamente relacionado con
la Dirección de Administración, ya que a través de esta se lleva a cabo todas las
operaciones relacionadas con compras, distribución, manejo del inventario de la institución
y la relación directa con los proveedores y pagos a los mismos.

La ubicación de la Unidad de Almacén y Bienes dentro de la institución la presento a

continuación:
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Director de la Oficina
de Gestión
Administrativa

Coordinación

Contabilidad y
Unidad de Compras Almacén y Bienes
Tesorería

Fuente: Elaboración Propia de la autora (2022)

Descripción de la Oficina de Gestión Administrativa

La Oficina de Gestión Administrativa, es una dirección de apoyo cuyo objetivo

fundamental es coordinar y controlar las actividades financieras y administrativas de la
Comisión nacional e Casinos, en cuanto a su operatividad y funcionamiento.

Aspectos Resaltantes de la Dirección

 Programar y controlar la ejecución del presupuesto asignado a la Comisión, de

acuerdo a las normas establecidas en materia presupuestaria.

 Programar y planificar los gastos de funcionamiento de la Comisión.

 Solicitar los recursos para cubrir gastos de funcionamiento.

 Supervisar y tramitar los procesos administrativos de adquisición de bienes y

servicios para la Comisión.

 Administrar los contratos de arrendamientos de bienes muebles e inmuebles,

pólizas de seguros y contratos de servicios, a cargo de la Comisión.

 Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto e en el plan operativo

anual del órgano o ente en lo que respecta a los gastos de la dirección bajo su
responsabilidad.
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 Será responsable de registrar la entrada y salida de equipos, materiales y artículos

de oficina, así como realizar el inventario físico y los reportes respectivos, de
acuerdo a la normativa legal vigente que aplique en la materia

Recursos Humanos
En relación al recurso humano, cuenta la institución con personal calificado para llevar
a cabo las actividades correspondientes al área de almacén y registro y control de bienes,
dentro del manual descriptivo de cargos, se presenta cual es el perfil que debe tener cada
uno del personal que lo compone, tal como se presenta en las figuras 1 y 2:

Figura 1

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de la Comisión Nacional de Casinos (2021)

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Figura 2

Fuente: Manual de Normas y procedimientos de la Comisión Nacional de Casinos (2021)

Formularios
Para llevar a cabo las solicitudes de compras de cualquier tipo de material se lleva a
cabo de forma directa a través de la página del Sistema Integrado de Gestión para Entes de
los Sectores Públicos y Privados, es un sistema integrado que simplifica los procesos de
gestión administrativa en las organizaciones del sector público venezolano conocido por sus
siglas (SIGESP), este sistema esta conformado por una serie de módulos que se pueden
configurar, ahí se gestionan diferentes tareas y proporcionan una respuesta inmediata y
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oportuna a las necesidades de registro presupuestario, patrimonial, contable y

administrativo, desde ahí se consiguen los formatos donde de manera directa se hace el
llenado de cualquier solicitud de material que sea requerido.
En relación a las solicitudes en lo interno de la institución entre las diferentes
direcciones o unidades que la componen se realizan las solicitudes a raves de memorandos
que son suscrito por el personal de mayor rango de cada una, es decir, por el Director o
Directora a cargo.

Unidad de Almacén y Bienes

La unidad de Almacén y Bienes de la institución se encarga de gestionar todo lo
relacionado con el inventario en cuanto a material y el mobiliario con que cuenta la
institución, los cuales mencionaremos a continuación:

 Control de Compras.

 Control de salida de material de oficina

 Control de movimientos de bienes nacionales dentro y fuera de la institución

 Asignación de mobiliario en cada unidad que compone la institución

La Comisión Nacional de Casinos presenta muy pocas deficiencias en relación al

inventario de material que se encuentra en el almacén, pues contamos con un correcto y
eficiente control interno ya que tenemos un sistema de inventarios actualizado y formatos
para uso interno que conlleva a que todo se dé de forma positiva.

Asimismo, aunque los precios se han incrementado y esto a su vez representa un ajuste
contable, se ha intentado que no afecte el inventario y no se vea reflejado en faltantes,
procurando mantener existente las cantidades necesarias de materiales.

Obviamente, no escapamos de la situación que se presenta a nivel país, pero debido a

los ingresos mantenemos y se busca la implementación de controles internos que nos
permitan tener un stand de materiales y que a su vez en relación a los bienes muebles este
mismo control interno nos permita resguardar y preservar los mismos, de forma tal que no
sea necesario realizar grandes inversiones a la hora de realizar las compras.
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Descripción de la Situación Actual

Una vez llevado a cabo el proceso de análisis de la información, se puede describir lo

siguiente:

1. Eficiencia en el control interno.

2. Se mantiene la existencia de material dentro de lo necesario considerando que no

haya deficiencias ni faltantes.

3. Se cuenta con manuales de normas, procedimientos y funciones.

4. Existen instrucciones formales para el control de la salida y la entrada de materiales

y bienes muebles y tecnológicos.

5. Existe un control real del inventario con que se cuenta

6. Los sistemas de inventario existentes se encuentran en actualización constante, esto

permite que se tenga respuesta a cualquier solicitud.

7. Existe en esta área Personal adecuado para el resguardo, entrega y salida de los
materiales y el movimiento y asignación de muebles en la institución.

Para la compra de materiales y suministros se cuenta con procedimientos ya

establecidos el cual se detalla a continuación en la figura 3 y Plan de Compras Anual
Figura 4:
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Figura 3

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de la Comisión Nacional de Casinos (2021)

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Figura 4

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de la Comisión Nacional de Casinos (2021)

En las figuras anteriores se muestra como es el procedimiento de compras que se lleva

en la institución, en este visualiza el paso a paso que se realiza para las compras de
materiales y suministros, asi como tambien de mobiliario, este esta claramente establecido
en el amnual de normas y procedimiento anexando el flujigrama respectivo.

Asimismo contamos se cuenta con procedimientos para el registro y Control de Bienes

Nacionales, el cual se presenta en la figura 5.
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Figura 5

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de la Comisión Nacional de Casinos (2021)

Fortalezas

Entre las fortalezas que presenta la Comisión Nacional de Casinos podemos señalar:

1) La institución cuenta con personal plenamente calificado en cada área.

2) Tiene equipos tecnológicos actualizados en todas las áreas administrativas

de la institución (Compras, Contabilidad, Nómina, Almacén, etc.).
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3) En cuanto al proceso de compras, inventario, almacén, entre otros, se lleva a

cabo de manera eficiente y eficaz, ya que poseen un software actualizado, que
permite que se realice el proceso de forma automatizada.

4) Cuenta con la revisión constante del registro que se encuentra en el Servicio

Nacional de Contrataciones (SNC), en este registro se puede verificar que cada uno
de nuestros proveedores se encuentren registrados en el Registro Nacional de
Contratistas (RNC), esto con la finalidad de cumplir con lo establecido en las
normativas legales de la República Bolivariana de Venezuela, según lo establecido
en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley N° 1.399, publicado en Gaceta
Oficial extraordinaria N° 6.154 de fecha 16/11/2014.

Este punto es muy importante tomarlo en cuenta, ya que por ser una institución
del estado esto debe ser primordial a la hora de realizar las contrataciones de
proveedores

5) Las solicitudes de materiales y mobiliarios se efectúan con suficiente

anticipación, para de esta forma evitar los faltantes.

6) Posee la cantidad de proveedores adecuados los cuales han sido

seleccionados siguiendo con los lineamientos indicados para la selección de los
mismos.
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CONCLUSIONES

La Comisión Nacional de Casinos, es una institución que tiene un buen sistema que
garantiza una adecuada contabilidad en esta área, por lo que simplemente tienen que
mantener actualizado el software y cumplir con los procedimientos establecidos.

Por el contrario, la empresa pone en práctica la aplicación de políticas, normas y

procedimientos para llevar el control eficiente de los inventarios en el almacén, esto
permite que el trabajo sea más fácil de llevar y de realizar ya que se lleva un orden. Todo
esto se mantiene bajo un constante monitoreo, que permite la aplicación de ciertas medidas
al momento de llevar un control de los niveles de inventario de la institución

Se recomendaría llevar a cabo la realización de formatos e instructivos propios de la

institución ya que son importantes para llevar a cabo el sistema de control interno de las
unidades de almacén y bienes, así como también de la unidad de compras.
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BIBLIOGRAFÍA

Catacora, Fernando. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Venezuela: Editorial

MacGraw Hill.

Guía resumen del Manual de Publicaciones con Normas APA SÉPTIMA EDICIÓN 2020 |
WWW.NORMASAPA.PRO Traducción basada en: https://apastyle.apa.org/style-
grammar-guidelines/index y en American Psychological Association (2020)

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley N° 1399, Gaceta Oficial extraordinaria N°
6.154 de fecha 16/11/2014

http://lossitemascontablesyp.blogspot.com/2014/04/los-sistemas-contables-su-estructura-
y.html

http://www.snc.gob.ve/rnc

http://www.sigesp.com.ve/