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Contabilidad

TEMA 9.2

Comprobante de ajustes
Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo conta
ble. Las partes y el proceso de elaboracin son los mismos del comprobante
de contabilidad. Por contener nicamente asientos de ajuste, se le denomina
comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de
trabajo, como ajustes.

Ejercicio de aplicacin
Con los siguientes saldos del libro mayor, elaborar asientos de ajuste y com
probante de ajustes, al 31 de diciembre de 2007, de la Empresa Comercial
Andina Ltda.

1. Saldos del libro mayor


1105

Caja

1110

Bancos

1 705

Gastos pagados por anticipado

491,000
13.600,000

170525 Arrendamientos

900,000

1305

Clientes

1399

Provisiones

1365

Cuentas por cobrar a trabajadores

1435

Mercancas no fabricadas por la.empresa


(50 unidades a $500,000 c/u)

1524

Equipo de oficina

1540

Flota y equipo de transporte

1592

Depreciacin acumulada

3.900,000
31,000
400,000

25.000,000
5.000,000
48.000,000

5.900,000

159215 Equip^ de oficina


159235 Flota y equipo de transporte
2105

Obligaciones bancos nacionales (pagar)

2205

Proveedores nacionales

900,000
5.000,000
630,000
2.400,000

Ajustes de cuentas y hoja de trabajo

2408

Impuestos sobre las ventas por pagar

700,000

2705

Ingresos recibidos por anticipado

100,000

3115

Aportes sociales

5205

Gastos de personal

4135

Comercio al por mayor y al por menor

4210

Financieros

280,000

5305

Financieros

450,000

6135

Comercio, al por mayor y al por menor

76.000,000
3.200,000
32.400,000

17.500,000

2. Datos para realizar ajustes

El arqueo de caja es $443,000, se desconoce la razn del faltante.

En el extracto del Bancomercio aparece nota dbito por $ 140,000, co


rrespondiente al valor de GMF, informacin no contabilizada por la
empresa.

El valor de la cartera morosa es $756,000, vencida entre cuatro y seis


meses; se elabora ajuste por 5%.

Al realizar el conteo fsico de la mercanca se determina que el valor real


es $24.500,000, y que el faltante es responsabilidad del almacenista.

Con el mtodo de lnea recta, se deprecia propiedades, planta y equipo


por un mes.

Se amortizan los diferidos, considerando que los gastos pagados por


anticipado corresponden a tres meses de arrendamientos; se causan 27
das y los ingresos recibidos por anticipado corresponden a intereses,
por 100 das se causa un mes.

Al finalizar el periodo contable, se ha dejado de pagar el servicio de


energa a la empresa de Energa Elctrica por $210,000.

3. Asientos de ajuste ordinarios


Ajuste por arqueo de caja
Saldo en libros 491,000

Valor del arqueo ,0


443,000

Valor del ajuste

- 48,000 (faltante)

267

V>/

268

Contabilidad

CDIGO

CUENTAS

1365

Cuentas por cobrar a trabajadores

136530<|v.

Renponobdade ( c a j e r o ) \

1105

Caja

H050:: 1

DEBE

PARCIAL

HABER

48,000
?ra

48,000

g K S M S i;

mmm

: :

v.i'-*--.

; 48,000

Ajuste por conciliacin bancaria (N.D. por GMF)


CDIGO

ls

5305

Financieros

50595 fS

Otros G W

1110

Bancos

; CUENTAS

PARCIAL

De b e
140,000

HK mam
140,000

mmmMm

11100501

HABER

*',
-Af'fi;
h r,1 r'?

Bahcorriercio

Ajuste provisin cartera


Clculo de la provisin actual: $756,000 x 5% = $37,800
Provisin anterior: $31,000
Clculo del valor del ajuste: $37,800 - $31,000 = + $6,800
CDIGO
5299

PARCIAL

CUENTAS

DEBE

Provisiones

529910 '$

Deudores; .

1399

Provisiones
Clientes .

HABER

6,800

'nmssmmeb
, (3,600 ,
vrJ-'VW^af-',- :
:S6,800
*-

MgWWSKBt?


.. . . .

' ;

..

7 ' - ' '

Ajustes por faltante en inventarios


La cuenta mercancas no fabricadas por la empresa tiene un saldo de
$25.000,000, en el inventario fsico se encuentran mercancas por $24.500,000.
Se presenta com o faltante una grabadora por valor de $500,000.
CDIGO

CUENTAS

PARCIAL

Cuentas por cobrar a trabajadores

&55b06<

Fts^oogbilidaclE. - alrpcenista

1435

Mercancas no fabricadas por la empresa

GivibdoraS' -l. 50

HABER

500,000

1365

DEBE

f ||||jjg g

S*5r>*:>
500,000
p fp p p .

Ajustes de cuentas y hoja de trabajo

Ajustes por depreciacin de propiedades, planta y equipo


Depreciacin mensual de equipo de oficina
5.000.000 x I mes
- tt :------- ----------- =$41,667
10 anos x 12 meses
Depreciacin mensual de flota y equipo de transporte
48.000.000 x 1 mes
:------- ------------ = $800,000
5 anos x 12 meses
Depreciacin total: $800,000 + $41,667 = $841,667

~ --7VV.VCDIGO

CUENTAS

5260

Depreciaciones

526015

Hqipo tl oficina

526035

Flota y equipo de transporte

1592: |

Depreciacin acuinuiacl. "V.

159215

Equipo de oficina

59235 .

Fiota y equipo de transporte

PARCIAL

; -

DEBE

HABER

841,667
^*41

66J

800,000
; 041,667 .
41,667

mu g 800,000; A i.-;

mmm

Ajuste por amortizacin de diferidos


f. Gastos pagados por anticipado corresponde al pago de arrendamiento por
90 das y se causan 27 das.
27 das
Arrendamiento causado: $900,000 x -------- - = $270,000
90 das

CDIGO

CUENTAS

5220

Arrendamientos

5220 l(i i * :Qonstrugciones,y edifieaQjones '


1705

Gastos pagados por anticipado


i ' -;- ;v ''V-1'" ,
; Arrendamientos

DEBE

HABER

270,000
27.0Q
270,000

$270,000'

8-

17052,

PARCIAL

;J v

,-r

269

270

Contabilidad

b. Ingresos recibidos por anticipado corresponde a intereses cobrados por


100 das y se causan 30 das.
, .
30 das
Interes causado: $100,000 x -------- ----- = $30,000
100 das
CDIGO
.' .
2705
I5 o |;f$
4210
S

CUENTAS

PARCIAL

DEBE

Ingresos recibidos por anticipado

mwim

'1v^-R..Vr*

30,000

am

Mm-', yfo.O O K

Financieros
S

Intereses,-

HABER

'

-30;000

30,000

's p flfg i
ii.: ....
. u'-.-.- . ...........

Ajuste por gastos acumulados por pagar:


Servicios pendientes de pago: energa $210,000.
CDIGO
5235

PARCIAL

CUENTAS
Servicios

233550

m m m . t; *

210,000'

210,000

Costos y gastos por pagar


.Servicios;pblicos

HABER

210,000

,523530. |
2335

DEBE

....

... . ..-i.

B R S f

Ajustes de cuentas y hoja de trabajo

271

4. Comprobante de ajustes
EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA.
NIT: 860830415-2
Da
Fecha 31
Cdigo
1365
13653004
13653006
2705
270505
5220
522010
5235
523530
5260
526015
526035
5299
529910
5305
530595
1105
110505
1110
11100501
1399
139905
1435
14350507
1592
159215
159235
1705
170525
2335
233550
4210.
421005

^Comprobante de ajustes

Mes Ao
12 20_
Detalle
Cuentas por cobrar a trabajadores
Responsabilidades Fernando Andrade, cajero
Faltante en caja
Responsabilidades Oswaldo Rosero, almacenista
Faltante en mercancas
Ingresos recibidos por anticipado
Intereses (amortizacin)
Arrendamientos
Construcciones y edificaciones
Servicios
Energa elctrica
Depreciaciones
Equipo de oficina
Flota y equipo de transporte
Provisiones
Deudores
Financieros
Otros GlylF
Caja
Caja general (faltante)
Bancos
Bancomercio N.D. GMF
Provisiones
Clientes
Mercancas no fabricadas por la empresa
Grabadora Ref. 50
Depreciacin acumulada
Equipo de oficina
Flota y equipo de transporte
Gastos pagados por anticipado
Arrendamientos
Costos y gastos por pagar
Servicios pblicos
Ingresos financieros
Intereses
Sumas guales
Contabilizamos ajustes correspondientes al mes de junio de 20_

Parcial

Haber

Debe
548,000

48,000
500,000
30,000

:.; l
.- '
30,000
:

" :
I
270,000

270,000
210,000
;

210,000

841,667
41,667
800,000

6,800

6,800
140,000
140,000
48,000
48,000

" :

J; '7
140,000

140,000
6,800
6,800

...
-. ; |
: ;
, ;

500,000

500,000
841,667
41,667
800,000
270,000
270,000
210,000
210,000
30,0001'
30,000
$2.046,467

Nota: los datos de este comprobante de ajustes se trasladan al formato de hoja de trabajo presentado ms adelante.

$2.046,467!
" '!

;
272

.y
Contabilidad

Registro del comprobante de ajustes


Se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo y a los libros de con
tabilidad, para que las cuentas reflejen su saldo correcto, as:
A los libros auxiliares, los valores de la columna parciales.
Al libro diario, el total de los dbitos y crditos de cada cuenta.
Al libro mayor como un movimiento.

Hoja de trabajo
Descripcin
La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, se utiliza en
contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos
de ajuste, el estado de resultados, los asientos de cierre y el balance general.
La hoja de trabajo es un documento til, pero no indispensable ni obligatorio,
sino un paso adicional para verificar los saldos de las cuentas dentro del ciclo
contable.
El formato consta de las siguientes partes (ver formato):

Encabezamiento: formado por la razn social, el NIT, el nombre del docu


mento y la fecha del periodo por el cual se elabora.

Secciones:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
b.

Nmero de orden de las cuentas


Nombre de las cuentas
Cdigo de cuentas
Balance de com probacin con dbitos y crditos
Ajustes con dbitos y crditos
Balance ajustado con dbitos y crditos
Ganancias y prdidas con dbitos y crditos
Balance general con dbitos y crditos

Proceso de elaboracin de a hoja de trabajo


Para mayor comprensin del proceso, se desarrolla la hoja de trabajo corres
pondiente al ejemplo presentado en el numeral 4 de la pgina anterior. Com
probante de ajustes, as:

Ajustes de cuentas y hoja de trabajo


t . * V . i *-i
.
*

En Ha columna de cuentas y cdigo


Se registran ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principa
les, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas
y con los datos del libro mayor.

Balance de comprobacin o balance de prueba


A esta seccin se trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor, antes
de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable. Los valores se registran a
rengln seguido, al debe o al haber de acuerdo con el saldo que tenga cada
cuenta; en condiciones normales, en el debe se registran las cuentas de activo,
gastos y costo, y en el haber se registran los saldos de las cuentas c/ue repre
sentan disminucin del activo, las cuentas de pasivo, patrim onio e ingresos.
Los totales de las columnas dbitos y crditos deben dar sumas iguales.

Ajustes
A esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron
ajustadas; si se requieren nuevas cuentas se escriben al final de la hoja de tra
bajo y se adicionan igualmente en el libro mayor. En la suma de esta columna,
debe comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de crditos.

Balance ajustado
Para diligenciar esta seccin se procede de igual forma que en la columna
saldos siguientes del libro mayor y balances, as:
*

Las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin de ajustes se tras


ladan directamente del balance de com probacin a la seccin de balance
ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito; en las cuen
tas que no presentan saldo en el balance de comprobacin, el valor de los
ajustes se pasan directamente al balance ajustado.

Las cuentas que tuvieron saldo en la seccin del balance de comproba


cin y m ovim iento en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo
valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Para ello, debe tener
se en cuenta que movimientos iguales se suman (Debe + debe, Haber +
haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor
m ovim iento (Debe - haber, Debe + debe - haber, Haber - debe, haber +
haber - debe). Los totales de las columnas Debe y Haber deben presentar
sumas guales.
Ms adelante aparece el formato de la hoja de trabajo con las secciones
balance de comprobacin, ajustes y balance ajustado, diligenciadas con los
datos del comprobante de ajustes presentado en el numeral 4, de ajustes.

273

Contabilidad

Ganancias y prdidas
A esta seccin se trasladan los saldos de las cuentas nominales como van a
quedar en la cuenta de ganancias y prdidas; esto es, al debe las cuentas con
saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo
crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas.
En el sistema de inventario peridico: se incluye la cuenta mercancas no fabri
cadas por la empresa, inventario inicial com o costo y el inventario final como
ingreso.
En el sistema de inventario permanente: el valor de la cuenta mercancas no
fabricadas por la empresa que aparece en el balance de com probacin es el
inventario final de mercancas, por lo que pasa directamente al balance gene
ral com o cuenta de activo.
Otra diferencia que se presenta en la seccin ganancias y prdidas de la hoja
de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ven
tas, que se utiliza en el inventario permanente; por ser una cuenta nominal del
balance ajustado, se traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas.
Al finalizar el traslado de las cuentas a la seccin ganancias y prdidas, por
cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el to
tal haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una
ganancia; en cas contrario, se ha incurrido en una prdida. La diferencia se
escribe debajo de la suma menor para balancear las columnas y presentar
sumas iguales.

Balance general
A esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en
el balance ajustado. As, en el debe se registran las cuentas de activo, sin olvi
dar incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial;
adems, la prdida del ejercicio, cuando se presente. En la columna haber se
registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del
activo (depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, y la utilidad del ejerci
cio que figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las secciones
anteriores, sta debe dar sumas iguales.

HOJA DE TRABAJO
Sistema de inventario permanente

EMPRESA COMERCIAL ANDINA LTDA.


NIT; 850830415-2

Balance de prueba
Cuenta

No,

Por e! mes de diciembre de 2 0 _


Estado de

Balance ajustado

Ajustes

Balance aeneral

Cd.
Dbitos

Crditos

Dbitos

Crditos

Dbitos

Dbitos

Crditos

Crditos

Dbitos

Crditos

Caja

.1105

491,000

48,000

443,000

443.000

Bancos

1110.

13.600,000

140,000

13.460,000

13.460.000

Clientes
Cuentas por cobrar a trabajadores

1305

3.900,000
400,000

3:900,000

3.900,000

4
5

Provisiones

1399

.6,

Mercancas no fabricadas por la empresa

1435

Gastos pagados por anticipado

Equipo de oficina
Flota y equipo de transporte

10

Depreciacin acumulada

1592

5.900,000

11

Bancos nacionales

2105

630,000

630,000

630.000

2.400,000

.2.400,000

1365

948,000

548,000
6,800

31,000
25.000,000

500,000

1705

900,000

270,000

1524

5.000,000

1540

48.000.000

948.000
37,800

37^,800
24.500.000

24.500,000
630,000

630.000

5.000,000

5.000,000
48.000,000

48.000,000
6.741,667 - ,

841,657

12

Proveedores nacionales

2205

2.400,000

13

Impuesto sobre ventas por pagar

2408

700,000

14

Ingresos recibidos por anticipado

2705

100,000

15

Aportes sxiales

3115

76.000,000

16

Comercio al por mayor y al por menor

4135

32.400,000

17

Comercio al por mayor y ai por menor

6135

17.500,000

17.500.000

17.500,000

18

Gastos de personal

5205

3.200,000

3.200,000

3.200,000

450,000

30,000
:'-'

6.741,667

. '700,000

700.000

.70,000

; 70,000

76.000,000

76.000,000
32.400,000

32

Ajustes de cuentas y hoja de trabajo

Nota: la utilidad del ejercicio pasa a la columna de crditos del balance general; cuando se presenta prdida pasa a la columna de dbitos.

32.400,000

19

Financieros

5305

20

Financieros

4210

21

Sumas

22

Costos y gastos por pagar

23

.Arrendamientos

30,000

280,000
$118.441,000 $118.441.000
270,000
210,000

210,000

841,667

841,667

26

Provisiones

5299

27

Sumas

28

Utiiidad de! ejercicio

29

Sumas

6,800
' $2.046,457

5,800
$115.495,467 $119.499,467

210,000
841,667
6,800
10.091,533

10.091,533

3605

32.710,000
. ...... ;

30
31

270,000

. 270,000

5235

$2.046,467

210.000

210,000

210,000

2335
.5220
5260

25

310,000

310,000

Depreciaciones

24 , Servicios

590,000

590,000

140,000

32.710,000

96.881,000

96.881,000

275