Cap 01

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Capítulo I El Problema.-
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1. - PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La contabilidad gubernamental es una técnica especializada mediante la
cual se logra la adaptación y aplicación de los principios generales de la
contabilidad, para el registro de las operaciones financieras que realizan los
organismos públicos con los bienes y recursos aportados por la colectividad y
por el estado.
El objetivo general es proveer información presupuestaria, patrimonial,
financiera, económica y administrativa referida a los ámbitos institucionales,
sectoriales y regionales de los distintos niveles del gobierno, con el fin de
atender a las necesidades de la administración interna, el control de dichas
organizaciones y el requerimiento de terceros interesados en el conocimiento
de los resultados de la gestión pública.
Venezuela debe incorporarse al proceso de desarrollo precisamente en un
período de constantes cambios económicos y sociales a todo nivel. Esa
incorporación no puede ser lenta ni espontánea, ni esperar que sea el
resultado natural no inducido por el libre juego de las fuerzas que operan en
el mercado. Por el contrario, tiene que ser planificado, provocado y dirigido
por el Estado como el ente con mas poder y posibilidades para lograrlo.
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En este sentido, la Administración Pública en los últimos años ha llevado a
cabo sus funciones en un medio ambiente de evolución constante y cada vez
más complejo; de esa manera el Estado tiene una nueva concepción en
cuanto al cumplimiento de dichas funciones, por cuanto ha ampliado
cualitativa y cuantitativamente su producción de bienes y servicios tanto en el
ámbito central como descentralizado, a través de la creación de numerosas
organizaciones administrativas, dejando de ser un ente pasivo dentro del
proceso económico y social para transformarse en un ente activo que guía el
cambio hacia objetivos claramente determinados.
Aunque los avances en materia de Contabilidad Gubernamental han sido
lentos y los logros alcanzados no son del todo satisfactorios no se puede
negar que se ha recurrido a ella como un medio para obtener la información
y el control que facilite la administración adecuada de las Finanzas Públicas.
Es así como se han llevado a cabo importantes esfuerzos en varios países
entre ellos Venezuela, por diseñar sistemas de contabilidad más idóneos y
eficaces, tanto para fines de control como para la toma de decisiones en la
gestión administrativa y que no estén limitados a los registros de las
operaciones del tesoro y del presupuesto, sino que incluyan el registro de los
bienes patrimoniales de la Nación y la totalidad de las transacciones fiscales
y, como consecuencia, se elaboren los balances de la Hacienda Pública.
El volumen de las operaciones financieras que realizan los estados
modernos es tan amplio, que para administrar adecuadamente dichas

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operaciones es indispensable disponer de la contabilidad como uno de los
instrumentos de información y de control más importantes.
Según Cepeda (1997, p.239) el control interno comprende un plan de
organización, con todos los métodos coordinados junto con las medidas
adoptadas por la organización para promover la eficiencia de sus
operaciones y estimular la adhesión a las políticas ordenadas.
La razón por la cual una organización establece un sistema de control es
para ayudarse a cumplir sus propias metas. El sistema consta de políticas y
procedimientos específicos de control interno destinados a dar a la
administración, garantías razonables de que se cumplirán las metas y
objetivos que consideran importantes para la entidad.
Una evaluación adecuada de un sistema de control interno requiere de
conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos existentes en
un grado razonable de seguridad de que se estén llevando a cabo en la
forma como se planearon.
Todos estos recursos forman parte del mecanismo que actualmente se
conoce como sistema de control interno, el cual a través de las normas y
procedimientos de control interno, es aplicado a todos los rubros de los
estados financieros, siendo específicamente en el área de cuentas por pagar,
donde para efectos de la presente investigación juega un rol fundamental.
Al respecto, para el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1999), el
pasivo comprende obligaciones provenientes de operaciones o transacciones
pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios, pérdidas o

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gastos que se ha incurrido por la obtención de los bienes que constituyen el
activo.
Tomando en consideración lo expresado con anterioridad se entiende que
el pasivo a corto plazo es aquel que se liquidará dentro de un año, pagadero
dentro del ciclo normal de las operaciones.
Cabe destacar que los sistemas de pago constituyen un proceso
importante dentro de cualquier organización, por tanto, se debe contar con
un sistema administrativo y contable adecuado que garantice una mayor
eficiencia en el proceso de cancelación de facturas a proveedores, ajustado
a las necesidades de la organización y a las exigencias de los proveedores.
La organización y sus integrantes deben conocer sus debilidades y
enfrentar inteligentemente los obstáculos existentes para superar las
contingencias tanto internas como externas.
En función de lo planteado se busca evaluar la Dirección de Servicios
Generales de LUZ, la cual esta integrada por el Director, el Asesor, la
Secretaria y Recepcionista, la Administradora y su Asistente; además, tiene a
su cargo el Departamento de Protección y Seguridad, Departamento de
Transporte, Departamento de Telecomunicaciones, la Sección de Higiene y
Seguridad (Brigada Bomberil y Brigada Canina) y la Sección Correo.
La función de esta Dirección es prestar servicios a toda la
Comunidad Universitaria, además, velar y supervisar el buen
funcionamiento de los servicios que prestan todos los departamentos
adscritos a ella.
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La Universidad del Zulia cuenta con un presupuesto que es asignado
anualmente por el estado, este a su vez es distribuido a cada una de las
dependencias y facultades para el funcionamiento de sus operaciones.
La Dirección de Servicios Generales cuenta con dicha asignación llamada
fondo de trabajo, para solventar los gastos y cancelar las obligaciones
generadas por la prestación de servicios de terceras personas a esta
Dirección.
Según Soto de Díaz, Administradora, el proceso de cuentas por pagar de
la Dirección de Servicios Generales se lleva a cabo de la siguiente manera:
* El proveedor consigna en la recepción las facturas donde se detalla la
naturaleza de esta operación, la cual no es sometida a ningún proceso de
verificación.
* La persona encargada de la recepción, hace entrega a la Administradora
de todos los documentos recibidos diariamente referente a las cuentas por
pagar.
* Se acumulan en una carpeta, al final del día se separan por
Departamentos, y se verifican las facturas en cuanto a las cantidades
compradas y los precios.
* Se verifica la disponibilidad bancaria para preparar los pagos, luego se le
entrega al Director la información referente a los bancos y las respectivas
facturas pendientes de pago para su aprobación.
* Una vez aprobado, las facturas se van cancelando de acuerdo a la
prioridad que se le haya establecido al proveedor.

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En este sentido, la Dirección de Servicios Generales de LUZ presenta
problemas en el ret raso de pago a los proveedores, trayendo como
consecuencia la pérdida de credibilidad con los proveedores, reducción
progresiva de las líneas de crédito y fallas en la adquisición de materiales y
suministros. Igualmente existen muchas fallas de Control Interno en cuanto a
las facturas recibidas por las empresas que le prestan servicios a la Dirección
de Servicios Generales de LUZ, debido a que las mismas no cumplen con los
requisitos establecidos por el SENIAT.
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
En atención a los argumentos expuestos; se presenta la necesidad de
Evaluar el Sistema del Control Interno de las Cuentas por Pagar de la
Dirección de Servicios Generales de la Universidad del Zulia (L.U.Z).
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.1. OBJETIVO GENERAL
Evaluar el sistema de control interno de las cuentas por pagar de la
Dirección de Servicios Generales de la Universidad del Zulia.
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
1- Diagnosticar la situación actual de las cuentas por pagar de la Dirección
de Servicios Generales de LUZ.

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2- Evaluar las Políticas de control interno de las cuentas por pagar de la
Dirección de Servicios Generales de LUZ.
3.- Evaluar las normas de control interno de las cuentas por pagar de la
Dirección de Servicios Generales de LUZ..
4- Evaluar los procedimientos de control interno de las cuentas por pagar de
la Dirección de Servicios Generales de LUZ.
5- Evaluar las estrategias de control interno utilizadas para la efectividad de
la cancelación de los créditos en la Dirección de Servicios Generales de LUZ.
6- Evaluar los formatos de control interno de las cuentas por pagar de la
Dirección de Servicios Generales de LUZ.
3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
Debido a la situación económica y social por la que atraviesa en este
momento Venezuela, es de imperiosa necesidad hacer buen uso y manejo
de los recursos con que cuenta una organización.
Ante la escasez de ingresos que proporciona el estado, la Universidad del
Zulia opera bajo presupuestos que muchas veces se hacen insuficientes
para cubrir las necesidades primordiales de su funcionamiento operacional.
En este sentido en la Universidad del Zulia, específicamente en la
Dirección de Servicios Generales, se hace indispensable aplicar un control
interno riguroso que asegure el manejo correcto de sus ingresos, sus
egresos y de sus procesos administrativos.

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Con esta evaluación se pretende detectar cuales son las fallas y
debilidades que presenta el sistema de control interno de las cuentas por
pagar de la Dirección de Servicios Generales de LUZ y de esta forma
aplicar los correctivos necesarios y pertinentes al área estudiada.
No obstante, desde el punto de vista metodológico, con esta investigación
se espera sirva de punto de partida y de ayuda para futuras investigaciones
en el área de la administración pública.
4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Este estudio se llevó a cabo en la Universidad del Zulia en la Dirección de
Servicios Generales, ubicado en el Rectorado (vieja Sede) en la zona Ziruma
de Maracaibo Estado Zulia.
En el área de Ciencias Administrativas, Mención Contaduría Pública en el
tópico de control interno de las cuentas por pagar, basado en el período
contable 2002.
La investigación tuvo una duración de 10 meses desde Marzo del 2.002
hasta el mes de Enero del 2003.

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1. - PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La contabilidad gubernamental es una técnica especializada mediante la

cual se logra la adaptación y aplicación de los principios generales de la

contabilidad, para el registro de las operaciones financieras que realizan los

organismos públicos con los bienes y recursos aportados por la colectividad y

El objetivo general es proveer información presupuestaria, patrimonial,

financiera, económica y administrativa referida a los ámbitos institucionales,

sectoriales y regionales de los distintos niveles del gobierno, con el fin de

atender a las necesidades de la administración interna, el control de dichas

organizaciones y el requerimiento de terceros interesados en el conocimiento

de los resultados de la gestión pública.

Venezuela debe incorporarse al proceso de desarrollo precisamente en un

período de constantes cambios económicos y sociales a todo nivel. Esa

incorporación no puede ser lenta ni espontánea, ni esperar que sea el

el mercado. Por el contrario, tiene que ser planificado, provocado y dirigido

En este sentido, la Administración Pública en los últimos años ha llevado a

cabo sus funciones en un medio ambiente de evolución constante y cada vez

más complejo; de esa manera el Estado tiene una nueva concepción en

cuanto al cumplimiento de dichas funciones, por cuanto ha ampliado

cualitativa y cuantitativamente su producción de bienes y servicios tanto en el

ámbito central como descentralizado, a través de la creación de numerosas

organizaciones administrativas, dejando de ser un ente pasivo dentro del

proceso económico y social para transformarse en un ente activo que guía el

cambio hacia objetivos claramente determinados.

Aunque los avances en materia de Contabilidad Gubernamental han sido

lentos y los logros alcanzados no son del todo satisfactorios no se puede

negar que se ha recurrido a ella como un medio para obtener la información

y el control que facilite la administración adecuada de las Finanzas Públicas.

Es así como se han llevado a cabo importantes esfuerzos en varios países

entre ellos Venezuela, por diseñar sistemas de contabilidad más idóneos y

eficaces, tanto para fines de control como para la toma de decisiones en la

gestión administrativa y que no estén limitados a los registros de las

bienes patrimoniales de la Nación y la totalidad de las transacciones fiscales

y, como consecuencia, se elaboren los balances de la Hacienda Pública.

El volumen de las operaciones financieras que realizan los estados

modernos es tan amplio, que para administrar adecuadamente dichas

operaciones es indispensable disponer de la contabilidad como uno de los

instrumentos de información y de control más importantes.

Según Cepeda (1997, p.239) el control interno comprende un plan de

adoptadas por la organización para promover la eficiencia de sus

operaciones y estimular la adhesión a las políticas ordenadas.

La razón por la cual una organización establece un sistema de control es

para ayudarse a cumplir sus propias metas. El sistema consta de políticas y

procedimientos específicos de control interno destinados a dar a la

administración, garantías razonables de que se cumplirán las metas y

objetivos que consideran importantes para la entidad.

Una evaluación adecuada de un sistema de control interno requiere de

conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos existentes en

un grado razonable de seguridad de que se estén llevando a cabo en la

forma como se planearon.

Todos estos recursos forman parte del mecanismo que actualmente se

conoce como sistema de control interno, el cual a través de las normas y

procedimientos de control interno, es aplicado a todos los rubros de los

estados financieros, siendo específicamente en el área de cuentas por pagar,

donde para efectos de la presente investigación juega un rol fundamental.

Al respecto, para el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1999), el

pasivo comprende obligaciones provenientes de operaciones o transacciones

pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios, pérdidas o

gastos que se ha incurrido por la obtención de los bienes que constituyen el

Tomando en consideración lo expresado con anterioridad se entiende que

el pasivo a corto plazo es aquel que se liquidará dentro de un año, pagadero