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MARZO 2003
CUALQUIERA QUE PIENSE QUE LOS
CLIENTES NO SON IMPORTANTES,
PODRÍA TRATAR DE VIVIR SIN ELLOS
POR UNA SEMANA.
AUTOR DESCONOCIDO
Leland (1999) reconfirmó algunas estadísticas sobre
el valor de un buen servicio al cliente
Las personas están dispuestas a pagar hasta un 10% más
del valor del producto por un buen servicio
Cuando las personas reciben un buen servicio se lo dirán a
una muestra de 9 a 12 personas
Cuando las personas reciben un mal servicio lo compartirán
al menos con 20 personas.
OBJETIVO
LOS PARTICIPANTES CONOCERAN LOS
PRINCIPIOS DE LA CALIDAD EN EL
SERVICIO Y SU APLICACIÓN AL
TRABAJO DIARIO DE SU EMPRESA
TEMARIO
¿QUE ES CALIDAD EN EN EL SERVICIO?
CONCEPTO DE CALIDAD
CONCEPTO DE SERVICIO
LO QUE NO ES CALIDAD
PRINCIPIOS DE LA CALIDAD EN EL SERVICIO
CONOCER AL CLIENTE
ENTENDIENDO LAS NECESIDADES DEL CLIENTE
EL CLIENTE INTERNO
EL CICLO DEL SERVICIO
MOMENTOS DE LA VERDAD
ANALISIS DE LOS MOMENTOS DE LA VERDAD.
HABILIDADES
NECESARIAS PARA UN BUEN
PRESTADOR DE SERVICIOS
o COMUNICACIÓN ASERTIVA
O MANEJO DE CONFLICTOS
O LIDERAZGO PERSONAL
OBSTÁCULOS
PARA UNA BUENA
IMPARTICIÓN DEL SERVICIO
O CONDUCTAS QUE INHIBEN UN BUEN SERVICIO
O ENFOQUE EN LA TAREA VS. RESULTADOS
ESTABLECIENDO
UNA VISIÓN PERSONAL
DE LA CALIDAD EN EL SERVICIO
CALIDAD EN EL SIGLO XXI
Se define desde el punto de vista del cliente.
Se vincula con la rentabilidad.
Arma competitiva.
Se incluye en la PE.
Demanda compromiso total.
LA CALIDAD SE DEFINE:
“Satisfacer las necesidades del
cliente. Cumplir con las
expectativas del Usuario”
TRIANGULO DEL SERVICIO
estrategia
cliente
sistemas gente
CONCEPTO DE SERVICIO
“Servir es el deseo de contribuir para el
beneficio de los demás”
NO SE ALMACENA
Sentirse bienvenido
Sentirse importante
Sentirse comprendido
Sentirse cómodo
TIPOS DE CLIENTE
Cliente externo
Usuario final
Intermediario
Cliente interno
Kaoru Ishikawa lo define como “la siguiente
operación es tu cliente”
CLIENTE EXTERNO
La organización se centra en el cliente
externo a través de los procesos de
Segmentación de mercado y
segmentación interna.
VARIABLES PARA SEGMENTAR
EL MERCADO
Geográficas: región, país, ciudad, etc.
Demográficas: edad, sexo tamaño de
familia, ingreso, ocupación, raza.
Psicográficas: compulsivo, extrovertido,
introvertido,conservador, etc.
Hábitos de compra: frecuente, etc
Volumen: Alto, medio bajo
SEGMENTACION INTERNA
Aunque todos los clientes son
importantes, algunos se distinguen por
el volumen de compras que hacen a
nuestra organización, estos clientes
requieren de un trato especial para
garantizar su satisfacción.
Podríamos clasificarlos como A,B,C
CLIENTE INTERNO
Monitorear su satisfacción
Mantener comunicación
Entrenamiento y facultación
ORIENTACIÓN PERSONAL QUE
GARANTIZA LA CALIDAD AL
CLIENTE INTERNO
A sí mismo
Propia área
A la empresa
Al cliente externo
Al cliente interno
A los compañeros
Tipos de mentalidad
Mentalidad Empleado Área
BUSCA UN SITIO
ES ATENDIDO POR
CAJERO
ENTRA AL
ALMACEN
TOMA UN
CARRITO
VISITA
FARMACIA ESCOGE VIVERES
OBSERVA DIRECTORIO PIDE AYUDA AL
DEL ALMACEN EMPLEADO
MOMENTOS CRITICOS DE LA
VERDAD
OPERACIÓN DE MI EMPRESA
4 PASOS PARA ALCANZAR LA
CALIDAD EN EL SERVICIO
ESTIMULO RESPUESTA
ESTIMULO ESPACIO
RESPUESTA
PARA
MI ELECCION
ACTITUD POSITIVA
1. SALUDALO COMO A UN HUESPED
2. HABLALE VIENDOLO A LOS OJOS
3. SONRIE
4. ROMPE EL HIELO
5. MANTENLO HACIENDO ALGO MIENTRAS ESPERA
6. MANTEN UNA APARIENCIA AGRADABLE (LIMPIA Y PRESENTABLE)
7. MANTEN TU AREA DE TRABAJO LIMPIA Y EN ORDEN
8. UTILIZA EL TELEFONO CORRECTAMENTE
9. DI POR FAVOR Y GRACIAS
10. DISFRUTA A LOS CLIENTES Y SU DIVERSIDAD
11. LLAMALOS POR SU NOMBRE
12. ESCUCHA EMPATICAMENTE
13. ANTICIPATE A LAS NECESIDADES DEL CLIENTE
14. CUIDA TU TIEMPO **
ASEGURAR LA SATISFACCION
DEL CLIENTE
CONDUCTAS QUE NO FAVORECEN UN SERVICIO DE CALIDAD
FALTA DE UN VERDADERO DESEO DE SERVIR
FRIALDAD
APATIA
DESCONOCIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS
ATENERSE CIEGAMENTE A LAS REGLAS
FALTA DE COMUNICACIÓN CON LAS AREAS DE APOYO
MIEDO A TOMAR LA INICIATIVA
AUTOSUFICIENCIA
DESMOTIVACION
AUTOMATISMO EN EL TRABAJO
REBOTAR LAS SOLICITUDES DEL CLIENTE
FALTA DE AUTORIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES SOBRE REGLAS QUE
AFECTAN AL CLIENTE
FALTA DE CRITERIO PARA APLICAR DICHAS REGLAS
SUPERVISION QUE ROBOTIZA
MIEDO AL ERROR
CALIDAD EN EL SERVICIO
PARTE II
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes
conocimientos y herramientas prácticas
que les permitan monitorear, mantener
y mejorar su nivel de servicio.
CONTENIDO
Midiendo la Satisfacción del Cliente
Cómo identificar lo que se pretende medir
Medición objetiva de la calidad en el servicio
Análisis e interpretación de la medición
Mejorando el Nivel de Calidad en el Servicio
Determinar cuál es la situación actual
Remedio inmediato para evitar el incumplimiento
Determinar la raíz del problema
Llevar a cabo las acciones correctivas – preventivas
Evaluar los resultados y dar seguimiento
MIDIENDO LA SATISFACCIÓN DEL
CLIENTE INTERNO
Supervisión competente: tratamiento positivo, de apoyo y afirmativo de
parte de nuestro jefe y de los altos niveles de gerencia.
Retroinformación sobre los resultados del trabajo de uno; reconocimiento
y aprecio de la contribución de uno a los objetivos de la organización.
Oportunidades de crecimiento y desarrollo en las habilidades y
responsabilidades del trabajo; trabajo progresivamente más excitante que
desarrolle o active progresivamente mayores habilidades.
Una oportunidad justa de hacer méritos; acceso al entrenamiento,
visibilidad hacia la alta gerencia y oportunidades competitivas de lograr
promoción a niveles superiores.
Un clima social positivo: un ambiente de trabajo que sea estable, que
refuerce sicológicamente y sea humano en función de valores y procesos
interpersonales.
Justicia y juego limpio; una sensación de que, a quienes les corresponde,
valoran la justicia y el tratamiento equitativo de todos los empleados,
independientemente de factores sociales o étnicos.
¿QUÉ SON FACTORES DEMOGRAFICOS?
Factores Demográficos (por favor marcar con una “x” el que corresponda a su situación)
Tiempo en el Hospital
Edad
A_______ Menos de 1 año
A_______ 20 – 25 años
D_______ 11 – 15 años
E_______ 41 – 50 años
B_______ 1 – 5 años
B_______ 26 – 30 años
E_______ 16 – 20 años
F_______ 51 – 55 años
C_______ 6 – 10 años
C_______ 31 – 35 años
F_______ más de 20 años
G_______ 56 – 60 años
D_______ 36 – 40 años
H_______ más de 60 años Especialidad
A_______ Cardiología
Sexo G_______ Neurocirugía
Masculino _______ B_______ Medicina Familiar
Femenino_______ H_______ Patología
C_______ Gastroenterología
I _______ Pediatría
D_______ Medicina interna
J_______ Siquiatría
E_______ Nefrología
K_______ Radiología
F_______ Obstetricia
P_______ Otras (especificar)
“MODELO DE ESTILO DE
CLIENTES”
Alta Eficiencia en la demanda,
competencia y ausencia de fallas Desea status, poder y
mecánicas. reconocimiento
“Hágalo bien desde la “Primera Clase hasta el
primera vez” fin”
“No se puede luchar contra el “Demuéstreme que se
municipio” preocupa por mi”
Proceso Gente
Baja
PUNTOS IMPORTANTES PARA
PREPARAR GRAFICAS
¿Cómo se hace una gráfica de barras?
Decida que conceptos incluir.
Coleccione y tabule los datos
PUNTOS IMPORTANTES PARA
PREPARAR GRAFICAS
Pregunta: ¿QUÉ ASPECTOS DE XYZ LO MOTIVAN A REGRESAR?
TOTAL 50
Gráfica de barras
25
20
ATENCION
15 AMBIENTE
UBICACIÓN
10 COCINA
TIEMPO
5
0
Grafica circular o de pastel
ATENCION
AMBIENTE
UBICACIÓN
COCINA
TIEMPO
MEJORANDO EL NIVEL DE CALIDAD
EN EL SERVICIO
El proceso de eliminación de problemas como medio
para mejorar el nivel de calidad en el servicio requiere
un marco estructurado. Con este fin se propone el
uso de un SISTEMA DE INFORMACIÓN sobre la
ELIMINACIÓN DE LOS PROBLEMAS (SIEP).
PASOS:
1. Determinar cuál es la situación
2. Remediar el incumplimiento
3. Determinar la raíz del problema
4. Llevar a cabo las acciones correctivas
5. Evaluar y dar seguimiento
Plantear el problema
A continuación daremos algunos ejemplos de planteamientos de
problemas:
Si mostráramos una fotografía borrosa de un niño a varias
personas, seguramente escucharíamos los siguientes comentarios: “El
problema fue que la cámara se movió”. “El problema fue que se
demoró el tiempo de exposición”. “El problema fue que la película se
reveló mal”. “El problema fue que se expuso la película al calor”. “El
problema fue..................”
Norma de Procedimientos/
ejecución Definición del
proceso
PROCESO
Actividades
INSUMOS Internas RESULTADOS
Equipos/ Capacitación/
Instalaciones Conocimientos
CARACTERISTICAS DE UN PROCESO
DIAGRAMABLE
REPETIBLE
CONTINUO
SUJETO A MEJORA
MEDIBLE
DIAGRAMABLE
DEPARTAMENTO/ AREA
ACTIVIDAD
DECISION / INSPECCION
CONECTOR
FLUJO
DEMORA
Eliminación de Problemas, es un mecanismo
generalmente útil para este fin. Las acciones
correctivas planificadas deben responder a las
siguientes preguntas:
FACTOR CRITICO 3
FACTOR CRITICO 1
FACTOR CRITICO 2
FACTOR CRITICO 4
FACTOR A
CARACTERISTICA
CARACTERISTICA
DE CALIDAD N
DE CALIDAD 3
MAPEO DE FACTORES CRITICOS
1. CARACTERÍSTICA DE CALIDAD 1 2. CARACTERÍSTICA DE CALIDAD 2
1.1 1.1 FACTOR CRITICO 1 2.1 FACTOR CRITICO 3
1.2 1.2 FACTOR CRITICO 2 2.2 FACTOR CRITICO 4
3.1 3.1 FACTOR CRITICO 5 4.1 FACTOR CRITICO N
3.2 FACTOR CRITICO 6
CIRCULO DE DEMING
(MEJORA CONTINUA)
4. Actuar 1. Planear
*Acciones * Objetivos
Correctivas * Métodos
* Remedio
inmediato y
prevención
2. Hacer
3. Verificar * Capacitación y
* Conformidad Adiestramiento
de resultados * Seguir el plan