Estado Del Arte Sobre Valoración Documental y Su Incidencia en La Conservación y Preservación Del Patrimonio Documental en La Construcción de Memoria Institucional

ESTADO DEL ARTE SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y SU INCIDENCIA
EN LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL EN
LA CONSTRUCCIÓN DE MEMORIA INSTITUCIONAL
Cristian Bastidas Recalde1
Johana Moreno Guzmán2
José Quintero Idárraga3
Tutor: Luis Fernando Sierra Escobar
Noviembre 2020
Universidad del Quindío
1
Estudiante del programa Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Universidad del Quíndio-cgbastidasr@uqvirtual.edu.co
2
Estudiante del programa Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Universidad del Quíndio-jhmorenog@uqvirtual.edu.co
3
Estudiante del programa de Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Universidad del Quíndio-jaquinteroi@uqvirtual.edu.co
ii
CONTENIDO
Capítulo 1 Introducción e información general .................................................................. 1

Antecedentes del problema. ........................................................................................... 1
Descripción del problema. ............................................................................................. 2
Pregunta de investigación. ............................................................................................. 3
Justificación.................................................................................................................... 4
Objetivo general. ............................................................................................................ 5
Objetivos específicos. .................................................................................................... 5
Diseño metodológico. .................................................................................................... 6
Capítulo 2 Corpus de la investigación ................................................................................ 9
Categoría 1: Gestión Documental .................................................................................. 9
Subcategoría 1.1: Planificación y Procesos ............................................................ 9
Subcategoría 1.2: Disposición............................................................................... 28
Categoría 2: Gestión de Archivos Especiales .............................................................. 36
Subcategoría 2.1: Archivos en Medios electrónicos ............................................. 36
Subcategoría 2.2: Archivo en otros medios de almacenamiento .......................... 47
Categoría 3: Gestión del Patrimonio Documental ....................................................... 62
Subcategoría 3.1: Valor Cultural .......................................................................... 62
Subcategoría 3.2: Valor Histórico ......................................................................... 72
Capítulo 3 Análisis e interpretación.................................................................................. 84
Capítulo 4 Reflexiones...................................................................................................... 90
Bibliografía ....................................................................................................................... 94
iii
Estado del arte sobre valoración documental y su incidencia en la conservación y
preservación cultural en la construcción de memoria institucional.
Resumen
La valoración desde el punto archivístico es el proceso en el cual se establecen tiempos
de retención a los documentos y su posterior disposición, ya sea eliminación o conservación
permanente. En este sentido es uno de los procesos cruciales que determinan la conservación y
preservación del patrimonio documental de las instituciones públicas o privadas por su
importancia histórica, científica o cultural, y que servirán de fuente primaria a futuras
investigaciones y construcción de la historia. En el presente estado del arte se realiza una
recopilación y análisis de sesenta artículos asociados a la tendencia de investigación sobre
valoración en el contexto archivístico. En tal sentido, se abordan enfoques y aspectos sobre la
aplicación del proceso de valoración y la incidencia que esta tiene para la reconstrucción de la
memoria individual y colectiva.
Palabras clave: valoración documental, gestión documental, patrimonio documental.

1
Capítulo 1 Introducción e información general
Antecedentes del problema.
El término Valoración, según la Real Academia Española [RAE] significa “Acción y
efecto de valorar”.
La tendencia de investigación está centrada en la valoración enfocada a la archivística;
desde esto punto de vista, según el Multilingual Archival Terminology, el término Valoración
presenta dos definiciones:
1. El proceso de asignar el valor de los documentos de archivo con el propósito de
determinar el período y las condiciones de su conservación.4
2. [Archivos] El proceso de determinar el valor de los documentos de archivo con el
propósito de establecer el período de retención y disposición (destrucción o
transferencia) así como los términos y condiciones de transferencia de los mismos del
productor hacia el preservador. Este término se usa en España, México,
Centroamérica, Colombia y Perú; no así en Argentina, Uruguay y Brasil donde el
término “valoración” no es utilizado y en su lugar se usa el término “evaluación”.5
En el contexto colombiano, la Valoración hace parte de unos de los procesos de la
Gestión Documental, específicamente el Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del
cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, en su Artículo 2.8.2.5.9 lo
define como “Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin
4I nte r P A R E S 2 T e r minolog y Da ta b a s e . h ttp : / / w w w .inter p a r es .or g / ip 2 / ip 2 _ ter minolo g y_ d b .c fm

5I nte r P A R E S. T he I nte r na t io na l R e s e a r c h on P er ma n ent Authen tic R ec or d s in E lec tr onic Sys t ems . T E AM
M é x ic o. “ G los a r io I n te r P A R E S d e P r e s e r va c ió n Dig i ta l: P a r te I nte r P AR E S 3 ” . V er s ión en es p a ñol 3 .0 . E ner o
2 01 2 . M é x ic o.
2
de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final
(eliminación o conservación temporal o definitiva).”
Teniendo en cuenta las definiciones anteriores sobre Valoración en archivística podemos
ver la importancia que tiene y su incidencia en la conservación y preservación de la información.
El análisis riguroso que debe darse a cada agrupación documental para poder aplicar tiempos en
cada una de sus etapas en el ciclo de vida documental y su posterior disposición. En este análisis
se logran identificar los valores primarios y secundarios. El valor primario, el cual se da en la
fase activa y semiactiva y que Heredia (2011) define como “valor por el que nacen los
documentos como testimonio y garantía de tareas administrativas, legales, fiscales, de
comunicación, de aquí las posibilidades como prueba administrativa, legal, financiera o fiscal”;
mientras que el valor secundario o permanente es definido por el Archivo General de la Nación
de Colombia [AGN] (2006) como “Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo”.
Descripción del problema.
Teniendo en cuenta que la valoración documental es un proceso que requiere un análisis
exhaustivo, con el fin de determinar su disposición final que puede ser eliminación o
conservación se hace necesario determinar los criterios, lineamiento y elementos a considerar
para llevar a cabo este proceso, teniendo como punto de partida que una mala decisión puede
afectar la pérdida de información vital o esencial para las entidades, en relación con su historia y
memoria del acervo documental. Por lo cual, es indispensable tener presente cuál es la
importancia de la valoración de documentos en mirar a la conservación y preservación del

3
patrimonio documental, así como la memoria colectiva fundamental para las instituciones,
comunidades y sociedades.
De igual forma, existen inquietudes acerca de la manera en la cual se deben realizar los
procesos de valoración para los documentos electrónicos, los cuales surgieron con la llegada de
las nuevas tecnologías y han creado un gran reto para las entidades a la hora de determinar
metodologías y estrategias. No obstante, es de resaltar que los criterios teóricos establecidos para
la valoración documental son aplicables tanto a documentos físicos como electrónicos, el desafío
es definir las herramientas que permitan aplicarlos en entornos digitales.
Razón por la cual, para el desarrollo de esta investigación se consultaron revistas
electrónicas y digitalizadas de acceso abierto en archivística, revistas electrónicas de la
Biblioteca CRAI de la Universidad del Quindío, repositorio E-Lis dedicado a la publicación de
artículos de ciencias de la documentación e información, repositorios institucionales de trabajos
de grado de las universidades de la Salle, Pontifica Javeriana y Antioquía, Revistas indexadas en
el ranking Scimago Library and Information Sciences, en un rango de tiempo del 2011 al 2020
en el que se lograron recopilar 60 artículos de diversas revistas especializadas. Además, los
idiomas en los cuales se consultaron fueron en inglés, francés, portugués y español.
Pregunta de investigación.
La valoración documental aparece frente a la acumulación de documentación que se
conservaba en las entidades, al no contar con criterios de selección que permitieran definir cuáles
documentos debían ser conservados y cuáles eliminados. No obstante, con el paso del tiempo y
los avances tecnológicos la valoración ha permitido tener una función que va más allá de
determinar la disposición de los documentos y la cual está enfocada en la salvaguarda del acervo
4
documental a lo largo del tiempo, es entonces que surge la pregunta de investigación: ¿cuál es la
importancia de una valoración documental eficaz para garantizar la conservación y
preservación de patrimonio documental institucional?
Justificación.
Es indiscutible que los profesionales de la información son los principales responsables
en los procesos de valoración documental, son quiénes tienen la ardua tarea de definir la
disposición de los documentos y establecer sus valores en las diferentes fases del archivo.
Adicionalmente, este proceso requiere del profesional un análisis exhaustivo soportado en
información no solo de la institución y los documentos sino de propuestas e investigaciones que
le permitan profundizar sobre el tema para establecer las mejores estrategias que garanticen la
conservación y preservación de los documentos tanto en soporte físico como electrónico, con
miras a constituir y salvaguardar el acervo documental que es un legado de las anteriores
generaciones que permiten conocer la historia y evolución de las entidades, comunidades y
sociedades, por lo cual se consideran el patrimonio documental por su valor cultural e histórico y
constituye la memoria colectiva del pasado.
Por esta razón, el presente estado de arte pretende la recolección de fuentes documentales
de diversos artículos que permitan establecer la importancia e incidencia de la valoración
documental en la conservación y preservación del patrimonio documental en las instituciones. Lo
anterior, con el fin de aportar y servir de apoyo para otros profesionales que tienen el gran
desafío de llevar a cabo procesos de valoración Documental; por un lado, considerando que es
una labor que requiere de compromiso y dedicación que garanticen decisiones acertadas que no
atenten contra la integridad y disponibilidad de la información a lo largo del tiempo. Por otro
5
lado, se busca contribuir en la ampliación de conocimientos que permitan a los profesionales
establecer nuevas alternativas, proyectos e investigaciones que generen soluciones en las
diferentes problemáticas presente a la hora de valorar los documentos.
Objetivo general.
Identificar y analizar la construcción de un estado del arte que aporte a la investigación
sobre valoración documental con el fin de contribuir a la protección, conservación y preservación
de los acervos documentales como fuente del patrimonio documental institucional.
Objetivos específicos.
• Identificar las diferentes fuentes que aportan en el análisis y conceptualización de
la valoración documental.
• Conceptualizar y normalizar los conceptos con la finalidad de brindar un
conocimiento de la valoración documental y sus fases.
• Concientizar sobre la valoración documental a través del tiempo, generando una
apropiación para la conservación y preservación de los documentos.

6
Diseño metodológico.
Tabla 1. Diseño Metodológico.

CATEGORÍAS ALCANCE SUBCATEGORÍAS ALCANCE
1 Gestión documental En esta categoría se 1.1 Planificación y En esta subcategoría se

presentan las actividades Procesos presentan casos de estudio
y demás procesos e investigación sobre la
asociados a la Valoración administración de la
como proceso de la documentación desde su
gestión documental. Su creación; se presentan
importancia en la instrumentos para la
articulación para el adecuada gestión
funcionamiento adecuado archivística en las
en las diferentes etapas instituciones enfocado en
del ciclo de vida de los los valores que adquieren
documentos. los documentos.
1.2 Disposición Esta subcategoría abarca

las políticas de archivo y
gestión documental que se
aplican a los documentos
una vez cumplidos los
tiempos de retención
documental. Establece la
necesidad de contar con
una adecuada valoración
documental que pueda
garantizar una eficaz
disposición de la
información que aseguren
la conservación y
preservación del
patrimonio institucional.
7
2 Gestión de Archivos Constantemente se suele 2.1 Archivos en Medios Dentro de los archivos en
Especiales asociar a la gestión electrónicos medios electrónicos se
documental con el trámite destacan los nativos
y gestión de los electrónicos, aquellos que
documentos en formato nacen y se gestionan en el
papel. En esta categoría mismo formato, los
se destaca la importancia documentos digitales que
en la valoración son aquellos que estaban en
documental, formato físico y son
entendiéndose el desmaterializados por
documento como cualquier medio
información registrada, tecnológico como la
cualquiera que sea su digitalización; en esta
forma o el medio subcategoría se abarca la
utilizado. valoración de este tipo de
archivos, al igual que se
presentan casos como la
información producida en
redes sociales que son
consideradas de valor
cultural e histórico y la
información recuperada
por web.
2.2 Archivo en otros En esta categoría

medios de destacamos la importancia
almacenamiento de la valoración
documental en documentos
que llegan a considerarse
de interés cultural e
histórico y que se generan
en medios diferentes a las
tradiciones o por sus
características son
considerados especiales. Se
destacan las fotografías, los
archivos sonoros,
documentación audiovisual,
documentación en braile,
entre otras que deben
tenerse en cuenta para la
preservación y
conservación del
patrimonio institucional.
8
3 Gestión del Patrimonio Una de las finalidades de 3.1 Valor Cultural En esta subcategoría se
documental la valoración documental logran identificar las
es la conservación y características que
preservación de los presentan los documentos
documentos que al momento de ser
adquieren un valor analizados, se consideran
secundario y que por su de valor cultural.
valor histórico, cultural o “Cualidad del documento
científico deben ser que, por su contenido,
conservados testimonia, entre otras
permanentemente ya que cosas, hechos, vivencias,
reflejan la memoria tradiciones, costumbres,
individual o colectiva y hábitos, valores, modos de
que son de insumo para vida o desarrollos
futuras investigaciones económicos, sociales,
Esta categoría contempla políticos, religiosos o
la valoración de los estéticos propios de una
documentos que por su comunidad y útiles para el
valoración son conocimiento de su
considerador Patrimonio identidad”. AGN Colombia
documental6 (2006).
3.2 Valor Histórico En esta subcategoría se

logran identificar las
características que
presentan los documentos
al momento de ser
analizados, se consideran
de valor histórico.
“Cualidad atribuida a
aquellos documentos que
deben conservarse
permanentemente por ser
fuentes primarias de
información, útiles para la
reconstrucción de la
memoria de una
comunidad.” AGN
Colombia (2006).
6
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural
de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país.
También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivística declarados como BIC-CDA. Colombia.
Archivo General de la Nación, (2019) ACUERDO 006 DE 2019 Por la cual se adoptan y reglamentan las condiciones
para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BIC-CDA- y se dictan otras
disposiciones.
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Capítulo 2 Corpus de la investigación
Categoría 1: Gestión Documental
Subcategoría 1.1: Planificación y Procesos
1. Del Castillo & Mena (2011) en su artículo La gestión de documentos de archivo
en el actual contexto organizacional y la introducción a la Norma ISO 15489 después de hacer
un recorrido sobre la definición de documento de archivo y la importancia que estos tienen en las
organizaciones, recomiendan implementar en las organizaciones la metodología funcional para la
administración de la información consignadas en la norma ISO 15489 que, si bien no es de
obligatorio cumplimiento, dicta las recomendaciones para una adecuada gestión documental en
cada uno de sus procesos.
En el artículo se identifica un marco teórico en el cual mediante citas de autores define la
importancia que tienen los documentos de archivo en las organizaciones tanto públicas como
privadas. Desarrolla un marco contextual donde expresa la necesidad de aplicar y garantizar la
autenticidad de la información producida por medios tecnológicos teniendo en cuenta el
crecimiento de las TICs. Presenta las ventajas de implementar las indicaciones de la norma ISO
15489 que garantizan el adecuado cumplimiento de los procesos de la gestión documental.
Concluyen en la importancia que tiene la gestión adecuada de los procesos en las
organizaciones que puedan garantizar la veracidad del valor probatorio de los documentos de
archivo. A lo largo de la historia archivística se ha dado importancia a los documentos de archivo
por su valor probatorio en las organizaciones.
Al iniciar el auge de las TICs, se vio en la necesidad de buscar mecanismos que dieran
ese mismo valor y organización a los documentos de archivo que se generaran a partir de estos
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medios y ayudara a los empresarios y al gobierno lograr la efectividad administrativa con las
mismas características de los documentos independiente de su formato.
La Norma ISO 15489 Information and documentation Records Management es creada
por la comunidad archivística precisamente para garantizar que los documentos cumplan
adecuadamente todos los procesos archivísticos con un modelo planteado, aunque no es de
carácter obligatorio, da las recomendaciones para la adecuada gestión de los documentos de
archivo.
2. Batista (2011), en el artículo La Serie documental "Expedientes de obras
particulares" en el Municipio de Lisboa. Análisis de su sistema de gestión, parte de una
investigación sobre las teorías archivísticas de las tres edades y records continuum, haciendo una
reflexión sobre el Archivo Intermedio y a cuál de estas teorías se asocia más su gestión,
partiendo de su objetivo principal que es analizar la serie expedientes de obras particulares en la
gestión del Archivo Intermedio del municipio de Lisboa, presentando como primer medida un
marco teórico enfocado a la definición de archivo intermedio asociándolo en un recorrido por
cada una de las teorías archivísticas indicadas en la introducción de las tres edades y records
continuum y estableciendo su relación, como segunda medida un marco conceptual nos presenta
los procesos que maneja el Archivo Intermedio del municipio de Lisboa y los grupos de trabajo
que maneja y como tercer medida un marco contextual nos define la serie expedientes de obras
particulares, detallando su conformación y la forma de clasificación; además resalta la
importancia que tiene para el Archivo Intermedio del municipio de Lisboa y finalmente se
concluye sobre la importancia que tiene el archivo intermedio del municipio de Lisboa en la
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gestión de la serie expedientes de obras particulares, también se indican algunas
recomendaciones para ser más eficientes y actualizarse en las nuevas tecnologías.
Por otra parte, la metodología utilizada es cualitativa, teniendo en cuenta que realiza un
análisis del Archivo Intermedio del Municipio de Lisboa, así como los métodos empleados para
la gestión y administración de los expedientes de las obras particulares. Además, lleva a cabo el
análisis a partir del marco teórico relacionado con los archivos intermedios, ciclo vital y los
valores de los documentos.
En este sentido se comprende, que el Municipio de Lisboa aprobó una estrategia para la
implementación de un modelo que permitiera la organización de la documentación, teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, lleva a cabo procesos estandarizados
con el fin de racionalizar el tema de la producción documental y a través de la gestión integral de
los documentos, a través del ciclo vital de los mismos; desde su origen o producción hasta su
disposición final permite establecer la continuidad de la administración de los documentos
comprobando que no existe interrupción en la prolongación de esta documentación en las tres
edades.
3. Montilla & Mena. (2013). El artículo titulado Estado de desarrollo de la
archivística clásica hasta los años 30 del siglo XX: Tres manuales archivísticos de
trascendencia universal tiene como finalidad examinar la teoría con relación a la archivística
clásica, comprendido entre el período de 1989 hasta 1930. Lo anterior, con el fin de plantear un
análisis de la archivística clásica desde la perspectiva de los pioneros de esta ciencia, en la que
adicionalmente se evalúan las primeras obras, planteamientos y aportaciones en la archivística.
De esta manera, se explican los principios de procedencia y orden original, el concepto de

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evidencia que poseen los documentos, así como también se identifican los principales procesos
empleados en la archivística clásica conformada por la ordenación, clasificación y la valoración
documental; en esta última se exponen los planteamientos teóricos para la aplicación de la
valoración. Además, Adicionalmente, evalúa las características de la archivística hasta el año
1930 y los elementos más destacados que permitieron su desarrollo y evolución. Por otra parte,
la metodología que utiliza la investigación es cualitativa de nivel documental, en la cual se apoya
de las fuentes bibliográficas consultadas de los principales pioneros de la archivística, con el fin
de analizar el desarrollo de la archivística en el período de 1989 hasta 1930. De esta manera,
evalúa los planteamientos de Samuel Muller, Johan Feith, Hilary Jenkinson, Eugenio Casanova
en relación con la organización, descripción, principios archivísticos y la valoración documental.
En conclusión, la archivística tradicional se enfoca en establecer la disposición final de los
documentos; ya se la eliminación o la conservación, los cuales son transferidos a los archivos
históricos y la que se encuentra delimitada según la producción de documentos en las entidades
del estado sin estimar la documentación producida en las entidades privadas o de forma
individual por las personas. Por otra parte, la archivística clásica tiene como particularidad que
considera el documento como un medio físico, preciso y estable que sirve de testimonio de los
hechos ocurridos y contribuye para la investigación de la historia.
4. Bizello (2016), la investigación Availação de documentos nas universidades
portuguesas e brasileiras nos presenta una investigación sobre la valoración de los documentos
en el ámbito de las universidades, dando claridad de la importancia de la valoración documental
de estos para el conocimiento y la investigación, tomando como ejemplo las universidades
portuguesas y brasileñas donde aportan datos para una mejora y cambio, ya que desconocen la
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normatividad y cada una lleva un proceso diferente sin tener en cuenta las herramientas acordes
y establecidas para lograr cumplir con los parámetros de la valoración documental, desarrollando
como una introducción la cual presenta la gestión de documentos en las universidades de
portuguesas y brasileñas logrando destacar la importancia de la producción documental que
servirán como fuente de información e investigación, como segunda medida presenta el estudio
de las universidades escogidas y basadas para la realización del trabajo, logrando presentar un
objetivo el cual está encaminado en la valoración y procesos de producción de los documentos
de las instituciones universitarias y como tercer medida en su contexto consulta e investiga sobre
la normas y procedimientos llevados a cabo sobre la valoración de documentos universitarios.
De este modo la metodología aplicada es de dos formas, la primera es la investigación
teórica de bibliografía de archivos en línea canadienses y la segunda es investigación cuantitativa
realizando entrevistas a personas responsables, directores, profesores e investigadores
involucrados en la gestión documental.
Esto indica que, entre las universidades brasileñas y las tres universidades estatales de
São Paulo, en el Seminario Nacional de Archivos Universitarios tomaron caminos total mente
diferentes sobre el sistema de archivo y los centros de documentación, pero si se ha logrado
establecer la eliminación y /o la custodia permanente y finalmente, la valoración documental, es
el auge de la gestión documental y para llegar a ello se debe cumplir e imprentar varias procesos
y procedimiento donde aplican términos legales y administrativos y así las universidades
cumplirán con los parámetros establecidos.
5. Rhee (2016) en su investigación Archival appraisal practice in U.S. state archives
and records management programs aplica las metodologías cualitativas y cuantitativas. Realiza
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recopilación de literatura relacionada sobre la administración y valoración de los archivos
estatales en los Estados Unidos, realiza una línea de tiempo a partir de los años 80 donde se
indican los problemas de acumulación de información debido a las malas prácticas en valoración
documental, pasando por los trabajos cooperativos que buscaron mejorar esto. Realiza tres
encuestas a diferentes archivos de diferentes estados en diferentes periodos de tiempo donde se
pretende establecer la forma cómo los archiveros realizan la valoración documental de los
archivos estatales.
El objetivo del artículo es en investigar empíricamente la práctica de evaluación de
archivos a nivel nacional en los programas de gestión de archivos y registros estatales de EE.
UU. El estudio respondió a dos preguntas de investigación: ¿Cómo definen conceptualmente la
valoración de archivos los archiveros y administradores de registros de los Estados Unidos?
¿Cómo practican los archiveros y administradores de registros estatales la evaluación de archivos
de los registros del gobierno estatal? El estudio utilizó una encuesta y entrevistas en línea para la
recopilación de datos y el software SPSS y el software NVivo8 para el análisis de datos.
La evaluación de archivos en la valoración documental es subjetiva en Estados Unidos
por lo que cada estado es independiente en la administración de cada archivo estatal. En los años
80 y 90 se crearon varios esfuerzos colaborativos entre estados para establecer mecanismos que
lograran una estandarización de mecanismos que pudieran determinar la forma adecuada de
valorar la información generada en los diferentes estados. En las encuestas practicadas en los
diferentes archivos se determina que su trabajo es colaborativo, participan activamente; sin
embargo, se sigue sin tener definida claramente la forma adecuada de valorar la información y
esta actividad la realizan todos los que trabajan en los archivos.

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6. Toledo (2016), el articulo Resultados de la gestión archivística en el Sistema de
Archivos de la Congregación religiosa católica de los Padres Sacramentinos en España nos
presenta un fondo documental como los es la congregación religiosa católica de los padres
sacramentados en España, basados en su historia y procedimientos que tiene desde su creación y
sobre el manejo y apropiación que estos tuvieron frente a sus fondos documentales, logrando
apropiarse y ver la preocupación de estos archivos tienen para la sociedad y la historia, buscando
la manera de conservar y preservarlos como fuente de información, como segunda medida nos
habla de la estructura organiza de la institución, y su organización de acuerdo a la necesidad de
realizar procesos archivísticos que cumplan con el objetivo de guardar y dar acceso a ellos sin
conocimientos previos, pero sin darse cuenta cumpliendo con los estándares de organización e
identificación y por ultimo nos presente un visión del archivo, que cumpla y establezca las
normas establecidas para la identificación, organización, valoración y conservación de los
documentos en todas sus fases, basados en la estructura de los fondos del archivo y así poder
identificar y dar una propuesta a un cuadro de clasificación que guie y establezca una buena
administración y gestión de los acervos documentales de acuerdo a su ciclo vital y los estándares
establecidos para cada proceso.
Se informa, que la metodología es teoría practica ya que busca dar a conocer y fomentar
la reorganización de los fondos archivísticos utilizando las fases de identificación, valoración,
organización y descripción del Sistema de Archivos de los Padres Sacramentinos en España, se
tomó cuenta como primer medida recopilar la información e investigar sobre trabajos que
aporten sobre las congregaciones religiosas, además se tuvo presenta la historia y fundación de la
entidad y todos los procesos que aportan para identificar la gestión archivística y como segunda
medida se utiliza una investigación cualitativa que por medio de estadística busca dar resultados
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apropiados y coherentes en los procedimientos realizados en los archivos así como determinar la
cantidad de fondos y su tipología documental producida.
Finalmente, tras el análisis de los Archivos de los Padres Sacramentinos en España, se
podría decir que es posible realizar una gestión archivística de acuerdo con los parámetros y
normatividad establecida para el buen funcionamiento y desarrollo de esta, logrando apropiarse
de los procesos y procedimientos para la reorganización utilizando los procesos técnicos
archivísticos establecidos en la gestión documental para así dar forma y cambio a los archivos de
un instituto religioso.
7. Del Castillo, J. & Ravelo Díaz, G. (2017) en su artículo El proceso de valoración
documental a la luz de los actuales debates archivísticos, después de realizar un recorrido
documental por los principales autores que dieron origen a la concepción del proceso de
valoración documental, se identifican tres posturas que han marcado la evolución de la
valoración de documentos:
En el marco del paradigma custodial se identifican dos, la primera fundamentada en la
teoría del autor Jenkinson, el cual indica que la conservación y/o eliminación de los documentos
era decisión exclusiva de los productores; en este mismo paradigma se sitúa al autor
Schellenberg, el cual indica que los documentos de archivo eran aquellos que debían ser
conservados y transferidos a una institución de archivo por su importancia para la investigación.
En ambos casos el archivista no hacía parte de este análisis de valoración documental.
La tercera postura se ubica en el paradigma poscustodial, en el cual varios autores entre
ellos Terry Cook adoptan unos criterios de socialización, donde involucra al archivista como
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actor y a la sociedad como fuente en la definición de los criterios para una adecuada valoración
documental.
En el artículo los autores evidencian la evolución del proceso de valoración documental
hasta la actualidad. La tercera postura denominada de socialización involucra un proceso
incluyente donde deben participar el Estado, la Sociedad y el archivista como mediador
aplicando los criterios para una adecuada valoración de la información, logrando con esto que no
se preserve solo información que quiere un sector o persona específica.
8. Navarro, D (2017) en su investigación denominada Research and secrecy: dealing
with archives of intelligence services in Spain, pretende dar respuesta a diferentes interrogantes:
¿Quién ejerce el poder de desclasificar documentos de los servicios de inteligencia? ¿Por qué
esos documentos recientes desclasificados y no otros que se generaron hace décadas? ¿Cuál es la
naturaleza del marco normativo que regula la desclasificación de documentos generados por
instituciones estatales extremadamente sensibles por su ámbito de acción? ¿Dónde radica el
equilibrio entre el derecho de accesibilidad por un lado y la garantía de los intereses nacionales
por razones de seguridad y defensa por el otro? ¿Dónde se hace la promoción de la transparencia
en las acciones estatales y la protección?
El autor hace un énfasis en la importancia de regular la desclasificación de los
documentos y no dejarlos solo en manos de los órganos que los clasificaron como secretos o
clasificados y dar un rol más importante a los archiveros dentro de esta misión, con lo cual se
muestre a la sociedad el interés de los organismos militares en la transparencia al acceso de la
información.
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Se inicia con un recorrido cronológico sobre los documentos generados por la inteligencia
y las organizaciones que hacen parte de este grupo, realizando una investigación histórica sobre
la documentación generada por organismos de inteligencia militar en España y la forma del
tratamiento de estos.
En España la regulación documental está regida por una robusta normatividad que
recientemente está inclinada por la transparencia en la información pública, no obstante, los
archivos materia de investigación presentan dos grandes características: archivos clasificados y
desclasificados. “El Consejo de Ministros es el órgano competente que puede clasificar un
registro como secreto o reservado y no puede delegar ni transferir esta autoridad. La
desclasificación de cualquier asunto que sea clasificado como secreto o reservado tiene que
decidirlo el mismo órgano que lo clasificó” Se debe trabajar en dar más acceso a la información
militar, si bien algunas son consideradas secretos de estado, debe regularse para permitir que
puedan ser consultadas y sirvan de referentes a la historia, contar con archiveros especializados
en la materia y tener un control de carácter público, ya que se han dado casos de destrucción de
material que consideran los órganos competentes deben ser destruida sin presentar sustento
documental sobre la valoración y disposición realizada a los documentos.
9. Pérez (2017), el trabajo de grado pretende examinar el estado de las Tablas de
Retención Documental en las Instituciones básica y media del Departamento de Antioquia,
casos: Institución Educativa Fe y Alegría Nueva Generación, e Instituciones Educativa Concejo
de Bello, del Municipio de Bello, Antioquia tomando como interrogantes ¿qué sabemos de la
gestión en este tipo de archivos?, ¿qué se ha investigado?, ¿se conoce y se aplica la normatividad
archivística?, ¿cuáles y cómo son los procesos en estos archivos? Para ello tiene en cuenta el
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artículo 24 de la ley 594 del 2000 donde se establece que “será obligación para las entidades del
estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental" y para su desarrollo
estableció como primer medida realizar un estado del arte para examinar y verificar sobre Tablas
de Retención Documental en las Instituciones básica y media para poder determinar información
directamente relacionada con el tema, estableciendo conceptos claves y así conseguir
información más precisa, confiable y verificable, como segunda medida identificar y describir el
proceso de organización y administración de los archivos de las dos instituciones y como tercer
medida se desarrolla un plan de acción para la elaboración y presentación de las Tablas de
retención Documental.
Como metodología de estudio se puntualizó una investigación de carácter descriptivo y
propositivo ya que se basan en los fenómenos de la archivística actual de investigaciones y
establecidos en las instituciones, logrando dar un diagnóstico y posible solución para el diseño y
apropiación de las Tablas de Retención Documental en las organizaciones.
La conclusión de la investigación señala que, a pesar de los altibajos de la investigación
realizada, en el estado del arte referente a la elaboración e implementación de tablas de retención
con base a las instituciones de la educación básica y media y no encontrar mucha información,
da sus conceptos y metodología a desarrollar en las dos instituciones que, de acuerdo con los
sondeos y diagnósticos, implementa un plan con un cronograma a seguir, que sirva para las
instituciones y como referente para el apropiamiento, consulta y guía de otras investigaciones,
logrando así romper el paradigma con referencia a las tablas de retención documental y su uso en
las instituciones, también se puede deducir que después de un análisis de la información
recolectada, se puede determinar que hay un desconocimiento de las normas, principios,
procesos y técnicas archivísticas de las cuales se pueden reducir buscando varias acciones de
20
mejora y apropiamiento y con unos buenos recursos se lograra un cambio y un crecimiento que
es necesario para la institución, la archivística y para el país.
10. Rendon (2017), en su trabajo de grado nos presenta un Diseño de un programa de
gestión documental (PGD) para la empresa Onest negocios de capital SAS, el cual nos da a
conocer un sondeo y diagnóstico, logrando establecer un planteamiento del problema el cual nos
muestra la normas, historia y funcionalidad en lo que se basa el tema propuesto para el diseño de
un PGD para la empresa Onest Negocios de capital identificando su objetivo principal y
específicos a desarrollar, como acto seguido nos enseña un marco teórico el cual se basa en un
diagnóstico sobre la gestión documental de la empresa, consiguiendo identificar y definir un
modelo conceptual del programa partiendo de la normatividad vigente y aplicable al diseño del
PGD, teniendo en cuenta temas primordiales como el avance de la tecnología aportando a los
documentos electrónicos un cambio y apropiación, donde identifica los procesos técnicos
archivísticos y la administración que se le realizara con el cambio del diseño, fomentando a una
nueva reorganización con mejores estándares y así poder reducir, tiempo y recursos que serán de
gran satisfacción para la empresa.
En el desarrollar esta investigación tuvieron en cuenta la metodología empleada
cualitativa y cuantitativa en la cual se encuentra soportada en la búsqueda teórica de la
información de la Institución y sus posibles falencias y beneficios que tendría al cambio y en la
aplicación de encuestas y entrevistas que permitirán dar un diagnostico conciso para la
implementación del PGD en la empresa.
Para establecer y diseñar el Programa de Gestión de Documentos se determina como
primera conclusión, el apropiamiento de conocer y poner en práctica los conceptos, diseño e

21
implementación de un Programa de Gestión Documental el cual cumpla con las políticas y
demás normas reglamentarias vigentes, identificando que es un instrumento archivístico que el
que se formulan y estructura todos los procesos de archivo, con la intención de facilitar el
manejo de la información y la automatización de las tareas, en este sentido de ideas, el Programa
de Gestión Documental para la entidad contribuirá en los procesos de técnicos archivos desde su
recepción hasta su disposición final, logrando ahorrar tiempo, recursos y detectar procesos para
ser simplificados y así poder conservar los documentos físicos y electrónicos a través de sus
etapas.
11. Vilchez. (2018). La identificación de fondos documentales: fase esencial del
tratamiento archivístico, en este artículo evalúa de qué manera la identificación documental
influye en el proceso de organización, conformada por la ordenación, clasificación y descripción
de los documentos de archivo. De igual manera, determinar su aplicación en el proceso de
valoración documental. Para ello, efectúa un análisis teórico de la identificación y su incidencia
en el respeto de los principios archivísticos para aplicar en los fondos, aplicabilidad en la
organización (clasificación, ordenación y descripción) y por último en la valoración documental.
Finalmente, expone las conclusiones a las cuales llego el autor. De igual manera, precisa el
concepto y los aspectos que se desarrollan en la organización, clasificación, valoración y
descripción de los archivos, así como la relación que estos procesos tiene con la a identificación
documental.
Adicionalmente, la metodología que utiliza el artículo es cualitativa, en la cual se realiza
un análisis interpretativo del tema, teniendo en cuenta las perspectivas y enfoques teóricos de
diversos autores en relación con la identificación documental y su relación con los demás
22
procesos archivísticos. Finalmente, se concluye que la identificación documental es una
actividad intelectual que permite la conformación de las agrupaciones documentales a través del
análisis de la estructura de la entidad, teniendo en cuenta los principios archivísticos; de
procedencia y orden original. Lo cual permite que los documentos de archivo se conviertan en
fuente de información de primera mano en proceso de investigación.
12. Lobelle. (2019). En la investigación Reflexiones generales sobre el Sistema
Nacional de Archivos de la República de Cuba desde la perspectiva del modelo de la
continuidad de los documentos analiza sobre el Sistema Nacional de Archivos de la República de
Cuba, teniendo en cuenta modelos de continuidad desarrollado por Australia y los principios
establecido por Frank Upward. Es así como, se explica que es el Sistema Nacional de Archivos
de la República de Cuba-SNARC y su papel en la construcción de memoria en la Sociedad y se
efectúa una evaluación documental relacionado con el modelo australiano en el cual se
establecen principios que facilitaron comprender el caso de Cuba. Por otra parte, presenta los
lineamientos y normas que regulan el SNARC, especialmente aquellas que se enfocan los
procedimientos para el tratamiento archivístico de los documentos. Por otra parte, considera el
marco regulatorio en normas y el conocimiento adquirido por el autor acerca de la funcionalidad
del SNARC, así como análisis realizados por otros críticos desde el enfoque del modelo
australiano de la continuidad de los documentos. Del mismo modo, evalúa la normatividad
establecida para normalizar el proceso de valoración documental en Cuba, la importancia para la
historia, y los grandes cambios realizados en el tratamiento de los documentos, en especial en lo
referente a su valoración, así como la forma en la que el Sistema Nacional de Archivos en Cuba
23
toma como punto de partida para la transferencia, acceso, conservación o eliminación los
documentos.
Cabe destacar que la metodología que emplea la investigación es el análisis o
investigación documentales, el cual analiza el modelo australiano acerca de la continuidad de los
documentos y los tres principios definidos por Frank Upward. De igual manera, evalúa el marco
jurídico principal del Sistema Nacional de Archivos en Cuba, con el fin de indagar elementos
que enmarcan el enfoque custodial y patrimonial del Modelo de Frank. En resumen, el Sistema
Nacional de Archivos en Cuba empezó a constituirse a partir del 2001 basado en estándar
teóricos desarrollados en Europa Occidental y Norte de América. Sin embargo, la
implementación de prácticas archivísticas fundamentadas por Schellenberg en relación al ciclo
de vida presenta algunos puntos a fortalecer tales como; omisión por parte del Sistema Nacional
de Archivos de la República de Cuba-SNARC enfocada en las necesidades de información de los
productores, tanto de las entidades públicas como entidades privadas cubanas, teniendo en cuenta
que los archivistas en Cuba tienen claro que el documento es el testimonio del valor continuado
que tienen.
13. Crespo. (2019). La descripción archivística en el marco de la gestión documental
por procesos, en este artículo el autor habla de qué forma la descripción documental se involucra
en los demás procesos y subprocesos de la Gestión documental; entre los que se encuentra la
clasificación, ordenación, identificación, valoración y conservación documental. Igualmente,
define la valoración y explica como la descripción se vincula tanto en este proceso como en la
conservación, ordenación, instalación, identificación y clasificación. De esta manera, se
establece la importancia de la descripción para una buena una buena gestión documental desde el
24
enfoque de los procesos y la mejora continua, la cual se encuentra relacionada con la calidad no
solo para los documentos físicos sino también en los documentos electrónicos de archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, La metodología que se emplea en el artículo es
cuantitativa en la cual se analiza que papel desempeña la descripción documental en los demás
procesos y subproceso archivísticos y la importancia que tiene para la gestión documental. Para
ello, examina los conceptos básicos de las principales funciones de los archivos; recoger,
conservar y difundir recolectados de fuentes bibliográficas de autores en la materia.
Adicionalmente, lleva a cabo una descripción detallada acerca de las implicaciones e incidencia
de la descripción documental en los procesos de recepción o creación, conservación y valoración
y subprocesos como la selección y la eliminación. Para sintetizar, Las buenas prácticas definidas
en la archivística se han alineado a la estandarización de la descripción. Así mismo, la gestión
por procesos le ha aportado a la descripción documental la inclusión de este proceso en la gestión
de documentos electrónicos de archivo, ya que permite especificar los detalles del contenido,
estructura y contexto del documento electrónico. Además, facilita el acceso a la información a
los usuarios por medio de los procesos descriptivos a los documentos. Además, permite
establecer la estandarización del proceso descriptivo mejorando su tarea de manera competente,
convirtiéndose así en un instrumento de control para la mejora continua en las exigencias
descriptivas
14. Vilchez, J. (2016) en su publicación en el Boletín del Archivo General de la
Nación Republica Dominicana, el eje principal su artículo Hacia la valoración de series
comunes en las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, se enfoca a la valoración de las
series en común de las entidades del estado en República Dominicana. Propone la creación de
25
subcomisiones teniendo en cuenta las funciones administrativas en común que tengan las
entidades del estado y así valorar las series documentales en común, conformando propuestas de
valoración de series que puedan adoptar las demás entidades del estado.
El autor plantea una metodología crítica partiendo de la actual situación sobre la
valoración documental en las entidades del estado. Plantea la necesidad de ir más allá, si bien se
cuentan con políticas en materia de archivo, hay muchos fondos que aún se encuentran sin
intervención archivística.
Recopila información en común sobre las funciones administrativas de las diferentes
entidades del estado y hace un cuadro comparativo entre las similitudes en sus funciones y las
posibles series documentales en común, con lo cual se llega a la conclusión de proponer la
creación de subcomisiones para la establecer los lineamientos da valoración de las series
documentales comunes y establecer la disposición de estas con lo cual se optimiza la creación de
los cuadros de retención de las entidades del estado.
El Archivo General de la Nación de República Dominicana cuenta con el Sistema
Nacional de Archivos, dentro de sus dependencias se encuentra la Comisión de Evaluación y
Acceso de Fondos Documentales al cual están adscritos las entidades públicas. Teniendo en
cuenta esto, el autor propone la creación de subcomisiones teniendo en cuenta las funciones
administrativas que estas entidades tengan en común, con lo cual se crear un grupo colaborativo
para la valoración de series comunes.
Mediante este planteamiento se propone la alternativa de agilizar la evaluación de las
series comunes y contar, por decirlo de esta forma, con un banco en el cual se consignen la
normalización de las series y se establezcan los tiempos de retención. Esto ayudaría no solo a las
26
entidades, sino a todos los archiveros de la nación en la organización y conformación de sus
cuadros de retención para los fondos que administran.
15. Lustig, J. (2020) en su investigación Epistemologies of the archive: toward a
critique of archival reason, plantea el siguiente interrogante ¿Cómo conocemos el pasado con
certeza? Con este planteamiento se da inicio al debate sobre el origen como ciencia a las ciencias
humanas. Se habla sobre la valoración y veracidad de la información y se presenta la evolución
de la archivística en la conservación y selección, definiciones y normas que se han creado en la
era postmoderna de la archivística y que constantemente se encuentra en evolución para dar fe no
solo de una parte, si no de la sociedad en general aplicando políticas de acceso abierto y criterios
de valoración de documentos de archivo.
El artículo pretende hacer una crítica sobre el significado epistemológico de los archivos
teniendo como base el concepto de Hans-Jörg Rheinberger sobre el término “cosas epistémicas”
que se consideran que evolucionan para ser fuentes de investigación o de laboratorios. Teniendo
como base este concepto se pretende dar un valor científico a los archivos definiéndolos como
“laboratorios de historia”.
A finales del siglo XIX se crea el concepto de archivística moderna dando origen al
respeto de fondos, principio de procedencia y custodia. Dando significado al documento de
archivo como aquel que nace de una práctica administrativa y se refuerzan los valores de
autenticidad e integridad. El autor reflexiona sobre la importancia en hacer una crítica
constructiva a la razón de ser de los archivos como fuente de memoria y su clasificación como
ciencia, dado en algunas circunstancias a la posible manipulación y control de estos por órganos
del poder. Sin embargo, se presentan evoluciones en creaciones de normas sobre la

27
administración de información y el deber de los archivistas en la conservación de la
documentación que pueda servir de valor fiel para la reconstrucción de la historia.
Concluye en que los archivos en sí son simples objetos, se transforman por las
aplicaciones de técnicas archivísticas y su valoración que dan razón de un pasado y esto ha
evolucionado a través del tiempo en sus métodos y forma de accesibilidad al público; con esto se
logra no sólo una metodología, sino también una epistemología, arraigada en un sentido de
capacidad de las fuentes de comunicar de manera confiable el pasado a través del abismo de la
historia.
16. Taboada. (2020). Arqueología de la institucionalización del concepto de desastre
en acervos documentales: el Consejo de la Judicatura Federal y la inundación de 2007 en
Tabasco, México realiza un análisis a partir de la propuesta de Foucault respecto de la
arqueología, sobre el suceso de inundación ocurrido en 2007 en el estado mexicano de Tabasco,
desde la visión del Consejo de la Judicatura Federal como órgano administrativo del Poder
Judicial de la Federación, con el objetivo de identificar de qué forma circula en la institución el
concepto de desastre y, por tanto, la manera en la cual se materializan acciones y mecanismos
estructurados de intervención para atender o ignorar eventos que se conceptualicen en dicha
categoría y el impacto que estos tienen en los archivos institucionales, así como la manera en la
cual esas decisiones quedan plasmadas en los documentos administrativos de la institución para
generar los hitos de la memoria institucional. Además, se realiza una investigación documental
acerca de los acontecimientos en la inundación en Villahermosa, Tabasco-México, a partir de ahí
se establece la definición del término de riesgo y vulnerabilidad. Por otra parte, evalúa la
importancia de la conservación de los archivos y las medidas en situaciones de desastre para la

28
conservación de la memoria. Además, efectúa una evaluación de como los desastres son
gestionados en las instituciones que hacen parte del estado, presenta algunas normas relacionada
con el tema archivístico. Por último, realiza las consideraciones finales.
De esta manera, La metodología empleada en el artículo es la investigación cualitativa en
la cual tiene en cuenta estudios, crónicas, investigaciones, reportes, informes y demás en los que
se establecen marcos teóricos acerca del desastre, así como las evaluaciones llevadas a cabo en el
caso de Tabasco, en el cual que se busca investigar arqueológicamente la idea de desastre desde
una perspectiva delimitada por los archivos institucionales. Además, para efectuar este análisis se
utilizó la técnica de revisión de las tipologías documentales producidas por las instituciones
vinculadas al caso del desastre en Villahermosa, de igual forma se evaluaron los documentos
relacionados con la archivística dirigida por el Consejo de la Judicatura Federal.
Subcategoría 1.2: Disposición
17. Piccini, J. (2011). Nos presenta en su trabajo El muestreo: técnica al servicio de
la valoración documental, la importancia que tiene el muestreo dentro de la valoración
documental al momento de aplicar la selección. El muestreo se define como una técnica
estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.
Para aplicar la selección documental se debe contar con una valoración previa de la
documentación para poder dar una disposición final de la información que se produce.
Relaciona los tipos de muestreo, describiendo cada uno de ellos, al igual que los tipos de
selección, cómo y cuándo aplicarlos en la archivística.
El artículo inicia con un marco teórico donde el autor describe la importancia de la
estadística como ciencia, donde se desarrolla el muestreo y describe los diferentes tipos, en el
29
marco conceptual desarrolla la importancia de esta en la práctica archivística como en la
disposición documental. Contextualiza con ejemplos prácticos explicando las diferentes formas
en la que se puede aplicar y define los mecanismos. Después del estudio y análisis realizado, el
autor concluye que la archivística como ciencia debe aplicar los conceptos propios de la
herramienta de muestreo aplicada a la selección.
Por desconocimiento se aplica erróneamente esta herramienta, lo cual en la mayoría de
las veces reduce la muestra que realmente debe tomarse.
18. Rivas. (2011). El artículo titulado La experiencia de Costa Rica en los procesos
de valoración, selección y eliminación documental evalúa los problemas asociados a la
valoración, selección y eliminación, así como los efectos de las nuevas tecnologías en los
documentos en Costa Rica. De esta manera, examina algunos aspectos teóricos sobre la
valoración expuesta por escritores reconocidos en este campo, en la cual se establece la relación
que tiene la valoración con la selección y la eliminación documental. Por otra parte, expone la
metodología que se lleva para la valoración documental y los principios que lo rigen. Igualmente,
presenta la forma en la que se han llevado a cabo los procesos de valoración, selección y
eliminación en las entidades e introduce una nueva metodología relacionada con la
macrovaloración y la microvaloración; la primera relacionada con la razón de ser del documento
y su productor, mientras la segunda enfocada a determinar los valores primarios y secundarios
del documento.
Es así como, utiliza como metodología la investigación cualitativa, ya que realiza un
análisis del Caso de Costa Rica en relación con el procedimiento y estrategias desarrolladas para
realizar la valoración de documentos en las diferentes entidades y a los diferentes tipos de

30
documentos según su soporte; físico y electrónico. Adicionalmente, a través de este análisis
busca identificar aspectos relevantes de la valoración, selección y eliminación documental. En
definitiva, la valoración documental al igual que la selección y eliminación son procesos de nivel
intelectual, teniendo en cuenta que las implicaciones que origina es una mala decisión al
respecto. Es así, como Costa Rica la normatividad en materia de valoración, selección y
eliminación se encuentra reglamentada y la cual debe llevarse a cabo con la revisión e inspección
de los comités institucionales y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos.
19. Mercado Martinic, B. (2012). En su investigación Análisis de la normativa legal
vigente sobre documentación y archivos en Chile: Normas sobre eliminación de documentos y
jurisprudencia asociada, hace un análisis de la normativa sobre la eliminación de documentos en
Chile. Hace una crítica reflexiva sobre el tratamiento de los documentos y la disposición final
que se le dan tomando como base las normas emanadas de diferentes sectores órganos del poder
público.
El artículo inicia con un marco teórico en el cual se desarrolla la importancia que tiene la
valoración de la documentación, desarrolla un marco contextual enfocando a la situación de
Chile con las políticas internas sobre la disposición en la eliminación de los documentos y un
marco conceptual donde describe cada una de las entidades que han emitido legislación en la
materia. La autora aplica una metodología tanto cuantitativa como cualitativa, recolecta toda la
normativa teniendo la relación sobre aplicación de proceso de selección documental y la lista
detallando periodos y aplicabilidad.

31
Finalmente, concluye haciendo una reflexión crítica sobre la necesidad de contar con un
ente regulador en la materia archivística que pueda centralizar la toma de decisiones. La
jurisprudencia que emana los criterios de eliminación de documentos no es un organismo
especializado en archivística y dictamina las reglas para la disposición de los documentos de la
rama del estado en Chile. No se aplica una valoración adecuada, si no una disposición general
que en algunos casos deja a interpretación de los funcionarios la aplicación de los conceptos
emanados por la jurisprudencia, por lo que se hace necesario una regulación sobre la valoración
de un órgano competente como el Archivo Nacional en Chile.
20. Viola & Hernández. (2012). En el artículo La gestión documental en el archivo
central de la Universidad Autónoma de Santo Domingo determina las características de la
gestión documental del archivo central de la Universidad Autónoma de Santo Domingo, el cual
tiene como propósito práctico sugerir soluciones a los problemas que podían obstaculizar su
eficiente funcionamiento. Por otro lado, presenta los antecedentes históricos del Archivo Central
de la Universidad Autónoma de Santo Domingo; de esta forma presenta la estructura orgánica de
la entidad, las dependencias y sus funciones, presenta el marco normativo que permite su
funcionamiento, explica cada uno de los procesos que se realizan para el tratamiento de los
documentos en el Archivo Central. Adicionalmente, explica las actividades desarrolladas en cada
uno de los procesos archivísticos; entre las que se encuentra al análisis documental,
organización, valoración, conservación, difusión y acceso a los documentos del Archivo Central.
Adicional, expone los servicios que ofrece a los usuarios tanto internos como externo, los
recursos económicos, humanos y físicos con los que cuenta para su funcionamiento.
32
Por otro lado, la metodología utilizada es cualitativa, llevada a cabo a través de un
análisis o diagnóstico que permita identificar los principales elementos de administración y
gestión de la documentación del Archivo Central de la Universidad Autónoma de Santo
Domingo. De igual manera, es descriptiva ya que explica y especifica cada factor y elementos de
la gestión documental en la Universidad; desde la historia del archivo, funciones de las
dependencias, normatividad de funcionamiento de los archivos públicos establecidos en la
República Dominicana, tratamientos archivísticos que incluye la ordenación, valoración,
conservación, divulgación, difusión y acceso hasta los recursos.
21. Lacombe (2013), el articulo Les principes directeurs de l’évaluation archivistique
en question busca dar una nueva idea de la valoración documental basados en la nueva evolución
que ha tenido la sociedad y la archivística frente a la conservación de los documentos, partiendo
de los cinco principios básicos de la evolución, de lo cual se quiere lograr dar a conocer el valor
del documento y saber cómo afrontar en las nuevas disposiciones, teniendo presente que el
documento debe ser valorado por su contexto y así poderlo conservar a través de los tiempos,
como primera medida se analiza, observa y comprende los cinco principios básicos de Carol
Couture, donde nos presenta una evaluación del archivo y la función del archivista frente a este
cambio, motivando a poner en práctica y cuestionarnos de sus labores al momento de guiarnos de
nuestro pensamiento sino aplicando las bases teóricas que rigen a la gestión documental,
permitiendo examinar más cautelosamente la originalidad y procedencia del documento
buscando el objetivo por el cual fue creado y así poder darle un valor subjetivo y acorde a las
normas y procedimientos, la segunda medida abarca argumentos que brindan a examinar y
verificar la existencia del documento y el por qué fue creado, logrando apoderase de los archivos
33
y más aún demostrar la importancia contenida en ellos, mostrándonos un documento a examinar
más por su contexto que por su contenido.
De este modo, se analiza la metodología empleada, la cual es teórica, donde nos presenta
los principios de evaluación de los documentos en su fase de valoración, lo cual tiene como
objetivo expandir el conocimiento y dar a conocer la evaluación de la valoración documental en
la gestión y administración de estos, realizando interrogantes que satisfagan al espectador en el
querer aprender y así poder difundir lo aprendido, viendo la importancia de un patrimonio futuro
del documento como fuente de historia y cultura para la sociedad.
Los fondos documentales siempre estarán a una rigurosa organización y administración
por parte de los archivistas, siendo estos los encargados de gestionar y definir su valor de
acuerdo a lo establecido por la entidad y cumpliendo con los estándares archivísticos, la decisión
tomada respecto al tiempo y fase del documento en su valoración para una conservación puede
que ya no sean los correos ya que deben implementar medidas más ajustables al cambio de la
archivística en la nueva era, ya que esa función al ser documentos parte del patrimonio
documental tendría el concepto de darlo una historia en compañía de un archivística, analizando
y buscando desde el inicio de por qué fue creado el impacto que este documento puede llegar a
dar y ser para una conservación que apoye y fomente una historia y cultura.
22. El Departamento de Sistema Nacional de Archivos e Inspectoría de República
Dominicana (2015). En el artículo Procedimiento para la eliminación de documentos de archivo
publicado en el Boletín del Archivo General de la Nación Republica Dominicana analiza el
procedimiento que se lleva a cabo para la eliminación de los documentos de archivo en
República Dominicana. De esta manera, presenta un análisis acerca de la valoración documental,

34
los valores primarios y secundarios y su relación con el proceso de eliminación de documentos.
Adicionalmente, presenta el proceso que se realiza para la valoración documental en la que se
tiene en cuenta el estudio histórico de las estructura orgánica y funcional de la entidad, la
normatividad que regula la actividad de la entidad, el contenido de las series y subseries. En
primer lugar, se presenta la introducción acerca de la conservación y la difusión de la
información. En segundo lugar, se determina una evaluación del concepto y las implicaciones de
la valoración documental, así como los valores primarios y secundarios; en los que se explican
los valores administrativos, contable, fiscal, jurídico, histórico e informativo. Además, se explica
el proceso de valoración integrado por cuatro fases aplicado a las series documentales que se
encuentran en las Tablas de Retención en la que se establecen los plazos de retención en cada
una de las fases de archivo, así como su disposición final en la que se conservan de manera
permanente o eliminación de los documentos. Por otro lado, se explican cada una de las casillas
de la Tabla de retención, así como los lineamientos para su elaboración. Además, se presenta el
análisis a la Comisión de Evaluación Institucional. También, se explican los plazos de retención
para los documentos de archivos y los casos especiales que se deben considerar. Además, se
presenta el diagrama con las actividades para la eliminación de los documentos.
Del artículo se tienen las siguientes conclusiones: Para la eliminación documental, se
deben tener cuenta los valores primarios y secundarios de los documentos para establecer el tipo
de trasferencia a realizar. El Archivo General de la Nación de Republica Dominicana ha
generado normas sobre los tiempos de retención y la disposición aplicable a las diferentes series
documentales. Para la aplicación de la eliminación documental se deben tener en cuenta lo
establecido en las Tablas de Retención Documental, la cual debe ser aprobada por la Comisión
de Evaluación y Acceso de Fondos Documentales del AGN.

35
23. Morte & Navarro (2019), identificar y analizar los fondos y archivos de las
organizaciones no gubernamentales: retos para la gestión de documento donde nos da a
conocer un análisis de un problema de investigación de los archivos de la ONG y la intervención
que han tenido sus archivos, siendo estos de gran importancia para la sociedad ya que aportan
información para la ciencia y la cultura y por medio de esta se requiere identificar la
preservación del patrimonio documental, logrando con esto identificar su tipología, series
documentales y los procedimientos de la valoración documental que buscan una conservación de
los fondos que cumplan con los estándares de almacenamiento y condiciones ambientales para su
protección que se verá reflejado en la organización para así evitar perdida de la información por
una mala administración.
El análisis procedente para la metodología en primer lugar es teoría practica basada en la
revisión y análisis de las Bibliografías en los diferentes recursos de información, utilizando
descriptores acordes al tema de investigación para poder determinar las investigaciones más
importantes para el desarrollo de su objetivo en temas que aporten al conocimiento y en segundo
lugar está la Investigación cualitativa aplicando técnicas de análisis del recurso, por medio de
una comparación y estudio del tema a tratar con la finalidad de crear e identificar la problemática
de la administración y gestión de los archivos de la ONG.
Por último, mencionamos que los archivos de las asociaciones y organizaciones no
gubernamentales en España no tienen los criterios suficientes para la construcción de una
memoria historia, ya que muchas veces esta labor no es tenida en cuenta, desconociendo el valor
histórico que estas aportan para la sociedad, incumpliendo con las exigencias legales sin recibir
ningún aporte o atención por autoridades competentes y de conocimiento en el tema.

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Categoría 2: Gestión de Archivos Especiales
Subcategoría 2.1: Archivos en Medios electrónicos
24. Schmidt. (2014). En la investigación Preserving the H-Net Email lists: a case
study in trusted digital repository assessment analiza la preservación de listas de correo
electrónico, un caso especial de correo electrónico en el que se distribuyen mensajes a múltiples
usuarios. Se analiza el proyecto aprobado por la Comisión Nacional de Publicaciones y Registros
Históricos, con el fin preservar las listas de correos a través repositorios confiables de auditorías
y certificación-TRAC, teniendo en cuenta que los correos contienen información con valor
probatorio para las entidades. En primer lugar, se hace un análisis de antecedentes del
surgimiento del correo electrónico y la necesidad de su conservación, adicionalmente se
contextualiza acerca de la lista de correo electrónico y se exponen algunos casos. Además, se
presenta el proyecto realizado en H-Net Humanities and social sciences online para garantizar
los correos. Por otro lado, se analiza el uso del TRAC como un elemento seguro para ser usado
como repositorio de preservación.
Además, La metodología empleada para la investigación es cualitativa en la cual se
presenta en primera medida un análisis contextual del surgimiento del correo electrónico y su
conservación en las entidades. En segunda medida, se exponen proyectos los cuales realizados
para la preservación a largo plazo entre los cuales se encuentran el proyecto de Chapel Hill
desarrollado entre 2001 y 2005, el cual analizo la manera en la que los usuarios administran los
correos electrónicos. El proyecto de preservación a largo plazo para las colecciones de San
Diego Supercomputer Center-SDSC, en el cual se realizó la preservación de mensajes de grupos
de noticias de Usenet. El proyecto Digital Preservation Testbed, el cual diseño el XMail, un
módulo de software de código abierto para marcar los mensajes de correo electrónico en formato
37
XML para garantizar su conservación. Adicionalmente, se presenta, analiza y expone el proyecto
financiado por la Comisión Nacional de Publicaciones y Registros Históricos-NHPRC; proyecto
de preservación de la lista de correo electrónico de H-Net -Humanities and Social Sciences
Online.
25. Cardin, (2014). La investigación Penser l´exploitation des archives en tant que
systéme complexe. Archives, da a conocer los modelos de los usuarios de un sistema operativos
que ejecutaran en un círculo de acción, que muestra una dinámica total mente diferente, pero con
una misma finalidad la del acceso a la información y de la importancia de sus documentos que
sirven como evidencia y testimonio de una información que será valorada y conservada de
acuerdo con su valor probatorio.
El autor nos presenta una investigación teórica, el cual recoge la información de los
archivos en la era digital, basados en un sistema complejo de recolección de información que y le
establece nuevos conceptos y procesos para tener en cuenta en la gestión de su administración de
estos y su valor documental.
Finalmente, el autor nos presenta unas tradiciones archivísticas en donde reúne unos
marcos y así identificar y fomentar las tres funciones que serán de orientación para poder
enriquecer la función del trabajo y los recursos documentales de las organizaciones, logrando
determinar una revolución digital que aporta a os recursos de la información y a un patrimonio
documental.
26. Rekrut (2014). El articulo Matters of substance: materiality and meaning in
historical records and their digital images, nos presenta los archivos análogos y digitales como
38
una nueva cultura digital y de gran valor probatorio que tiene el mismo valor que el físico o que
otros documentos especiales, logrando como primera medida identificar sugerencias que
aportarían la conciencia de lo electrónico y así poder aplicar y a un valor de imágenes digitales
de los registros análogos.
De esta manera se establece una metodología explicativa donde se describe los procesos y
procedimientos de los archivos análogos y electrónicos acercándose al problema y una posible
solución siendo este no experimental ya que solo propone y deja sus respectivas sugerencias a
tener en cuenta.
En conclusión, el autor nos presenta las sugerencias para que los archivistas y las demás
personas como investigadores, tengan presente los registros históricos y sus imágenes en la
evolución de la archivística y apropiación de los nuevos conceptos y estándares para una
administración y organización de sus archivos acogidos a las nuevas tecnologías y el desarrollo
de estas con su gestión documental.
27. Aguilera. (2016). Criterios para la valoración del documento electrónico de
archivo: Estudio de caso unidad de gestión general-UGG del Ministerio de Defensa Nacional,
en este artículo se pretende analizar cuáles son los criterios para la valoración del documento
electrónico de archivo en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa. De acuerdo
con lo anterior, realiza un análisis del estado actual de la administración realizada con los
documentos electrónicos de archivo en el Ministerio, y así determinar cuáles son los criterios que
se deben tener en cuenta para la valoración de los documentos electrónicos de archivo en la
entidad estudiada. Adicionalmente, efectúa una evaluación e indagación acerca de los
antecedentes con relación al tema de la valoración de los documentos electrónicos, a nivel

39
teórico, y en artículos que permitan conocer otras investigaciones a las cuales se pueda extraer
información para el desarrollo del trabajo. Por último, desarrolla una selección de personal clave
para realizar la encuesta o entrevista para la recolección de información y conocer cuál es el
estado actual de la entidad, con relación a la valoración electrónica, con el fin de establecer los
criterios a aplicar en la entidad para la valoración de los documentos electrónicos de archivo.
Por otro lado, la metodología empleada es la investigación cualitativa en la que se
consultaron fuentes bibliográficas para analizar la teoría en relación con la valoración de
documentos, gestión de archivos y el documento de archivo en diversos países. Además, se llevó
a cabo un estudio de caso a través de una entrevista estructurada y la observación a los
funcionarios de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa. De igual forma, los
datos obtenidos se organizaron de manera descriptiva a través de la tabulación, con el fin de
identificar las conclusiones respectivas de la investigación. En conclusión, se determina que la
valoración documental en relación con los documentos electrónicos es subestimada en la entidad
al considerar que las características de los documentos electrónicos se garantizan a través de la
implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. Sin embargo, para la
valoración de documentos electrónico es indispensable realizar un análisis documental desde el
enfoque de archivo total.
28. Medina Poveda, J. C. (2016). En su trabajo de grado Macrovaloración del
documento electrónico de archivo: análisis documental, presenta una introducción en la cual se
contextualiza acerca del objetivo de la investigación; la cual se orienta en evaluar la
normatividad relacionada con la macrovaloración o valoración de los documentos electrónicos,
con el fin de establecer una propuesta innovadora en este tema. De esta manera, se tienen en
40
consideración fuentes documentales teóricas canadienses y algunos escritores como Terry Cook,
José Ramón Cruz Mundet y Theodore Schellenberg, también se tienen en cuenta las
consideraciones del doctor Carlos Zapata y Nelson Javier Pulido de Colombia.
Por otra parte, se presenta el planteamiento del problema enfocado a responder la
pregunta: ¿Qué elementos de la macrovaloración pueden apoyar en el proceso de la planeación y
valoración del documento electrónico dentro del programa de gestión documental colombiano?
De igual forma, se exponen las justificaciones que sustentan el desarrollo de la investigación, los
objetivos generales y específicos, se desarrolla un marco teórico que describe los conceptos de
documento electrónico, macrovaloración documental y su contexto en Europa, América y
Colombia; analiza normatividad relacionada con el documento electrónico y la valoración
documental aplicada a este tipo de documento. Además, presenta el diseño de la metodología
utilizado para la investigación para posteriormente realizar el análisis de la información
recolectada. Por último, se presenta la propuesta de macrovaloración para su aplicación en los
documentos electrónicos y finaliza con las respectivas conclusiones. La macrovaloración en
documentos electrónicos de archivo abarca en general una valoración primaria desde su
planeación enfocada a los procesos de su productor y el valor que estos documentos tienen para
la sociedad; es decir la macrovaloración surge desde el momento de planear cómo, porqué y para
qué se crea el documento.
Existen varias definiciones del concepto, el cual varía acorde a las políticas de cada país,
sin embrago, se plantea como una alternativa para el manejo y administración de la información
que será administrada por un sistema de gestión documental electrónico.
El autor propone una nueva alternativa para la valoración teniendo en cuenta los criterios
descritos sobre macrovaloración de documentos electrónicos de archivo, incluyendo en las

41
Tablas de Retención Documental este dipo de soportes para una adecuada disposición. Las
nuevas tecnologías de la información y la comunicación incentivan a la aplicación de este
método, lo cual trae un nuevo desafío para la constante intervención de los profesionales de la
información en la preservación y disposición de la información en medios electrónicos.
29. Nieto Delgado, S. P., & Garzón Cárdenas, U. I. (2017). En su monografía La
valoración documental: análisis teórico y su incidencia en la preservación del patrimonio
documental en Colombia. El objetivo principal es responder a la pregunta: ¿Cómo fundamentar
una teoría multidimensional de la valoración en el entorno tecnológico, enfocada en la
preservación del patrimonio documental en Colombia? Para ello, realizan un análisis de aspectos
teóricos de las ciencias de la información, así como la archivística en las que de describen
elementos como la teoría archivística, la producción e interpretación de los documentos y la
gestión documental. De igual manera, se presenta los elementos que conforman el DET, el cual
integra; la información, el usuario /ciudadano e institución. Por otra parte, se establece un marco
histórico en el que se determinan los aspectos de la valoración y la archivística. Además, se
describen los conceptos de los términos relacionados con el documento, documento electrónico,
documento digital, hiperdocumento e hipertexto, internet, patrimonio y cultura, valoración.
Adicional a lo anterior, se presenta un marco normativo relacionado con la preservación a largo
plazo, firma digital e interoperabilidad y digitalización certificada. Se establecen las perspectivas
del documento electrónicos y se realiza la vinculación de las categorías en el que se responde a
las preguntas ¿por qué valoramos?, ¿A qué está sujeta la valoración?, ¿Cuál es el objeto de la
valoración?
El documento se encuentra estructurado de la siguiente manera:

42
Se realiza la introducción al tema, en el cual se determina los aspectos de la monografía.
Además, se encuentran los objetivos tanto general como específicos. Desarrolla un marco
metodológico que expone el método empleado y los tipos de marcos teóricos referenciales
utilizados en el desarrollo de la monografía. Así mismo, expone las fases en las cuales se
desarrolló el trabajo, en el que comprende 4 fases; la primera relacionada con la recolección de la
información, la segunda sistematización, la tercera análisis y la cuarta interpretación y registro.
De igual manera, se realiza un análisis epistemológico de las ciencias de la información,
archivística, gestión documental, documento DET. En segunda medida, expone el marco
referencial en el cual se describe y analiza la teoría y el marco histórico enfocado en la
valoración documental y las teorías archivísticas relacionadas con los valores de los documentos.
También, se efectúa un análisis desde el punto de vista Hispana internacional, nacional, histórica
del DET Por otro lado, se expone el marco conceptual en el cual se desarrollan los conceptos de
documento, documento electrónico, documento digital, hiperdocumento e hipertexto, internet,
patrimonio y cultura, valoración. Además, se lleva a cabo el marco legal y normativo referente a
la valoración documental, preservación a largo plazo e interoperabilidad de los documentos.
Por último, se concluye que el Documento Electrónico, el cual denominan en el trabajo
como Documento del Entorno Tecnológico DET debe ser considerado un documento de archivo
cuando sus características lo determinen; además se deben considerar las características
estructurales para su conservación a largo plazo (preservación), aprovechando los medios
tecnológicos como los Sistemas de Gestión Documental electrónicos de archivo. Al igual que los
documentos en otros medios, el Documento del Entorno Tecnológico debe garantizar su
autenticidad para lograr un valor probatorio legal, que puedan dar testimonio como patrimonio
documental. Es importante articular los instrumentos que logren una mayor gestión y
43
administración que tengan en cuenta los documentos generados en medios tecnológicos ya que
en Colombia estos instrumentos están enfocados a documentos análogos.
30. Pino (2017). El artículo Búsqueda bibliográfica sobre valoración de documentos
electrónicos en el período 2000 a 2016, tiene como objetivo de analizar cuál es el estado de la
producción bibliográfica sobre valoración de documentos electrónicos durante los últimos 15
años. Para ello, analiza si los principios teóricos establecidos para la valoración de documentos
físicos de archivo se pueden aplicar en los documentos electrónicos y determina de qué forma se
percibe la preservación o conservación en los documentos electrónicos que poseen valores
secundarios, los cuales constituyen la memoria histórica. Por lo cual, efectúa el análisis del
marco conceptual que permite la identificación de los conceptos de documento, documento
electrónico y la incidencia que tiene la tecnología en la gestión electrónica de documentos de
archivo. Posteriormente, explica la metodología empleada para la recolección de la información
en las diferentes fuentes bibliográficas seleccionadas. Por último, desarrolla el análisis de la
clasificación de la categoría establecidas según la información y fuentes consultadas. De igual
forma, expone la correlación existente entre la preservación y conservación de los documentos
electrónicos y la valoración documental. Finalmente, se realiza la evaluación de los datos
obtenidos tanto a nivel cuantitativo como cualitativo y las respectivas conclusiones de la
investigación.
De esta manera, la investigación emplea una metodología cualitativa desarrollada a través
de la técnica de la investigación documental, la cual se orienta a compilación de fuentes
bibliográficas que permita realizar la consulta en diversos documentos relacionados con la
valoración de documentos en la gestión electrónica documental en el período de tiempo desde el

44
2000 hasta el 2016, con el fin de examinar y dar respuesta a las preguntas planteadas en el
desarrollo de la investigación. Para ello, emplea las fichas documentales a partir de las cuales se
lleva a cabo el análisis. Además, utiliza una descripción cualitativa basada en la observación y el
análisis de la producción bibliográfica relacionada con la gestión de documentos electrónicos y
la valoración documental.
31. Blanco-Rivera, J. A. (2019) en su artículo La archivología en el contexto de la
sociedad interconectada por redes, hace la reflexión e insta a los archivistas a ver la importancia
y el valor que tiene la información generada a través de las redes sociales y la forma en que esta
debe ser valorada como fuente de valor histórico. Esta información al ser generada de manera
digital requiere una selección mediante la utilización de herramientas tecnológicas que
actualmente se han desarrollado y se continúan desarrollando en grupos creados por
profesionales de la información.
La metodología utilizada para el desarrollo del artículo es cualitativa. El autor realiza una
investigación sobre la importancia en la conservación de la información generada a través de
redes sociales e internet como fuente de valor histórico para la sociedad actual; mediante dos
casos puntuales, la presidencia de Barack Obama y la creación de una colección de tuits sobre la
huelga de la Universidad de Puerto Rico, se identifican desafíos y oportunidades en su
tratamiento.
El artículo inicia con un marco contextual sobre la información generada por redes
sociales sobre dos casos puntuales la presidencia de Barack Obama y la creación de una
colección de tuits sobre la huelga de la Universidad de Puerto Rico. En el marco conceptual
desarrolla la importancia que tiene la conservación la información al describir el valor histórico y

45
cultura que representa en cierto momento de la historia. Desarrolla la metodología en la
investigación sobre un archivo web que recopila información de carácter importante para la
sociedad y cómo es su comportamiento al manejar tanta información con la utilización de
hashtags sobre temas actuales y concluye generando un análisis crítico sobre el papel del
archivista y la valoración de la información generada por redes sociales que también es parte del
patrimonio cultural dependiendo el momento y circunstancia que la genere.
Las redes sociales son generadoras de información de manera constante, actualmente
cualquier suceso importante se transmite y genera información a través de las redes sociales que,
debido a la importancia y el valor histórico que esta representa para el momento debe ser
valorada, seleccionada, conservada y preservada.
Los archivistas como profesionales tienen una misión importante que no debe ser
encasillada en el manejo de fondos producidos por una empresa o una entidad; la misión va más
allá de esto y debe ser garante de la selección, conformación y conservación de fondos y
colecciones que den testimonio de la sociedad interconectada por redes sociales.
La información generada por redes sociales de una empresa, hacen parte de un fondo y
hacen parte del principio de procedencia según corresponda; pero la documentación que se
genera en general que no hace parte de una empresa o entidad en una red social pero que por su
valor histórico hace necesaria su selección y su preservación hacen que los archivistas deban
crear colecciones para dar a conocer la importancia de ciertos eventos desarrollados a través de
redes sociales.
32. Summers, E. (2020) en su estudio realizado Appraisal Talk in Web Archives, nos
muestra la forma en cómo se realiza la valoración de los archivos web, plantea los siguientes
46
interrogantes ¿Cómo deciden los archiveros qué archivar del Web? ¿Cómo dan forma a estas
decisiones las herramientas para archivar la Web? Hace un recorrido en las definiciones de
valoración documental y la pone en paralela en cómo debe aplicarse en los archivos web que se
expanden cada día más.
La metodología utilizada es cualitativa evaluativa a nivel de entrevistas etnográficas
como método de recopilación de datos. Se toman participantes de un foro sobre archivamiento
web celebrado en Estados Unidos. El objetivo de las entrevistas era invitar participantes para
describir situaciones específicas en las que necesitaban decidir si o no archivar contenido web
para comprender cómo y por qué la evaluación en archivos web se están realizando, no para
cuantificar ni generar afirmaciones sobre la práctica en su conjunto.
El trabajo inicia con la introducción sobre valoración documental, realiza una definición
detallada de la forma en cómo se realiza el proceso de valoración documental a los documentos
en formatos diferentes a los producidos en la web.
Según el estudio realizado, la mayor información consultada por los usuarios en la web es
relacionados a momentos específicos. La idea clave de los autores es que el archivo web es un
fenómeno sociotécnico que ocurre en el tiempo, en medio de cambios sociales y condiciones
históricas. Algo similar a lo que ocurre con la documentación en formato papel, fotográfico y
demás, se valoran aquellos que por su importancia social, cultural o científica deba ser
conservada permanentemente para que sirva como testimonio de la historia.
Finaliza con la recopilación de los datos de las encuestas realizadas e insta
constantemente a los archivistas a participar activamente en los mecanismos que den los
lineamientos para una adecuada valoración de los archivos web, apoyándose de equipos
interdisciplinarios que logren en lo posible automatizar este almacenamiento logrando disponer

47
adecuadamente sobre cuáles archivos web deben o no preservarse. La valoración documental
tiene como fin determinar la disposición de la documentación, si debe ser eliminada o
conservada.
Existen diferentes aplicaciones que permiten preservar y archivar páginas web, pero son
pocos los archivistas que aplican adecuadamente una valoración que permita conservar y
almacenar la información de páginas web. La práctica de la valoración de archivos ahora se
promulga conjuntamente por archiveros, diseñadores, desarrolladores de software y los agentes
automatizados que son encarnado en las infraestructuras que coproducen el archivo.
De las encuestas practicadas se puede establecer que los archivistas solicitan asesoría
sobre qué información conservar y que se deben tener claros los mecanismos para automatizar
las posibles transferencias y disposiciones de archivos web. Se tienen muy clara la forma de
valorar la información en soportes diferentes, pero se debe trabajar juntamente con personal
especializado.
Subcategoría 2.2: Archivo en otros medios de almacenamiento
33. Alonso & Chain (2015), el articulo Tipología de recursos astronómicos históricos
y fondos documentales en las cartotecas españolas: estado de la cuestión. Revista Española de
Documentación Científica, analiza la documentación contenida y creada en los recursos
astronómicos que aportan a la historia y para una investigación científica, siendo de vital
importancia para la memoria social y cultura, logrando por medio de estos determinar resultados
de estudio de las cartotecas existentes entre el periodo de tiempo de abril a mayo de 2014 y así
determinar los fondos astronómicos existentes.

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La metodología utilizada es la investigación cualitativa ya que este trabajo se basa en la
recolección de la información por medio de entrevistas y datos de interés, los cuales son
analizados y valorados logrando que estos se expresen en métodos estadísticos donde puedan ver
sus resultados de una forma numérica y controlada, logrando dar paso a la presentación de los
resultados del estudio realizado al conjunto de cartotecas entre un límite de tiempo empleando
medidas para conocer y presentar un tratamiento acorde a su colección o fondo.
Partiendo de la importancia que tienen los archivos astronómicos y sus diferentes
tipologías y en las cartotecas, son documentos de gran valor científico que aportan a la sociedad
un sin número de investigaciones, de la cual su documentación debe ser recuperada de la mejor
forma posible garantizando su conservación y preservación para un buen acceso de la
información y así aportar a la cultura y el patrimonio archivístico de la humanidad, en este
sentido se podría decir que la mitad de las cartotecas encuestadas conservan la documentación de
esta tipología, y con un 70% de estas cuentan con una catalogación que cumple con los
estándares establecidos en la normatividad
34. Sisco (2015), en la investigación Braille preservation: recognising and respecting
archival materials produced by and for the blind, busca concientizar y dar a conocer la
importancia que tienen los Archivos Brailles logrando dar a conocer el proceso de conservación
y acceso que tienen a través del tiempo, presenta una parte de la historia de la trayectoria del
Braille, dando a conocer el papel que juega este código y el sistema de impresión táctil, logrando
así una enseñanza de la lectura y escritura para una contribución y manejo de la alfabetización
para el braille, también presenta las tecnologías en esta nueva era aportando a las personas ciegas
un sistema diferente al tradicional como es la conversación de texto y voz desapareciendo o

49
quedando a un lado la alfabetización tradicional, es ahí donde entra la conservación y
preservación de los archivos de este tipo, ya que nos presenta una forma de poder concientizar a
las personas, entidades y personal de archivo en la manera de conservar y cuidar una cultura que
aporta al desarrollo y continuidad de poder seguir aprendiendo y apropiarnos de este método de
aprendizaje e inclusión social.
La metodología empleada para el desarrollo del artículo de investigación es histórica ya
que nos relata por medio de información de tiempo pasado, acontecimientos y hechos que
aportan a una idea de conocimiento del proceso que se ha llevado a cabo desde sus inicios,
seguido de una investigación descriptiva que aporta por medio de hechos y actividades la
evolución y cambios que presenta el archivo Braille y las instituciones que aportan para que este
sea conservado y preservado a través del tiempo, buscando darle el valor que como acervo
documental aporta a nuestra cultura e historia.
En conclusión, se podría decir que las entidades encargadas de la conservación y
preservación, así como del acceso de la información y también los profesionales en el área de la
archivística deben apoderase de los fondos braille, logrando dar a conocer a la comunidad el
valor que este tiene para nuestra cultura y así ir concientizando sobre los archivos y la riqueza
que estos aportan.
35. Gómez Castañeda, D. R. (2015) en su trabajo de grado La valoración documental
de fotografías tomadas en la primera mitad del siglo XX de familias bogotanas. pretende dar
respuesta a un interrogante principal ¿Cómo proponer una valoración documental de carácter
interdisciplinario que enriquezca los referentes de valoración documental en la archivística? En
el trabajo se presenta en el marco teórico varias definiciones de valoración documental, un

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análisis de la fotografía como evidencia que plasma las vivencias de la sociedad y su importancia
como fuente de investigación. Una de las mayores recomendaciones que proponen es la difusión
del patrimonio documental de material fotográfico ya sea a través de las fototecas o de los
archivos personales que administren centros de documentación, con esto se espera dar el valor
documental que tienen las fotografías en la sociedad.
Se presentan formatos para la aplicación del análisis documental para su posterior
valoración y aplicación de Tablas de Valoración Documental. Material que es importante y
propone un avance en este tipo de soporte documental en Colombia.
El documento presenta los objetivos generales, problemática, antecedentes y la pregunta
de investigación. De igual forma, presenta la metodología empleada para el desarrollo del
trabajo, el cual se encuentra estructurado en 3 fases: selección del diseño, determinación de las
técnicas, acceso en el ámbito de la investigación.
Por otra parte, desarrolla la introducción al tema objeto de investigación en el que se
destaca la foto como medio de construcción de la historia. Adicionalmente, el proyecto se
estructura en cuatro capítulos a saber: el primero se expone el marco teórico en que se describen
conceptos acerca del proceso histórico de la fotografía y su relevancia en la valoración
documental. El segundo capítulo, analiza el aporte de la fotografía en los campos de la
antropología, archivística, historia, sociología y en el ámbito del álbum familiar. El tercer
capítulo, se explica la metodología empleada en la que se evalúan las entrevistas efectuadas a
expertos en el campo de las ciencias sociales, con el fin de establecer el valor y aporte del álbum
familiar en el Siglo XX en Bogotá. Finalmente, el cuarto capítulo expone las conclusiones
respectivas al proyecto. En Colombia no existen políticas que indiquen la forma de valorar la
documentación fotográfica familiar como fuente de memoria histórica y cultural. Se hace un

51
análisis de la fotografía como documento principal no siendo soporte de documentación de una
institución u organización.
Se proponen mecanismos de valoración aplicando cinco factores, que corresponden a una
propuesta de un equipo interdisciplinario de profesiones. Cada profesional debe analizar el
material fotográfico y de esta manera poder hacer una clasificación que logre una valoración
documental de carácter archivístico. Estas profesiones son sociología, historia, fotografía,
archivística y antropología
36. Hernández, Batista & Delgado. (2016). En el artículo titulado Propuesta de un
modelo de gestión para el patrimonio fotográfico en las universidades cubanas: una experiencia
en la Universidad de Ciencias Médicas de la Habana, el autor presenta una metodología para
llevar a cabo la valoración de los archivos fotográficos de la Universidad de Ciencias Médicas de
la Habana. En esta propuesta se determinan el tiempo de retención y la disposición final, además
establece el proceso para la conservación y difusión de las fotografías. Por lo tanto, realiza en
primera medida un análisis acerca de porque la fotografía se considera un documento de archivo.
Luego expone el modelo para gestionar las fotografías considerándola como parte del patrimonio
de la Universidad. Para terminar, determina la importancia de la implementación del modelo
para la organización adecuada de las fotografías en todas las dependencias de la Universidad.
Además, la metodología empleada es la investigación cualitativa en la cual se analiza la
fotografía como documento de archivo, y el tipo de gestión para conformar el patrimonio
fotográfico. Adicionalmente, es una investigación aplicada ya que establece una propuesta para
implementar todos los procesos técnicos que incluye la organización, descripción, valoración,
conservación y difusión en las dependencias de la Universidad de Ciencias Médicas de la

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Habana. Finalmente, expone los elementos finales a tener en cuenta del documento a modo de
conclusión y reflexión acerca de la importancia de la implementación de la propuesta para la
normalización de la organización y tratamiento de los documentos fotográficos en todas las
dependencias. En resumen, para llevar a cabo la organización de los archivos fotográficos se
deben tener en cuenta sus características, al igual es indispensable realizar un proceso de
identificación extenso que permita estudiar el entorno administrativo e histórico de las
fotografías. Por otra parte, un elemento clave en el proceso de identificación y descripción en los
archivos fotográficos es el análisis semiótico puesto que proporcionar una nueva perspectiva para
analizar las fotografías en los archivos de las universidades.
37. Martínez & Pachón. (2017). Valoración de la colección filatélica del padre Jaime
Bernal Escobar, S.J. como un aporte a la recuperación de la memoria y el patrimonio
documental, este artículo tiene como finalidad dar respuesta a la pregunta: ¿Cómo realizar la
valoración de la colección filatélica del Padre Jaime Bernal Escobar SJ, como aporte a la
recuperación de la memoria histórica y patrimonio documental de la Nación? Por lo cual,
desarrolla el marco conceptual para profundizar sobre el patrimonio documental, presenta los
conceptos relacionados a este tema que permita comprender la importancia y el aporte que
pueden tener la filatélica del Archivo Histórico de la Javeriana para la memoria del país. De
igual forma, presenta el análisis metodológico en el cual se desarrolló el trabajo; se explican los
elementos y estrategias empleadas para dar respuesta al eje problemático del trabajo. Así mismo,
presenta la contextualización acerca del valor cultural que tienen los sellos y estampillas en el
país, así como el aporte que representan para el patrimonio documental. También, se desarrollan
algunos conceptos relacionados con el patrimonio cultural material, los bienes de interés cultural,
53
los sellos, estampillas y filatelia. De igual manera, realiza una explicación acerca de la colección
filatélica del Padre Jaime con el fin de entender su significado y su valor para la cultura. Por
último, expone la propuesta metodológica para la organización de la colección filatélica del
Padre Jaime, así como las conclusiones resultantes de la investigación.
Adicionalmente, la metodología utilizada en el trabajo fue un estudio de tipo exploratorio
y descriptivo; A nivel exploratorio teniendo en cuenta que la filatelia es un área que ha sido poco
investigada, por lo cual este tipo de investigación permite indagar de manera profunda el tema
para comprenderlo mejor, a través de la encuesta y la observación. A nivel descriptivo ya que se
enfocó en identificar las características de la colección de estampillas y sellos a través de la
observación y la recolección de información que permitiera definir cuáles eran sus valores
patrimoniales desde el punto de vista documental.
38. Rodríguez. (2017). En la investigación Gestión documental sonora: el ciclo de
vida digital en los archivos sonoros, se identifican y exponen los principales procesos que
forman parte del ciclo de vida digital en la preservación digital de archivos sonoros. Para ello, se
analiza literatura científica relacionada con los procesos documentales y el ciclo de vida de los
archivos sonoros; además, se examinan algunos de los más relevantes y recientes planes de
preservación digital de archivos sonoros formulados en bibliotecas y archivos de alcance
nacional. Además, realiza una introducción en relación con la preservación digital de los
archivos sonoros, además se realiza un análisis basado en fuentes documentales de otros artículos
relacionados con el tema. También, se evaluaron modelos del ciclo vital digital con sus
principales procesos documentales para cada etapa de gestión de estos archivos. presenta la
investigación acerca de valor patrimonial y documental de los archivos sonoros, en la cual se

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destaca lo señalado por el UNESCO en 1980 en la que define que los documentos audiovisuales
son relevantes por su valor, para preservar la herencia audible de una nación. De igual forma, se
estable el ciclo de vida digital de los archivos sonoros en los que atraviesan por diferentes etapas
de acuerdo con sus valores legales, informativos y en los que se determina su eliminación o
selección para definir su conservación de forma permanente por contar con valor histórico.
Por otro lado, el tipo de metodología empleado en el artículo es la investigación
documental o bibliográfica, la cual tiene como finalidad la selección, compilación, organización,
interpretación y análisis de información obtenida a través de fuentes documentales tales como la
revisión de bibliografía sobre el tema, artículos científicos e informes en los que se evaluaron los
procesos de gestión documental realizados en los documentos sonoros con el fin de garantizar su
conservación física. A partir, de la información recolectada se estableció un marco de referencia
de la evolución que han tenido los procesos documentales en las colecciones sonoras,
posteriormente se definió los procesos documentales efectuados tanto a nivel físico como
intelectual. Adicionalmente, se estudiaron los diferentes modelos del ciclo de vida digital para
implementar en colecciones científicas y archivos. Teniendo en cuenta lo anterior, se escogieron
y evaluaron solo los que aplicaban a los archivos sonoros. De esta manera, se explicaron y
especificaron cada uno de los modelos seleccionados con el objetivo de compararlos con los
archivos físicos. Además, se establecieron los vínculos existentes entre los modelos
seleccionados y se definieron los principales procesos documentales que participan en el ciclo de
vida digital de los archivos sonoros. Finalmente, se desarrolló una propuesta en la que se
estableció el proceso de ordenación de los procesos documentales en cada una de las etapas del
ciclo vital digital.

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39. Solórzano Ariza, A., Toro Tamayo, L. C., & Vallejo Echavarría, J. C. (2017)
siguiendo con la temática, en su artículo Memoria fotográfica: la imagen como recuerdo y
documento histórico, hacen una reflexión sobre la importancia de la fotografía como documento
histórico, partiendo de la valoración cultural e histórica que reflejan las vivencias de personas o
lugares en determinados momentos plasmadas en fotografías tomadas por una artista plástica.
En estos se puede reflejar la memoria colectiva de una cultura, que ponen al archivista
como actor en la reconstrucción de la memoria de un país. El artículo inicia con un marco
conceptual en el cual describe el acervo fotográfico que conserva una artista plástica y su
historia; describe los momentos plasmados en cada imagen que encuentra, en las cuales se
reflejan la cultura de algún momento específico. Contextualiza esto con el valor que tienen las
fotografías como fuente de patrimonio cultural e histórico considerando la fotografía como
documento y finaliza con la conclusión y las recomendaciones que dan valor a la fotografía
como fuentes gráficas de reconstrucción cultural e insta a los archivistas a ver el valor
patrimonial que se puede plasmar en estas.
La metodología del artículo es cualitativa, realizan una visita al acervo documental de
Elena Vargas Tisnes, profesora y artista de la Universidad Nacional de Colombia, conformado
por fotografías de personas clasificadas por lugares de Colombia que reflejan la memoria
individual y colectiva del momento en que se capturó.
Se realiza un análisis de la importancia de la fotografía como documento, citando varios
puntos de vista de diversos autores teniendo en cuenta que la fotografía pueda servir a un
investigador comprender algo en algún momento de la historia, dando de esta forma un valor
histórico y en algunos casos estético. Los documentos no solo representan la información
generada en texto, existen diversos tipos de registros como las fotografías que permiten dar a
56
conocer la memoria individual o colectiva de una persona o sociedad dándole un valor
documental de carácter cultural o histórico, en muchos casos valor estéticos presentes.
El valor social representado mediante gráficos y la misión que tiene los archivistas como
difusores de la historia, propenden a incentivar y dar el valor necesario a la fotografía como
fuente de conocimiento y reflejo de la memoria colectiva del momento.
40. Albornoz, C. & Astudillo, C (2018) nos presentan un interrogante en su trabajo
sobre documentos sonoros El fondo documental del sello discográfico Alerce: complejidades en
su rescate y desafío para los procedimientos archivísticos, ¿Por qué preocuparse de la
conservación de los vestigios musicales generados por un sello musical como Alerce?
El trabajo está enfocado al rescate de un fondo documental considerado un “archivo
histórico” y a la vez un “archivo especializado”, por lo cual es valorado como patrimonial.
Realizan un recorrido por la historia de este fondo, su relación directa con la historia del
momento y su importancia en el desarrollo de la sociedad. Nos muestra el análisis que se hace
para poder valorar la documentación, aplicando procesos archivísticos y contando con un equipo
interdisciplinario y especializado en documentos sonoros que logran rescatar la documentación
que hace parte de la historia contemporánea de Chile.
En el marco teórico se presenta una recopilación de la historia de Chile desde el momento
de creación del sello discográfico y su impacto en la sociedad acorde a los temas políticos del
momento. En el marco conceptual presenta el Fondo y los hallazgos de la documentación tanto
en soporte papel que corresponde a los documentos administrativos y los documentos sonoros de
los diferentes productos que generaba. En el marco contextual desarrollan los detalles
archivísticos del fondo, su rescate y aplicación de los procesos archivísticos.

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Los autores hacen una reflexión sobre la importancia de los archiveros en aplicar el
código de ética, resaltando el de proteger la información que pueda ser testimonio fiel del
pasado.
La importancia del análisis histórico que se realiza en la aplicación de procesos
archivísticos que logren determinar la valoración de la documentación y su impacto en la
sociedad.
Los documentos hacen parte importante en la reconstrucción de la historia de una
sociedad. En este caso se evidencia la importancia de la documentación sonora generada por un
sello discográfico chileno el cual, a pesar de la censura de la dictadura, generaba la denominada
“Nueva Canción Chilena” que tenía mucha relación con el proyecto revolucionario de la Unidad
popular.
La importancia que tiene el archivista como salvaguarda de la información y su
valoración teniendo en cuenta cada uno de los criterios, puede determinar la importancia de
rescatar un archivo considerado patrimonio de una nación por su valor histórico y cultural.
41. Hernández & Mosquera (2018), en su trabajo de grado se estudia la Descripción y
valoración del material fotográfico del Archivo Histórico de la Universidad de Antioquia, 1997
– 2003 presenta la historia de la fotografía de la universidad de Antioquia, dando a conocer su
importancia y el objetivo de esta en plasmar los momentos cotidianos de la sociedad logrando
crear una memoria de procesos ya vividos y que aportaran al conocimiento y la investigación,
compartiendo diferentes autores y sus puntos de vistas referentes al concepto de lo que es la
fotografía, determinando en la gestión documental la descripción y valoración pertinentes del
material de archivo y la información para aportar sobre temas administrativos, institucionales,

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políticos y económicos, internacionales entre otros logrando abril la brecha de que no solo es el
libro el encargado de dar información si no que hay otros elementos como las grabaciones,
videos, pinturas, imágenes y la fotografía.
Evidentemente el autor en su trabajo de grado tiene una metodología de investigación
cualitativa, la cual se basa en la descripción y valoración documental en la participación de la
universidad de Antioquia en el Archivo histórico de las imágenes fotográficas donde da a
conocer los conceptos, fundamentos e importancia de la fotografía ha tenido a través del tiempo
creando así una memoria de los sucesos y acontecimientos ya plasmados, dándole una valoración
documental importante para la reconstrucción de la historia.
En resumidas cuentas, se podría decir que en la actualidad los archivos fotográficos son
extensos y aportan a la investigación y estudios de las diferentes disciplinas, logrando rastrear
información sobre la historia cultural, social, política, administrativa, de personas, familias y
grupos humanos, de las cuales la archivística se ha encargado de realizar la descripción y
valoración de la serie fotográfica utilizando los mecanismos de diagnóstico, clasificación de la
información, ordenamiento de la información y el procesos descriptivo y por último se concluye
que la fotografía como fuente de información, que aporta a las diferentes áreas temas diversos,
como administrativos, institucionales, políticos entro otros, permitiendo revelar que no solo los
libros son de origen de investigación, sino que se encuentran diferentes opciones como son las
grabaciones, videos, pinturas o imágenes.
42. López, Truyen & Pascual, evaluar la accesibilidad y visibilidad de la fotografía
patrimonial sobre Andalucía en el ámbito europeo: Europeana Photography, nos presenta la
historia de Europa y la fotografía como patrimonio, enfocado en el programa

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EuropeanaPhotography y principalmente en Andalucía, describiendo la importancia de la
fotografía a través del tiempo, en busca de una accesibilidad y visibilidad, la cual está enfocada
en una transformación en la era digital que busca un cambio y administración en el patrimonio,
fomentando un acceso abierto a su acervo documental el cual está basado en la recolección de la
información relevante de la historia, lo artístico y lo social determinado en un criterio geográfico
que muestre la realidad de sus fotografías en Europa, buscando como objetivo promover e
incentivar al espectador en la cultura y patrimonio que estas tienen para la región y sociedad,
logrando mostrar una buena administración de los recursos fotográficos para un buen acceso de
la información y así poder conservarlo y preservarlo a través del tiempo.
Por su parte el autor nos presenta como metodología plantea la investigación documental
ya que nos presenta la recolección de información sobre la historia y ubicación geográfica de las
fotografías de Andalucía en Europa, logrando identificar y recuperar la información,
estableciendo criterios de selección y búsqueda en determinados tiempo y así lograr también
establecer una investigación cuantitativa ya que nos presenta la recolección de datos de la
información por medio de encuestas y estadísticas de información de datos de búsqueda
asociadas con la región, determinando sus metadatos los cuales estarán clasificados por la
providencia según su tipología y contenido.
En conclusión, el valor documental que nos presenta la fotografía es de gran importancia
para nuestra memoria visual ya que podemos captar el patrimonio histórico-artístico logrando
que, en Andalucía por medio de la EuropeanaPhotography, se permita una administración de
acceso a la información donde cualquier profesional o ciudadano interesado pueda examinar y
conseguir documentación fotográfica de Europa y por ultimo España es uno de los países que
tienen acceso abierto a su acervo cultural, siendo unos de los primeros cuatro proveedores de
60
datos, y en relación con la fotografía ha desarrollado proyectos donde da a conocer y fomentar el
acceso a la memoria fotografía europea en diferentes proyectos destacando al
EuropeanaPhotography como el más importante programa para la administración y descripción
de las fotografías en su acceso y búsqueda de su información.
43. Domínguez-Delgado, R., & López-Hernández, M.- Ángeles (2020) nos presentan
un trabajo sobre documentos audiovisuales titulado Pronunciamientos oficiales sobre
documentación fílmica, en el cual destacan que los documentos audiovisuales o fílmicos tienen
un valor educativo, cultural, artístico, científico e histórico para una nación, los cuales en muchas
ocasiones no son valorados por su importancia y solo en su mayoría hacen parte del capital de las
empresas que se dedican a su producción. En el artículo, los autores hacen un recorrido por los
diversos documentos que se han generado por organizaciones que ven la importancia que este
tipo de documentos tiene y los programas que se instan a su valoración, preservación y
conservación como patrimonio cultural de la nación y de la humanidad.
Los autores utilizan una metodología cualitativa, realizando una investigación evolutiva
de los diferentes pronunciamientos que se han generado en materia de documentos fílmicos o
audiovisuales. Realizan un recorrido cronológico desde el año 1972 hasta la actualidad; detallan
los diversos pronunciamientos y su origen sobre la importancia de salvaguardar el patrimonio
documental audiovisual y la repercusión que estos han tenido en la creación de archivos
especializados y la destinación de rubros a su mantenimiento. Explican relacionando a cada
concepto la importancia que tiene para la humanidad dar el valor documental que tienen estos
documentos y finaliza con la conclusión, en la cual refuerzan el valor de las imágenes en
movimiento ya que hacen parte de la memoria colectiva de una sociedad y del desarrollo de la
61
cultura e invitan a hacer seguimiento a los nuevos pronunciamientos para trabajar activamente en
la salvaguarda, conservación y difusión de esta.
Los documentos audiovisuales se habían reconocido por el Consejo Internacional de
Archivos en 1972. Fue solo hasta 1980 en una conferencia general de la Unesco donde se
establecieron las Recomendaciones para la Salvaguarda y Conservación de las Imágenes en
Movimiento, donde se da un valor a los documentos audiovisuales, como “expresión de la
personalidad cultural de los pueblos y que, debido a su valor educativo, cultural, artístico,
científico e histórico, forman parte integrante del patrimonio cultural de una nación”. Es por ello
por lo que en el año 2005 en esta fecha es proclamado Día Mundial del Patrimonio Audiovisual
(27 de octubre).
A partir de estas recomendaciones se realizan diversas reuniones y consideraciones que
llevan a concluir que, si bien se cuentan con unas recomendaciones, no hay disposiciones
jurídicas para que los países miembros salvaguarden y conserven los documentos audiovisuales.
Es por ello por lo que se insta a los países miembros a crear normas jurídicas que garanticen el
cumplimiento de las recomendaciones debido a la importancia histórica o el valor cultural y
artístico de los documentos audiovisuales.
En el año 1992 la Unesco crea el Programa Memoria del Mundo, con el fin de conservar
y salvaguardar el patrimonio documental del todos los países, incluido los documentos
audiovisuales.
La Unión Europea y sus comités han generado desde la fecha diversos programas que han
sido el inicio de la creación en todos los países de archivos nacionales de documentos
audiovisuales o cinematecas. Los ministerios de cultura han destinado rubros para el

62
mantenimiento de estos archivos, siendo uno de los temas de mayor importancia los derechos de
autor que muchas veces son los que más costos genera.
Categoría 3: Gestión del Patrimonio Documental
Subcategoría 3.1: Valor Cultural
44. Caswell. (2011). Thank you very much, now give them back”: Cultural property
and the fight over the Iraque Baath party records, este artículo expone aspectos políticos,
legales, y cuestiones éticas que han surgido en el debate sobre la custodia del Baath Registros del
partido, utilizando como fuente principal los registros de los archivos de SAA. Primero, este
documento proporciona un relato histórico detallado que rastrea la cadena de registros de
custodia de Irak a HI y relatando la política de la controversia resultante. Inicialmente, se realiza
una introducción en el que se contextualiza acerca de los sucesos que llevaron a la extracción de
los archivos del partido Baaz en el año 2003, en segundo lugar, se desarrolla una evaluación de
la política existente en los archivos y el debate relacionado con la procedencia y la custodia de
los archivos Baaz. Por otro lado, se analiza la problemática de custodia de los archivos desde el
punto de vista ético y legal. Por último, se presenta un enfoque poscolonial enfocada a la cultura
de propiedad y se realizan las conclusiones respectivas.
De esta forma, La metodología empleada en el artículo para evaluar el caso de los
archivos del Partido Baaz, los cuales se encuentran en poder de Kanan Makia; iraquí exiliado
estadounidense fue la investigación cualitativa a través del estudio de caso, el cual se lleva a
cabo para la búsqueda e indagación de los acontecimientos y eventos sucedidos en los archivos
del Partido Baaz. A partir de ahí, se establecen teorías acerca de la disputa existente entre Irak y
Estados Unidos; por un lado, Irak busca la repatriación de estos archivos al formar parte de su
63
identidad y patrimonio cultura y por otro lado Estados Unidos justifica la custodia de estos
archivos en razón a que hubieran sido destruidos en Irak, además de alegar que estos archivos
deben ser de acceso para investigadores en Estados Unidos. Adicionalmente, realizan una
descripción exhaustiva y detallada de los acontecimientos que llevaron a que actualmente estos
archivos se encuentren en Estados Unidos y la lucha de Irak por recuperarlos. Por otro lado,
realiza un análisis de esta lucha entre estos dos países desde el punto de vista legal y ético para
determinar realmente dónde deberían ser custodiados estos documentos. Por último, propone un
enfoque poscolonial relacionado con la propiedad cultural.
45. Rodríguez (2012), la investigación del Archivo General del Instituto Cervantes, da
a conocer la creación y la evolución que ha tenido el Instituto en el ámbito laboral ya que es una
fuente de cultura por sus funciones y responsabilidades y por el lado de la gestión documental, la
documentación conserva un acervo documental con una descripción y valoración descritos en el
cuadro de clasificación documental el cual se basa en su administración y conservación de dichos
documentos logrando ser importantes para la cultura española, ya que se puede encontrar cartas
manuscritas de diferentes personajes de la política y del arte que se deben cuidar y proteger por
su calidad ya que enriquece la investigación y la cultura, mostrando un contenido con una
introducción de la historia del Instituto Cervantes, su finalidad, propósito e importancia como su
historia, su acervo documental y la importancia de este para la sociedad.
Aborda una metodología de investigación descriptiva, donde nos muestra el desarrollo de
la historia del Instituto Cervantes, funciones y propósito y su desarrollo con el archivo y el
cuadro de clasificación documental desarrollo en la entidad

64
Frente a la información recaudada, deducimos que el Instituto Cervantes, es de gran
importancia para la sociedad no solo por sus funciones y objetivos, ya que atiende
principalmente el patrimonio lingüístico y cultural, sin dejar a un lado el soporte documental que
lo representa y avala en su administración, en este sentido, el Instituto Cervantes en el ejerció de
sus funciones y adscrita como entidad del estado debe conservar, identificar y valor los
documentos propios como los heredados por el Ministerio de asuntos Exteriores, de educación y
el de cultura de los cuales necesitan ser revisados y valorados con más detalle para sus
preservación y conservación y así aportar a la ciencia, la cultura y la investigación de una cultura
española y en conclusiones se intenta dar a conocer el diagnóstico del Instituto Cervantes en el
área de la gestión documental y más aún en la valoración que se le ha dado con el pasar de los
tiempos, logrando aportar para otros posibles casos y así poder mitigar la incertidumbre.
46. Fortier (2013), el articulo Regard sur la valeur patrimoniale des archives de
communautés religieuses et sur leur avenir nos enseña el valor patrimonial de las comunidades
religiosas abordando el tema del patrimonio archivístico y la importancia que este tiene para
nuestra sociedad, dando a conocer sus conceptos e identificando el archivo como un patrimonio
teniendo como fin salvaguardar la herencia religiosa, como primer media el articulo contiene la
recolección de la información de las comunidades religiosas explicando y dando a conocer sus
funciones así como su crecimiento, identificado en un sondeo su documentación producida y la
importancia que esta tiene para la sociedad, como segunda medida da a conocer conceptos y
ajustes al patrimonio archivístico como fuente de un valor patrimonial la cual es de gran
importancia y apropiación basados en la ley de Patrimonio cultural el cual no la tenía anexa pero
65
sí reconoce que hace parte de la historia y por ende se debe salvaguardar cumpliendo con la
conservación y preservación pertinente.
El articulo presenta un tipo de investigación Cualitativa ya que nos ostenta como objetivo
el análisis de un tema como lo es el valor patrimonial en entidades religiosas, examinando y
solucionando el problema sobre los conceptos y objetivos de la valoración y el patrimonio
basados en la ley de patrimonio cultura donde indagan sus conceptos y ejemplarizan la relación y
gestión con el tema abordado, permitiendo definir y comprender el cambio que se quiere dar a
conocer, logrando que las entidades religiosas se apropien y puedan así conservar y preservar el
patrimonio.
De acuerdo con la investigación, se podría decir que el patrimonio archivístico religioso
es un proceso reconocido y aprobado por la ley, aclarando su concepto y finalidad ante la
sociedad, logrando que la comunidad se apropie, conozca y sensibilice sobre sus archivos para
lograr una conservación y preservación que cumpla con la normatividad y pueda así salvaguardar
y dar acceso a dicha información para los interesados en la historia, la investigación y la cultura.
47. Codina & Segundo (2015), el articulo Propuesta de un Centro de Archivo del
Feminismo tras el análisis de los fondos documentales del Movimiento Feminista aborda una
investigación que parte de la pregunta ¿Qué está ocurriendo actualmente con los documentos de
archivos?, como primer medida parte de una investigación de la recolección de información y
datos del movimiento feminista, donde se identifica y apropia de los fondos para ver su gestión y
la relación que este tiene con las entidades públicas y privadas, localizando la importancia de
estos para la sociedad y por qué de su abandono y desapropiación del mismo, en lo cual plantean
estrategias y objetivos que garanticen la protección y conservación de sus acervos como fuente
66
patrimonial y memoria del feminismo y así poder establecer a la mujer como eje central para la
preservación de una historia por medio de un sistema de archivo feminista el cual será encargado
de velar y salvaguardar los documentos a través del tiempo y de acuerdo a lo establecido y
estipulado por las normas.
El autor nos presenta una metodología de investigación teórica, busca por medio de esta
la información pertinente para los archivos feministas tomando como primera medida la
investigación de la información relacionada con el tema, basados en fuentes bibliográficas
documentales existen y que aporten a la investigación, luego de recolectar los datos se logra
generar una implementación de nuevos conceptos que serán articulados con los elementos del
problema para encontrar y dar solución a los archivos como fuente de valoración documental.
A pesar de todo, los fondos documentales de archivos feministas de la transición
democrática, se observa que no se pudo recuperar la documentación, ya que en su totalidad se
encuentra sin un destino incierto y desconocido, considerando que el volumen potencial de los
grupos y asociaciones de mujeres del movimiento Feminista no son representados ni valorados
pero si deberían tener presente que estos documentos tanto como sus relatos son importantes y
valiosos para la historia, y nuestra sociedad, aportando a nuestra herencia de poder dar a conocer
y aprender de un pasado representadas en libros, documentos y demás objetos que aporten al
patrimonio archivístico de la comunidad.
48. Paz, Hernández, Izquierdo & Brito. (2016). La investigación Fondos
documentales del Archivo Parroquial de la Iglesia Católica "San Pedro y San Pablo" de
Corralillo tiene como objetivo principal realizar un diagnóstico de los documentos del fondo del
Archivo Parroquial de la Iglesia Católica “San Pedro y San Pablo” de Corralillo, con el fin de
67
evaluar el estado de conservación de los archivos. De manera que, realiza un análisis conceptual
acerca de la conservación y sus elementos. Asimismo, presenta el marco de antecedentes del
problema a investigar. Por otra parte, establece algunos lineamientos enfocados a la manera en la
que deben conservarse la documentación con valor patrimonial. Al igual, evalúan los
antecedentes relacionados con el problema de investigación, en el cual se analiza el documento
de la UNESCO relacionado con el documento Memoria del Mundo, así como los documentos
con valor patrimonial y algunos conceptos teóricos de expertos en la materia.
De esta forma, emplea como metodología la investigación descriptiva en la cual se
explica los sucesos y causas que afectan los documentos de los fondos documentales del Archivo
Parroquial de la Iglesia Católica "San Pedro y San Pablo", con el fin documentar las colecciones
del archivo. Adicionalmente, es cualitativa ya que se base en el análisis de las fuentes
documentales del Archivo Parroquial, además emplean métodos tales como el inductivo-
deductivo, analítico-sintético, histórico-lógico, sistémico-estructural, análisis documental clásico,
encuesta y observación con el fin de recopilar información para llevar a cabo el análisis. En
conclusión, se establece que Los documentos custodiados en el Archivo Parroquial de la Iglesia
Católica "San Pedro y San Pablo" se consideran que contiene valor patrimonial, además el estado
físico de los documentos es buena y gran parte de estos documentos se conservan bien, sin
embargo, algunos presentan algunos factores de deterioro en los que con el tiempo pueden
provocar la eliminación total del patrimonio documental.
49. Ruschiensky. (2017). Meaning-Making and memory-Making in the archives: oral
history interviews wiht archives Donors, este artículo realiza un análisis acerca de los procesos,
prácticas y relaciones de creación de significado y creación de memoria. Representa el resultado

68
de un proyecto piloto - Reconexión de registros con voces vivas: entrevistas de historia oral con
donantes de archivos - para desarrollar y probar una metodología para integrar entrevistas a
donantes en la práctica de archivos en las colecciones especiales de la biblioteca de la
Universidad de Concordia en Montreal. Adicionalmente, tiene como objetivo principal establecer
la responsabilidad en la conservación de memoria y quienes determinan las decisiones en
relación con el valor del archivo. Para esto realiza un análisis, en el que primero establece la
definición de los términos de evidencia, memoria, archiveros y donantes. Además, determina la
relación e importancia de cada uno de ellos en miras a la conservación de la memoria. Además,
presenta de manera descriptiva las prácticas realizadas a dos archivos donados y en el cual se
lleva un análisis a la entrevista efectuada a los donantes de estos dos archivos; en primer lugar, se
entrevista a Shirley Gyles, quien donó las colecciones especiales de Concordia en el año 2013 y
la segunda a Susan Hart donante de los archivos de su hermano el historiador Peter Hart. De esta
manera, el autor pretende evaluar la importancia de la donación de archivos de carácter histórico
y con valor para la memoria e identidad de la sociedad a la que pertenecen. Por otro lado, a
través de la entrevista desarrolla un análisis del valor de la historia oral y los archivos, los cuales
permiten conocer de manera profunda y exhaustiva información relevante de los archivos que
son donados. De esta manera, lleva a cabo una conexión de la historia oral con archivos donados
como una voz que permite permanecer la historia viva.
Además, El análisis de la historia oral es llevado a cabo a través de la investigación
cualitativa, empleado el método de entrevistas a donantes de archivos; en primer lugar, como
medio para crear y preservar la memoria. A partir de ahí, se establece la relación que tienen los
archivistas para determinar los valores archivísticos de los documentos. De igual forma, se
expone el valor probatorio o informativo, así como el valor permanente e histórico de los
69
documentos y su relación con la donación de los archivos privados y el donante para la
preservación de la memoria de las personas y lugares.
50. López-Mojica, G., (2019) en su trabajo de grado Pautas Para La Valoración
Estética De Los Bienes De Interés Cultural De Carácter Documental Archivístico, nos presenta
un análisis sobre el valor estético de los documentos descrito en el Acuerdo 006 de 2019 emitido
por el AGN Colombia “por la cual se adoptan y reglamentan las condiciones para la declaratoria
de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico- BIC- CDA y se dictan otras
disposiciones”.
Se hace una investigación sobre este criterio partiendo desde la definición del término
"estético", la definición que da el AGN y sus posibles implicaciones al momento de dar un
concepto por parte de los encargados del análisis documental. El trabajo está compuesto
inicialmente por la construcción del estado del arte sobre Bienes de Interés Cultural de Carácter
Documental Archivístico. Desarrolla un marco teórico enfocado al termino valor estético y los
diferentes conceptos que se encuentran en la investigación; en el marco metodológico define el
tipo de investigación cualitativa referente al análisis del material recopilado y las definiciones
establecidas en la normatividad asociada y finaliza con la conclusión y recomendaciones sobre la
aclaración y/o ajuste sobre el termino valor estético.
La metodología que se utilizó para el desarrollo de la investigación es cualitativa. El autor
realiza una investigación sobre la definición del concepto “estético”, teniendo en cuenta el
criterio de Valoración estético establecido por el AGN, basándose en autores filosóficos como
Immanuel Kant y teniendo en cuenta la propuesta de John Locke sobre la forma en que la mente
humana realiza el proceso de abstracción.

70
El Acuerdo 006 del 14 de junio de 2019 emitido por el AGN establece que para la
valoración de los documentos existe el criterio de Valor estético, este valor puede interpretarse
de diversas formas ya que para determinar que un documento tiene valor estético se describen
unas características que para las personas puede variar ya que son subjetivos y es algo que no se
puede estandarizar.; sin embargo, se pueden establecer herramientas que ayuden a los encargados
de la valoración de estos documentos una fuente que sirva de ayuda sobre cómo se determina
considerar un documento como Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico
teniendo en cuenta el valor estético de este.
Es viable dar Valor estético a los documentos para que puedan ser declarados Bienes de
Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, pero se sugiere al AGN establecer
antecedentes que puedan servir a los encargados de la valoración dar un concepto acertado,
acompañado de un informe sobre las características que tuvo en cuenta para dar el concepto
teniendo en cuenta la importancia que tiene para la sociedad la conservación y declaración de un
documento como Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico.
51. Osorio, Camacho & Toro (2020), El articulo tiene como objetivo dar a conocer la
importancia del acervo documental de la Madre Laura, tanto por su valor documental como
literario, identificando las fases para su conservación como son: rescatar la información y
documentación, incluir el proceso de restauración ya que tenía documentos de fechas muy
anteriores, incluir una modernización de cuidado y preservación para poder exhibir, realizar e
implementar otros procesos archivísticos para salvaguardar la información logrando así poder
digitalizarla para la investigación y la conservación, basándose primero en la información
general, la cual relata sobre la conformación del acervo documental de la Santa Montoya Upegui,
71
y de sus escritos los cuales describen su historia y mostrar el objetivo por el cual se desarrolló
este trabajo, en segunda medida está la valoración documental la cual nos da a conocer la
importancia de sus escritos a través del tiempo y el aprecio por sus enseñanzas logrando
fomentar el reconocimiento por diferentes sectores académicos, consiguiendo identificar y
valorar sus escritos para una conservación, cumpliendo con los estándares acordes a su
preservación en los diferentes medios a través de los años, salvaguardando su acervo documental
y la importancia que tiene para la ciencia, cultura e historia, como tercera medida nos muestra el
legado literario y teológico de sus escritos y apuntes entre ellos están: colecciones, congregación
misionera, temas indígenas, colección de revistas y archivo fotográfico
El documento tiene una metodología de investigación cualitativa, ya que nos presenta el
acervo documental de Laura Montoya, sus criterios de valoración documental y de organización
archivística, así como la descripción de su legado literario y teológica representado en revistas,
fotografías, libretas entro otros, que forman parte de su patrimonio
Así que sabiendo que la tendencia habla del legado de Laura Montoya, y la organización
y valoración de sus documentos, el acervo documental que dejó de herencia el cual fue
intervenido en el año de 1949, logrando tener una historia de 70 años, entra en un proceso de
recuperación y mantenimiento determinado en etapas encaminadas a rescatar la información, en
implementar los procesos de restauración, en la necesidad de adaptarse y actualizarse a un
sistema de almacenamiento acorde a la preservación documental para su investigación y acceso,
como también en realizarle procesos técnicos como el FUID para identificar su tipo de soporte y
medio utilizado, y por último la digitalización documental que cuenta con 7555 páginas
digitalizadas.
72
Subcategoría 3.2: Valor Histórico
52. Gomes y Braga (2014). En la investigación la valoración de documentos de
archivo y los responsables de la construcción de la memoria en la Administración Federal
brasileña pretende responder analizar ¿cuál es la responsabilidad frente a la valoración de los
documentos de archivo en la Administración Pública Federal brasileña? Por lo cual examina las
fuentes teóricas sobre valoración documental, con el fin de establecer la conexión que tiene
frente a la construcción de memoria. Así mismo identifica quienes son los encargados de la
valoración de documentos de archivo en la Administración Pública Federal en Brasil teniendo en
cuenta la regulación normativa brasileña. Adicionalmente, analizan diferentes perspectivas de
autores frente a la valoración documental y determinan el rol que juega el archivista entre el
desarrollo de la memoria colectiva y la valoración documental, a través del análisis de diferentes
opiniones de expertos en la materia. Por último, evalúa la legislación normativa archivística de
Brasil frente a quienes recae la responsabilidad de la valoración de documentos en la
Administración Pública Federal brasileña. Por otra parte, presenta los resultados obtenidos de la
encuesta realizada a funcionarios encargados del área de archivo de los 24 ministerios de Brasil.
Teniendo en cuenta lo anterior, el artículo emplea una metodología basada en la
investigación cuantitativa, en la cual se realiza la recolección de datos a través de la técnica de
encuesta y cuestionarios con preguntas cerradas de opción única, otras con opción múltiple.
Finalmente, se concluye que la valoración documental permite la selección de los documentos
con valor histórico para su conservación permanente, de aquellos que no constituyen una
relevancia para la construcción de la memoria institucional por lo cual se pueden eliminar. Sin
embargo, no existe una claridad respecto al rol que debe desempeñar el archivística al efectuar
procesos de valoración documental para la generación de memoria colectiva.

73
53. Lobelle. (2015). La investigación titulada El patrimonio documental de la nación
cubana: amparo jurídico en la legislación nacional e internacional tiene como objetivo principal
la identificación de los diferentes cuerpos legislativos y regulatorios, nacionales e
internacionales, que amparan y tutelan jurídicamente el patrimonio documental cubano. Para lo
cual, realiza una introducción en la que se identifica la importancia del legado y herencia de una
nación en la que el patrimonio cultural es parte fundamental para la preservación del pasado con
el fin de avanzar en el futuro. De ahí, que las entidades tienen una gran responsabilidad en la
conservación y preservación del patrimonio documental. A partir de ahí, se describen y analizan
los conceptos de patrimonio, patrimonio cultural y patrimonio documental a través de fuentes
documentales consultada que permitan abordar y contextualizar acerca de estos términos objeto
de estudio. Adicionalmente, se explica teóricamente el concepto del documento y se establece la
relación del patrimonio documental con el marco jurídico a nivel nacional e internacional; se
establecen las principales normas que regulan la preservación del documento en la que se tiene
en cuenta lo adoptado por la convención de la UNESCO. A nivel nacional, se tiene en
consideración el marco normativo relacionado con el patrimonio documental en Cuba. De esta
forma, se lleva a cabo el análisis de los decretos y leyes en archivos y bibliotecas enfocada a la
archivística y su interés por los bienes documentales patrimoniales. Por otra parte, realiza una
evaluación a las recomendaciones a nivel internacional establecidas para el cuidado y
conservación del patrimonio documental, en la que se considera el programa “Memoria del
Mundo”. Finalmente, efectúa las conclusiones respectivas.
De esta forma, la metodología utilizada en la investigación es la clásica o bibliográfica,
en la cual se lleva a cabo una inspección en diferentes fuentes documentales que permitan
indagar sobre los términos y criterios relacionados sobre patrimonio documental, patrimonio
74
cultural, conservación y protección. De igual forma, indaga sobre la regulación normativa a nivel
nacional e internacional relacionado con la protección de las piezas documentales de acuerdo con
sus valores. Adicionalmente, evalúa la normatividad implementada en Cuba enfocada a la
protección del patrimonio documental y en la que se establece la conservación permanente a los
documentos que por su interés para la nación deben ser custodiados para siempre.
54. Bailey. (2013). ¿El artículo titulado Past imperfect? Reflections on the evolution of
Canadian Federal Government Records Appraisal analiza las decisiones de evaluación que están
bien documentadas, que se basan en teoría y práctica archivística bien establecidas, tomadas
dentro de un marco de las leyes y políticas adecuadas esenciales en un contexto de gobierno y la
responsabilidad de los archiveros en las decisiones para conservar o destruir documentos de
archivo. Se lleva a cabo el análisis de la metodología de eliminación y evaluación de documentos
y documentos de archivo del gobierno canadiense. De esta manera, se realiza una introducción
acerca del tema de la valoración de archivos y su proceso evolutivo, en el que se pretende
reflexionar sobre la tasación o valoración que se encuentra en la tercera edad o archivo histórico.
De igual forma, se analizan las prácticas de eliminación de documentos realizada en los 40
últimos años en las entidades del estado de Canadá. Por otra parte, se realiza un análisis histórico
en el que se evalúa la evolución de la tasación o valoración divido en periodos; el primero
comprende de 1890 a 1944, el segundo desde 1944 a 1966, el tercero de 1966 a 1990 y el último
correspondiente a 1990 hasta la actualidad. De igual manera, se presenta los elementos
esenciales para la evaluación de los registros en los entes gubernamentales, así mismo se
presentan los principios de tasación aplicados a los documentos de los entes gubernamentales.
75
Por último, se exponen algunos conceptos claves para llevar a cabo el proceso de tasación o
valoración documental, finalmente se exponen las conclusiones respectivas al análisis.
De esta manera, la metodología utilizada es la investigación documental enfocada a una
investigación histórica, en la que se evalúa la evolución de la tasación o valoración y la
disposición de los documentos en el Gobierno Federal Canadiense. De esta manera recolecta,
analiza y resume las evidencias obtenidas acerca de la normatividad sobre archivística en Canadá
desde el período de 1890 hasta el 2011. Adicionalmente, para la recolección de la información se
consultaron otras investigaciones relacionadas con el tema; tales como encuestas, informes y
recomendaciones realizadas a la preservación de los documentos históricos. Por otra parte, el
estudio histórico se efectúa de acuerdo con los siguientes períodos de la era histórico-cultural
dividido de la siguiente manera; 1890 a 1944 época en la que se determinó la destrucción de los
documentos que no eran útiles y obstaculizaban las bóvedas. La segunda era comprendida entre
1944 hasta 1966 en el que se creó el Comité de Registros Públicos, la tercera era se encuentra
entre 1966 hasta 1990 época en la cual los documentos empezaron a ser gestionados a través de
procedimientos y lineamientos. Finalmente, la última era de 1990 hasta la actualidad
caracterizada por la rendición de cuentas y la conservación de los documentos. Adicionalmente,
realiza un análisis crítico del autor de acuerdo con la investigación histórica realizada.
55. Velasco (2018), en su artículo da a conocer la reconstrucción de la agrupación
documental PS-Pergaminos del archivo de la Guerra Civil historia de los años de 1939 a 1942,
presentándonos la agrupación y valoración documental en su fase de valor secundario y
conservación permanente, elaborando el catálogo de los PS-Pergaminos del archivo de la guerra
civil conformada por 10 documentos o unidades documentales simples, identificando la historia

76
del archivo de la Guerra Civil, que narra el desarrollo del primer director y el manejo que este les
daba a los documentos, que en su mayoría eran devueltos a sus legítimos dueños, por ellos se
establece un catálogo documental con la identificación de los 10 documentos para un estudio
científico que dé a conocer su contenido e información relevante para su conservación y así
poder instaurar un proceso de valoración de los documento de la agrupación documental PS-
Pergamino.
El autor exhibe una metodología aplicada de una investigación teórica, utilizada para la
elaboración del catálogo basados en la ciencias y técnicas historiográficas, la toponimia, la
cronología, la paleografía, la diplomática y la sigilografía, las cuales aportan y dan a conocer la
historia contemporánea de España en la segunda República, la Guerra Civil y el franquismo.
Dentro del análisis expuesto, es posible visualizar que la creación de la agrupación
Documental PS-Pergaminos del Archivo de la Guerra Civil fue creada por Marcelino de Ulibarri
y Eguilaz, primer Director de Archivo de Salamanca en la cual está conformada por diez
documentos o unidades documentales simples logrando determinar dos partes de la historia de
los pergaminos y el proceso que se dieron a estas, los pergaminos posteriores al año 1942 fueron
devueltos a sus respectivos propietarios, mientras que a los otros le hicieron un catálogo de
valoración documental pertinente que conformaron diez documentos que formaron la agrupación
documental PS-Pergaminos dedicado a la Guerra Civil y finalmente, se da a conocer la
procedencia documental, su tipología y la valoración de este a través del tiempo, siendo estos de
conservación permanente aportando a la historia de España y al proceso de la archivística en los
acervos documentales.
77
56. Cascón-Katchadourian, J., Ruiz-Rodríguez, A. A.; Herrera-Viedma, E. (2019) en
su investigación Definición, legislación y normativa para el tratamiento de los documentos
históricos generados en la Administración Pública española y andaluza, tiene como objetivo dar
respuesta a dos interrogantes ¿Qué se entiende por documento? ¿Qué se entiende por
documentación histórica? ¿Qué se entiende por documentación histórica de archivo? Los autores
hacen una reflexión en la importancia de tener claros términos que a diario manejamos, pero que
en algunos casos se suelen confundir. Presentan la importancia que tienen los calendarios de
conservación o tablas de valoración como fuente para determinar el valor secundario de los
documentos de archivo y su conservación permanente en los archivos históricos.
Realizan un recorrido sobre la definición de documento y documento de archivo. Se
especifican las definiciones de documento histórico recurriendo a diferentes autores, así como la
normativa expedida por España y la comunidad autónoma de Andalucía; nos presentan la
importancia que tiene la valoración de documentos para considerarlos como documentos
históricos de archivo; mediante el análisis de las normas aplicables en España se hace una
relación de lo que se considera documento histórico, teniendo en cuenta criterios de tiempo y de
producción por entidades del estado. Destacan la importancia que tienen los encargados de la
valoración documental y que esta se puede identificar no al momento de aplicar el proceso de
valoración si no al momento mismo de creación de un documento que como en los ejemplos que
citan serán considerados históricos por su contenido y desarrollo para la historia,
independientemente el formato que se produzcan.
Se finaliza con un análisis de las definiciones planteadas por los diferentes autores,
instando a los lectores en reconocer la importancia que tiene una adecuada valoración
documental y cómo, en algunos casos, la valoración histórica se pude identificar desde la

78
creación del documento de archivo. Un documento histórico es todo aquello que pueda transmitir
información y es considerado importante por su importancia dependiendo del ámbito de las
diferentes ciencias que lo indiquen. Según las normas españolas un documento es histórico si
después no 30 años en un archivo histórico no fue aplicado proceso de expurgo; de igual forma
es todo aquel documento producido por una entidad estatal. Por otra parte, un documento
histórico de archivo es aquel que nace de un trámite administrativo ya sea de una entidad pública
o privada y que cumpliendo su ciclo de vida sea considerado según los calendarios de
conservación o tablas de valoración documental de carácter histórico por lo cual debe
conservarse permanentemente.
57. Flores (2019). El articulo ¿Para qué sirven los archivos históricos provinciales?
hace un recorrido por las normas legales que rigen a los Archivo Históricos Provinciales AHP en
España y la importancia que cumplen en la sociedad y la valoración de estos fondos locales,
presenta una propuesta para mejorar y no dejar que se conviertan en fondos sin utilidad para la
sociedad, presentando la difusión cultural como una de las mejores opciones, así como la
apropiación de los fondos privados, está enfocado a describir cuántos AHP hay en España, su
utilidad en los sistemas de archivos y las normas que los rigen entre el Estado y cada comunidad
autónoma.
El trabajo de grado tiene una metodología de investigación teórica ya que nos presenta de
forma clara las normas y la historia en el trascurso de su gestión lo realizado y una investigación
cualitativa, la cual se basa en la descripción y valoración documental por medio de estadísticas
informándonos de la gestión y su administración.

79
Este trabajo hace una aclaración a fondo documentales sobre los AHP, nos dice que
sirven para custodiar y aplicar archivísticamente, en cada provincia, la documentación histórica
considerada de valoración documental permanente que han generado las oficinas del Estado y los
registros notariales y es de fácil acceso económicamente crear uno, por eso en muchos lugares ha
sido aplicado en función de mantener una clientela a su alrededor. por ende, es importante buscar
las memorias alternativas a la oficial, siendo complementada con la documentación que refleja el
carácter cultural y lo que más aprecia la comunidad o los ciudadanos.
58. Mathias & Evans. (2019). Towards a toolkit for estate records tiene como
propósito informar sobre un proyecto en el cual se investigó el valor y uso de los contenidos del
patrimonio archivo. En primer lugar, se realiza una introducción para contextualizar acerca de
los archivos patrimoniales en el Reino Unido. Adicionalmente, se explica el concepto de los
archivos patrimoniales los cuales se relacionan con la propiedad territorial o lo que conocemos
como archivos inmobiliarios. Por otra parte, se pretende analizar de qué manera estos archivos
constituyen relevancia para el patrimonio y los archivos. Es así, como se desarrolla el valor
potencial que estos archivos poseen y la importancia que tienen para las familias, el gobierno y
los tribunales de justicia. Adicionalmente, se presenta una orientación de archivos de este tipo en
el Reino Unido y expone las guías existentes en este tema, entre los que se encuentra LResearch
Guide for Landed Estates en la que se determina la importancia de las propiedades territoriales y
ofrece enlaces web para su consulta. De igual forma, se describen algunas iniciativas y programa
a nivel educativo para la catalogación de fondos públicos que contiene archivos patrimoniales
para permitir su acceso. Por último, expone el proyecto “Abriendo bóvedas” creado para
80
establecer el impacto y la forma en la cual funcionan las fincas en Gales, con el fin de promover
los archivos patrimoniales.
Ahora bien, la metodología empleada en el artículo es cualitativa en la que inicialmente
se analizan los archivos inmobiliarios o archivo patrimonial a través de su concepto y
características. Además, establece el valor potencial de los archivos patrimoniales y evalúa guías,
orientaciones, programas e iniciativas educativas establecidas en relación con estos archivos. Por
otra parte, examina las barreras que existen para el uso y acceso a estos archivos y expone el
proyecto "Abriendo las bóvedas", en el cual se llevó a cabo talleres para intercambiar
información y se empleó un cuestionario para los participantes seleccionados y se recibieron las
opiniones acerca del valor y capacidad de desarrollar un conjunto de herramientas en línea para
los registros de sucesiones.
59. Flores (2020), el articulo Los Archivos Históricos Provinciales y la valoración
documental en España da a conocer la trayectoria y funcionalidad del Archivo Histórico
Provincial (AHP), en el desarrollo de la valoración documental en España, analizando su
participación desde que fue creada y los aportes que ha realizado partiendo como primera medida
se encuentra la normatividad y legislación del AHP, logrando identificar para que fue creado, su
historia y función, identificando como segunda medida las actas de reuniones realizadas, en las
cuales se confirma que no se tuvo en cuanta al AHP, en los temas de valoración documental,
siendo este el organismo que las conservaba permanente, dejándolo a un lado sin vos y sin ni
voto y como tercera medida toman como ejemplo las CCAA donde presentan al Archivo
Histórico Provincial en la apropiación y desarrollo de la valoración documental, identificando
sus orígenes, funcionalidad y la valoración de conservación permanente o eliminación las cuales

81
son representadas en cuadros y estadísticas que nos dará un punto de vista más susceptible para
poder analizar y verificar más exhaustivamente.
El autor utiliza una metodología descriptiva, ya que nos presenta a los archivos históricos
Provinciales (AHP) los cuales son los encargados de la documentación de conservación
permanente producidas por las entidades del estado, mostrándonos la trayectoria que este ha
tenido frente a la gestión y administración en su rol de ente superior y así analizar y verificar la
participación de este en los temas de valoración documental y por ultimo utiliza una
investigación cualitativa, representada en estadística y cuadros de información, logrando
identificar la aplicabilidad
Dentro del análisis expuesto, es posible visualizar que los Archivos Históricos
Provinciales son los encargados de la conservación permanente de los documentos considerados
por la valoración documental, administrados por el estado o de las comunidades autónomas de
acuerdo con la normatividad vigente de España y en conclusiones, el AHP tardo seis años en
poder opinar sobre la valoración documental ya que no estaban actualmente representados en los
organismos de valoración documental pero solo pueden opinar en las decisiones de más
relevancia, esperando al momento en el que tengo voto para que pueden darse a conocer y poder
así establecer los criterios y empoderarse lo que por ende le corresponde.
60. Tirosh, N., & Schejter, A. M. (2020) nos presentan un caso específico en su
artículo The regulation of archives and society’s memory: the case of Israel. Archival Science, el
cual se enfoca en cuatro componentes que configuran la importancia de la memoria: al derecho a
recordar, el derecho a olvidar, el derecho a ser recordado y el derecho al olvido.

82
Se realiza un recorrido por las principales normas emitidas por Israel sobre archivos,
incluso utilizando palabras clave en su traducción en hebreo. Se logra identificar que del
resultado obtenido no se tiene una justificación temática sobre la valoración y conservación de
los documentos; si bien la Ley de Archivos de 1955 define los tipos de archivo, las políticas que
se han generado son ambiguas y establecen entidades propias en las cuales indica que los
documentos que produzcan deben conservarse permanentemente o por cierto tiempo
determinado, pero sin hacer un análisis específico sobre los tipos que generan. De igual forma,
emiten normas que dictan si ciertos documentos que se generen en la participación de ciertos
dirigentes deben conservarse permanentemente por su aporte histórico y cultural, pero es en este
mismo aspecto es donde se evidencia que no se aplica lo mismo a otros personajes que de alguna
forma también aportaron al desarrollo histórico y cultural que no solicitan salvaguardar su
información.
El artículo inicia con un marco contextual sobre el tema de la regulación sobre la
valoración de los documentos enmarcados en la memoria colectiva de la sociedad,
específicamente en el caso de Israel; desarrolla un marco teórico con la exposición de los cuatros
componentes de la memoria en la sociedad. En el marco conceptual presenta el resultado de la
consulta sobre las normas para la valoración y conservación de los documentos denominados de
carácter cultural o histórico; con este resultado finaliza haciendo una crítica sobre como Israel
define la forma de conservar o no ciertos documentos específicos, sin tener en cuenta un criterio
global que no se sesgue la valoración y preservación de la memoria colectiva de la sociedad.
Se concluye que el valor documental no es dado por un factor regulado, sino que está en
este caso particular, ligado a una ideológica del estado. Se enfoca en conservar documentos para
83
no olvidar como el caso del Holocausto Nazi o la conservación de documentos de dirigentes
particulares para recordar sobre su participación en el legado del estado.
Surge la importancia de establecer una regulación general sobre la memoria en un ámbito
más amplio enfocado a la sociedad.
Las regulaciones jurídicas son importantes para el desarrollo de las políticas de archivo y
la valoración de la memoria, pero esta debe enfocarse tanto en la individualidad como en la
colectividad de la sociedad.
Se insta a realizar más estudios sobre la memoria y los derechos que generen debates y
logren concientizar a la sociedad sobre la importancia de conocer su historia no sesgada.

84
Capítulo 3 Análisis e interpretación
Con la búsqueda y análisis de los artículos se pudo dar respuesta a la pregunta de
investigación ¿cuál es la importancia de una valoración documental eficaz para garantizar la
conservación y preservación del patrimonio documental?, en la cual se logró determinar en
primer lugar que la valoración documental tiene como finalidad establecer la disposición final de
la documentación. Para ello, es necesario realizar la identificación documental considera una
actividad intelectual que permite la organización de los documentos de acuerdo con la estructura
de la entidad y en la que se tiene en cuenta el principio de orden original y procedencia, además
de integra procesos de clasificación, ordenación y descripción los cuales son claves para realizar
la valoración documental y establecer la eliminación o conservación de los documentos; la
primera una actividad que se aplica a la información cuando esta ha perdido sus valores
primarios y secundarios. Por su parte, la conservación aplica a los documentos con valores
secundarios entre los cuales se encuentra el valor histórico, el valor permanente y el valor
informativo. por lo cual no es necesario conservar la cual se efectúa a través de la selección en la
que se emplea la técnica de muestreo; considerada una técnica estadística que define los criterios
cuantitativos y cualitativos para elegir los documentos que por su valor patrimonial, cultural e
histórico deben ser salvaguardados de manera permanente, de aquellos que no constituyen una
relevancia para la construcción de memoria colectiva de una institución, comunidad o sociedad
por lo cual se pueden eliminar.
Es así, como la valoración documental permite que los documentos sean testimonios de
las actuaciones de las entidades en cumplimiento de sus funciones que se ve reflejado en la
elaboración e implementación de instrumentos archivísticos tales como las Tablas de Retención
Documental-TRD; en la que se logra identificar y clasificar los documentos producidos en cada

85
entidad y la valoración documental para cada una de las agrupaciones documentales (series y
subseries), según los tiempos de permanencia en cada una de las fases del archivo; archivo de
gestión, central e histórico que conforman el ciclo vital del documento. De igual forma, se
evidencia en el Programa de Gestión Documental-PGD en el cual se identifican los procesos
archivísticos para establecer el valor primario o secundario de los documentos, para lograr
incorporar procedimientos y procesos adecuados tanto para su uso como administración en cada
una de sus fases.
De igual forma, se pudo establecer que la aplicación de los criterios de valoración en
diferentes países es igual, aunque con términos diferentes como en el caso de Costa Rica que
introduce una nueva metodología relacionada con la macrovaloración y la microvaloración; la
primera relacionada con la razón de ser del documento y su productor, mientras la segunda
enfocada a determinar los valores primarios y secundarios del documento. Así mismo, la
normatividad en materia de valoración, selección y eliminación se encuentra reglamentada es
controlada, revisada e inspeccionada por los comités institucionales y la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos. Mientras que en Brasil se encuentra a cargo de la
Comisión Permanente de Evaluación de Documentos, constituida por un equipo
interdisciplinario que tiene como principal función llevar a cabo la valoración para la
conservación de la memoria institucional del Estado.
De esta forma, se tuvieron en cuenta, las investigaciones, propuestas y experiencias
desarrolladas por expertos y profesionales en el tema de países como Brasil, Colombia,
República Dominicana, Chile, Costa Rica, Cuba, España, Estados Unidos, Francia, Canadá,
México, los cuales a través de sus artículos se han podido sentar bases para que otros países con
las mismas problemáticas e inquietudes puedan encontrar una guía que permitan definir
86
estrategias de solución que garanticen que la valoración documental sea efectiva y permita la
conservación y preservación de la memoria de las naciones. Adicionalmente, es de rescatar la
posibilidad que los artículos se encuentran publicados en revistas especializadas y científicas
tales como:
• Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquía
• Repositorio Institucional de la Universidad Pontificia Javeriana
• Repositorio Institucional de la Universidad de la Salle
• Revista General de Información y Documentación
• Revista Interamericana De Bibliotecología
• Boletín del Archivo General de la Nación Republica Dominicana
• Revista Del Instituto De Información De La Facultad De Información Y
Comunicación
• Serie Bibliotecología y Gestión de Información
• Revista Documenta & Instrumenta
• Revista De Ciencias De La Información
• Revista De Sistemas De Información Y Documentación
• Revista Códices
• Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud
• Revista Anales De Documentación
• Bibliotecas anales de investigación
• Revista Archival Science
• Revista General de Información y Documentación
• Revista Biblios
87
• Revista Española de Documentación Científica
• Revista Cubana De Información En Ciencias De La Salud
• Repositorio Abierto E-Lis
• Revista Investigación Bibliotecológica
• Revista Arch Sci
• Boletín del Archivo General de la Nación de Santo Domingo
• Revista Archives and Records
• Revista Serie Bibliotecología y Gestión de Información
• Revista Palabra Clave
• Revista The American Archivist
• Revista Archives
• Revista Archives and Manuscripts
Los cuales permite que los artículos certifican su credibilidad y confiabilidad en los
resultados obtenidos.
Por otra parte, la valoración documental permite garantizar la permanencia y
disponibilidad de la información a través del tiempo, con el fin de apreciar en un futuro los
archivos que permiten conocer el pasado a través de la reconstrucción de la historia reflejada en
documentos, sin importar el tipo de soporte en el que se encuentran como las fotografías,
pergaminos, correos electrónicos, archivos sonoros, documentos audiovisuales o fílmicos,
estampillas, archivos web o redes sociales, archivos en braille, entre otros que constituyen un
legado del acervo documental no solo de instituciones sino de personas que por su aporte a la
humanidad deben ser recordadas de generación en generación como el caso de los archivos de la
Madre Laura Montoya, el padre Jaime Bernal, el Archivo Parroquial de la Iglesia Católica "San
88
Pedro y San Pablo" de Corralillo o el patrimonio documental del feminismo que son una guía
para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura en donde se busca identificar sus
acciones, legado y memorias.
No obstante, para determinar la incidencia de la valoración documental en la
conservación y preservación del patrimonio documental, fue necesario analizar conceptos y
estudios desarrollado por escritores expertos en el tema como Terry Cook, Theodore
Schellenberg, Jenkinson, José Ramón Cruz Mundet, entre otros. han marcado la evolución de la
valoración de documentos. De esta manera, se pudo definir que la valoración documental es un
proceso que aplica a los documentos físico y electrónicos, en los cuales se realiza la
conservación para el primero y la preservación para el segundo. Adicionalmente, se logró
establecer que además del valor histórico y cultural existe el valor estético enfocado en la
percepción de las personas acerca de las características de un documento aplicable para
determinar los bienes de interés cultura de carácter documental archivístico. Además, un
elemento esencial para garantizar la conservación y preservación de la memoria es el archivista
que tiene un rol predominante y protagónico en el establecimiento de los valores archivísticos de
los documentos quienes tienen el gran reto de construir memoria que perdure a lo largo del
tiempo para que las personas y los lugares no sean olvidados. Para lo cual, debe dar
cumplimiento de la normatividad, procesos y procedimientos que permitan una valoración
documental eficaz regida por los organismos y entes de control archivístico en cada país. Por
tanto, es deber del archivista apropiarse en la implementación de mecanismos para el tratamiento
de esta información.
De igual manera, es indudable la valoración documental es un proceso que debe llevarse
de acuerdo con las políticas, normas, procesos de la gestión documental en la que la valoración
89
cumple un papel importante en la administración de la información, para ello se aplican procesos
enfocados con la disposición, transferencia o eliminación de la documentación que hacen parte
de la valoración documental. Lo anterior con el fin de fomentar el acceso y administración de los
archivos para una conservación total o parcial según los valores de los documentos. Sin embargo,
las entidades deben desarrollar sus propios programas y metodologías según sus propias
necesidades y las características de los documentos, puesto que las técnicas serán diferentes para
documentos físicos y electrónicos.
Además, la fase del archivo en la cual se tiene la principal responsabilidad de la
conservación y preservación del patrimonio documental es el archivo histórico, ya que es la
encargada en el proceso de valoración en las entidades siendo la que custodia de forma
permanente la documentación, en concordancia con la normatividad establecida, logrando dar los
parámetros y los procesos de conservación, aportando a la ciencia, la investigación y la cultura.
Así mismo, es de considerar que los aspectos contenidos en los diferentes artículos recolectados
permitieron identificar que los documentos expresan una historia de reconstrucción de individuos
y pueblos, permitiendo dar acceso a su información como fuente probatoria y de valor que será
resguardada para la preservación, conservación de los documentos y la información.

90
Capítulo 4 Reflexiones
Dentro de este marco, podríamos decir que el estado de arte, en su proceso de buscar y
dar a conocer por medio de la investigación, temas o situaciones de la actualidad, que nos sirve
como el más alto conocimiento científico, identificando los avances, procesos y cambios que en
la tendencia Valoración Documental nos hemos apropiado para el conocimiento y aprendizaje,
además que es de vital importancia para las instituciones y la creación de una memoria
institucional de un patrimonio documental, que será reflejado en sus procesos y procedimientos
para el desarrollo y administración de sus acervos documentales, que cumplan con las normas y
políticas, adoptando la nueva era de la tecnología y la documentación diferente a formato papel
como lo son los documentos especiales y que tendrán un papel importante a la hora de su
valoración, ya que son necesarios para una conservación y presentación de acuerdo a su
contenido e información, así como lo establezca la institución en su proceso de gestión
documental, de esta manera podríamos destacar algunos aspectos para tener en cuenta;
Fortalezas
• Dar a conocer los conceptos e importancia para el apropiamiento de la valoración
documental en las entidades con el fin de conservar y preservar la información para la historia,
basados en los puntos de vista de los diferentes autores que aportaron para el desarrollo de este
documento.
• Conocer y apropiarnos de la importancia de valoración documental, partiendo de
las Instituciones y el legado como patrimonio que esta aportan para la sociedad y la archivística.
• Garantizar el acceso y conocimiento a una conservación y preservación de la
memoria colectiva de una institución que servirá como evidencia para la cultura y ciencia para
nuestras futuras generaciones.

91
• Apropiarnos del estado del arte, en su proceso de elaboración, el cual nos permitió
dar a conocer y sintetizar conocimientos referentes a la archivística y sus procesos técnicos como
es la valoración documental.
• Identificar la trayectoria y tramite de la valoración documental en sus procesos y
procedimientos establecidos por las instituciones y entes de control, logrando establecer sus fases
primaria y secundaria y la importancia de conservar para la historia y la cultura de la sociedad.
• Conocer lo documentos especiales como fuente de información, que aporta a las
diferentes áreas y temas diversos, como administrativos, institucionales, políticos entro otros,
permitiendo revelar que no solo los libros son de origen de investigación, sino que se encuentran
diferentes opciones como son las grabaciones, videos, pinturas o imágenes y que pueden se
conservas y preservados para la historia y cultura por su función e información.
• Dar a conocer e informa sobre el nuevo rumbo archivística de los archivos
análogos y electrónicos, logrando sean conservados y preservados en las instituciones, dándole el
valor que les corresponde y ajustándose a los nuevos cambios que esto implica para su
administración y funcionalidad.
• Se compartió en grupo, adoptando nuestros puntos de vista y las ganas de poder
aprender y socializar como futuros profesionales de la carrera CIDBA, logrando adoptar
criterios, que nos servirán para poner en práctica en nuestro trabajo y compartir este aprendizaje
con nuestros demás colegas en las diferentes áreas.
Oportunidades
• Fomentar la creación de una comunidad que vigile y dirija la valoración
documental como fuente de patrimonio documental que aporte a la conservación y preservación
de sus acervos documentales.

92
• Intercambio de conocimiento y acceso de información con los diferentes Institutos
que resguarden y salvaguarden la documentación en sus procesos archivísticos como es la
valoración documental
• Asesorar y capacitar en la importancia de la valoración documental en las
entidades ya que son documentos que serán clasificados e identificados para su valoración
primaria y secundaria y así contribuir a la sociedad y la archivística.
Debilidades
• Encontrar información que cumpliera con el tema de investigación Valoración
Documental.
• La información encontrada a veces no cumplía con el objetivo de investigación,
ya que el tema no era preciso.
• La traducción de los documentos a nuestro idioma, se observaba textos
incoherentes y poco entendibles.
Amenazas
• El desconocimiento de la normatividad y no apropiamiento de los recursos al
momento de determinar su valoración documental.
• Falta de recursos económicos y profesionales que realicen y apropien de la
valoración documental
En resumidas cuentas, podríamos decir que la búsqueda de la información fue algo
compleja, pero de satisfacción ya que se logró apropiar e implementar el estado del arte
cumpliendo con los objetivos y estándares propuestos, así como apropiarnos del aprendizaje y
conocimiento de la valoración documental en su proceso de gestión documental, en las diferentes

93
fuentes de revistas especializadas y científicas, de las cuales se consolidaron unos conceptos y se
dio a conocer sobre la historia, tramite, procesos y procedimientos de la valoración documental
en las entidades que contribuyeron y están en el proceso de apropiación logrando dar a conocer
sus documentos que aportan a la historia y cultura de la sociedad y sobre al patrimonio
documental.
94
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ESTADO DEL ARTE SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y SU INCIDENCIA

EN LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL EN

LA CONSTRUCCIÓN DE MEMORIA INSTITUCIONAL

Cristian Bastidas Recalde1

Johana Moreno Guzmán2

José Quintero Idárraga3

Tutor: Luis Fernando Sierra Escobar

Universidad del Quindío

Capítulo 1 Introducción e información general .................................................................. 1

Estado del arte sobre valoración documental y su incidencia en la conservación y

preservación cultural en la construcción de memoria institucional.

La valoración desde el punto archivístico es el proceso en el cual se establecen tiempos

de retención a los documentos y su posterior disposición, ya sea eliminación o conservación

preservación del patrimonio documental de las instituciones públicas o privadas por su

importancia histórica, científica o cultural, y que servirán de fuente primaria a futuras

investigaciones y construcción de la historia. En el presente estado del arte se realiza una

recopilación y análisis de sesenta artículos asociados a la tendencia de investigación sobre

valoración en el contexto archivístico. En tal sentido, se abordan enfoques y aspectos sobre la

memoria individual y colectiva.

Palabras clave: valoración documental, gestión documental, patrimonio documental.

Capítulo 1 Introducción e información general

Antecedentes del problema.

El término Valoración, según la Real Academia Española [RAE] significa “Acción y

La tendencia de investigación está centrada en la valoración enfocada a la archivística;

presenta dos definiciones:

1. El proceso de asignar el valor de los documentos de archivo con el propósito de

determinar el período y las condiciones de su conservación.4

2. [Archivos] El proceso de determinar el valor de los documentos de archivo con el

propósito de establecer el período de retención y disposición (destrucción o

productor hacia el preservador. Este término se usa en España, México,

Centroamérica, Colombia y Perú; no así en Argentina, Uruguay y Brasil donde el

término “valoración” no es utilizado y en su lugar se usa el término “evaluación”.5

En el contexto colombiano, la Valoración hace parte de unos de los procesos de la

4I nte r P A R E S 2 T e r minolog y Da ta b a s e . h ttp : / / w w w .inter p a r es .or g / ip 2 / ip 2 _ ter minolo g y_ d b .c fm

(eliminación o conservación temporal o definitiva).”

Teniendo en cuenta las definiciones anteriores sobre Valoración en archivística podemos

ver la importancia que tiene y su incidencia en la conservación y preservación de la información.

se logran identificar los valores primarios y secundarios. El valor primario, el cual se da en la

documentos como testimonio y garantía de tareas administrativas, legales, fiscales, de

importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo”.

Descripción del problema.

Teniendo en cuenta que la valoración documental es un proceso que requiere un análisis

conservación se hace necesario determinar los criterios, lineamiento y elementos a considerar

importancia de la valoración de documentos en mirar a la conservación y preservación del

es definir las herramientas que permitan aplicarlos en entornos digitales.

Razón por la cual, para el desarrollo de esta investigación se consultaron revistas

electrónicas y digitalizadas de acceso abierto en archivística, revistas electrónicas de la

Biblioteca CRAI de la Universidad del Quindío, repositorio E-Lis dedicado a la publicación de

artículos de ciencias de la documentación e información, repositorios institucionales de trabajos

de grado de las universidades de la Salle, Pontifica Javeriana y Antioquía, Revistas indexadas en

en el que se lograron recopilar 60 artículos de diversas revistas especializadas. Además, los

idiomas en los cuales se consultaron fueron en inglés, francés, portugués y español.

La valoración documental aparece frente a la acumulación de documentación que se

importancia de una valoración documental eficaz para garantizar la conservación y

preservación de patrimonio documental institucional?

Es indiscutible que los profesionales de la información son los principales responsables

Adicionalmente, este proceso requiere del profesional un análisis exhaustivo soportado en

información no solo de la institución y los documentos sino de propuestas e investigaciones que

miras a constituir y salvaguardar el acervo documental que es un legado de las anteriores

generaciones que permiten conocer la historia y evolución de las entidades, comunidades y

constituye la memoria colectiva del pasado.

de diversos artículos que permitan establecer la importancia e incidencia de la valoración

documental en la conservación y preservación del patrimonio documental en las instituciones. Lo