Gestión Del Cambio - GTH

METODOLOGÍA GESTIÓN DEL CAMBIO
© Azurian Consulting 2018 -1-

Metodología de Gestión del Cambio
El ADKAR es el Modelo Individual de Cambio desarrollado por PROSCI, que

identifica las fases por las que debe pasar una persona para lograr adoptar un cambio
de manera exitosa.

ADKAR
1 Awareness – Consciencia
2 Desire – Deseo
3 Knowledge – Conocimiento
4 Ability – Habilidad
5 Reinforcement - Refuerzo

Consciencia (Awareness)
• Esta es la primera fase del cambio, sobre la que

se asientan las demás.
• Mide el nivel de Consciencia que tiene el

colaborador acerca del cambio.
• El desarrollo de un nivel adecuado de

Consciencia implica el entender:
 De qué se trata el cambio
 Por qué se está realizando este cambio / Por
qué en este momento
 Qué beneficios se espera obtener
 Cuál es el riesgo de no cambiar
 Cuál es su alcance
 Cuánto tiempo va a tomar
El colaborador entiendo el cambio y lo que va a  Cómo me va a impactar a mí / Cómo voy a
suceder a raíz de él. participar yo
 En qué va el cambio.
Deseo (Desire)
• Mide el nivel de deseo del colaborador de que el

cambio se materialice.
• El Deseo implica la decisión personal de apoyar

o no el cambio.
• El desarrollo del Deseo se da a través de:

 Demostrar como el cambio generará beneficios
para la organización y los colaboradores*.
 Proporcionar, dentro del proceso de cambio,
oportunidades de desarrollo para los
colaboradores.
 Simplificar, en la medida de lo posible, el cambio
y su impacto para los colaboradores.
 Hacer que el colaborador sea participe del proceso
* No todos los procesos de cambio pueden generar un deseo positivo de cambio (apropiación del mismo).
(Recortes de personal, cierre de operaciones, etc.). Sin embargo, se
debe enfocar el trabajo de Gestión del Cambio, en que el proceso sea lo
más fácil de asimilar y de atravesar para las personas.

Conocimiento (Knowledge)
• Mide el conocimiento concreto (técnico) acerca

del cambio y está relacionado al entrenamiento en
nuevos procesos y herramientas y al aprendizaje
de las habilidades requeridas para ejecutar los
cambios.
• El desarrollo del conocimiento requiere:

 Capacitar al equipo en: Conceptos, Procesos
y Sistemas.
 Habilidades requeridas para ejecutar el
cambio.
 Dedicar tiempo a la aplicación práctica del
conocimiento.
El colaborador sabe que hacer y cómo ejecutar el cambio.  Demostrar cuales son las consecuencias de un
proceso mal ejecutado – a quién impacta.

Habilidad (Ability)
• Mide la competencia demostrada por el

colaborador para implementar el cambio –
alcanzar el cambio deseado en el desempeño o en
la conducta.
• La habilidad se desarrolla cuando:

 La persona ha tenido la oportunidad de poner
en práctica el cambio con regularidad.
 La persona ha tenido la oportunidad de
enfrentarse a diferentes casuísticas
relacionadas al cambio.
 Después de cometer un error se le ha
retroalimentado.
 Se le ha dado el espacio para revisar el
cambio, reforzar conocimientos y solventar
El colaborador tiene la experticia en la ejecución dudas, ya con el cambio implementado.
del cambio.

Refuerzo (Reinforcement)
• Mide si es que la implementación del cambio ha

sido reconocida, reforzada y recompensada por la
organización, tomando en cuenta que este tipo de
acciones incrementan la probabilidad de que el
cambio se mantenga en el tiempo.
• El refuerzo se da a través de:

 Seguimiento continuo de la adopción.
 Sostener el cambio a pesar de la presencia de
resistencia que pueda surgir (cuando la resistencia
no es adecuadamente fundamentada), a través de
sponsorship.
 Reconocer, premiar y difundir a los “early
adopters”.
 Corregir los comportamientos inadecuados y la
ejecución incrorrecta de los procesos.
El colaborador está seguro que el cambio se va a
mantener.

PREPARACIÓN
PLANEACIÓN DISEÑO CONFIGURACIÓN Y PRUEBAS ESTABILIZACIÓN
PARA GO lIVE
Y CIERRE
4/5
A
4/5
D
4/5
K
4/5
A
4/5
R
Metodología Gestión del Cambio
Reconocimiento y
Motivación

EQUIPO DE IMPACTADOS
PROYECTO (USUARIOS
FINALES)

Actividades con el Equipo de Proyecto
ESTRUCTURACIÓN DESARROLLO DE MONITOREO DE CLIMA CELEBRACIÓN DE LOGROS

EQUIPO DE PROYECTO CONOCIMIENTO Y HABILIDADES DE PROYECTO
Alcance Azurian Consulting

Actividades de Gestión del Cambio


Desarrollo de Conocimientos y Habilidades
Objetivo:
Proporcionar a los miembros del equipo los conocimientos y herramientas necesarias para
desempeñar sus actividades dentro del proyecto.
Capacitación en Desarrollo de
Inducción
Conocimientos Habilidades
Asegurar que exista
un proceso de Identificar y gestionar Identificar
inducción adecuado necesidades de competencias que
para los colaboradores conocimientos que los requieren los
que se incorporan al miembros del Proyecto diferentes roles y
Proyecto, en el que deban adquirir para proporcionar
les quede claro su desempeñar herramientas y
misión y funciones. adecuadamente sus espacios para
tareas y actividades. desarrollarlas.



Monitoreo de Clima del Proyecto
Objetivo:
Mantener elevados los niveles de motivación y compromiso del equipo de proyecto.
1 2 3 4 5
Definir momentos en Definir los mecanismos Coordinar y ejecutar Analizar los resultados Definir planes de
los que se evaluará el que se utilizará en cada las mediciones mejora de Clima y
clima del Proyecto medición Motivación
(atado a Hitos, fases o (entrevistas, encuestas,
con cierta periodicidad) focus groups, etc)



Celebración de Logros
Objetivo:
Reconocer los resultados alcanzados por el equipo de proyecto, promoviendo la motivación de los
colaboradores.
Definir Hitos a Celebrar

Definir Premios y/o
Acciones Ejecutar y medir
• Definir Hitos importantes a
celebrar de acuerdo al nivel de • En función a la cultura impacto
exigencia de la fase o del trabajo organizacional, nivel de
realizado por el equipo.
esfuerzo, relevancia del
Proyecto y presupuesto, definir • Ejecutar celebraciones y
formas de reconocimiento y reconocimientos y evaluar el
celebración (materiales y impacto de estas acciones en el
emocionales) clima del Proyecto.

Métodología Gestión del Cambio
EQUIPO DE IMPACTADOS
PROYECTO (USUARIOS
FINALES)

MAPEO DE IMPACTADOS Y
PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE SPONSORSHIP
EVALUACIÓN ADKAR
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO A PLAN DE CAPACITACIÓN MANEJO DE LA RESISTENCIA PLAN DE RECONOCIMIENTO

LÍDERES Y MOTIVACIÓN

EVALUACIÓN ADKAR


Entendimiento Organizacional
Entendimiento Estructura Mapeo de Líderes e Influenciadores Definición de muestra para Evaluación

Organizacional Organizacionales ADKAR
Análisis de Áreas y Localidades  Líderes formales Definición de muestra representativa:

 Número de Colaboradores  Líderes de Opinión  Criterios demográficos (edad,
 Edad  Stakeholders relevantes antigüedad, nivel educativo.
 Antigüedad  Criterios de nivel en la estructura
 Nivel Educativo organizacional
 Etc..  Líderes e influenciadores

EVALUACIÓN ADKAR


Plan de Comunicación
 Por lo general, un plan de Comunicación para la implementación de un Cambio Organizacional

contiene las siguientes temáticas:
CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN
IDENTIDAD DEL PROYECTO
Motivos y Avance, status, Impactos

Beneficios
objetivos del hitos y fechas específicos en
generales
cambio relevantes procesos
Refuerzo de Logros y
Beneficios
conocimientos resultados
específicos
técnicos (K) conseguidos

1 2
Identificar las Identificar los mensajes clave
audiencias
¿A quiénes tenemos que contarle acerca ¿Qué le interesa saber a las diferentes
del cambio? – Stakeholders. audiencias?
• Segmentar de acuerdo al tipo de rol y tipo de
información que requieren. Ejemplo: Equipo
Directivo, Equipo de Proyecto, Impactados (x
área, x rol, x localidad, etc.)
• Considerar audiencias externas a la organización

(Clientes, Proveedores, etc.)

3 4
Determine la estructura de su comunicación, el Preparar y enviar las
método de entrega, la frecuencia y el emisor comunicaciones
¿Por qué medios llego de manera eficaz y ¿Qué elementos debe tener mi
eficiente a cada una de mis audiencias? comunicación para generar un gran
¿Qué momento es el adecuado para entregar impacto en la audiencia?
cada tipo de información?
¿Quién debe ser el emisor del mensaje?

La Comunicación como el apalancador principal de la Gestión del Cambio
5
Se pueden utilizar mecanismos de Gamification para 1)
Medir el impacto de las evaluar el impacto de las comunicaciones y 2) para
comunicaciones clave despertar interés en el proceso de cambio.
• Trivias
• Juegos
¿Qué información es clave? • Competencia
¿Qué mensajes deben tener claro hasta el Dependiendo de la actividad y su objetivo, puede o no
incorporar premios.
momento?
¿Qué información debe ser aclarada,

profundizada y reforzada?
EVALUACIÓN ADKAR


El rol del Sponsor en la Gestión del Cambio
 De acuerdo a las investigaciones de PROSCI, realizadas en más de 700 proyectos a nivel mundial, el
factor clave de éxito de un proyecto de cambio, es el contar con un PATROCINADOR
ACTIVO Y VISIBLE.
A B C
Active Build Communicate
Participación Activa y Construir una coalición de Comunicación efectiva y
Visible patrocinio con pares y directa con los
gerentes colaboradores

La presencia del Sponsor puede estar alineada a varios objetivos:
POSICIONAMIENTO DEL PROYECTO

Expresar y demostrar la importancia que
el Proyecto tiene para la organización y
sus objetivos.
RECONOCIMIENTO Y
MOTIVACIÓN
Reconocer, agradecer y premiar el
esfuerzo y logros conseguidos por el
Acciones
equipo y la organización frente al Concretas
Proyecto.
MANEJO DE RESISTENCIA
Gestionar problemas relevantes de
Resistencia que se hayan evidenciado y
tengan que ser manejados por niveles
ejecutivos.
OTROS
1 2 3 4 5
Identificar el grupo con Definir el objetivo que Definir la actividad que Definir los momentos Ejecutar y recibir
el que va a trabajar quiero lograr a través realizará el Sponsor oportunos para feedback
(Equipo de Proyecto, de la presencia del (Reuniones, Espacios de realizarlo
Líderes, Jefes o Gerentes, Sponsor (Posicionamiento Reconociminto, Cartas,
Usuarios Finales, etc.) del proyecto, Sesiones uno a uno,
reconocimiento, motivación, Comunicaciones Oficiales)
etc.)

EVALUACIÓN ADKAR


El Plan de Gestión del Cambio para este Equipo, gira principalmente en torno a:
Habilitar canales y espacios

Preparar al Líder Seguimiento Continuo
de feedback
Entregarles de manera estructurada toda la Establecer mecanismos para asegurarse de que

información que necesitan para entender el el líder este gestionando el cambio con sus
Cambio. equipos. Espacios de seguimiento formal, en los
Crear espacios en los que el Líder pueda
que el Equipo de Cambio debe recibir
canalizar dudas o exponer problemáticas que no
Generar habilidades de comunicación efectiva información de como se encuentra el líder y su
pueda gestionar directamente
para que estén en la capacidad de transmitir equipo frente al cambio.
adecuadamente el mensaje.
Generar habilidades para manejar escenarios de

resistencia en sus equipos.

EVALUACIÓN ADKAR


Capacitación
E-learning y Escuelas
Conferencias y Talleres Teórico-
herramientas Permanentes o
Charlas Prácticos
digitales Temporales
Manuales y Capacitaciones
Simulaciones Gamification
Material Físico Uno a Uno

Plan de Capacitación
 Defiinición de Estrategia de Capacitación

 Apoyo en temas logísticos
 Definición de temáticas / procesos a
 Check – list de capacitación
capacitar
 Verificar la ejecución de las
 Definición de Audiencias
 Taller formador de formadores
 Lineamientos para la construcción del
Antes Durante capacitaciones
 Retroalimentación al
capacitador
Material
 Lineamientos y método para Ejercicios y Entrenamiento  Revisión de resultados de
evaluaciones y determinar
Evaluaciones
 Logística general (materiales, agendas, Usuario Final acciones correctivas
accesos, etc)
Después
 Identificar nuevas necesidades de capacitación
 Coordinar programa de inducción para nuevos colaboradores
 Disponibilizar material y canales para futuras consultas

EVALUACIÓN ADKAR


Manejo de la Resistencia
Preventiva Proactiva Reactiva
Aplicar Gestión del Cambio, Anticipación y pronta Es la gestión que se realiza una
desde el inicio del proyecto, identificación de una posible vez se ha presentado y
para reducir la probabilidad de resistencia para ser pleada evidenciado resistencia.
que se presente resistencia y de cubieerta o eliminada con
que genere grandes impactos en anticipación
el proceso de cambio.

EVALUACIÓN ADKAR


Reconocimiento y motivación
Objetivo: Involucrar y generar interés y entusiasmo de los usuarios finales en el proceso de cambio, a
través de actividades lúdicas.
RECONOCIMIENT
O
Premiar o reconocer a personas
COMPETENCIAS
que tengan desempeños
Competencias entre áreas, extraordinarios que promuevan
CONCURSOS esquema de puntos por el cambio.
Para integración de los usuarios ejecución de ciertas actividades.
finales con el proyecto. Generar Recomendado para seguimiento
entusiasmo e interacción con el de los indicadores de adopción.
TRIVIAS
proyecto.
Principalmente para validación de
entendimiento de información
enviada a través del plan de
comunicación. © Azurian Consulting 2018 -40-
Trabajo con Stakeholders
Configuración y Capacitación y Estabilización y

Planeación Diseño
pruebas preparación Go live cierre
Stakeholders
Sponsor
Líderes
Todos
Equipo de Proyecto

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• Esta es la primera fase del cambio, sobre la que

• Mide el nivel de Consciencia que tiene el

• El desarrollo de un nivel adecuado de

• Mide el nivel de deseo del colaborador de que el

• El Deseo implica la decisión personal de apoyar

• El desarrollo del Deseo se da a través de:

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• Mide el conocimiento concreto (técnico) acerca

• El desarrollo del conocimiento requiere:

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• Mide la competencia demostrada por el

• La habilidad se desarrolla cuando:

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• Mide si es que la implementación del cambio ha

• El refuerzo se da a través de:

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ESTRUCTURACIÓN DESARROLLO DE MONITOREO DE CLIMA CELEBRACIÓN DE LOGROS

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ESTRUCTURACIÓN DESARROLLO DE MONITOREO DE CLIMA CELEBRACIÓN DE LOGROS

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ESTRUCTURACIÓN DESARROLLO DE MONITOREO DE CLIMA CELEBRACIÓN DE LOGROS

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ESTRUCTURACIÓN DESARROLLO DE MONITOREO DE CLIMA CELEBRACIÓN DE LOGROS

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Definir Hitos a Celebrar

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PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO A PLAN DE CAPACITACIÓN MANEJO DE LA RESISTENCIA PLAN DE RECONOCIMIENTO

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PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO A PLAN DE CAPACITACIÓN MANEJO DE LA RESISTENCIA PLAN DE RECONOCIMIENTO

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Entendimiento Estructura Mapeo de Líderes e Influenciadores Definición de muestra para Evaluación

Análisis de Áreas y Localidades  Líderes formales Definición de muestra representativa:

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PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO A PLAN DE CAPACITACIÓN MANEJO DE LA RESISTENCIA PLAN DE RECONOCIMIENTO

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 Por lo general, un plan de Comunicación para la implementación de un Cambio Organizacional

Motivos y Avance, status, Impactos

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• Considerar audiencias externas a la organización

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¿Quién debe ser el emisor del mensaje?

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¿Qué información debe ser aclarada,

PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO A PLAN DE CAPACITACIÓN MANEJO DE LA RESISTENCIA PLAN DE RECONOCIMIENTO

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La presencia del Sponsor puede estar alineada a varios objetivos:

POSICIONAMIENTO DEL PROYECTO

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PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO A PLAN DE CAPACITACIÓN MANEJO DE LA RESISTENCIA PLAN DE RECONOCIMIENTO

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