TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

MANUAL

DIONISIO A GUERRERO GARCIA

ANDRÉS MANUEL ORTÍZ RODRÍGUEZ
TECNICA DE ORGANIZACIÓN

Son todas aquellas herramientas y procedimientos que normalmente

utilizan las empresas para realizar un proceso organizacional y lograr
los objetivos fundamentales de esta misma
TECNICA DE ORGANIZACIÓN

Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización

racional; son disponibles durante el proceso de organización y
aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social
1.Organigrama
2. Manuales
3.Diagramas de procedimientos o de flujo
4.Carta de distribución de actividades
5. Análisis de puestos
REGLAS DE LA ORGANIZACIÓN
 MANUALES

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y

sistemática información cerca de la organización de la empresa y
pueden ser: de políticas departamentales, de bienvenida, de
organización, de procedimientos , de contenido múltiple, de técnicas, de
puestos

Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los

objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la
secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas
a un procedimiento determinado, indicando quién los realizará, qué
actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una
de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que ha
de realizarlas.
 MANUALES

INFORMACIÓN DE MANUALES
Uniforman y controlan el cumplimientos de funciones.
Delimitan las actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados.
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la
empresa.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reduce costos al incrementar la eficiencia.
 VENTAJAS DE SU USO
Un manual bien concebido tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de
sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal
clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de
puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos
 DESVENTAJAS

Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se

encuentran los siguientes:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación
y rigidez
 TIPOS DE MANUALES

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la

administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya
que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la
otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción
humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel
operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las
cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado,
para lograr la mejor realización de las tareas que se le han
encomendado.
 TIPOS DE MANUALES
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero
que pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su alcance
1. Generales o de aplicación universal.
2. Departamentales o de aplicación específica.
3. De puestos o de aplicación individual.

Por su contenido
1. De historia de la empresa o institución.
2. De organización.
3. De políticas.
4. De procedimientos.
5. De contenido múltiple (manual de técnicas).

Por su función específica o área de actividad.

1. De personal.
2. De ventas.
3. De producción o ingeniería.
4. De finanzas.
5. Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.
6. Otras funciones.
 TIPOS DE MANUALES
• Manuales de historia de la empresa
• Manuales de organización
• Manuales de política
• Manuales de procedimientos
• Manuales de contenido múltiple
• Manuales de técnicas
• Manuales de puesto
• Manuales de personal
• Manuales de producción o ingeniería
• Manuales de finanzas
• Manuales generales
• Manuales de otras funciones
 CONTENIDO DEL MANUAL
Identificación
• Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
• Título y extensión del manual (general o específico).
• Niveles jerárquicos que comprende.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión, en su caso.
• Unidades responsables de su elaboración.
• Cantidad de ejemplares impresos.

Índice o contenido
Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento.

Prólogo y/o introducción

• Consiste en una explicación acerca de lo que es el documento, de la ocasión que
da origen a su elaboración o revisión, y de los propósitos básicos que se
pretenden cumplir a través de él. Además, incluye información sobre el ámbito de
su aplicación, a quién va dirigido, cómo se usará y cómo y cuándo se harán las
revisiones y actualizaciones.
• Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse.
Directorio
Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la
estructura de organización de una unidad administrativa.
Puesto o unidad administrativa Nombre.

Antecedentes históricos
Breve descripción histórica sobre la empresa.
• Origen. Causas que dieron lugar a su creación.
• Desarrollo. Señalar modificaciones que se hayan efectuado en cuanto a
estructura, funciones, etc.

Legislación o base legal

Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos
jurídicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las
unidades administrativas comprendidas en ella.
Atribuciones
Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la
entidad o a sus unidades administrativas, de acuerdo con las disposiciones
jurídicas que dan base legal a sus actividades.

Objetivo
Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a través de las atribuciones
otorgadas por las disposiciones legales. El término meta es equivalente al objetivo
cuando éste se presenta en forma cualitativa.

Políticas
Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella.
Las políticas dan significado a los objetivos. Por medio de ellas las metas
adquieren una expresión significativa e individual.
Estructura orgánica
Forma en que están ordenadas la unidades que componen una entidad
administrativa y la relación que guardan entre sí sus unidades internas.
Dentro de la estructura orgánica se definen:
1. Principales puestos y unidades que dependen de ella.
2. Líneas de autoridad y responsabilidad.
3. Niveles jerárquicos.
¡GRACIAS!