Clase 11: Normalización y

documentación de SIG
Información documentada

https://www.youtube.com/watch?v=w-ej13qUZSk
 La normalización

Consiste en la elaboración, difusión y aplicación de normas.

Requisitos

Procesos
Define

Normalizan la
forma de
Documentos trabajar
 Control de Información documentaria

Normatividad
NIVEL 1 Nacional
Normas

Políticas
Objetivos
NIVEL 2
Planes

Procedimientos
Manuales
NIVEL 3 Guías
Instructivos

Formatos
NIVEL 4
Registros
Documentos de
soporte
 Definiciones

Nivel 1 – Normatividad nacional e internacional por la que la empresa se

Normatividad legal rige de acuerdo al sector al que pertenece.

Corresponde a los documentos que establecen directrices que

Nivel 2 - Políticas permite la toma de decisiones y la obtención de objetivos, dentro de
este nivel se encuentra las políticas del Sistema Integrado de
Gestión.

Corresponde a los documentos que permiten el logro de las

Nivel 2 - Objetivos políticas, dentro de este nivel se encuentran los Objetivos del
Sistema Integrado de Gestión.

Conjunto de documentos que establecen pautas de acción a

nivel institucional, especificando entre otros aspectos, las
Nivel 2 - Planes actividades, cronogramas, indicadores, responsables y recursos.
Estos deberán estar relacionados en los procedimientos.
Supersalud. Elaborción y control
de documentos y registros
 Definiciones

Nivel 3 - Conjunto de documentos asociados a la operación de la empresa

Procedimientos de manera específica.

Corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de

Nivel 3 - Manuales disposiciones establecidas para la operación del Sistema Integrado
de Gestión de la empresa. Es necesario entender que la función de
este tipo de documentos es la recopilación de procesos,
procedimientos, instrucciones, formatos y lineamientos. .

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Definiciones

Corresponde a los documentos que complementan los

procedimientos, y que tienen como propósito, orientar,
Nivel 3 - Guías
profundizar, especificar o aclarar una actividad establecida dentro
del procedimiento. .

Corresponde a los documentos que complementan los

procedimientos, y que tienen como propósito, orientar el
diligenciamiento de un formato o aplicativo informático. La
Nivel 3 - Instructivos complejidad de estos determinará si se requiere la elaboración de
un instructivo, es decir que no necesariamente todo formato o
aplicativo deberá tener uno.

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Definiciones

Documento elaborado para consignar el resultado de una

Nivel 4 – Formatos actividad o tarea, estos deberán siempre estar relacionados en los
procedimientos.

Evidencia objetiva de un resultado obtenido de una actividad

ejecutada, puede ser en medio físico o magnético y se puede
Nivel 4 - Registros desprender del diligenciamiento y trámite de un formato,
herramienta informática, correo electrónico o comunicado.

Conjunto de documentos que facilitan la operación de la Entidad,

Nivel 4 – Documentos
se encuentran dentro de estos los documentos de origen externo y
soporte
de trabajo. .

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Consideraciones

Todo documento relacionado en la pirámide documental del

Sistema Integrado de Gestión y que su origen corresponda a la
Encabezado y pie de
operación interna de la empresa tendrá un encabezado con las
página
siguientes características:

Tanto el tipo de letra como la forma de escribir los títulos es definido

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Consideraciones

Corresponde a la identificación alfanumérica del documento, la

cual facilitará su ubicación dentro de la estructura documental del
Codificación Sistema Integrado de Gestión, y estará dentro del encabezado del
documento y se relacionará en el formato denominado “Listado
Maestro de Documentos”

Los dos primeros caracteres son de tipo alfabético XX y

corresponde a las iniciales del proceso, las cuales serán
XXYY##
suministradas por el profesional que administra el Listado
Maestro de Documentos.

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Consideraciones

Corresponde a la identificación alfanumérica del documento, la cual

facilitará su ubicación dentro de la estructura documental del Sistema
Codificación Integrado de Gestión, y estará dentro del encabezado del documento y
se relacionará en el formato denominado “Listado Maestro de
Documentos”

PR Proceso
PD Procedimiento
MN Manual
PO Política
Los dos siguientes caracteres de tipo alfabético YY,
CR Caracterización
corresponde a las iniciales del tipo de documento, para lo cual
GU Guía
se deberá tener en cuenta la siguiente estructura: IN Instructivo
PL Plan
XXYY## FT Formato
FL Formato libre
DE Documento de origen
externo
Supersalud. Elaborción y control de
documentos y registros DS Documento soporte
 Consideraciones

Corresponde a la identificación alfanumérica del documento, la cual

facilitará su ubicación dentro de la estructura documental del Sistema
Codificación Integrado de Gestión, y estará dentro del encabezado del documento y
se relacionará en el formato denominado “Listado Maestro de
Documentos”

La numeración (##) corresponderá a un consecutivo, la

cual estará conformada por dos dígitos que se ubicarán
después de las iniciales del tipo de documento. Cabe
señalar que cada proceso tendrá su propio conjunto de
XXYY##
consecutivos, iniciando con el número 01 y finalizando
con el 99.

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Consideraciones

Corresponde a un número consecutivo que permite controlar los

Versión documentos vigentes. Cada vez que se realice un cambio, se deberá
actualizar la versión. Todos los documentos iniciarán en versión 01.

Dentro del nivel 3 de documentación, se encuentran los manuales, los

procedimientos, las guías y sólo en éstos aparecerá un campo adicional,
en donde se establecerán los cargos que participaron en la elaboración
Responsabilidad de los documentos mencionados, en los espacios relacionados deberá
escribirse el cargo de manera general acompañado de la dependencia.

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Consideraciones

Los documentos en lo posible presentarán una estructura uniforme,

Estructura de los
salvo aquellos que por alguna orientación especial o reglamentación
documentos
específica establezca una.

• Objetivo: se relaciona el propósito para el diseño

e implementación del manual.
• Alcance: se refiere al campo de aplicación del documento.
• Definiciones: corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos
específicos que están enunciados en la descripción del manual. Las
definiciones estarán organizadas en orden alfabético. Igualmente, se deben
Manuales incluir el significado de las
siglas o abreviaturas.
• Descripción del manual: se presenta el contenido desagregado del manual, de
acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el alcance.
• Control de cambios

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Consideraciones

Los documentos en lo posible presentarán una estructura uniforme,

Estructura de los
salvo aquellos que por alguna orientación especial o reglamentación
documentos
específica establezca una.

• Objetivo: se relaciona el propósito para el diseño

e implementación de la guía.
• Alcance: se refiere al campo de aplicación del documento.
• Definiciones: corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos
específicos que están enunciados en la descripción de la guía. Las
definiciones estarán organizadas en orden alfabético. Igualmente, se deben
Guias incluir el
significado de las siglas o abreviaturas.
• Descripción de la guía: Se presenta el contenido desagregado de la guía,
de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el alcance.
• Control de cambios

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Consideraciones

Los documentos a los que se les diligenciará el campo de control de

Control de cambios cambios, son: manuales, guías, procedimientos e instructivos, éste
campo se incluirá en la parte final del documento

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
 Consideraciones

La lista maestra de registris contiene los nombres y números de

Control de registros revisión de los formatos, así como algunos contoles adicionales.

Pueden ser archivados en:

• Carpeta.
• Cajón (con o sin llave).
Medio de
• Folder.
almacenamiento • Archivero.
• PC (disco duro).
• DVD/CD

Pueden ser ordenados de la siguiente manera:

• Cronológico ascendente o descendente.
• Alfabético (por cliente).
Ordenamiento • Consecutivo.
• Según lo defina el responsable del cuidado, siempre y
cuando se respete el orden y sea
Supersalud. Elaborción y control de consistente.
documentos y registros
 Consideraciones

La lista maestra de registros contiene los nombres y números de

Control de registros revisión de los formatos, así como algunos controles adicionales.

Legibilidad
El llenado de los formatos podrá realizarse a mano o a
computadora, teniendo información clara para su lectura, sin
tachaduras.

Tiempo de Retención
Todos los registros se conservarán el tiempo definido por el
Controles responsable del sistema documentario (suele ser un año a excepción de los
documentos legales que duran el tiempo especificado según normativa).

Supersalud. Elaborción y control de
documentos y registros
Disposición Final
Al término del tiempo de retención el responsable del resguardo podrá destruirlos
o resguardarlos en medio electrónico o impreso
debidamente identificado.
 Consideraciones

Documentos Documentos que ya no son vigentes por la generación de

Obsoletos actualizaciones.

Se debe prevenir su uso de la

siguiente manera:

• Retirándolo de las áreas de resguardo al

reemplazarlo por la nueva versión del
Control documento.
• Colocándole el nombre de
OBSOLETO al documento (si
requiere que se conserve la
versión).
Supersalud. Elaborción y control de
documentos y registros
 Consideraciones

Documentos que son elaborados, generados, o proporcionados por

Documentos Externos organismos o instituciones externas a la empresa.

• Se debe asegurar su uso mediante supervisiones y/o verificaciones en las

Control áreas que han solicitado contar con dicho documento.

Supersalud. Elaborción y control de

documentos y registros
Control de documentos y registros https://
www.youtube.com/watch?v=dbRQWu7YINk
 Ventajas de utilizar un sistema de gestión de la
información documentada

Acceso a la información y la información documentaria de manera segura y estructurada.

Seguridad de los datos críticos en documentos.

Organizar y recuperar documentos de manera rápida y eficiente.