Metodología de Gestión de Proyectos

Presentación de Kick-Off

Aviso de confidencialidad: El presente documento es desarrollado por

Ferrum Data como parte de la entrega del servicio de desarrollo de la
Metodología de Gestión de Proyectos para EDPYME Nueva Visión; no
podrá ser usado o distribuido para otros fines sin previa autorización.
 
Agenda

1. Objetivos del servicio

2. Metodología de gestión de proyectos
3. Enfoque del servicio
4. Equipo de trabajo
5. Plan de comunicaciones
6. Factores clave de éxito
 Principales factores que comprometen el éxito
Más del 60% de proyectos de TI fallan por…

O Resistencia al cambio 82%

O Patrocinio inadecuado 72%

 Expectativas no realistas 65%

 Inefectiva gerencia de proyecto 54%

O Poca disposición al cambio 46%

 Falta de Experiencia del equipo 44%

Ampliación del alcance / incertidumbre 44%

 Falta de un programa de gestión del 43%

cambio
 Falta visión horizontal de los procesos 41%

O Perspectiva de TI no integrada 36%

El contar con una metodología de gestión de proyectos permite a la organización gestionar

adecuadamente el portafolio de proyectos reduciendo la exposición al riesgo.
 Directo
O Indirecto
Objetivos del servicio
Diseño de Metodología de Gestión de Proyectos

Optimizar los procesos de gestión

de proyectos identificados, en
función a mejores prácticas

Definir responsabilidades para la Optimizar la estructura

gestión de entregables y cierre de organizacional para la gestión y
proyectos. gobierno de proyectos.

Definir de la metodología de
gestión de proyectos.
Metodología de Gestión de Proyectos
 Metodología de gestión de proyectos
La metodología a desarrollar cubre la gestión de proyectos de manera integral en 3 principales categorías:

Objetivos Estratégicos
Ejecución del Proyecto Costos

 Examina el entorno del programa en un enfoque top-down, incluyendo

Gobierno del Proyecto
los aspectos de liderazgo, alineación estratégica y personas.

 Examina la gestión del día a día y el control del proyecto en base a las
Gestión del Proyecto
áreas de conocimiento definidas por el PMI.

 Examina el progreso en relación con las actividades planificadas y el

Desarrollo de Proyecto
cumplimiento de los procesos y estándares definidos en el SDLC.
 Gobierno del proyecto
Gobierno del proyecto Gestión del proyecto
1 4
Alineación a objetivos estratégicos
Los objetivos del proyecto deben estar alineados con los
objetivos estratégicos del área de negocio y/o empresa.
2 5
Liderazgo, estructura y gobierno
Nivel adecuado de involucramiento por parte de los sponsors,
dentro de la estructura de gobierno para la toma de
decisiones efectiva.
3 6
Conformación del equipo y desarrollo
Perfil del equipo del proyecto, cultura y fomento del desarrollo
de los recursos a través de actividades de capacitación y/o
mentoría.
Desarrollo del proyecto
PMO & Infraestructura de soporte
Rol y nivel de apoyo apropiado de la PMO en base a la
duración y complejidad del proyecto.
Gestión del cambio
El impacto en el capital humano de la organización debe de ser
considerado y previsto dentro de cada fase del proyecto.
Arquitectura del negocio
La evolución del negocio debe estar debidamente
representada y modelada en cada fase de ejecución del
proyecto.
 Gestión del proyecto
Gobierno del proyecto Gestión del proyecto
1 5
Gestión de integración
Procesos y actividades necesarias para identificar, definir y
coordinar las actividades de gestión de proyectos.
.
2 6
Gestión del alcance
Examinar que el proyecto incluya todas las actividades
requeridas para ser ejecutado exitosamente.
3 7
Gestión del cronograma
Examina los procesos y actividades para llevar a cabo la
terminación a tiempo del proyecto.
4 8
Plan de comunicación
Evalúa la recopilación, distribución y disposición oportuna y
apropiada de información del proyecto.
Desarrollo del proyecto
Gestión financiera
Incluye los procesos involucrados en la planificación,
estimación, presupuesto y control de costos del proyecto.
Gestión de calidad
Políticas de calidad, objetivos y responsabilidades definidas
para asegurar que el resultado del proyecto va a satisfacer
las necesidades para las cuales fue emprendido.
.
Gestión de recursos
Examina los procesos que organizan y dirigen el equipo del
proyecto.
Gestión de riesgos
Incluye los procesos relacionados con la identificación,
análisis, seguimiento y control de los riesgos del proyecto.
 Desarrollo del proyecto

Gobierno del proyecto Gestión del proyecto Desarrollo del proyecto

Definición Diseño Construcción Pruebas Despliegue
1
Gestión de requerimientos
Incluye la identificación, análisis, documentación y validación de
los requerimientos alineándolos a las necesidades a través del
ciclo de vida para garantizar la trazabilidad.
2
Arquitectura y diseño
Abarca la definición de la arquitectura y el diseño de la
solución de los diferentes proyectos incluidos en el
programa.
3
Configuración / Construcción
Evalúa la definición de las actividades para la implementación de
la solución.

4
Definición y ejecución de pruebas
Incluye el desarrollo de la estrategia y planes de prueba, la
creación de los entornos, desarrollo de los casos de prueba y
su ejecución.
5
Gestión de entregas
Refiere al proceso destinado a supervisar el desarrollo, prueba,
implementación y soporte de versiones de la solución.
6
Preparación de puesta en marcha
Incluye los planes, procesos y documentación para apoyar
traslado de la producción y transición de la solución.
Enfoque de desarrollo
• Conjunto de procesos que
cubren una misma área o
Disciplinas función dentro de la gestión de
proyectos.

• Agrupación funcional de etapas

Fases relacionadas para obtener un
objetivo específico.

• Agrupación de actividades de
que permitan el desarrollo de
Etapas los entregables definidos para
el proyectos.

• Tareas atómicas
Actividades asociadas a un único
rol.
Enfoque de desarrollo
Beneficios del desarrollo por niveles

Promueve la identificación
Diseño detallado
temprana de actores
Posibilita
Facilita discusiones
comprensión a diferentes
del flujo deniveles
Mejora la consistencia proceso
Enfoque del servicio
Enfoque del servicio
1. Descubrimiento 2. Evaluación 3. Entrega

Identificar los procesos de gestión de

proyectos actuales

Analizar los procesos, estructura

Identificar la estructura organizacional
organizacional y requerimientos del
de soporte a proyectos actual
negocio

Desarrollar la matriz de Definición de disciplinas de gestión y

Evaluar las actividades de integración
requerimientos de documentación de organización recomendada para la
de infraestructura y aplicaciones
proyectos gestión de proyectos

Identificar y programar entrevistas Identificar oportunidades de mejora e Diseño de procesos de gestión e

con miembros clave de la organización incorporar mejores prácticas indicadores de control

Desarrollar el informe de estado actual Diseño de las plantillas de

de gestión de proyectos documentación de proyectos

 Plan de trabajo
 Matriz de oportunidades de mejora  Metodología de gestión de proyectos
 Informe de situación actual
Enfoque del servicio
Proceso de desarrollo del servicio y control de avances

Plan de
trabajo

Solicitudes de
No
cambio
Presentar el
Revisar el estado Consolidar el Presentar el
desarrollo del ¿Terminó el
del proyecto por estado del avance al Comité
proyecto al proyecto?
frente proyecto de Proyecto
Registro de Patrocinador
riesgos

Si

Registro de
incidencias Plan de trabajo Presentación de Actas de Acta de Cierre
(actualizado) avance acuerdos del Proyecto
 Enfoque del servicio
Proceso de atención a solicitudes de cambio

Identificar la Registrar la
Entregable del Si No
necesidad del solicitud y el ¿Se evalúa? Determinar el ¿Se
proyecto
negocio no beneficio para el impacto aprueba?
cubierta negocio
No Si

Plan de trabajo
(actualizado)

Log de
solicitudes de
cambio
(actualizado)
 Cronograma propuesto

S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8

Plan
Definición de Metodología de Gestión de

1. Descubrimiento
Proyectos

2. Evaluación

3. Entrega

Plan de trabajo Informe de Matriz de oportunidades Metodología de

situación actual de mejora gestión de proyectos
Equipo de trabajo, plan de
comunicaciones
Equipo de trabajo

Dirección del proyecto

Johnnie Mestas

Gerencia del proyecto

Oscar Quintanila

Gestor del proyecto

Bruno Juarez

Especialista en Metodologías
Juan Mestas

Consultor de Proyectos
Gisselle Flores

Tiempo Parcial
Tiempo Completo
Plan de comunicaciones

Reuniones de Reuniones de Reuniones con Reuniones de

Comité
• Cada 2 o 3 semanas.
• Revisión de avance del
proyecto.
• Revisión de estado de
entregables y definiciones.
• Riesgos e incidencias
Control de Estado
• Semanal
• Actividades realizadas en el
período anterior.
• Actividades del período
siguiente.
• Estado de hitos y
entregables.
• Riesgos e incidencias.
Grupos de Interés
• A demanda.
• Definición de lineamientos
técnicos y de negocio.
• Revisiones de
oportunidades de mejora.
• Presentación de la
metodología .
Control Interno
• Semanal
• Revisión de avance del
proyecto.
• Revisión de estado de
entregables.
• Actualización de bitácora de
riesgos e incidencias
Factores clave de éxito

1 Obtener resultados visibles de forma rápida

2 Comprender las responsabilidades
del proyecto
de cada participante

3 Establecer una metodología de gestión apropiada

4 Contar con un control de impacto sobre el negocio,
procesos, personas y sistemas de información relacionados

5 Realizar actividades decalidad

control y aseguramiento de la

6 Proporcionar la información
oportuna
solicitada de manera

7 Contar con disponibilidad para ejecución de sesiones de

relevamiento de información, validación de procesos y otros