GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL

VERSIÓN 1,0 - FECHA 20.02.2019 RESERVADO

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AGENDA

1. Esquema General Directiva

2. Responsabilidades

3. Organización Documental

4. Identificación Unidades de Conservación

5. Organización Archivo Central

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1.
ESQUEMA GENERAL
DIRECTIVA

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ESQUEMA GENERAL DIRECTIVA

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2.
RESPONSABILIDADES

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RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDADES DE
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN EL
EJÉRCITO NACIONAL.

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3.
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL

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| ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de operaciones técnicas para clasificar el documento, ubicarlo en el
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. El articulo 4 del
acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013señala la obligatoriedad de la
organización de los archivos.

 
Clasificación Ordenación Descripción

• Reglamento de correspondencia y Fondo documental acumulado:

archivo 3-25 de 1980
• Acuerdo 07 de 2003 Documentos reunidos por una entidad
• Resolución Ministerial 5919 de 2007  en el transcurso de su vida institucional
sin un criterio archivístico determinado
• Actas actualización Comité Técnico de
de organización y de conservación.
Archivo MINDEFENSA, DIC-2012.

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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

LÍNEA DE TIEMPO APLICACIÓN REGLAMENTO 3-25 Y TRD

Año 2003 Hacia atrás Año 2004 Hasta 31-dic-12 01-Enero-2012 01-Ene-2013 a la fecha
Reglamento 3-25

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| TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

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| ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Clasificación:
Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o
grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, es el primer paso en el
proceso de organización.

 Tener la TRD, para seguir la estructura de las

series y subseries y tipos documentales.
 Determinar los documentos que pertenecen
a cada unidad administrativa, cada función y
cada serie.
 Los documentos de apoyo deben agruparse y
ordenarse por asuntos acorde con sus
necesidades; estos documentos no hacen
parte de la TRD.

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| ORDENACION
CLASIFICACION DOCUMENTAL

DEPURACIÓN
Consiste en retirar de las carpetas, todos
aquellos documentos que no son de archivo
como por ejemplo: documentos en blanco,
fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o
felicitación, entre otros.

La documentación deberá estar libre de

material metálico, como: ganchos de cosedora,
clips, entre otros.

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| ORDENACIÓN
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Evite archivar documentos que no se consideran de archivo:

Evite archivar documentos en papel de fax (químico o térmico), la información

registrada se pierde a los pocos meses. Tome una fotocopia legible del
documento y archívelo en la carpeta o expediente que corresponda.
Las notas autoadhesivas.
 Copias de actos administrativos como leyes, decretos y resoluciones de otras
entidades (siempre que no hagan parte integral de los expedientes) y circulares
informativas.
 Hojas en blanco, formatos sin diligenciar.
 Comunicaciones informativas que no requieren trámite.
 Invitaciones a eventos sociales.
 Revistas, folletos publicitarios.
 Documentos duplicados.
 Listados de actualización permanente.
 Publicaciones (material bibliográfico y revistas).

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| ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Ordenación numérica
ORDENACIÓN Ordenación numérica

Se puede decir que la ordenación comienza

donde ha terminado la clasificación, este
proceso se debe llevar a cabo teniendo en
cuenta directrices, políticas y normas que
rigen para su ejecución. Ordenación cronológica Ordenación alfabética

 El principio de orden original: Cada

documento que conforma el expediente
debe estar ubicado en el lugar
correspondiente de acuerdo al momento
de su producción o el tramite
administrativo que dio lugar a la generación
del mismo. Sistemas de ordenación de
expedientes físicos.
 Principio de procedencia: permite
establecer quién produce los documentos.

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| ORDENACIÓN
ORDENACION DOCUMENTAL

• Los expedientes se conformaran con la totalidad

de los documentos de archivo agrupados en
desarrollo de un mismo tramite, actuación o
procedimiento, independiente de tipo de
información, formato, soporte (Ejemplo:
Contratos, Historias laborales, Historias Clínicas,
procesos disciplinarios, etc.)

• Una vez estén organizados los expedientes, no se

puede realizar ninguna intervención en la
ordenación interna cuando estos han sido
cerrados y transferidos a los archivos centrales e
históricos.

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| ORGANIZACIÒN ELECTRÒNICA DE DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN ELECTRONICA DE DOCUMENTOS

Los sistemas informáticos permiten manejar

carpetas para guardar documentos en el disco
duro del PC. Estas categorías se asimilan a las
Series y Subseries documentales.

Series Subseries

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| INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN
INSTRUCTIVO DE FOLIACION

La documentación
debe estar
previamente
depurada
(duplicados, folios
en blanco y Se deben foliar cada una
documentos de de las unidades
apoyo documentales de una serie
simple se ejecutará de
manera independiente por
carpeta, en series
complejas la foliación será
consecutiva en forma en
que la segunda será la
continuación de la
primera.

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| FOLIACIÓN
INSTRUCTIVO DE FOLIACION

Foliar de manera legible y sin

enmendaduras, todos los documentos,
con lápiz blando de grafito.

Si existe información por las dos caras,

se debe foliar así:
57 R/V
(R= Recto, y V= Vuelto)

Si no existe información por la cara

vuelta se deja simplemente el número.

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| INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN
INSTRUCTIVO DE FOLIACION
3 • Escribir parte superior derecha de la cara
recta del folio en el mismo sentido del
texto.
2
1 • No se debe foliar con lápiz de mina roja,
ya que este color no es capturado por las
máquinas reprográficas.

• Si existen errores en la foliación, esta se

anulará con una línea oblicua.
1

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| INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN
INSTRUCTIVO DE FOLIACION

• Los planos, mapas, dibujos tendrán el

número de folio consecutivo aún estén
plegados, y en el área de notas se deja
constancia: tamaño, colores, titulo, asuntos y
fecha.

• Los anexos impresos (folletos, boletines,

periódicos, revistas) se enumerarán como un
solo folio y el área de notas se deja
constancia titulo y número total de páginas

NOTA: si se opta por separar este material se hará la referencia cruzada.

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| INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN
INSTRUCTIVO DE FOLIACION
• Las fotografías cuando están sueltas, se foliarán
en la cara vuelta, correspondiendo un número
para cada una de ellas.

• Si una o varias fotografías se encuentran a una

hoja, se le escribirá número de folio, y en el área
de notas se deja constancia la cantidad de
fotografías adheridas y las características
correspondientes.

• Las radiografías, negativos o similares, deben

colocarse en un sobre de protección y se hará la
foliación al sobre.

NOTA: si se opta por separar este material se hará la referencia cruzada.

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| INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN
INSTRUCTIVO DE FOLIACION

• En caso de unidades de conservación (legajos, tomos,

libros de contabilidad, libros de registro que ya vienen
empastados, foliados o paginados de fábrica, este debe
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de
volver a foliar a mano y en área de notas se coloca la
cantidad de folios o páginas que contiene.

• No se deben foliar documentos en soportes distintos al

papel (casetes, discos digitales, CD, disquetes, videos), pero
sí dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenece si se opta por separar este
material se hará la correspondiente referencia cruzada.

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| ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACION DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Consiste en el análisis que se realiza a los documentos de archivo y de sus
agrupaciones, su resultado son los instrumentos de descripción.

Inventario Documental: Instrumento archivístico que permite describir de manera

exacta los datos de las unidades de conservación en las cuales se encuentran las
diferentes series o asuntos del fondo documental de la institución.

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| INVENTARIO DOCUMENTAL
INVENTARIO DOCUMENTAL

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| FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

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| FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

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4.
IDENTIFICACION
UNIDADES DE
CONSERVACION

VERSIÓN 1,0 - FECHA 12.02.2019 RESERVADO

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| UNIDADES DE CONSERVACIÓN
IDENTIFICACION UNIDADES DE CONSERVACION
Carpetas
Se coloca la aleta más corta sobre la que se
pega la identificación de la unidad de
conservación (RÓTULO) dejando un espacio
de aproximadamente de 1 cm del borde
lateral y 1 cm del último pliegue

A lápiz (Archivo de Gestión)

Carpeta No. 1 de 3 Caja No. ____1_____
DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
MDN-CGFM-COEJC-CEJEM- Completar Línea mando
17 CONTRATOS
17.1 Contrato de arrendamiento
FECHA EXTREMAS: 2000-01-25 A 2000-10-28
Cantidad de Folios: 200
Carpeta No. 2 de 3 Caja No. ____1_____
DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
MDN-CGFM-COEJC-CEJEM –Completar Línea mando
17 CONTRATOS
17.1 Contrato de arrendamiento
FECHA EXTREMAS: 2000-11-08 A 2000-11-30
Cantidad de Folios: 200 ( 201 a 400 )

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|IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

IDENTIFICACION UNIDADES DE CONSERVACION
RÓTULO CARPETA

 Medida rótulo carpeta: 7 cm

de alto × 11 cm de ancho.
 Logo: letra Arial 9.
 Texto: Arial 8 sin negrilla.
 Se deben conservar las líneas y
los títulos como se muestra en
la figura.
Nota: la numeración de las
carpetas se hará de manera
consecutiva por dependencia y el
administrador del archivo central
es el encargado de asignar y llevar
el control de la numeración.

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| IDENTIFICACIÓN CAJAS X-200

IDENTIFICACION UNIDADES DE CONSERVACION

Archivo central
Ref. X-200
Fondo: CUARTA BRIGADA

Línea de mando: MDN-CGFM-COEJC-SECEJ-JEMOP-

DIV07-BR4-B3.

Serie: 29. INFORMES

Subserie: 29.70 Informes Situación Operacional

No. de Carpetas: 6 (seis)

Fechas Extremas: 2012-01-01 al 2012-12-31

No. Consecutivo:

No. Correlativo:

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|IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

IDENTIFICACION UNIDADES DE CONSERVACION

ROTULO CAJA X200

 Texto: Arial 10
 Medidas: 20 cm de alto ×
15 cm de ancho

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|IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

IDENTIFICACION UNIDADES DE CONSERVACION
ROTULO CAJA X100

Documentos de contenido: son los

que se encuentran identificados en
las series o subseries de cada
dependencia de acuerdo con las
funciones que se desarrollan en la
misma.

Medida: 23 cm de alto
× 8 cm de ancho.

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| IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

IDENTIFICACION UNIDADES DE CONSERVACION
LIBROS
 La apertura y cierre del libro corresponda a la vigencia
a la cual pertenece. Por ejemplo: 01 de enero de 2014
al 31 de diciembre de 2014. 
 Los libros no deben llevar impresa el acta de apertura
ni folio de revisión.
 Los libros no se deben forrar, el rótulo irá sobre la tapa
 A los libros que ya vienen paginados de fábrica se les
conserva esa numeración. No hay necesidad de
refoliarlos.
 Debe llenarse con claridad, en orden cronológico, sin
dejar espacios en blanco entre renglones y sin
enmendaduras.
 No se deben arrancar hojas o alterar la encuadernación
o foliatura de los libros. Para lo cual y en caso de
correcciones se escribe la palabra “ANULADO” trazando
una línea con tinta negra de un extremo al otro.

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| IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

IDENTIFICACION UNIDADES DE CONSERVACION
 El cierre de un libro se realizará en el último folio útil
(es decir, si el libro es de 200 folios, irá en el folio
200); se escribe la palabra CIERRE y se traza una línea
diagonal con un bolígrafo de tinta negra insoluble (no
utilizar micro puntas, o bolígrafo de tinta húmeda).

 El acta de apertura y folio de revisión a que hace

alusión la Resolución Ministerial No. 074 de 1919,
quedan abolidas.

 Para la apertura de un libro foliado se escribirá en el

primer folio el nombre de la unidad, la fecha, la serie
o subserie y el año.

 Si el libro no es diligenciado en su totalidad se

colocará la misma palabra, “CIERRE”, en el último folio
diligenciado.

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| UNIDADES DE CONSERVACIÓN
UNIDADES DE CONSERVACION
Archivo de Gestión
Ref. X-100
Archivo de Gestión y Central
Ref. X-200
Archivo Central e Histórico para
nóminas Ref. X-300
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Cajas de archivo
Unidades de conservación; cajas de
archivo
Elaboradas en cartón corrugado,
recubierto en su cara interna por una
película a base de parafina y ceras
vegetales.
Adicionalmente, cada caja tendrá en su
interior dos fuelles elaborados en el
mismo cartón.
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5.
ORGANIZACIÓN
ARCHIVO CENTRAL

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| ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN ESTANTERÍA
Las unidades de conservación (cajas) se deben ubicar de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo en la estantería fija o rodante.

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| ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
La estantería debe estar señalizada, se deben colocar los respectivos rótulos, como lo
indica la gráfica, especificando estante y entrepaño, con el fin de ubicar fácilmente las
unidades de conservación (cajas).

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| ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

• Marcación estantería rodante

• Las unidades de conservación (cajas) se numerarán de manera consecutiva,

respetando la estructura jerárquica de la institución: Unidades Operativas Mayores,
Menores y Tácticas.

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