MANUAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

EPC INGENIERIA S.A.S

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO: CARGO:
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MANUAL DE GESTION FECHA: OCTUBRE DE 2019
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1. OBJETIVO

Establecer la estructura que se llevará a cabo la revisión y aprobación de la

documentación para el sistema integrado de gestión llevando un control de la
información de EPC INGENIERIA S.A.S.

2. ALCANCE

Este manual aplica a todos los procesos y actividades desarrolladas por EPC
INGENIERIA SAS en cumplimiento de su marco normativo, basado en los
lineamientos de la gestión integrada de las normas NTC ISO: 9001:2015, NTC
ISO14001:2015 Y NTC ISO 45001:2018.

Inicia estableciendo la documentación necesaria para la creación y mantenimiento

del sistema de gestión integrada, hasta la determinación e implementación de
seguimiento y control documental de acuerdo con la norma fundamental.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados

por su valor sustantivo, histórico o cultural.

ALCANCE: Establece donde inicia, donde finaliza y donde aplica el procedimiento

en mención.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.

APROBAR UN DOCUMENTO: Acción de verificar que los resultados obtenidos al

aplicar lo descrito en el documento son apropiados para cumplir los requisitos y la

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política de calidad de la institución. Cuando sea aprobado el documento, se

entiende que este puede iniciar su distribución y divulgación.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción de constatar la presencia de

determinados documentos o datos en los archivos.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental,

en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series
y/o asuntos).

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o

correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y

medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el
riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de

documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos

vigentes que conforman el sistema de calidad.

COPIA AUTENTICADA: Reproducción de un documento, expedida y autorizada

por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

COPIA DE SEGURIDAD: Copia de un documento realizada para conservar la

información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de

una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

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CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN: Este rol lo cumplen todos los líderes de

áreas.

DESCRIPCION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental

que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer la

información de los procesos documentados.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración

hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas
de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe
garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

DISTRIBUIR: Hacer entrega física de un documento aprobado o facilitar el acceso

a este para que sea utilizado por el personal involucrado en la actividad para el
cumplimiento de los objetivos institucionales y para que permita asegurarse de la
eficaz planeación, operación y control de los procesos.

DIVULGACIÓN: Dar a conocer el contenido de un documento para que sea

cumplido por el personal de la institución involucrada en la actividad descrita.

DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

DOCUMENTO CONTROLADO: Involucra los documentos de los procesos cuya

distribución es restringida o controlada, los cuales deben ser actualizados
permanentemente.

DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO MISIONAL: Documento producido o recibido por una institución en

razón de su objeto social.

DOCUMENTO NO CONTROLADO: Son los documentos que se entregan

solamente para consulta o que están en fase de elaboración y revisión para

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aprobación antes de su emisión, incluyen la entrega de copias físicas de

documentos en donde no se requiere controlar su disponibilidad en puestos de
uso.

DOCUMENTO OBSOLETO: Documento cuya vigencia ha caducado.

DOCUMENTO ORIGINAL: Aquel que presenta la evidencia de la aprobación de

su contenido (firmas) y sirve para tomar las copias para la distribución al proceso
(es el documento controlado).

DOCUMENTO PUBLICO: Es el elaborado por funcionario público en ejercicio de

su cargo o con su intervención.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Todos aquellos documentos

suministrados por entes reguladores o de control, por el cliente, los proveedores y
otros; tales como: diseños, especificaciones, manuales de productos o servicios,
certificaciones de productos, fichas técnicas, leyes, normas, decretos,
reglamentos, resoluciones, planes de manejo ambiental, contratos, garantías, etc.

DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO: Todos aquellos documentos generados

por la escuela tecnológica instituto técnico central tales como: propuestas, planes
de calidad, instructivos, formatos, diagramas, procedimientos, manuales, tablas,
compendios, etc.

ELIMINACIÓN: Retiro de un documento del sistema de gestión de calidad de

circulación ya sea porque el proceso cambio radicalmente y obligo a que se
elaborara un nuevo documento, o porque el proceso dejo de ejecutarse o se
fusiono con otro proceso o sistema de gestión.

ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria en un

proceso o actividad específica, convirtiéndose así en un registro.

GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

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producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística, que

consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

ÍNDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA: Es el inventario de

la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto
obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Se realiza en el formato único de Inventario Documental (FUID). La normatividad
sobre transparencia lo denomina inventario de activos.

LISTADO MAESTRO: Es el inventario actualizado de documentos tanto internos

como externos o datos que permite verificar y controlar la vigencia del documento
y establecer su ubicación (en manos de quien se encuentra).

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Documento que articula de

forma armónica e interdependiente los componentes de los sistemas de gestión.

OBJETIVO: Describe el propósito o el para qué del procedimiento de control de

documentos.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la

clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su

valor histórico o cultural.

PROCEDIMIENTO: Forma específica de efectuar una actividad. Documento que

especifica los pasos que debe seguir un proceso o actividad.

PROPIETARIO DE LA INFORMACION: Este rol lo cumplen todos los líderes de

procesos.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que
le son remitidos por una persona natural o jurídica.

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RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de

los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una

evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados
planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia de los sistemas de gestión.

RETENCIÓN DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.

REVISAR UN DOCUMENTO: Acción de asegurar la conveniencia, la adecuación,

la eficacia, eficiencia y efectividad del documento revisado para alcanzar unos
objetivos.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de
escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.

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VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

4. CONDICIONES GENERALES

La organización EPC INGENERIA S.A.S determino como características

generales para la elaboración de sus documentos documentos establecidos dentro
del sistema integrado de gestión, la documentación deberá cumplir las siguientes
caracterisitcas.

 Clasificación y codificación de documentos.

 Copias Controladas y no controladas.
 Documentación del Sistema de Gestión Integrado.
 Documentos Externos.
 Control de Cambios.
 Encabezado y Pie de página.
 Contenido de los documentos
4.1 Presentación de documentos (Word y Excel)

● Fuente del texto: Arial.

● Tamaño fuente: 12.
● Color de fuente: negro
● Interlineado: Espacio sencillo.
● Tamaño de hoja: Carta.

4.2 Exposiciones y capacitaciones (power point)

● Fuente del texto: Arial.

● Tamaño fuente: 34 título, 28 cuerpo del documento.
● Color de fuente: negro
● Interlineado: Espacio sencillo.
● Tamaño de hoja: Carta.
● Plantilla organizacional de EPC INGENIERIA S.A.S

4.3 Documentos controlados y copias no controladas

● Los documentos controlados se caracterizan por llevar una marca de agua

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Diagonal en la hoja, que diga “CONTROLADO”.

● Las copias no controladas llevaran una marca de agua diagonal en la hoja,
el cual dirá: “NO CONTROLADO”.

4.4 Elaboración, eliminación y modificación de los documentos

Elaboración Modificación Eliminación

Paso 1: Paso 1: Paso 1:
Determinar la Determinar la Determinar la necesidad
necesidad y el propósito necesidad de modificar de eliminar los
de crear el documento. los documentos. documentos.
Paso 2: Solicitar Paso 2: Solicitar Paso 2: Solicitar
aprobación para la aprobación para la aprobación para la
elaboración del modificación del eliminación del
documento. documento. documento.
Paso 3:Establecer Paso 3: Establecer Paso 3: Establecer
el responsible el responsible el responsable

Paso 4: realizar la
modificación teniendo en
cuenta:
De forma: Cuando se
corrige una palabra o los Paso 4: crear una
signos de puntuación, carpeta digital para
Paso 4: Elaborar el (Subrayado y negrilla). asegurar la
documento según las No cambia la versión preservación de la
plantillas establecidas. De fondo: Cuando se información de los
hacen cambios en la documentos obsoletos.
estructura y cuando el
documento se considera
obsoleto, para el cual se
hace necesario crear una
nueva versión.
Paso 5: Realizar la
eliminación de los
documentos de acuerdo
a las tablas de retención
documental teniendo en
cuenta:
Documentos
Paso 5: Revisar la Paso 5: Revisar la electrónicos: mediante

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estructura del documento estructura del documento proceso de borrado

permanente y seguro de
web, USB o sistema de
información.
Documentos soporte
papel: debe ser
realizado mediante el
picado,

Paso 6: Aprobar y Paso 6: Aprobar y firmar Paso 6: N/A

firmar
Paso 7: Comunicar a Paso 7: Comunicar a
Paso 7: Comunicar a
quien corresponda la quien corresponda la
quien corresponda la
modificación del eliminación del
creación del documento
documento documento

4.6 Control de elaboración de documentos

Se visualizará solo al final y en la primera página de todos los documentos de la

siguiente manera:

ELABORO REVISO APROBO

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:

 Elaboro, reviso y aprobó (Arial, 12, Mayuscula sostenida y en negrilla).

 Nombre, Firma, Cargo Arial, Primera en MAY siguientes letras en
minúscula.

4.3 Control de cambios

El control de cambios debe mostrarse en la última hoja de
cada documento y contiene la siguiente información.

CONTROL DE CAMBIOS

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FECHA VERSÌON DESCRIPCIÒN DEL CAMBIO QUIEN SOLICITO

EL CAMBIO

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5. Descripción del procedimiento

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6. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

MANUAL SIG

PROCEDIMIENTOS Y
PROCESOS

INSTRUCTIVOS Y METODOS

FORMATOS Y REGISTROS

Manual de SIG: Descripción del sistema integrado de gestión de acuerdo a la

política de la organización y sus respectivos objetivos establecidos.

Procesos y procedimientos: Descripción de los procesos y procedimientos de la

organización, donde se contemplen (Qué, quien, cómo, cuándo y dónde) según
corresponda.

Instructivos o métodos: Descripción más específica o detalla de cómo se

realizan las actividades, que se encuentran dentro de los procedimientos de la
organización.

Formatos y registros: Es el resultado que evidencia las actividades realizadas

dentro de la organización.

7. ENCABEZADO Y CODIFICACION

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Para asegurar la identificación de los documentos se empleará código y título, a

excepción de los registros, en los que el titulo será opcional. La codificación se
resume en la siguiente tabla sinóptica.

Numero de cambios
Identificación del documento, se
que se han generado
asignará un código de acuerdo a la tabla
al documento Arial
de codificación Arial 12 texto alineado
12 alineado a la
a la izquierda
izquierda

CODIGO : XX
VERSION : XX
NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA: XXX
PAGINAS: XXX

Logo de la Nombre del documento Página del Fecha de

organización fuente Arial 12 en negrilla documento elaboración al
mayúscula sostenida y Arial 12 documento
centrado alineado a la Arial 12
izquierda alineado a la
izquierda

TABLA 6.2.1: CODIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Nombre de los procesos Codificación
Direccionamiento Estratégico DE
Gestión Comercial GC
Financiación FN
Hesq HS
Mantenimiento y Reparación MR
Venta VT
Diseño DS
Instalación IT

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Gestión Administrativa GA
Transporte TP
Contabilidad CT
Campos CM
Recursos Humanos RH

TABLA 6.2.2: CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Tipo de documento Codificación
Manual MN
Procedimientos P
Programas – Planes PPL
Políticas PT
Formatos F
Reglamentos RE
Informes IF

8. APROBACION DE DOCUMENTOS

La aprobación de los documentos y formatos generados dentro de la

organización, se evidenciará en la primera página donde se encuentra el
nombre del documento en la página de pie.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO: CARGO:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:

8.1 RESPONSABLES

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Representante de la alta dirección

Representante Legal: encargado de orientar y dar directrices al
SGI

Colaborador (a) de la organización

encargado de planear, organizar, liderar y
Responsable del SG-SST: controlar, los procesos de cada una de las
áreas en cuanto a Seguridad y Salud en el
Trabajo.

Colaborador (a) de la organización

Responsable del SG-CALIDAD: encargado de planear, organizar, liderar y
controlar, los procesos de cada una de las
áreas en cuanto a Calidad.

Colaborador (a) de la organización

Responsable del SG-MEDIO encargado de planear, organizar, liderar y
AMBIENTE: controlar, los procesos de cada una de las
áreas en cuanto a Medio ambiente

9. ESTRUCTURA PARA LA ELABORACION DE FLUJOGRAMAS

NOMBRE SIMBOLO FUNCION

INICIO/FIN Representa el inicio y el final de un

proceso

LINEA DE Nos indica la secuencia o el orden de

FLUJO ejecución dentro del proceso.

Nos ilustra la actividad a realizar

ACTIVIDAD descrita en su interior

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DECISION Indica la toma de una decisión dentro

del proceso, donde se encuentran dos
alternativas de respuesta. (si o no)

Representación de documento
resultado del proceso que se realizada
y al mismo tiempo puede ser una
DOCUMENTOS entrada que se utiliza para gestionar
determinada actividades.

Indica la conexión de una página a otra

CONECTOR para seguir la secuencia del proceso

9.1 REGLAS DE ELABORACION

1. El inicio y fin dentro de un proceso solo se puede presentar una vez

2. Los documentos de salida que resultan dentro del proceso se ubicaran a la
izquierda, los de entrada se ubicaran a la derecha.
3. Solo puede evidenciarse una entrada por cada actividad dentro del proceso
4. La respuesta de una decisión siempre estará entre SI o NO las líneas de
indicación de cualquiera de las dos decisiones será hacia los lados
correspondientes.
5. Las líneas no pueden cruzarse entre sí.

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10. PLANILLA DEL MANUAL SIG

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10.1 PLANILLA TABLA DE CONTENIDO

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10.2 PLANILLA DE INTRODUCCION

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10.3 PLANILLA DE ALCANCE Y OBJETIVO

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