Excel para contadores y

administradores
Tablas dinámicas y macros
1. Tablas y gráficos dinámicos
1.1 Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes

volúmenes de información.

Las tablas dinámicas se utilizan para analizar detenidamente datos numéricos y

responder a preguntas no anticipadas sobre los datos.

Una tabla dinámica está especialmente diseñada para:

• Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y
cómodas para el usuario.

• Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías,

subcategorías, crear cálculos y fórmulas personalizados.

• Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de

los datos de origen.

Para insertar una tabla dinámica, seleccionamos el rango de datos y hacemos clic
en el menú:

Insertar >Tablas > Tabla dinámica

1.2 Partes de una Tabla dinámica.
Los campos que coloques en esta área crearán filtros
para la tabla dinámica a través de los cuales podrás
restringir la información que ves en pantalla. Estos
filtros son adicionales a los que se pueden hacer
entre las columnas y filas especificadas.

Esta área contiene los campos

que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.

Son los campos que se colocarán

como las “celdas” de la tabla
dinámica y que serán totalizados
para cada columna y fila.

Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.

Se deberán arrastrar y soltar los
campos correspondientes a las
partes de la tabla dinámica.

Los campos podrán ser cambiados

o recalculados sin afectar la tabla
origen de los datos.

Para dar formato a los valores

numéricos debes hacer clic sobre el
campo correspondiente dentro del
área Valores y seleccionar la opción
“Configuración de campo de valor”.
1.3 Configuración del campo “VALOR”.

Resumir valores por:

• Suma
• Cuenta
• Promedio
• Máximo
• Mínimo
• Producto
• Contar numero
• Desviación Estándar
• Varianza
Mostrar valores como:

• Sin calculo
• % del total general
• % del total de columnas
• % del total de filas
• % de
• % del total de filas principales
• % del total de columnas principales
• Clasificación de menor a mayor
• Clasificación de mayor a menor
• Índice
1.4 Segmentación de datos

La segmentación de datos en tablas dinámicas es una característica de Excel que

permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta
manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna.

En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Herramientas de tabla dinámica y dentro del grupo
Analizar deberás hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación
de datos.

En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas

utilizar como filtros en la tabla dinámica y Excel colocará un
filtro para cada campo seleccionado.
1.5 Gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla
dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
información.

Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una
tabla dinámica.

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla
dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el
comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Analizar de la
ficha Herramientas de tabla dinámica.
Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico
de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico
que deseas utilizar.
Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia hoja de
Excel para poder trabajar con él de manera independiente e inclusive aplicar
algún estilo y formato personalizado.

Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente

seleccionar el comando Mover gráfico que se encuentre en el grupo Analizar
dentro de la ficha Herramientas de tabla dinámica.
2. Macros
2.1 ¿Qué son las Macros?

Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo
de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.

Las macros se escriben en un lenguaje de programación conocido como Visual

Basic for Applications (VBA).

Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel

y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin
necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación, esta
herramienta se conoce como: “Grabadora de macros”.
Para comenzar a utilizar la grabadora de macros, es necesario habilitar la ficha
“Programador” en la cinta de opciones.

Para ello damos clic al menú:

Archivo > Opciones > Personalizar lista de opciones

Y en la sección “Fichas principales”

Habilitamos la casilla de verificación
“Programador”.

Dependiendo de tu versión de office podría aparecer

Como “Desarrollador”.
Los archivos de hoja de calculo de Excel se guardan de forma predeterminada con extensión
.xlsx este formato no admite la ejecución de macros, para ello es necesario guardar el archivo
con extensión .xlsm

Puedes hacerlo desde el comando “Guardar como”, indicando en la opción tipo “Libro de Excel
habilitado para macros (*.xlsm)”
2.2 Grabadora de macros

La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es
conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se
realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la
grabadora de macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando
Grabar macro.
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
Deberás colocar el nombre que identificará de manera única a la macro que
estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un método
abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación
de teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación
donde se almacenará la macro.
Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser
ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier
momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear.
Finalmente debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la
macro. Al terminar de ejecutar las acciones planeadas deberás pulsar el
botón Detener grabación para completar la macro.
2.3 El código de la grabadora de macros

Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es
analizar el código generado por la Grabadora de macros.
Intenta modificar la macro utilizando el siguiente código:

Código Acción
ActiveCell Indica que trabajara con la celda seleccionada.
Selection Indica que trabajara con la selección activa.
Range("X#:X#") Indica que trabajara con un rango definido,
pudiendo establecerse desde A1:X#.
2.4 Subrutina

Una subrutina no es más que un conjunto de instrucciones que se ejecutarán una

por una hasta llegar al final de la subrutina que está especificado por la
instrucción:

Sub NOMBRE()
End Sub

Las subrutinas nos ayudan a agrupar varias instrucciones de manera que

podamos organizar adecuadamente nuestro código. Una subrutina siempre tiene
un nombre el cual debe ser especificado justo después de la instrucción Sub y
seguido por paréntesis.
2.5 Comentarios en VBA

Un comentario en VBA es una línea dentro del código que no será tomada en cuenta al
momento de realizar la ejecución. Los comentarios serán solo visibles por ti al
momento de editar el código dentro del Editor de Visual Basic.
Para agregar un comentario será suficiente con
colocar una comilla sencilla (‘) al inicio de la
línea. Después de colocar la comilla sencilla
debes escribir el comentario y al terminar de
insertar la línea Excel colocará automáticamente
el texto en color verde indicando que ha
reconocido la línea como un comentario en VBA.
2.6 Objetos, eventos, propiedades y métodos

El primer concepto importante a entender es que cada elemento de Excel es

representado en VBA como un objeto.

Por ejemplo, existe el objeto Workbook que representa a un libro de Excel, el

objeto Sheet que representa una hoja y el objeto Chart para un gráfico.

El segundo concepto importante a entender es que cada uno de estos objetos

tiene propiedades (Características, valores) y métodos (Acciones) y estos pueden
estar sujetos o condicionados a determinados eventos, los eventos pueden
ocurrir como resultado de una acción del usuario o del código del programa,
también pueden ser originados por el sistema (Abrir, cerrar, guardar, click, etc).
En Excel, el objeto Workbook tiene propiedades como ActiveSheet (Hoja activa),
Name (Nombre), ReadOnly (Solo Lectura), Saved (Guardado) y algunos de sus
métodos son Save (Guardar), Close (Cerrar), PrintOut (Imprimir), Protect
(Proteger), Unprotect (Desproteger).

Será difícil mencionar todos los objetos de Excel y sus propiedades, pero lo
importante a recordar es que cada elemento de Excel está siempre representado
por un objeto en VBA y cada objeto tiene a su vez propiedades y métodos que
nos permitirán trabajar con nuestros datos.
Intenta crear dos subrutinas con los siguientes elementos:

Objeto Acción
MsgBox Muestra cuadro de dialogo, el valor debe establecerse entre
comillas:
MsgBox “Texto del cuadro de dialogo”
InputBox Muestra un cuadro de dialogo de dato de entrada que se
almacena como una variable:
variable= InputBox (“Mensaje de texto”, ”Titulo”)
Modelo de objetos de Excel
UTILIZANDO LAS PROPIEDADES Y LOS MÉTODOS

Para acceder a las propiedades y métodos de un

objeto lo hacemos a través de una nomenclatura
especial.

Justo después del nombre del objeto colocamos un

punto seguido del nombre de la propiedad o
método.
OBJETOS MAS COMUNES EN EXCEL
Objeto Descripción
ActiveCell Celda activa
ActiveChart Grafico activo
ActiveSheet Hoja activa
ActiveWorkbook Libro activo
MsgBox Cuadro de dialogo, se debe definir su valor entre comillas “ “
Cells Celda, debe indicarse dirección
Columns Columna, debe indicarse dirección
Range Rango, debe indicarse dirección
Rows Fila, debe indicarse dirección
Selection Selección actual
Sheets Hoja, debe indicarse nombre
EVENTOS EN EL OBJETO ThisWorkbook > Workbook
Evento Descripción
Open Ejecuta la macro al abrir el libro que la contiene
BeforeClose Ejecuta la macro antes de cerrar el libro que la contiene
BeforeSave Ejecuta la macro antes de guardar el libro que la contiene
AfterSave Ejecuta la macro después de guardar el libro que la contiene
SheetActivate Ejecuta la macro al activar una hoja del libro que la contiene
SheetChange Ejecuta la macro al cambiar de hoja en el libro que la contiene
2.7 Asignar macro a control

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de
una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos
darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un
mejor control sobre la información.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar

elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con
tan solo pulsar un botón.
Los controles de formulario en
Excel se encuentran dentro de la
ficha Programador dentro del
grupo Controles. Solamente
pulsa el botón Insertar y
observarás cada uno de ellos.

Al momento de insertar el
control “Botón”, Excel nos pedirá
que asignemos la macro que se
ejecutara al hacer click.