DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA EL

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE LA
EMPRESA PROFIT CORPORATION, C.A. ANACO, ESTADO
ANZOÁTEGUI.

Ortiz - 2015
 UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI
EXTENSIÓN CANTAURA
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA

DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES PARA EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE
LA EMPRESA PROFIT CORPORATION, C.A. ANACO, ESTADO ANZOÁTEGUI.

Realizado por:
Ortiz D., Neumarys M.

Proyecto de Grado presentado ante la Universidad de Oriente como requisito parcial para optar al título de

LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA

Cantaura, Noviembre de 2015

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 Contenido

Planteamiento
Bases teóricas
del problema

Objetivos Metodología

Sistema de
variables Conclusiones

Análisis de los
Recomendaciones
resultados

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 Planteamiento del problema

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 Planteamiento del problema
El Problema El Problema La solución

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 Planteamiento del problema
Interrogantes

¿Cuáles son las actividades

que se realizan en el ¿Cuáles son los
Departamento de procedimientos
Administración y Finanzas administrativos y
de la empresa Profit contables del
Corporation, C.A.? Departamento de
Administración y
Finanzas?

¿Contribuye un Manual de
¿Qué normas han sido Normas y Procedimientos
establecidas para llevar a Administrativos y Contables a
cabo las actividades del ser más eficiente y eficaz los
Departamento de procesos del Departamento de
Administración y Administración y Finanzas?
Finanzas?

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 Objetivos
Objetivo General

Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos

Administrativos y Contables para el Departamento de

Administración y Finanzas de la empresa Profit

Corporation, C.A., ubicada en el Municipio Anaco,

Estado Anzoátegui.

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 Objetivos
Objetivos Específicos

 Describir las actividades que se realizan en el

Departamento de Administración y Finanzas.
 Identificar
 Elaborar unlosmanual de normas administrativos
procedimientos y procedimientos
y
administrativos
contables y contables para
del Departamento de elAdministración
Departamento de
y
Administración y Finanzas de la empresa Profit
Finanzas.
Corporation,lasC.A.
 Mencionar normas establecidas para llevar a cabo
las actividades del Departamento de Administración y
Finanzas.

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 Bases teóricas

Manual
Catacora (2009)

Procedimientos
contables Normas
Catacora (2009) Catacora (2009)
Manual de normas
y procedimientos
administrativos y
contables
Procedimientos
administrativos Procedimientos
Terry (2002) Gómez (2008)

Manual de normas y
procedimientos
Gómez (2008)

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 Metodología
Nivel de investigación Diseño de la investigación

Población y muestra

Población = Muestra = 9 personas

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 Metodología
Técnicas e instrumentos de recolección, análisis y procesamientos de datos

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 Sistema de variables
Objetivos
Variables Definición Indicadores Dimensión Fuente
Específicos

Se refiere al conjunto
de acciones o tareas
Describir las
Actividades que se que tienen como
actividades que se  Actividades
realizan en el finalidad alcanzar los
realizan en el Administrativas Administrativa Bibliográfica
Departamento de objetivos
Departamento de  Actividades Empresarial de Campo
Administración y organizacionales, a
Administración y Contables
Finanzas. través de prácticas
Finanzas.
situadas en entornos
reales.

Identificar los
Procedimientos Pasos o pautas de
procedimientos
administrativos y acción que detallan la
administrativos y  Número de Pasos
contables del forma exacta en que se Administrativa Bibliográfica
contables del  Cantidad de
Departamento de deben realizar Empresarial de Campo
Departamento de Procedimientos
Administración y determinadas
Administración y
Finanzas actividades.
Finanzas

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 Sistema de variables
Objetivos
Variables Definición Indicadores Dimensión Fuente
Específicos

Mencionar las
normas Normas establecidas Representa la revisión
establecidas para para llevar a cabo de reglas escritas que  Número de
llevar a cabo las las actividades del detallan la forma normas. Administrativa Bibliográfica
actividades del Departamento de como debe realizarse  Cantidad de Legal de Campo
Departamento de Administración y una función reglamentos.
Administración y Finanzas. determinada.
Finanzas.

Realización del
Elaborar un Manual de Normas manual que detalle en
Manual de Normas y Procedimientos orden secuencial los
y Procedimientos Administrativos y procedimientos
Administrativos y  Número de
Contables para el identificados en la
Contables para el normas. Administrativa Bibliográfica
Departamento de organización, así
Departamento de  Cantidad de Empresarial de Campo
Administración y Administración y como, las normas
procedimientos.
Finanzas de la Finanzas de la aplicables en forma
empresa Profit empresa Profit específica, con el fin
Corporation, C.A. Corporation, C.A. de guiar y orientar al
personal.

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 Análisis de los resultados
Describir las actividades que se realizan en el Departamento de Administración y Finanzas

Coordinar y supervisar
la ejecución de las Controlar la
actividades administración de
administrativas y los recursos
Gerente de contables financieros
Administración
y Finanzas

Coordinador de
Administración y
Seguimiento y control de
Finanzas los pagos a proveedores
y cuentas por cobrar a
Coordinador de
clientes.
Contabilidad

Coordinador de
Tesorería
Personal bajo su cargo: Coordinador de Administración y Finanzas,
Coordinador de Contabilidad y Coordinador de Tesorería.
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 Análisis de los resultados
Describir las actividades que se realizan en el Departamento de Administración y Finanzas

Lograr la efectiva Controlar la

distribución y utilización reposición de cajas
de los recursos chicas
Gerente de financieros
Administración y
Finanzas

Coordinador de
Administración
Coordinar los pagos a
y Finanzas proveedores y cuentas
por cobrar a clientes
Coordinador de
Contabilidad

Coordinador de
Tesorería
Personal bajo su cargo: Analista de Cuentas por Cobrar, Analista de Cuentas
por Pagar y Recepcionista.
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 Análisis de los resultados
Describir las actividades que se realizan en el Departamento de Administración y Finanzas

Analizar y revisar el
Coordinar y supervisar registro diario de las
la ejecución de las transacciones
actividades contables financieras y
Gerente de contables de la
Administración y empresa
Finanzas

Coordinador de
Administración y
Asesorar al personal en
Finanzas materia de retención de
impuestos
Coordinador de
Contabilidad

Coordinador de
Tesorería
Personal bajo su cargo: Analista de Contabilidad.
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 Análisis de los resultados
Describir las actividades que se realizan en el Departamento de Administración y Finanzas

Controlar las
operaciones de Ejecutar pagos
recepción, custodia, correspondientes a
depósito y desembolso trabajadores y
Gerente de de fondos proveedores
Administración y
Finanzas

Coordinador de
Administración y
Finanzas Mantener la
disponibilidad
Coordinador de financiera al día
Contabilidad

Coordinador de
Tesorería
Personal bajo su cargo: Analista de Tesorería
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 Análisis de los resultados
Identificar los procedimientos administrativos y contables del Departamento de
Administración y Finanzas

Revisión y archivo de Envió y Recepción de

documentación contable valija

Apertura del fondo de Registro de reposición de

caja chica caja chica

Cierre del fondo de Pago de reposición de

caja chica caja chica

Facturación a clientes Registro de las cuentas

(cuentas por cobrar) por pagar

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 Análisis de los resultados
Identificar los procedimientos administrativos y contables del Departamento de
Administración y Finanzas

Pago a proveedores Emitir y entregar comprobantes de

retención de impuestos

Registro de nómina Pago de nómina

Registro de ingresos al Registro de solicitud y

banco relación de viáticos

Reintegro de los impuestos Realizar la conciliación

retenidos por enterar bancaria

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 Análisis de los resultados
Mencionar las normas establecidas para llevar a cabo las actividades del Departamento de
Administración y Finanzas
Las facturas de bienes Las facturas deben ser
y/o servicios deberán entregadas sin enmiendas y
ser entregadas con su respectiva nota de
directamente en entrega o en su defecto de
original y copia al área la orden de compra
de caja respectiva
Generar y hacer
Profit Corporation, C.A., entrega de los Comprobantes
ha decidido establecer el de Retención de Impuestos, a
concepto de facturas aquellos proveedores que
aisladas presenten original o copia de
las facturas
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No se deberán registrar
facturas ni generar ningún
pago a proveedores si no
está registrada en el
sistema una orden de
compra
La Unidad de Tesorería
deberá realizar el
reintegro de las
retenciones aplicadas a los
pagos efectuados
 Análisis de los resultados
Mencionar las normas establecidas para llevar a cabo las actividades del Departamento de
Administración y Finanzas

La Unidad de
Cuentas por Cobrar será la Profit Corporation, C.A., El Presidente y Gerente de
responsable de emitir establece como política Administración y Finanzas
periódicamente un listado interna, la creación de un fijarán el monto del Fondo
contentivo de los fondo fijo y renovable de de Caja Chica
vencimientos de las Caja Chica
operaciones pendientes por
cobrar

El Fondo de Caja Chica Es de carácter prioritario

solamente podrá utilizarse
para sufragar los gastos
identificados y definidos en
el Acta de Apertura de Caja
Chica
que todos los procesos
Los registros contables sean cerrados
contables se harán durante los cinco (5)
diariamente primeros días de cada mes

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 Análisis de los resultados
Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos y contables para el Departamento de
Administración y Finanzas de la empresa Profit Corporation, C.A

Introducción

Objetivos

Alcance

Bases Legales

Normas de Uso

Normas y Procedimientos Administrativos y Contables

Anexos
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 Análisis de los resultados
Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos y contables para el Departamento de
Administración y Finanzas de la empresa Profit Corporation, C.A
Registro de reposición de caja chica

Normas Procedimientos Flujogramas

Se prohíbe utilizar los fondos

La reposición del Fondo
de caja chica para: viáticos,
de Caja Chica será
viajes, honorarios,
solicitada por el
contribuciones, préstamos,
responsable de su manejo
El Fondo de Caja Chica entre otros.
solamente podrá utilizarse para
la adquisición y pago en
Cuando una compra deba efectivo de bienes y servicios.
ser realizada por un Toda factura deberá estar
empleado distinto del sin tachaduras o
responsable de Caja enmiendas y a nombre de
Chica, se deberá utilizar Profit Corporation C.A.
para tal fin un recibo
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provisional
 Análisis de los resultados
Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos y contables para el Departamento de
Administración y Finanzas de la empresa Profit Corporation, C.A
Registro de reposición de caja chica

Normas Procedimientos Flujogramas

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD

Recibe del responsable del fondo de caja chica, la solicitud de
Coordinador de
1 reposición, anexando la documentación que soporte los gastos
Administración y Finanzas.
efectuados e indicando el total y el monto disponible en caja.

Revisa y analiza la solicitud contra la documentación que soporta

Coordinador de los gastos efectuados según las normativas establecidas para tal
2
Administración y Finanzas. fin y la disponibilidad de la caja chica para el momento de la
solicitud.
Toma una decisión dependiendo de:
a) Si la información cumple con las normas se continúa con el
Coordinador de
3 paso 4.
Administración y Finanzas.
b) De lo contrario devuelve al área responsable para sus
correcciones respectivas. Fin del Procedimiento.
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 Análisis de los resultados
Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos y contables para el Departamento de
Administración y Finanzas de la empresa Profit Corporation, C.A
Registro de reposición de caja chica

Normas Procedimientos Flujogramas

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD

Coordinador de Entrega documentación que soporta la reposición de la caja chica

4
Administración y Finanzas. para su posterior registro en el sistema.

Analista de Contabilidad 5 Recibe documentación para cargar al sistema.

Revisa y relaciona la caja chica, de tal forma, que se registren los

Analista de Contabilidad 6
gastos efectuados a las cuentas contables que correspondan.

Contabiliza la reposición de caja chica en el sistema SAP

Analista de Contabilidad 7
Business One 9.0.
 Análisis de los resultados
Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos y contables para el Departamento de
Administración y Finanzas de la empresa Profit Corporation, C.A
Registro de reposición de caja chica

Normas Procedimientos Flujogramas

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD

Analista de Contabilidad 8 Imprime asientos contables del sistema.

Analista de Contabilidad 9 Coloca sello de “Contabilizado” con media firma.

Archiva en carpetas para su control y posterior autorización de

Analista de Contabilidad 10
pago. Fin del Procedimiento

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 Análisis de los resultados
Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos y contables para el Departamento de
Administración y Finanzas de la empresa Profit Corporation, C.A
Registro de reposición de caja chica

Normas Procedimientos Flujogramas

Coordinador de Administración y finanzas Analista de Contabilidad

Recibe del responsable de caja chica Recibe documentación para

Inicio Revisa y relaciona la caja chica
la solicitud de reposición de los cargar al sistema
fondos.

Revisa y analiza la solicitud Contabiliza la reposición de caja

Imprime asientos contables chica en el sistema SAP Business
contra la documentación que
del sistema One 9.0.
soporta los gastos

Archiva
No ¿Cumple
Devuelve documentación al área registros
con las
responsable Coloca sello de “Contabilizado” contables
normas?
con media firma para su
Si
control

Fin Entrega documentación para su Fin

registro en el sistema
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 Conclusiones

El Departamento de Administración y Finanzas Desconocimiento de las normas y políticas

presenta debilidades debido a la falta de un internas que se tienen elaboradas ya que las
Manual de Normas y Procedimientos mismas no han sido enviadas ni divulgadas para
Administrativos y Contables. su conocimiento.

El Manual de Normas y Procedimientos es una Los trabajadores no reciben entrenamiento

herramienta gerencial para el control efectivo de constante de las actualizaciones realizadas en el
las actividades administrativas y contables. programa SAP Business One 9.0.

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 Recomendaciones

Promover ante las autoridades correspondientes,

Capacitar al personal sobre la puesta en práctica
la necesidad de implementar el manual de
del manual y la importancia del control interno,
normas y procedimientos administrativos y
en cada uno de los procesos.
contables.

Realizar auditorías internas periódicamente para

Facilitar el manual al personal nuevo que ingrese
verificar la correcta aplicación de las normativas
al departamento.
y procedimientos.

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 ¿Preguntas?

"La productividad de la empresa no sólo depende de la tarea individual, sino

fundamentalmente de la manera que las tareas se coordinan en procesos de trabajo y en el
trabajo en equipo“

Jorge Valenzuela

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 GRACIAS

“Solo una cosa convierte en imposible un sueño: el miedo a

fracasar"
Paulo Coelho
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