ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONTROL Y

CANCELACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR POR PARTE DEL

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Y PAGO DE LA GERENCIA
DE FINANZAS DE PDVSA-DIVISIÓN AYACUCHO,
MUNICIPIO FREITES, EDO. ANZOÁTEGUI

Hernández 2017
 UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA

ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONTROL Y CANCELACIÓN

DE LAS CUENTAS POR PAGAR POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
Y PAGO DE LA GERENCIA DE FINANZAS DE PDVSA-DIVISIÓN AYACUCHO,
MUNICIPIO FREITES, EDO. ANZOÁTEGUI
Realizado por:
Hernández, Jessica CI. 21.176.006

Trabajo de Grado presentado ante la Universidad de Oriente

como requisito parcial para optar al título de:
LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA

Puerto La Cruz, marzo de 2017

Hernández 2017
 Contenido

Planteamiento
Bases teóricas
del problema

Objetivos Metodología

Sistema de
variables Conclusiones

Análisis de los
Recomendaciones
resultados

Hernández 2017
 Capítulo I: El Problema
Planteamiento del Problema Objetivos

Justificación

Hernández 2017
 Planteamiento del Problema

Hernández 2017
 Planteamiento del Problema
El Problema

Existen deficiencias en Se denotan

algunas funciones
Se perciben demoras irregularidades en el
correspondientes al
en el registro de las personal de atención al control interno de las
cuentas por pagar proveedor cuentas por pagar

Las fallas de registro

Existen debilidades en Déficit existente en el
y control influyen en
la asignación de flujo de caja de la
el retraso e
funciones organización
incumplimiento de los
pagos

Ortiz
Hernández
- 2015 2017
 Planteamiento del Problema
Interrogantes

¿Cuál es el procedimiento
¿Cuáles son las consecuencias de
administrativo del registro,
las fallas presentadas en el
control y cancelación de las
registro, control y cancelación de
cuentas por pagar aplicado
las cuentas por pagar del
actualmente por el Departamento
Departamento de Tesorería y Pago
de Tesorería y Pago de la Gerencia
de la Gerencia de Finanzas de
de Finanzas de PDVSA-División
PDVSA-División Ayacucho,
Ayacucho, Municipio Freites, Edo.
Municipio Freites, Edo.
Anzoátegui?
Anzoátegui?

¿Cuáles son las

acciones a tomar para mejorar
el procedimiento de registro,
control y cancelación empleado
por el Departamento de
Tesorería y Pago de la Gerencia
de Finanzas de PDVSA-División
Ayacucho, Municipio Freites,
Edo. Anzoátegui?

Ortiz
Hernández
- 2015 2017
 Objetivos
Objetivo General

Analizar el procedimiento de registro, control y

cancelación de las cuentas por pagar por parte del

Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de

Finanzas de PDVSA-División Ayacucho, Municipio

Freites, Edo. Anzoátegui.

Hernández 2017
 Objetivos
Objetivos Específicos

1.-) Describir el procedimiento administrativo de registro, control y cancelación de las cuentas

por pagar, efectuado por el Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de
PDVSA-División Ayacucho,
Municipio Freites, Edo. Anzoátegui.

2.- Señalar las consecuencias de las fallas existentes en el registro, control y cancelación de las
cuentas por pagar del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-
División Ayacucho,
Municipio Freites, Edo. Anzoátegui.

3.-) Proponer acciones que permitan mejorar el procedimiento de registro, control y cancelación de
las cuentas por pagar del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-
División Ayacucho,
Municipio Freites, Edo. Anzoátegui.

Hernández 2017
 Capítulo II: Marco Teórico
Antecedentes Generales de la Antecedentes de la Investigación
Empresa

Bases Teóricas, Legales y Variables

Hernández 2017
 Bases Teóricas
Antecedentes Generales de la Empresa

Razón Social

Visión Ubicación

PDVSA
Misión
Objeto

Ortiz
Hernández
- 2015 2017
 Bases Teóricas
Antecedentes Generales de la Empresa

Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA) ,

San Tomé, Exploración y Producción, Faja
Petrolífera del Orinoco,
División Ayacucho

Funciones de la Gerencia de
Finanzas,
Exploración y Producción, Faja Petrolífera
del Orinoco,
División Ayacucho

Funciones del Departamento de

Tesorería y Pago de la Gerencia de
Finanzas, Exploración y
producción,
Faja Petrolífera
del Orinoco, División Ayacucho

Hernández 2017
 Bases Teóricas
Antecedentes de la Investigación

Villamizar (2011).
Colmenares y Monsalve Optimización del proceso de
(2013). Análisis de las cuentas por pagar de la
Cuentas por Pagar de la empresa Administradora
empresa Instalaciones y
Rodríguez (2011). Análisis del Servilar, C.A.
Montajes Instamonta, C.A
proceso de las cuentas por pagar .
a proveedores y obligaciones
tributarias de la empresa
Distribuidora Alimar, C.A. Rodríguez (2002).
Patete (2005). Análisis de los Evaluación del sistema de
procedimientos administrativos
y contables relacionados con el
control de cuentas por
registro y cancelación de las pagar a proveedores de la
cuentas por pagar de la empresa empresa Energía Eléctrica
Servicios y Construcciones La De Venezuela
Paz, C.A.

Hernández 2017
 Bases Teóricas
Conceptos Básicos

Procedimientos: Consisten en planes que establecen un método habitual

de manejar actividades futuras.

Control Interno: Protege los activos, asegura registros contables

completos y exactos, fomenta la eficiencia operacional y estimula el
cumplimiento de las políticas.

Cuentas por Pagar: El negocio adquiere una responsabilidad por pagar, la

cual debe liquidarse en alguna fecha futura y debe estar respaldada por
un soporte (factura).

Hernández 2017
 Bases Teóricas
Control Interno de las Cuentas por Pagar

Debe existir la
Evitar la autorización apropiada
contabilización y el para la liquidación de los
pago de los pasivos no pasivos
autorizados
Registrar
inmediatamente los
pasivos
Los documentos por Las personas que llevan
pagar deberán ser el registro de los
numerados documentos no podrán
previamente realizar otras funciones

Hernández 2017
 Bases Legales

Art. 141:
Constitución de la República La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y
ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
Bolivariana de Venezuela. participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia,

(Aprobada el 15/12/99) rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la

función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.

Artículo 134:
Ley Orgánica de la Administración Corresponde a la máxima autoridad de
cada organismo o entidad la responsabilidad
Financiera del Sector Público.
de establecer y mantener un sistema de
(Gaceta Oficial N° 37.606, control interno adecuado a la naturaleza,
de fecha 09/02/03) estructura y fines de la organización.

.
Hernández 2017

Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y
del Sistema Nacional de Control Fiscal. (G.O.
No. 6.013 extraordinario
del 23/12/10)
Normas Generales de
Control Interno
(G.O. N°40.851 de fecha 18/02/16)
Hernández 2017
Bases Legales
Artículo 39:
Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de
cada departamento, sección o cuadro organizativo
específico deberán ejercer vigilancia sobre el
cumplimiento de las normas constitucionales y legales.
Artículo 31:
Todas las transacciones y operaciones financieras,
presupuestarias, contables y administrativas deben
estar respaldadas con suficiente documentación
justificativa.
 Bases Legales
Artículo 40:
El supervisor responsable de unidades,
programas, proyectos u operaciones, debe
comunicar claramente las funciones y
responsabilidades atribuidas a cada
Normas Generales supervisado.
de Control Interno
(G.O. N°40.851 de fecha 18/02/16) Artículo 33:
Las formas pre-impresas tales como recibos de caja, órdenes
de compra, servicios, pagos, facturas, cheques y demás
documentos que se utilicen para la sustentación de
operaciones, deberán estar numerados correlativamente,
fechados, firmados, sellados y su uso será controlado.

Artículo 40:
El supervisor responsable de unidades, programas,
proyectos u operaciones, debe comunicar claramente
las funciones y responsabilidades atribuidas a cada
supervisado.

Hernández 2017
 Sistema de Variables
Objetivos
Variables Definición Indicadores Dimensión Fuente
Específicos
Describir el Procedimiento
procedimiento administrativo del
administrativo de registro, control y  Procedimientos
registro, control y cancelación de las administrativos
 Financiero
cancelación de las cuentas por pagar,
cuentas por pagar, efectuado por el  Registro
efectuado por el Departamento de Administrativo
Control  Bibliográfica de
Departamento de Tesorería y Pago de la xxxxxxxx 
Campo
Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de
Gerencia de Finanzas PDVSA-División  Cancelación Empresarial

de PDVSA-División Ayacucho, Municipio
Ayacucho, Municipio Freites, Edo.  Cuentas por Pagar
Freites, Edo. Anzoátegui.
Anzoátegui.

Consecuencias de las
Señalar las consecuencias fallas existentes en el
de las fallas existentes en registro, control y
el registro, control y cancelación de las
cancelación de las cuentas por pagar, del  Empresarial
cuentas por pagar del
Departamento de Departamento de
Bibliográfica de
Tesorería y Pago de la Tesorería y Pago de la xxxxxxxxx
Campo
Gerencia de Finanzas de Gerencia de Finanzas  Departame
PDVSA-División de PDVSA-División ntal
Ayacucho, Municipio Ayacucho, Municipio
Freites, Edo. Anzoátegui. Freites, Edo.
Anzoátegui.
 Sistema de Variables
Objetivos
Variables Definición Indicadores Dimensión Fuente
Específicos
Proponer acciones que Acciones que permitan
permitan mejorar el mejorar el
procedimiento de procedimiento de  Registro
registro, control y registro, control y oportuno de
cancelación de las cancelación de las cuentas por
cuentas por pagar del cuentas por pagar, del pagar
Departamento de Departamento de Bibliográfica de
Tesorería y Pago de la Tesorería y Pago de la xxxxxx Departamental
Campo
Gerencia de Finanzas Gerencia de Finanzas de
de PDVSA-División PDVSA-División  Control de
Ayacucho, Municipio Ayacucho, Municipio proveedores
Freites, Edo. Freites, Edo.
Anzoátegui. Anzoátegui.

Hernández 2017
 Capítulo III: Metodología
Nivel de Investigación Diseño de la Investigación

Población y Muestra

Hernández 2017
 Metodología de la Investigación

Tipo de
Investigación: Nivel de la Investigación: Población:

De Campo Descriptivo Explicativo El procedimiento de

Diseño de Investigación: registro, control y
De Campo no Experimental cancelación de las
cuentas por pagar.

Muestra:
Técnicas e Instrumentos Técnicas de Procesamiento y
de Recolección de Datos: Análisis de los Datos:
No probabilística.
 Observación Directa  Análisis Cuantitativo
7 Analistas del  Revisión Documental  Análisis Cualitativo
Departamento de  Revisión Bibliográfica
Tesorería y Pago.  Encuesta

Hernández 2017
 Capítulo IV: Análisis de los Resultados

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
1. Descripción del procedimiento de registro, control y cancelación de las cuentas por pagar efectuado
por el Departamento de Tesorería y
Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División Ayacucho,
Municipio Freites, Edo. Anzoátegui.

Procedimiento de Procedimiento
control interno de de registro de las
las cuentas por cuentas por
pagar pagar

Procedimiento de
cancelación de las
cuentas por pagar

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
2. Consecuencias de las fallas existentes en el procedimiento de registro, control y cancelación de las
cuentas por pagar del
Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de
PDVSA-División Ayacucho, Municipio Freites, Edo. Anzoátegui.

Se aplicó la técnica de observación para identificar de manera presencial las fallas

presentadas en el procedimiento de registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar mediante la aplicación de una ficha, donde se anotaron las observaciones
pertinentes.

Con el uso del cuestionario aplicado a los trabajadores se confirmaron

las debilidades que existen en la gestión de pagos.

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
Ficha de Observación Directa

Observaciones SI NO
La empresa posee un sistema contable adecuado X
Existencia de un Manual de Normas y Procedimientos formalmente X
establecido
Procedimiento
Conocimiento por parte del personal de las Normas y Procedimientos X
actuales de registro de las
cuentas por
Cumplimiento correcto por parte del personal pagar
de las Normas y X
Procedimientos actuales
Conocimiento por parte del proveedor de las Normas y Procedimientos X
actuales
Límite de recepción de facturas diariamente X
Organización en el manejo y archivo de los documentos mercantiles X

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
Ficha de Observación Directa (Continuación)

Observaciones SI NO
Dedicación completa en las actividades desarrolladas por el personal X

Supervisión continua en las actividades realizadas Procedimiento X

Asignación de responsabilidades adecuada de registro de las X

cuentas por
Personal fijo en el área de Atención al Proveedor pagar X
Existencia de programas de adiestramiento, capacitación y actualización del X
recurso humano

Registro oportuno de las cuentas por pagar X

Cancelación oportuna de las cuentas por pagar X

Déficit en el flujo de caja de la empresa X

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
2. Consecuencias de las fallas existentes en el procedimiento de registro, control y cancelación de las cuentas por pagar
del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de
PDVSA-División Ayacucho, Municipio Freites, Edo. Anzoátegui .

Desconocimiento por parte del

proveedor de las normas y No existe límite en la recepción de
procedimientos actuales facturas

Falta de organización en el Carencia de dedicación en las

manejo y archivo de los actividades desarrolladas
documentos mercantiles por el personal

Asignación inadecuada de Ausencia de personal fijo en el

responsabilidades área de Atención al Proveedor
Morosidad con los
proveedores
Inexistencia de programas de Déficit en el flujo de caja
adiestramiento, capacitación y de la empresa
actualización del recurso humano

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
Resultados de la Encuesta

1.-) ¿Existe un Manual de Normas y Procedimientos para el registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar?

Si
No
7; 100%

2.-) ¿Se cumple de forma efectiva las Normas y Procedimientos de registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar por parte del personal del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División
Ayacucho?

1; 14%
Si
No
6; 86%

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
Resultados de la Encuesta

3.-) ¿Están debidamente designadas las funciones de recepción, verificación y registro de las cuentas por pagar?

7; 100% Si
No

4.-) ¿El proceso de recepción y verificación de los documentos mercantiles genera retraso para su posterior
registro y cancelación?

3; 43%
Si
4; 57%
No

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
Resultados de la Encuesta

5.-) ¿Los comprobantes contables que generan las transacciones están debidamente resguardados?

7; 100% Si
No

6.-) ¿El número de personas que conforman el Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de
PDVSA-División Ayacucho es acorde con las necesidades y requerimientos del mismo?

3; 43%
Si
4; 57%
No

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
Resultados de la Encuesta

7.-) ¿El personal del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División Ayacucho
es adiestrado constantemente?

2; 29%
Si
5; 71% No

8.-) ¿Utiliza el Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División Ayacucho

algún mecanismo y/o herramienta para mejorar los controles internos?

Si
7; 100%
No

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
Resultados de la Encuesta

9.-) ¿Es necesaria la implementación de acciones para mejorar el procedimiento de registro, control y cancelación
de las cuentas por pagar?

1;
14%

Si
No
6; 86%

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
3. Acciones propuestas que permitan mejorar el procedimiento de registro, control y cancelación de las
cuentas por pagar del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-
División Ayacucho, Municipio Freites, Edo. Anzoátegui.

Acción:
Adecuación de segregación de
funciones
La asignación adecuada de responsabilidades
permitirá la agilización en el procedimiento de
registro, control y cancelación de las cuentas
por pagar. Para ello, se debe contar con dos
analistas profesionales fijos en el área de
Atención al Proveedor y un pasante o asistente
que prestará apoyo y aprenderá sobre el
procedimiento empleado.

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
3. Acciones propuestas que permitan mejorar el procedimiento de registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División Ayacucho, Municipio
Freites, Edo. Anzoátegui.

d) Sellar las facturas recibidas

a) Actualizar diariamente la por la oficina de Atención al
fecha del sello utilizado por los Proveedor
proveedores e) Comprobar las remisiones con
b) Retirar del buzón las facturas las facturas recibidas de las
recibidas Unidades Contratantes
c) Ordenar y clasificar los f) Realizar los avisos de
documentos mercantiles devolución de facturas
Pasante o Asistente
del Área de Atención
g) Actualizar el inventario de al Proveedor
facturas devueltas/entregadas j) Actualizar información de
h) Archivar las facturas facturas devueltas en la cartelera
devueltas/entregadas en orden de Atención al Proveedor
alfabético k) Entregar facturas devueltas al
i) Mantener ordenado y supervisor de Pagos para su
actualizado el archivo de debida autorización y validación
facturas devueltas/entregadas

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados

a) Entrenar profesionalmente al Pasante o Asistente

b) Revisar, analizar, evaluar y verificar que los documentos
Primer Analista Profesional del Área mercantiles cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT
y con las normas y procedimientos actuales
de Atención c) Realizar inventario de facturas recibidas diariamente
al Proveedor d) Preparar la remisión de facturas con una distribución
correcta y entregar a los analistas del Departamento de
Tesorería y Pago
e) Elaborar la relación mensual de documentos recibidos.

a) Atención especializada a proveedores

b) Generar y entregar a proveedores partidas abiertas (facturas
pendientes de pago), avisos de pago (facturas pagadas), comprobantes de
Segundo Analista Profesional del retenciones y facturas devueltas
c) Explicar al proveedor el motivo de devolución de facturas y orientar al
proveedor para corregir las observaciones
Área de Atención al Proveedor d) Exigir la autorización debida para retirar documentos
e) Atender reclamos, solicitudes y dudas por vía personal y telefónica de
manera eficiente
f) Recibir y revisar los requisitos exigidos para asociar cuentas bancarias al
proveedor
g) Asociar cuentas bancarias nacionales e internacionales al código del
proveedor

Hernández 2017
 Análisis de los Resultados
3. Acciones propuestas que permitan mejorar el procedimiento de registro, control y cancelación de las
cuentas por pagar del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-
División Ayacucho, Municipio Freites, Edo. Anzoátegui.

a) Verificar que la remisión de las facturas coincida con lo recibido

b) Registrar de forma oportuna los Pagos
Analista Profesional c) Si el sistema SAP arroja algún error al registrar el Pago, se presentará la
factura en la oficina de Atención al Proveedor para que el pasante o
del Departamento asistente realice el aviso de devolución
d) Emitir el reporte diario de facturas contabilizadas
de Tesorería y Pago e) Armar lotes y archivar
f) Mantener el orden en el archivo del Departamento de Tesorería y Pago
g) Otras obligaciones asignadas

Hernández 2017
 Análisis de los resultados
3. Acciones propuestas que permitan mejorar el procedimiento de registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División Ayacucho, Municipio
Freites, Edo. Anzoátegui.

Acción:
Adaptación de Normas y Procedimientos

a) La oficina de Atención al Proveedor atenderá solicitudes, reclamos y dudas los días lunes y miércoles de forma
presencial y los días restantes de forma electrónica (correo, llamadas, mensajes).
b) La oficina de Atención al Proveedor atenderá 100 proveedores por día en horario de oficina.
c) Igualmente los días lunes y miércoles se recibirán por buzón, las facturas de empresas que prestan servicios y
suministros, de cooperativas, en dólares, notas de débito y notas de crédito.
d) Los días martes se recibirán exclusivamente facturas con la clasificación de “Médicos” por la oficina de Atención al
Proveedor.
e) Los días jueves se recibirán únicamente las órdenes de Pago provenientes de las distintas Unidades Contratantes.
f) Los días viernes no se recibirán facturas, con la excepción de aquellos documentos con carácter de urgencia.
g) Los documentos mercantiles deberán cumplir con los requisitos establecidos en la providencia actual
SNAT/2011/00071, emitida por el SENIAT.

Hernández 2017
 Análisis de los resultados
3. Acciones propuestas que permitan mejorar el procedimiento de registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División Ayacucho, Municipio
Freites, Edo. Anzoátegui.

Acción:
Adaptación de Normas y Procedimientos
h) Todas las facturas recibidas por buzón y por la oficina de Atención al Proveedor deberán estar grapadas adecuadamente
para evitar extravíos.
i) En caso de devolución de facturas, el proveedor deberá ser notificado inmediatamente por el analista de Atención al
Proveedor, quien explicará la causa y los mecanismos para su corrección.
j) El Departamento de Tesorería y Pago será responsable de informar correctamente a los proveedores acerca de las normas
y procedimientos actuales.
k) Mantener actualizado el archivo del Departamento de Tesorería y Pago con 5 años de antigüedad.
l) El analista de Pago tendrá un lapso de (2) días máximo para el registro oportuno de las facturas.
m) El analista de Pago deberá imprimir el reporte diario de las facturas contabilizadas y cotejarlo con lo cargado en el
sistema SAP.
n) Si el analista de Pago cometiese algún error u omisión de registro de facturas, deberá localizar inmediatamente el
documento en el lote respectivo para modificar o cargar en sistema.

Hernández 2017
 Análisis de los resultados
3. Acciones propuestas que permitan mejorar el procedimiento de registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar del Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División Ayacucho, Municipio
Freites, Edo. Anzoátegui.

Acción:
Adaptación de Normas y Procedimientos
o) El líder de la sección de Pagos deberá elaborar semanalmente las Propuestas de Pagos.
p) Para formalizar los Pagos se cumplirá fielmente lo planteado en las Propuestas de Pagos.
q) Los Pagos se procesarán obligatoriamente de acuerdo a las condiciones de crédito de las facturas, de (5) y (30)
días, respectivamente.
r) Al presentarse una corrida de Pagos, el analista profesional de Atención al Proveedor deberá notificar
rápidamente a los proveedores beneficiados.
s) Cuando se origine un pronto Pago, el proveedor deberá aplicar el descuento respectivo.
t) Si existiese algún retraso o incumplimiento de los Pagos por parte de PDVSA, se cancelará intereses por mora al
proveedor afectado.
u) El líder de Pagos se encargará de presentar mensualmente un reporte de todas las facturas canceladas hasta la
fecha.

Hernández 2017
 Capítulo V: Conclusiones
y Recomendaciones

Hernández 2017

1.- Se identificaron diversas fallas que entorpecen la eficiencia de
las operaciones, las cuales son: desconocimiento por parte del
proveedor de las Normas y Procedimientos actuales, no existe
límite en la recepción de facturas, falta de organización en el
manejo y archivo de los documentos mercantiles.
2.- Se observaron las consecuencias derivadas de éstas:
 
• Las facturas presentan muchos errores u omisiones causales de
devolución.
• Retraso al realizar el inventario, acumulación y extravío de las
facturas.
• Lentitud en las operaciones e incumplimiento de los objetivos de la
organización.
• Recurso humano insuficiente para distribuir las funciones
adecuadamente.
Hernández 2017
Conclusiones
Carencia de dedicación en las actividades
desarrolladas por el personal, asignación inadecuada de
responsabilidades, ausencia de personal fijo en el área de Atención
al Proveedor, inexistencia de programas de adiestramiento,
capacitación y actualización del recurso humano, déficit en el flujo
de caja de la empresa y morosidad con los proveedores.
• Descontento por parte de los proveedores al no recibir soluciones
ni respuestas inmediatas.
• Bajo rendimiento de los trabajadores.
•Retraso e incumplimiento de las obligaciones con los proveedores.
• Suspensión o reducción de servicios y suministros por parte de los
proveedores.
 Conclusiones

3.-) Seguidamente, para mejorar el procedimiento de registro, control y

cancelación de las cuentas por pagar aplicado por el Departamento de
Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de PDVSA-División Ayacucho,
Municipio Freites, Edo. Anzoátegui, se propusieron las siguientes
acciones: adecuación de segregación de funciones y adaptación de
normas y procedimientos; cuya aplicación permitirá reducir riesgos y
debilidades, obtener mayor organización en el manejo de las
obligaciones, ofrecer mejoras al nivel administrativo, mejor
aprovechamiento del tiempo y esfuerzo del personal, evitar los retrasos
en el registro del Pago y reclamos innecesarios por parte de los
proveedores, contratistas y terceros.

Hernández 2017
 Recomendaciones
1.-) Realizar charlas de orientación a los nuevos proveedores para informar acerca de las Normas
y Procedimientos actuales que aplica el Departamento de Tesorería y Pago; así como también el
debido proceso de facturación.

2.-) Determinar días específicos para la recepción de facturas de acuerdo a su clasificación

(servicios y suministros, cooperativas, en dólares, órdenes de Pago, notas de débito y
crédito), con el fin de impedir acumulaciones.

3.-) Atender a los proveedores en los días estipulado para ello con el fin de evitar
irregularidades y cumplir eficazmente con las responsabilidades.

4.-) Se sugiere que el analista de pago responsable, notifique a los proveedores las
observaciones y los mecanismos para la corrección de las facturas devueltas a fin de
agilizar el proceso.

Hernández 2017
 Recomendaciones

5.-) Crear una página web para solicitar citas en Atención al Proveedor de una manera más
organizada.

6.-) Diseñar programas de capacitación para motivar al empleado a rendir aun más en las
actividades y enfrentar cualquier tipo de situación, utilizando sus conocimientos y destrezas
con la finalidad de alcanzar los objetivos de la organización.

7.-) Debido al volumen de trabajo, se recomienda contratar más personal capacitado para
una mejor distribución de funciones que son realizadas en el Departamento de Tesorería y
Pago.

8.-) Reforzar la supervisión a los analistas de pago para asegurar una correcta realización
de las funciones correspondientes e impedir que el personal de otro Departamento
desempeñe funciones de esta área.

Hernández 2017
 Recomendaciones

9.-) Tomar medidas para evitar la ausencia total del personal con el propósito de no paralizar las
actividades diarias.

10.-) Crear un instructivo destinado al personal sobre el funcionamiento correcto del Sistema
SAP.

11.-) Mantener actualizado y organizado el archivo del Departamento de Tesorería y Pago

para un mayor control de documentos.

12.-) Analizar y aplicar las acciones propuestas en este Trabajo de Grado para cumplir de
forma eficiente con el procedimiento de registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar aplicado por el Departamento de Tesorería y Pago de la Gerencia de Finanzas de
PDVSA-División Ayacucho, Municipio Freites, Edo. Anzoátegui.

Hernández 2017
¡GRACIAS!

Hernández 2017
 Las Teorías y los Números
no resuelven las cosas;
… las Personas sí.
GRACIAS
Robert Higgins,
Análisis para la dirección financiera.

“Solo una cosa convierte en imposible un sueño: el miedo a

fracasar"
Paulo Coelho
Muchas Gracias… Ortiz - 2015