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La Digitalización como recurso

para la Gestión Documental

24/09/2003

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 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

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 Introducción: evolución de la TI

Tecnología posibilitante La promesa El cambio

“La red” El negocio
interconectado en red
Reasignación de
Computación relaciones externas
interempresarial La empresa ampliada
Transformación
organizacional
Infoestructura
empresarial La empresa integrada
Rediseño de
procesos y cargos de
Computación en El equipo de alto negocios
grupos de trabajo desempeño
Aprendizaje de
eficiencia en las
Multimedia tareas
El individuo efectivo
personal

Telefónica Soluciones Fuente: New Paradigm3Learning Corporation

 Introducción: los SIG no cubren
todas las necesidades

FINA FAC
C
N EST. T
G
VTAS

RR MA
CG CP
HH NT ERP
CPRAS
LIQ. V + P
HAB
GEST. DOC.
DOC.
C
C
ACT.
F RH
FIJO C
COSTO P C
S

Gestión documental tradicional Gestión del conocimiento

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 Ineficiencias en la Gestión Documental
Tradicional

• Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos.

• Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la empresa.
GENERACIÓN
• Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no poder compartir
documentos electrónicamente

• Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos.

ARCHIVO • Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso.
• Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten en un archivo.

• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los mismos.

BÚSQUEDA • Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.
Y
DISTRIBUCIÓN

• Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación.

• Pérdida de documentos.
• Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información.
MANTENIMIENTO

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 Mejores Prácticas en la Gestión Documental

Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental tradicional las organizaciones están
implantando “Iniciativas de Gestión Electrónica de Documentos”.

GENERACIÓN BÚSQUEDA Y
DISTRIBUCIÓN
Repositorio Central
Herramientas de Gestión
ARCHIVO Documental MANTENIMIENTO

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 Implantación de una Gestión Electrónica de
Documentos

Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes fases:

• Organización de la información de la empresa.

• Definición de políticas y estrategias de organización

• Digitalización de la documentación
• OCR e indexación de toda la documentación.

• Publicación de la documentación a la organización.

• Gestión y mantenimiento de la documentación.

Para su implantación se requieren Recursos Humanos

especializados, Tecnología y Formación

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 Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica
Beneficios
de Documentos

BENEFICIOS: Generación de
una base de
• Ahorro de costes conocimiento.
• Eficiencia
• Generación de valor Reducción de
tiempos de
búsqueda.

Reducción de
Mayor orden y espacio.
calidad en el
ámbito de trabajo.

Reducción de
gastos.

Implantación Gestión Electrónica de Documentos

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 Implantación de una Gestión
Electrónica de Documentos

PUBLICACIÓN,
ORGANIZACIÓN DIGITALIZACIÓN,
GESTIÓN
DEL CONOCIMIENTO OCR E INDEXACIÓN
y MANTENIMIENTO

• Auditoría de información. • Digitalización de • Publicación personalizada de

• Estrategia de gestión del
conocimiento.
• Mapa de conocimiento.
• Definición de políticas y
procedimientos.
• Organización de archivos.
documentos e imágenes. la información a múltiples
usuarios.
• OCR.
• Gestión de archivos.
• Captura de información.
• Mantenimiento integral de la
• Indexación y clasificación. gestión documental.
• QA de indexaciones
automáticas.

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 Herramientas de Gestión Documental

BIBLIOTECAS VIRTUALES
• Catalogación de fondos
Internet
• Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico
Intranet
• Publicación/Consulta de fondos digitales

GESTORES DE CONTENIDO
• Préstamos/Adquisiciones
Base de
GESTION DE ARCHIVOS Datos
• Organización física de los archivos Documental
• Descripción/Indización de materiales (textos,
• Expurgo/Depuración imágenes,
GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO video,
sonido,
• Gestión de autorizaciones. otros)
• Definición de los flujos de trabajo
• Creación de documentos modelo
• Vinculación de documentos al proceso

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 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

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 Qué es la Digitalización

 “Expresar datos en formato digital”. (RAE)

 “Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números según
ciertas reglas” (Diccionario Vox)
 Operación de transformar algo analógico –entendido como algo físico y real- en
algo digital –entendido como conjunto de unidades lógicas denominadas bits.
 Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que podamos
almacenar y modificar con el ordenador.
 Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena o
escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e
ilustraciones).

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 Por qué Digitalizar
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar
acceder y distribuir documentación.
 Elimina el extravío de documentos.
 Permite un acceso rápido y fácil a la
información.
 Permite almacenar información en
múltiples formatos electrónicos.
 Controla el acceso a la información.
 Mejora los tiempos de acceso para la
búsqueda de documentos.
 Permite simultaneidad de usuarios
en el mismo documento.
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 Protege la información
 Agiliza el servicio a los clientes.
 Permite una fácil distribución de
documentos vía Internet o intranet.
 Protege los documentos contra la
acción de agentes externos y
deterioro de los mismos.
 Optimiza el espacio físico
convirtiendo montones de papel en
soportes ópticos.
 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

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 Aspectos Fundamentales de la
Digitalización

1. Formato de las Imágenes

2. Resolución de las Imágenes

3. Calidad de las Imágenes

4. Memoria que ocupa una imagen

5. Compresión de las Imágenes

6. OCR: La conversión de documentos escritos a documentos

electrónicos

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 1. Formato de las Imágenes
 Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un formato
de archivo para visualización son los siguientes:
 Resolución.
 Calidad de imagen.
 Cantidad de memoria que ocupa.
 Nivel de compresión.
 Hay múltiples formatos de archivo disponibles en el mercado. Podemos saber el
formato de una imagen gracias a su extensión. Estos son algunos de los más
utilizados:
 TIFF: mejor resolución y compatible con IBM y Mac.
 GIF y JPEG: los más comunes para las imágenes de acceso Web.
 PDF: se usa frecuentemente para imprimir y ver documentos de
múltiples páginas.
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 1. Formato de las Imágenes

JPEG (Joint
GIF 89a PNG 1.2
TIFF 6.0 (Tagged Photographic Expert
Nombre y (Graphics ImagePac, (Portable PDF 1.3  (Portable
Image File Group) Flashpix  1.0.2
versión actual Interchange Photo CD Network Document Format)
Format) JFIF (JPEG File
Format) Graphics) 
Interchange Format)
Extensión .tif, .tiff .gif .jpeg, jpg, .jif, .jfif .fpx .pcd .png .pdf

Bitonal a 1 bit,
1-48 bits; color a Escala de grises a
escala de grises o Bitonal, escala de Escala de grises a
Profundidad Escala de grises a 8 bits; Color a 24 8 bits, escala de 4 bits; color a 8
color de paleta de grises o color 8 bits; color a 24
de bits color a 24 bits bits grises a 16 bits, bits; soporta hasta
4 u 8 bits; hasta entre 1 y 8 bits bits
color a 48 bits 64 bits para color
color de 64 bits

Con
* Descomprimido pérdida: * Descomprimido
* Descomprimido
sin pérdida Formato Sin pérdida
Compresión * Con pérdida:
Sin perdida Con pérdida: JPEG * Con pérdida
patentado
Sin pérdida
* Con pérdida:
JPEG
JPEG por Kodak JPEG
"Sin

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 2. Resolución de las Imágenes
 Es el número de píxeles mostrados en la imagen por las unidades de longitud.
 Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi), aunque también es muy
habitual medirla en Puntos por Pulgada (dpi)
 La resolución es directamente proporcional al numero de Píxeles que se usen para
representar cada unidad de área.
 La resolución, en ocasiones, marca la calidad de la imagen, aunque para determinar
la resolución de una imagen hay que tener en cuenta el medio de distribución final.

Imagen de alta resolución: Imagen de baja resolución:

 Mayor número de píxeles para  Menor número de píxeles

representar cada unidad. para representar cada unidad.
 Reproduce más detalle  Reproduce menos detalles.
 Hay transiciones de color más  Hay menos transiciones de
sutiles. color.

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 3. Calidad de las Imágenes

 La calidad de las imágenes no siempre viene representada por el uso de una

resolución mayor.
 Para obtener una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de documento
escaneado.
 Los píxeles sólo representan la información que tiene el documento. No hay que
pensar que por muchos ppp que se le pongan a un documento va a tener mejor
calidad.
 Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes con el finalidad de
mejorar los documentos originales: se puede eliminar manchas oscuras, limpiar
fondos, dar nitidez al texto.

EJEMPLO
 Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a 200 ppp.
 Esta página sólo se va a leer en un monitor de ordenador.
 90% de los píxeles han sido desechados.
 La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.

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 4. Memoria que ocupa una imagen

 La memoria que ocupan los documentos está en relación con la resolución que se
utilice en el escaneado de los documentos.
 A continuación se muestra una tabla que resume la cantidad de memoria que
ocupan algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:

Tamaño de
Tipo de original Destino Método escaneado
memoria
Fotografía 10x15 cm Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MB
Impresora 300 ppp / 8 bits 2 MB
B/N
Impresora 300 ppp / 24 bits 6 MB
color
Texto o dibujo en blanco y Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KB
negro tamaño DIN-A4 Impresora 300 ppp / 8 bit 8 MB
OCR 300 ppp / 1 bit 1 MB
Foto DIN-A4 en color Pantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MB
Impresora 300 ppp / 24 bits 25 MB

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 4. Memoria que ocupa una imagen

Imagen de 24 KB en formato JPEG. Tamaño medio

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 FOTO DE 24 MB

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 5. Compresión de las Imágenes

 Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar su

almacenamiento, procesamiento y transmisión.
 Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.
 Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente compatibles con
cualquier software de recuperación.
 Se caracteriza por tener o no tener pérdida de información del documento original
 Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto cuando se
descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizado para el escaneado
bitonal)
 Compresión con pérdida: compensa o desecha información menos importante
basada en un entendimiento de la percepción visual. (Utilizado para el
escaneado tonal).

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 6. OCR
 OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento óptico de
caracteres.
 Convierte una documento escaneada en texto.

Ventajas:
 Posibilita las búsquedas a
texto libre por todo el texto
del documento.
 Indización automática:
puede directamente
capturar información del
texto.
 Se puede manipular,
corregir o insertar
comentarios, como a
cualquier documento de
texto normal.
Inconvenientes:
 Tiene muchas limitaciones.
 No reconoce
documentación escrita, o
por lo menos en bajo
porcentaje.
 Necesita un tiempo de
entrenamiento bastante
importante.
 El nivel de éxito no es
muy alto incluso con
softwares muy potentes.

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 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

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 Proceso de Digitalización

1. Preparación de los
Documentos

4. Grabación de las 2. Proceso de

imágenes Escaneado

3. Indización de los
Documentos

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 1. Preparación de los documentos

En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:

 Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder ser

escaneados:
 Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.
 Desdoblar los documentos.
 Separar los documentos por lotes para ser procesados más fácilmente. Los criterios
para separar los documentos pueden ser:
 Tamaños y formatos
 Características de los documentos como por ejemplo, el color o si están
impresos o manuscritos.
 Resoluciones

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 2. Proceso de Digitalización

 Escaneado de los documentos:

 Los documentos se introducen en las unidades de captura (caso de escáner de
alto volumen)
 Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una forma correcta.
 Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van procesando.
 Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en su estado
original.

 Tratamiento de la imágenes por medio de software especializados. Estos softwares

permiten:
 Visualizar las una imágenes ya digitalizadas.
 Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad, modificar su
contenido o cambiar su apariencia. Las parametrizaciones habituales son:
- Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere conseguir.
- Color de la imagen: B/N, color o escala de grises.
- Página a doble cara o sencilla, etc.

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 3. Indización de los Documentos

Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a un proceso de

indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar:
 Indización manual: una vez que la imagen ha sido procesada, se sacan los términos
clave por los que luego va a ser recuperado el documento.
 Captura de índices de forma automática: se entrena al escáner para que capture
algunos términos que siempre se encuentran en el mismo lugar de la páginas (muy
útil en formularios). Para esto hay que someter los documentos a un OCR.
 Marcadores: Sólo en el caso de que la imagen se encuentre en formato PDF. Este
sistema te permite poner un marcadores en las palabras por las que se quiere
recuperar el documento.

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 4. Grabación de las imágenes

 El dispositivo de grabación se elegirá en función de:

 Uso posterior de las imágenes
 Frecuencia con la que se vayan a consultar las imágenes
 Volumen de documentos escaneados y peso de los mismos.
 Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line.
 Los dispositivos más utilizados son:
 CD-ROM
 DVD
 Cintas magnéticas
 Servidores

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 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

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 Tipos de Escáner

Escáner Características
Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías,
hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso
Plano transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores
adecuados. Dentro de este tipo de escáner exiten distintos tipos los de
uso doméstico, los de medio rendimiento y los de alto rendimiento.
Son escáneres orientados a documentos opacos como son negativos
Transparencias o diapositivas. Estos tipos de escáner pueden obtener resoluciones de
3.000 x 3.000 ppp.
Se basan en un sistema muy similar al de los aparatos de fax: un
rodillo de goma arrastra a la hoja haciendola pasar por una rendija
Escáner de rodillo donde está situado el elementos capturador de imagen. Esta muy
destinado a documentación que se componga de hojas sueltas.

Es muy similar en sus características al escáner plano, la gran

diferencia es que en el escáner plano la luz viene desde abajo (similar
Cenital a una fotocopiadora) mientras que en el escaner cenital la luz sale de
un elemento superior. Esto es muy recomendable para libros
encuadernados.

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 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

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 Tipología de Documentos

Modo
Tipo de documento Escáner
digitalización
Libros impresos con predominio de texto sobre fotografías, Escaner cenital
ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Libros impresos con predominio de fotografías, ilustraciones... Escaner cenital
sobre texto Escaner plano Grises o color
Documentos impresos con predominio de texto sobre fotografías,
ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Documentos impresos con predominio de fotografías,
ilustraciones... sobre texto Escaner plano Grises o color

Documentos o libros manuscritos Cámara digital Grises o color

Escaner plano
Documentos o libros manuscritos Microfilm y Grises o color
Escaner plano B/N (binario), grises o
Revistas o periódicos (tamaño sábana o tabloide) Microfilm y color
Escaner plano
Negativos o placas de cristal con o sin Grises o color
Diapositivas y
Mapas y planos (mayor que A3) escaner de B/N o color

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 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

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 Fotografía Digital

 Entendemos por Fotografía Digital aquellas tomadas con cámaras digitales.

 Tiene gran aceptación por parte de los profesionales.

VENTAJAS INCONVENIENTES

 El formato digital se basa en el  Es una tecnología relativamente

almacenamiento de la imagen
mediante dígitos.
 Se mantendrá inalterable a lo largo
del tiempo.
 La reproducción puede ser repetida
tantas veces como se desee.
 Los duplicados son de la misma
calidad que los originales.
 Se pueden realizar retoques
informáticos.
inmadura.
 La calidad es suficiente para la
mayoría de los trabajos
profesionales pero es inferior a la
que se puede conseguir con
materiales químicos.

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 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

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 Conclusiones

 La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un Sistema de

Gestión Documental.

 Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un estudio previo que

nos permita saber:

- Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaños, etc.)

- Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad, etc.)
- Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido, archivado
menos costoso, etc.)

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 Conclusiones

 Los principales beneficios de la digitalización son:

- Acceso mucho más rápido a la documentación.

- Ahorro de espacio físico en las oficinas.
- Copia de la documentación original, inalterable a lo largo del tiempo.

 La digitalización es un proceso costoso y complicado ya que requiere de una

buena tecnología: software y hardware.

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Telefónica Soluciones 40