Gestión Estratégica de TI:

Programas y Portafolio de
Proyectos

MC Cristina Zerpa, PMP

 Agenda
1. La Dirección de TI
a. Situación Actual
b. Estrategia y Táctica: de la Organización a SI/TI
c. Planificación Estratégica de TI
2. Gestión de Programas
a. Concepto
b. El Estándar PMI®
c. Rol de la Oficina de Proyectos (PMO)
3. Gestión de Portafolio (portfolio o cartera)
a. Concepto
b. El Estándar PMI®
4. Conclusiones

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1. La Dirección de TI

Gestión de TI: Situación Actual

Satisfacción de Necesidades de Negocio
Atención a demandas puntuales más que a
necesidades estratégicas
Obsesión por plazos

Costos
En aumento
Desvíos importantes – dificultades de estimación

Relacionamiento entre Negocio y TI

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1. La Dirección de TI

Negocio - TI
¿Cómo va nuestra relación?
• Escasa credibilidad y respeto en
áreas de Tecnología Información (TI)
• Carencias de comunicación entre el
director de TI y directores de negocio
• Directivos del negocio que toman
decisiones tecnológicas
• Directores de TI que no informan
adecuadamente al negocio

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1. La Dirección de TI
Situación
• Obsesión por la urgencia → importante librado
a su suerte
• Tratar a TI como un problema tecnológico → en
lugar de un problema de negocio
• Fallo en la evolución de la gestión de TI como
una disciplina
• Fallo en la alta dirección para considerarse
responsables de la situación
• Preocupación por reducir presupuestos → en
lugar de bajar costos

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1. La Dirección de TI

Qué hace TI ….. ?

• Escuchar como la calidad del servicio de TI no
satisface las expectativas del negocio
• Intentar gestionar el backlog de pedidos
• Resolver problemas de TI causados por recortes
• Tratar de explicar a los directivos de las unidades
de negocio los efectos del recurso escaso
• Intentar recuperar confianza perdida al no alcanzar
los objetivos de negocio porque el negocio no
cambió sus procesos para acomodarse al nuevo
sistema de TI
• Surfear sobre las olas de cambios tecnológicos
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1. La Dirección de TI

Controlar la obsesión por la

urgencia, atender más a lo
importante

El retorno de la inversión no está

en tener la tecnología sino en lo
que hace el negocio con ella

La tecnología debe ser gestionada

como un activo capital
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1. La Dirección de TI
VISION
MISION

ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
OBJETIVOS del NEGOCIO

OPERACIONES PORTAFOLIO
•Planific. •Planific.
•Gestión •Gestión

OPERACIONES PROGRAMAS
y PROYECTOS
en CURSO autorizados
Actividades Actividades de
proyectos
recurrentes Aumentan capacidad
Producen de producir valor
valor
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 Objetivos
PARA QUÉ Negocio
Demanda
QUÉ Hacer lo correcto
Beneficios

CÓMO Recursos
Hacerlo
correctamente
$ en desarrollo y
operación
ACCIÓN

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1. La Dirección de TI

El Gobierno de TI

“Es el proceso mediante el cual, el consejo de

administración de una entidad asegura el
logro sostenido de sus objetivos, así
como la protección del patrimonio y de
los intereses de todos los grupos de interés
social (stakeholders), a quienes debe ofrecer
transparencia en las prácticas de
administración y control de la entidad.”
(“OCDE Principios para la gobernanza
corporativa-1999)
PMI2006 - Cristina Zerpa 10
1. La Dirección de TI

Gobierno aplicado a TI

“Es el conjunto de responsabilidades y

prácticas ejercitadas por el consejo y la
dirección ejecutiva con el objetivo de
proporcionar dirección estratégica,
asegurar que los objetivos se alcanzan,
que los riesgos se gestionan
adecuadamente y verificar que los recursos
de la empresa se utilizan de una manera
responsable.” (IT - Governance Institute)

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1. La Dirección de TI

Gestión de TI
Gestionar para atender:
Objetivos – alineados con negocio
Patrimonio – debidamente cuidado
Intereses – máximo valor
Gestionar con:
Recursos
Políticas, procesos, organización y métricas
Considerando:
Restricciones
Riesgos: conocidos y administrados
Responsabilidad: máxima eficiencia, máximo valor

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1. La Dirección de TI

La Dirección de TI
TI
PRODUCTOS y SERVICIOS
para SATISFACER DEMANDA
de SI/TI

® Aplicativos
Infraestructura
CLIENTES

TALENTOS Stakeholders
Bases de Datos
Relaciones
Aplicaciones disponibles
Instalación y Soporte de
Infraestructura
Conocimiento
PROVEEDORES ……………

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1. La Dirección de TI

5 Dimensiones
Alineamiento estratégico con el negocio
concordantes con visión, misión y lineamientos
estratégicos de la organización

Entrega de valor – de acuerdo a intereses del cliente,

considerando costos, plazos y otras restricciones

Gestión de recursos
personas, aplicaciones, información, infraestructura
®
Gestión de rendimiento (capacidad)
medición, seguimiento y mejora

Gestión de riesgos
identificados, priorizados, cuantificados, comunicados

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3. Gestión de Portafolio

Estableciendo
Percepción del Negocio de

Planificación y Gobierno Dirigiendo el Cambio

su Dependencia de la

Efectivos
TI dirige conjuntamente con el negocio
aplicando velocidad e innovación
TI debe planificar y ejecutar con éxito para
Información

mejorar la alineación con el negocio

Consiguiendo Eficiencia
Mejorando la Percepción
en Costos y Calidad en
del Rendimiento de TI
Operaciones
TI debe emplear el tiempo optimizando las
TI lucha por “Gestionar TI como Negocio” comunicaciones para mejorar la percepción
con una oferta definida y transparencia en del valor para el negocio
costos

Credibilidad de TI
META Group's Credibility/Dependency (C/D) Matrix
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 ¿Cómo lograr satisfacción?
Administración
Ingeniería de Software
Trabajo en Equipo, Comunicaciones
Interpersonales, Negociación
CMM SM
, CMMI SM

COBIT
ITIL

PMI ®

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 PMI®
PMBOK® - guía del cuerpo de conocimientos de la
dirección de proyectos – conjunto de buenas prácticas
Conocimiento
Mejora (600)
OPM3 – Modelo de Madurez de las (5 pasos)
organizaciones (Organization Project
Management Maturity Model)- mejores
prácticas para soportar la estrategia de la
organización con proyectos exitosos
Evaluación
(151)
Estándar para gestión de Programas

Estándar para gestión de Portafolios

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 Modelos de Madurez
Optimizado
Organizacional
5 CALIDAD / PRODUCTIVIDAD Mejora Continua
Gestionado BENEFICIOS
/ RENDIMIENTO
y medido
4
Proceso Controlado
definido
3
Repetible Medido
e intuitivo
2
Inicial Estandarizado
1
No existe
0
IT Governance Institute RIESGO OPM3
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 Portafolio

Portafolio Proyectos Programa

Programa Proyectos Programa Proyectos Otros

Proyectos Proyectos Proyectos

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 CONCEPTOS
PROYECTO
Emprendimiento TEMPORAL y UNICO
PLANIFICACIÓN y ELABORACIÓN GRADUAL

PROGRAMA
Grupo de Proyectos RELACIONADOS y gestionados de
manera COORDINADA + otros trabajos

PORTAFOLIO DE PROYECTOS
Grupo de Proyectos y/ o Programas (+ otros trabajos)
dirigido a Objetivos Estratégicos de la organización

SUBPROYECTO
Parte de un proyecto
Pueden ser subcontratos

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 Proyecto
Alcance más corto,
entregables específicos
El director del proyecto intenta
mantener los cambios en el
mínimo
El éxito se mide mediante la
entrega de los productos en
tiempo, y según los
presupuestos y
especificaciones
Liderazgo centrado en la
realización de tareas y
directivas para alcanzar los
criterios de éxito.
………..
Los directores de proyectos
siguen y controlan tareas y el
trabajo para producir los
productos del proyecto.
PMI2006 - Cristina Zerpa
Standard Portfolio pag. 6
Programas
Alcance más amplio que
puede cambiar para
conseguir las beneficios
esperados por la organización
El director del programa
espera cambios y los apoya
El éxito se mide mediante el
ROI, nuevas capacidades y
la producción de beneficios.
Liderazgo centrado en
gestionar relaciones y
resolver conflictos. Los
directores de programas
necesitan facilitar y gestionar
aspectos políticos de la
gestión de los stakeholders
…………………
Los directores de programas
siguen proyectos y trabajan
de manera continua
mediante estructuras de
gobierno
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Portafolios
Visión del alcance del
negocio que cambia con los
objetivos estratégicos de la
organización
Los directores de portafolio
siguen los cambios
continuamente en un entorno
muy amplio
El éxito se mide mediante el
rendimiento agregado de
los componentes del
portafolio.
Liderazgo centrado en añadir
valor a la toma de
decisiones sobre el
portafolio.
…………………………..
Los directores de portfolios
siguen indicadores de valor y
rendimiento
2. Gestión de Programas

2.- Gestión de Programas

Programa - Grupo relacionado de
proyectos, gestionados de modo coordinado
para obtener beneficios y control que no se
lograría de modo individual. Pueden incluir
otros elementos de trabajo.
Gestión de programa – la gestión
centralizada y coordinada de un programa
para alcanzar los objetivos y beneficios
estratégicos.
Ejemplo – implementación e implantación de
software
PMI2006 - Cristina Zerpa 22
2. Gestión de Programas

Oficina de Proyectos
UNIDAD de la Organización para CENTRALIZAR
y COORDINAR la dirección de proyectos a su
cargo.
Supervisa la dirección de proyectos, programas
o una combinación de ambos.
ENFASIS en
Planificación coordinada
Priorización y ejecución de proyectos y subproyectos
vinculados con objetivos generales de la organización (alinear)
VALOR
Terminología y metodología común
Gestión coordinada de recursos
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2. Gestión de Programas
PROGRAMAS - 3
Gestión de BENEFICIOS
Focos
Valor e impacto organizacional
Interdependencias entre proyectos del programa

Gestión de STAKEHOLDERS
Cómo el programa afectará a los interesados
Manejar sus expectativas
Mejorar su aceptación y compromiso con los objetivos
GOBERNANZA del programa – es externa al
programa, un comité de programa controla y mantiene la
visión global

PMI2006 - Cristina Zerpa 24

 Oficina de Proyectos
Roles Posibles
Dirección de proyectos y portafolio
prepara el plan maestro y asigna los recursos

Coach
guía a directores, participa de las revisiones

Repositorio
custodia de buenas prácticas – no decide

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2. Gestión de Programas

Gestión de beneficios

Identificación Análisis Planificación Realización Transición

Identificar y Derivar y Plan de Plan de Consolidar

calificar priorizar realización realización beneficios
beneficios del de de coordinados
negocio beneficios beneficios
Mapear
Establecer
monitoreo

Gestión de stakeholders

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2. Gestión de Programas

Fases de la gestión de programas

Iniciar de Pre-Programa
Iniciar Programa
Establecer la gestión de programa e
infraestructura técnica
Entregar los beneficios
Cerrar el programa

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 Patrocinador Comité de
ejecutivo Programa
Soporte
Realización de

Gobiern
Beneficios

o
Director de Oficina de
Programa
Soporte Proyecto
Habilitación de

Gobiern
Beneficios

o
Director de
Proyecto
Entrega de
solución
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3. Gestión de Portafolio
3.- Gestión de Portafolio
(portfolio o cartera)
Un Portfolio de TI es…
Un conjunto de activos de TI gestionados
asignados a estrategias de inversión
de acuerdo con un “mix” óptimo
basado en hipótesis sobre rendimiento
futuro
Para maximizar la relación valor/riesgo

Es un proceso de negocio

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3. Gestión de Portafolio

Incluye los procesos de relevar,

Identificar
Categorizar
Evaluar
Seleccionar
Priorizar
Balancear
Autorizar
y revisar componentes dentro del portafolio para
evaluar como se realizan con relación a
indicadores clave y al plan estratégico

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 EL PM es un proceso de negocio continuo
con ciertas actividades periódicas.
Selección y autorización …. Anual/sem/trim
Seguimiento del rendimiento… Continuo
Revisión del mix de componentes…. Periódico
Cierre del Portafolio ………. Fin del negocio

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3. Gestión de Portafolio

2 Focos Principales
Alinear – con objetivos estratégicos y reglas
para evaluar cumplimiento (oportunidad del
presupuesto anual)

Seguimiento y control – asegurar que el

portafolio en su conjunto se monitorea con
las métricas acordadas (retorno de inversión,
valor presente, …)

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3. Gestión de Portafolio

Planificación Estratégica

Grupos de Grupos de
Procesos de Procesos de
Alineación Seguimiento y
• Identificación control
• Categorización • Revisión y reporte
de portafolio
• Evaluación
• Cambio
• Selección estratégico
• Priorización
• Balanceo
• Autorización

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3. Gestión de Portafolio
La Gestión del Portafolio mejora la
comunicación entre TI y el Negocio
Implica Priorizar las inversiones en TI
utilizando criterios de negocio para
conseguir equilibrar valor, costo y
riesgo
Según Estudios de MetaGroup, los
departamentos de SI/TI que aplican gestión
de portafolio para sus activos logran:
confianza +++
respeto ++
colaboración +
del resto de la organización
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4. Conclusiones

5.- Conclusiones
• La Gestión de Portafolio de TI facilita
a la alta dirección gobernar las
inversiones en toda la organización
y gestionarlas para obtener el
máximo valor de ellas.
• Junto con Gestión de Programas,
facilitan las 5 Dimensiones de la
gobernanza:
•Sólida y continua alineación entre
TI y negocio
•Entrega de valor y beneficios
corporativos
•Gestión corporativa de recursos
•Conocimiento, Manejo y mejora de la
capacidad de producción
•Gestión de riesgos generalizada y
uniforme
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PMI2006 - Cristina Zerpa 36
PMI2006 - Cristina Zerpa 37
PMI2006 - Cristina Zerpa 38
 La cultura requiere de un
trabajo continuo de
capacitación y acompañamiento
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 6-8 Noviembre Santiago de Chile

Congreso Global de
Dirección de Proyectos
PMI®
Destacados conferencistas de
nivel internacional
Presentación de trabajos y
experiencias
www.pmi.org.uy
PMI2006 - Cristina Zerpa 40
 Bibliografía
www.pmi.org
PMBOK® - Guía de los Fundamentos de la
Dirección de Proyectos
Project Management: A Systems Approach to
Planning, Scheduling, and Controlling - 8th
Edition by Harold Kerzner, PhD (John Wiley &
Sons)
The Standard for Program Management
The Standard for Portfolio Management

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