Apoyo administrativo a

la gestión de RRHH

Registro y archivo de la
información y la comunicación
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2 información y la comunicación

Un departamento de RR.HH de una empresa

trabaja con grandes flujos de información y un
gran volumen de documentación. Esto obliga a
proceder de una manera ordenada, respetando
criterios de confidencialidad, seguridad y
diligencia, tanto en la gestión como en la
conservación de la documentación y de la
información que contiene.
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1. El expediente de personal
Los expedientes de todos los trabajadores de la empresa se
agrupan en un fichero o archivo de personal.
La gestión del archivo del personal es una función de gran
relevancia para el departamento de RRHH de una empresa.
No hay norma que regule como se ha de gestionar, por lo
que cada empresa, de acuerdo con su estilo y sus propios
intereses, decide de qué forma lo organiza. Normalmente
los expedientes se ordenan alfabéticamente, aunque en
función del tamaño de la empresa, se pueden dar
clasificaciones más complejas, como por ejemplo, por
secciones o departamento, por categorías profesionales, etc.
En ese caso, dentro de cada una de ellas se respeta
igualmente el orden alfabético ( apellido apellido, nombre).
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1. El expediente de personal

El expediente de personal de cada trabajador debe recoger

su historial laboral ordenado cronológicamente. Para
facilitar su consulta, es aconsejable que las dos primeras
páginas sean una ficha de personal y una hoja resumen
en la que se relacionen los documentos que contiene.

La documentación que contiene habitualmente el

expediente de personal es la que tiene que ver con su
candidatura, formación y situación laboral.

La documentación del expediente de personal es la

siguiente:
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 Carta de presentación.
 Curriculum.
 Informe de los resultados de la prueba de selección.
 Fotocopia del título exigido para la contratación.
 Fotocopia de otros títulos o certificados aportados como
formación complementaria.
 Copia del contrato de trabajo.
 Prórrogas del mismo, si las hubiese.
 Documentación relacionada con al Agencia Tributaria.
 Documentación relacionada con la Seguridad Social.
 Documentación sobre participación en acciones de
formación permanente dentro de la empresa o fuera de ésta.
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 Información sobre evaluaciones del rendimiento o

desempeño.
 Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en
relación a su situación laboral (modificación, suspensión,
extinción, ….).
 Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador
(p.ej: para solicitar una excedencia) y copia del documento
de respuesta de la empresa firmado por el trabajador.

Cualquier variación de datos debe ser incorporada

inmediatamente al expediente de personal, de forma que éste
se encuentre constantemente actualizado y se un instrumento
útil para la empresa.
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2. Protección de datos de carácter personal

Trabajar con los datos personales y otra información sensible

de los trabajadores obliga a respetar el marco normativo de la
Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.
Esta norma afecta al Departamento de RRHH en los
siguientes aspectos:
A. Inscripción de los ficheros.
Toda persona física o jurídica, pública o privada, que trate los
datos de carácter personal debe proceder a la inscripción del
fichero ante el Registro General de Protección de Datos,
órgano de la Agencia Española de Protección de Datos.
Estos ficheros, según el tipo de datos que contengan, se clasi-
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2. Protección de datos de carácter personal

fican en tres niveles de seguridad:
- Nivel básico: cualquier fichero que contenga datos de
carácter personal.
- Nivel medio: si contienen datos relativos a la comisión de
infracciones administrativas o penales u otros relacionados
con la AAPP.
- Nivel alto: si contienen datos especialmente protegidos
(salud, ideología, afiliación sindical, etc.),
La obligación de inscribir se mantiene aunque la gestión del
fichero la realice un tercero (gestorías o consultorías). En
estos casos la empresa, que mantiene la responsabilidad sobre
los datos, deberá identificar a la persona física o jurídica
encargada de la gestión.
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2. Protección de datos de carácter personal

B. Información y consentimiento para el tratamiento de
datos. Se debe informar al trabajador al inicio de la relación
laboral de la existencia del fichero o del simple tratamiento de
sus datos, de la finalidad para la que se recaban, de los
destinatarios de dicha información, de sus derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición y de la identidad y
dirección del responsable del tratamiento. Los datos recabados
solo podrán ser utilizados en lo que respecta a la relación
laboral y su cesión a los organismos públicos de la
Administración Laboral y Tributaria, que está autorizada por
una ley, no requiere el consentimiento de los trabajadores.
Cualquier utilización al margen de ésta requiere el
consentimiento del interesado.
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2. Protección de datos de carácter personal

C. Elaboración del documento de seguridad.
Para garantizar la confidencialidad, seguridad y diligencia en
la gestión de los datos personales, deben adoptarse una serie
de medidas técnicas y organizativas entre las que destaca el
documento de seguridad que debe elaborar toda entidad que
trate datos de carácter personal siguiendo el modelo que
facilita al Agencia de Protección de Datos en su página web
www.agpd.es.
En caso de haber contratado con un tercero la gestión de
determinados ficheros, en el documento de seguridad se debe
hacer constar esta circunstancia, indicando una referencia al
contrato y su vigencia, así como a los ficheros objeto de este
tratamiento.
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2. Protección de datos de carácter personal

D. Cancelación y bloqueo de los datos.
Finalizada la relación laboral, la empresa deberá proceder a la
cancelación de los datos, bloqueándolos y conservándolos
únicamente a disposición de las Administraciones Públicas y
de los juzgados y tribunales durante el tiempo en que se
pudiesen ejercitar acciones (4 años).

E. Deber de secreto.
El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier
fase del tratamiento de los datos de carácter personal están
obligados a guardar secreto profesional.