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TRABAJO GDJ TEMA 7 SERGI Y EUGENIO

ÍNDICE
1. DEFINICION Y CLASIFICACION DE ARCHIVO
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2. PLAN DE APLICACIÓN
3. MANUAL DE SEGURIDAD
4. MODELO DE RECOGIDA DE DATOS
5. FIRMAS EN LOS DOCUMENTOS
6. CERTIFICADO DIGITAL Y SUS USOS

1.
En el caso del sistema de archivo de la papelería, podemos optar entre un sistema de
archivación físico o digital,es decir podemos optar por un sistema clásico de archivación de
documentación con archivadores físicos, carpetas, estanterías..

O también podemos escoger un sistema digital de archivación con carpetas clasificadas por
contenidos, clientes, direcciones, todo ello con las pertinentes medidas de seguridad de
protección de datos que esto conlleva

Desde nuestra empresa utilizamos un sistema de archivo numérico ya que consideramos

que una clasificación utilizando el sentido numérico para ordenar y almacenar tanto facturas
como inventario de material o existencias. Así tendremos a mano más fácil el control de
todo el almacén, teniendo excesivo cuidado con la posición del número en el archivo ya que
puede llevar a error, así cuando guardemos facturas de proveedores , solo necesitaremos
asignar el número..

2.

La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPD-GDD) es

la ley encargada de adaptar la normativa europea de protección de datos, pero sobre todo
haciendo énfasis en recoger el consentimiento de los usuarios y el cómo tratar su
información personal.

Desde esta empresa el tipo de documentos que usaremos a menudo serán documentos
tales como contratos de aprovisionamiento, facturas, fichas técnicas de clientes. A la
hora de redactar los textos legales de consentimiento emplearemos de 2 tipos:
Generales y privados o específicos. Los primeros irán enfocados a un tratamiento de los
datos del público en general, ,mientras que los segundos van destinados a uno o a una
persona en concreto, dependiendo de las necesidades de la empresa.

En relación con la política de protección de datos personalesle informamos que la

recogida de sus datos se realiza con base en la normativa vigente sobre la materia:
Ley 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los
Derechos Digitales, y Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del
Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo
que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos
y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de
datos).
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Pero para informar al personal de nuestra empresa utilizaremos carteles repartidos por todo
el establecimiento de tipos como este

3.
RECOPILACION DE DATOS

FORMULARIO DE CONTACTO SI

FORMULARIO DE CONTACTO EN LINEA SI

REGISTRO SI

DOCUMENTO COMERCIAL NO

ORGANISMOS PUBLICOS NO

ORGANISMOS PRIVADOS SI

OTROS MEDIOS NO

ALMACENAJE

EPI CONTRASEÑAS Y ANTIVIRUS

PAPEL BLOQUEO DEL ACCESO AL ARCHIVADOR

SISTEMAS MIXTOS BLOQUEO DE ACCESO AL ARCHIVO

TIPOLOGIA DE LOS DATOS

BASICOS SEGURIDAD ALTA

PROTEGIDOS SEGURIDAD ALTA

MUY PROTEGIDOS SEGURIDAD ALTA

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 MEDIDAS PROTECCION

TECNICAS LIMITAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN

ORGANIZATIVAS SI

DESCRIPCIÓN MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA ACCEDER A DONDE ESTEN LOS

DATOS

PERSONAL ACCESO INFORMACIÓN

INTERNOS SOLO LOS IMPRESCINDIBLES

EXTERNOS NO

PERSONAL AUTORIZADO SI

DELEGADOS SI

FINALIDAD

SERVICIO CONTRATADO NO

COMPATIBLIDAD NO

FACTURACIÓN SI

CAMPAÑAS PUBLICITARIAS DEPENDE DE LA PUBLICIDAD

CREACION DE PERFILES SI

ANALISIS SI

DESTRUCCIÓN

TERMINO MARCADO LEGALMENTE MARCADO POR LA LEY

TERMINO MARCADO CON EL

LO MARCA EL CONTRATO FIRMADO
INTERESADO
CON EL INTERESADO

CESION DE LA INFORMACION

A EMPRESAS SI
 A OTRAS EMPRESAS SI

TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES NO

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DURACION DEL TRATAMIENTO

MENOS DE 1 AÑO Según lo estipulado en la ley

MAS DE 1 AÑO Según lo estipulado en la ley

INDEFINIDO Según lo estipulado en la ley

4.

A la hora de recopilar datos

haremos entrega al interesado de un documento igual a este donde al final del mismo se
estipula la nota informativa del uso de la LOPD a la hora de almacenar y recopilar de sus
datos, además ofrecemos una casilla para que el interesado deje constancia de que conoce
sus derechos y acepta las políticas de privacidad de la empresa.
5.
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A la hora de realizar comunicaciones en la empresa , ya sean internas o externas irán
acompañadas TODAS por la siguiente nota informativa

En vista del cumplimiento de la normativa europea 2016/679 sobre Protección de

datos (RGPD) le informamos que el tratamiento de los datos proporcionados por Ud.
será responsabilidad de (Nombre de responsables, representantes o delegados de
tratamiento) con el objetivo de (Finalidad del Tratamiento), y que además se
compromete a no ceder o comunicar la información a terceros. Puede ejercer sus
derechos de acceso, rectificación, cancelación o supresión del tratamiento a través
de (correo electrónico, dirección física).

Dicha nota indicada arriba irá incluida tanto en comunicaciones internas(cartas, documentos
de la empresa) así como en documentos de trato exterior como :facturas de proveedores,
comunicaciones exteriores….

De este modo nos aseguraremos desde la papelería que cumpliementamos todos los
requisitos legales.

6.
A nivel general, el certificado digital no es más que tu documento de identificación
online que te permite realizar trámites con la administración por internet

A la hora de obtener el certificado electrónico debemos de seguir los siguientes pasos:

1. Contar con el CIF de la empresa solicitante

2. Acceder a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y clickar en
SOLICITUD DE CERTIFICADO
3. Escoger el tipo de certificado que vas a solicitar
4. Rellenar los datos que te solicitan, información del solicitante de la empresa, correo
electrónico…
5. Pagar la tasa por solicitar el certificado
6. Instalar el software pertinente para la posterior descarga
7. Generar las claves digitales necesarias
8. Validar presencialmente la solicitud acudiendo a la Autoridad de Certificación
9. Recoger el certificado en dicha Autoridad

Entre las diferentes aplicaciones del certificado encontramos en :

● La Agencia Tributaria, por ejemplo subiendo tus declaraciones de impuestos o
revisando las declaraciones de la renta de años anteriores.
● La Seguridad Social, con lo que podrás ver desde tu ordenador cuántos años te
 faltan para la jubilación o solicitar el informe de vida laboral.
● Juzgados, para presentar recursos.
● Banco de España.
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● Oficinas de extranjería, con lo que por ejemplo podrás pedir cita previa para
presentar tu solicitud, pagar tasas online o aportar los documentos que falten a tu
trámite.
● Otros trámites como consultar multas, consultar la inscripción en el padrón, etc.