¿Qué son?

R / son registros que debe de mantener una empresa, estos documentos contienen información
muy importante de un empleado como su información laboral, sus antecedentes, sus capacidades,
etc
permite a la empresa tener un control preciso de la información y así sea más fácil a la hora de que
la soliciten o se requiera una actualización de datos

Objetivo de un expediente personal laboral

El propósito de los expedientes laborales es facilitar los trámites

relacionados con la contratación, permisos, asistencias y ausencias.

Además, recopila los datos personales que permiten tomar decisiones en

pro del bienestar de los empleados y de la salud de la empresa.

El objetivo de tus expedientes es que si mañana haces cambios o rotas

empleados en el departamento de recursos humanos, quien llegue a
hacerse cargo debe tener toda la información disponible en un solo lugar.

Así podrás conocer la historia de cada trabajador con la empresa, su

trayectoria y desempeño.

Más allá de recolectar documentos e información relevante, un

expediente de RH sirve como una radiografía: es un instrumento de
constante mejora del personal.

Tipos de expedientes de los empleados

1. Los datos personales del empleado

2. La documentación legal y laboral pertinente
3. Las competencias de cargo
4. La información personal importante

Como se mantiene

De formato físico a formato digital creando una base de datos que se podrá consultar y editar
fácilmente
Como se almacena

Este paso es fundamental para cada empresa ya que es la manera en cómo se almacena debe estar
ordenada y actualizada para un mejor trabajo a la hora de su utilización, para ello se mantendrá en
una base de datos en formato editable que mantiene en copias de seguridad constante para
garantizar su guardado

Ventajas

tener un registro más detallado del empleado

ayuda las empresas a estar preparadas para cualquier tipo de contingencia
facil edición
mayor almacenamiento

Desventajas

• Necesitas espacio físico para almacenar documentos

• Tienes muchos costos de material de oficina
• El papel se desgasta con el tiempo
• Buscar documentos es difícil y gasta mucho tiempo y energía

¿COMO SE ASEGURA LA CONFIDENCIALIDAD?

Los datos sensibles son los datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación. (Art. 5, Ley 1581 de 2012). Su acceso y tratamiento no
puede ser obligatorio, deberá mediar la autorización expresa del titular.

Estos datos están protegidos por la Ley 1581 de 2012, su tratamiento en el Municipio de
Medellín debe corresponder a la Política de Tratamiento de Datos Personales con un
tratamiento más flexible respecto de las excepciones del art. 6:

• “Artículo 6. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos

sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho
Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización; e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En
este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de
los Titulares.”
Son ejemplos de datos sensibles: los relacionados con la salud de la persona; la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos, religiosas, políticas, convicciones
religiosas; datos de orientación sexual, origen étnico-racial; información de víctimas o
desmovilizados del conflicto; todo ello cuando pueda poner en riesgo a las personas.