TEMA IV.

COMPRAS E
INVENTARIOS
 4.1. Compras y cadenas de suministro
 
Todos los sistemas de administración de las empresas, a partir de
los sistemas de calidad implementados a mediados del siglo XX,
otorgan una gran importancia al departamento de compras e
inventarios. considerando motores fundamentales de toda
empresa. Mediante el esquema de la globalización que exige la
integración de las empresas y los mercados y que el tiempo muerto
debe desaparecer, dichas empresas no pueden presentar espacios
desintegrados por falta de insumos industriales, inventarios vacíos y
una desconexión completa con el departamento de compras.
La administración de la cadena de suministro constituye un
aspecto esencial de los negocios en la actualidad. Una
empresa puede identificar sus cadenas de suministro si
primero selecciona un grupo o una familia particular de
productos. A continuación, debe trazar el flujo de los
materiales y de la información del cliente final en forma
inversa y hasta el sistema de distribución, para llegar al
fabricante, y luego a los proveedores y a las fuentes de la
materia prima.
Esta cadena completa de actividades y procesos se conoce
como cadena de suministro para ese grupo de productos. Una
macroempresa contará con varias cadenas de suministro. En
una empresa de muchas divisiones, con muchos grupos de
productos, puede haber distintas cadenas de suministro.
Algunas de ellas utilizan la distribución a través de almacenes
propiedad de la empresa, otras emplean la distribución directa,
otras a la manufactura externa, y otras más a los sitios de
manufactura internos.
COMPRAS El término compras corresponde al plural de la palabra
compra, en tanto, la misma puede referir diversas cuestiones de
acuerdo al uso o contexto en el cual se utilice. En términos generales
por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo a cambio a
un precio establecido. El acto de comprar es una de las actividades
más antiguas y casi una de las primeras para alimentarse o
enriquecerse que desplegaron los hombres para satisfacer sus
necesidades básicas en una economía de mercado.
Características de la Cadena de suministro
 Es dinámica e implica un flujo constante de información, productos y fondos
entre las diferentes etapas.
 El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro.
 El propósito fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las
necesidades del cliente.
 
Una cadena de suministro típica puede abarcar varias etapas que incluyen:
1. Clientes
2. Detallistas
3. Mayoristas/distribuidores, fabricantes, proveedores de componentes y
materias primas.
Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a través del flujo de
productos, información y fondos.
No es necesario que cada una de las etapas esté presente en la cadena de
suministro. El diseño apropiado de la cadena de suministro depende de las
necesidades del cliente como de las funciones que desempeñan las etapas
que abarca.
 
Procesos macro y funciones de la Cadena de Suministro en el Interior de una
Empresa
Según Sunil Chopra and Peter Meindl, los procesos macro en el interior de
una empresa u organización manufacturera o de servicios y los subprocesos
de la cadena suministros que incluyen son:
 Administración de las Relaciones con Proveedores
 Selección y evaluación de proveedores
 Negociaciones de contratos
 Desarrollo de proveedores
 Compras
 Colaboración en el diseño
 Colaboración en el suministro
 Administración de la Cadena de Suministro Interna
 Planificación estratégica
 Planificación de la demanda
 Planificación del abasto
 Cumplimiento en el procesamiento de órdenes
 Cumplimiento en el servicio Administración de las Relaciones con
clientes
 Marketing
 Fijación de precios
 Ventas
 Atención al cliente
 Administración de órdenes
Las funciones que componen la Cadena de Suministro interna en una
empresa de manufactura son:
1. Administración del Portafolio de Productos y Servicios, que es la
oferta que la compañía hace al mercado.
2. Servicio a Clientes, que es responsable de conectar la necesidad del
cliente con la operación interna de la compañía.
3. Control de Producción, que, derivado de las políticas particulares de
servicio que tenga la compañía y de la Administración de la
Demanda, se encarga de programar la producción interna y, como
consecuencia, dispara la actividad de Abastecimiento de insumos.
4. Abastecimiento, que se encarga de proveer los insumos
necesarios para satisfacer las necesidades de Producción
(Materia prima y Materiales) cuidando los tiempos de entrega
de los proveedores y los niveles de inventario de insumos.

5. Distribución, que se encarga de custodiar insumos y producto

terminado (en algunas organizaciones solo producto
terminado), hacerlo llegar a los Clientes y/o a su red de
distribución, que puede incluir otros almacenes o Centros de
Distribución o no.
No existe consenso acerca de si éstas 5 funciones deben o no
reportar jerárquicamente a una misma Gerencia / Dirección,
pero sí existe consenso en el sentido de que deben operar
coordinadamente para que la Cadena de Suministro interna (o
la Logística interna) sea eficiente y efectiva.
La sincronización es muy importante en estas cadenas para
que no se produzca desperdicio, medido como inventario,
tiempo o fallo de servicio al cliente.
Las decisiones que se habrán de tomar en una cadena de suministro se
dividen en tres categorías o niveles:
​
1. Estrategia o diseño de la cadena de suministro. La compañía decide
cómo estructurar la cadena de suministro. Se toman decisiones a largo
plazo, pues modificarlas a corto plazo sale caro.
2. Planificación de la cadena de suministro se consideran decisiones de
un trimestre. La configuración de la cadena de suministro es fija.
3. Operación de la cadena de suministro. El horizonte de tiempo es
semanal o diario. Las compañías toman decisiones acerca de los
pedidos de cada cliente. La configuración de la cadena de suministro se
considera fija y las políticas de planificación ya se han fijado.
Visiones de una cadena de suministro.
Una cadena de suministro es una secuencia de procesos y flujos que
tienen lugar dentro y entre diferentes etapas y se combinan para
satisfacer la necesidad que tiene el cliente de un producto.
 Visión de empuje/tirón. Los procesos se dividen en dos categorías
dependiendo de si son ejecutados en respuesta de un pedido del cliente
o en anticipación a éste.
o Los procesos de empuje se llevan a cabo de manera anticipada a la
demanda del cliente.
o Los procesos de tirón se llevan a cabo cuando es visible la demanda
real del cliente.
 Visión de ciclo. Los procesos se dividen en series de ciclos, cada uno
realizado en la interfase de dos etapas sucesivas. Cada ciclo ocurre
entre dos etapas sucesivas de una cadena de suministro. No todas
las cadenas de suministro cuentan con los mismos ciclos (Por
ejemplo, algunos fabricantes que venden mediante comercio
electrónico, no tienen el ciclo de reabastecimiento de producto
terminado en su cadena de suministro). Algunos ejemplos de estos
ciclos son:
o Ciclo de pedido del cliente.
o Ciclo de reabastecimiento.
o Ciclo de fabricación.
o Ciclo de abasto.
o Ciclo del punto de reorden.
o Ciclo de costos de pedido.
 4.2. Decisión de fabricar o comprar.

El fabricar o comprar es una de las decisiones a tomar que se presentan

más frecuentemente en una empresa. Para tomar la decisión correcta es
necesario llevar a cabo el análisis de ciertos parámetros generales como lo
son, la calidad, el costo y el servicio. La mayoría de los empresarios utilizan
parámetros derivados de los parámetros generales aplicados en las grandes
empresas y los clasifican dentro de dos grandes grupos: Empresas de
servicios y empresas de manufactura.
Dentro de los puntos generales que se debe considerar para el acto de
las compras se encuentran: costo, calidad, servicio, seguridad de
aprovisionamiento, cantidad, fondos excedentes, ciclos de negocio,
madurez de la compañía, etc.
 
EL COSTO DE FABRICAR
Por aquellas personas que prefieren fabricar, éste es uno de los
argumentos más utilizados, ya que sostienen que el hecho de fabricar
es más barato, aunque para ella no exista otra razón sino la de
ahorrarse los beneficios que ha de obtener el vendedor. El costo de
fabricar es una de las consideraciones más importantes en la disyuntiva
que se presenta en este tema, pero al mismo tiempo se puede
visualizar como la más difícil de analizar.
LA CALIDAD
Los partidarios de llevar a cabo la fabricación dicen que la calidad
es un aspecto que se debe de controlar, y que mientras ellos lleven
a cabo la fabricación, se podrá tener el control total sobre este.
Sin embargo, los partidarios de comprar, aseguran que a los
proveedores se les debe de especificar y establecer los rangos de
calidad que se necesita para el producto que se está adquiriendo,
recalcando que si dichos productos no cumplen con lo establecido
serán rechazados.
LA CALIDAD
Los partidarios de llevar a cabo la fabricación dicen que la calidad es
un aspecto que se debe de controlar, y que mientras ellos lleven a
cabo la fabricación, se podrá tener el control total sobre este.
Sin embargo, los partidarios de comprar, aseguran que a los
proveedores se les debe de especificar y establecer los rangos de
calidad que se necesita para el producto que se está adquiriendo,
recalcando que si dichos productos no cumplen con lo establecido
serán rechazados.
EL SERVICIO
El servicio llega a ser satisfactorio mientras mayor seguridad
se tenga sobre este, por lo que la madurez y la confianza que
se puedan tener del proveedor forman los dos aspectos más
importantes dentro de este parámetro. En la confianza radica
la credibilidad de las promesas realizadas, así como la calidad
de sus productos de acuerdo a las especificaciones que se
hagan.
Al momento de decidir cuál es el producto o servicio que se va a ofrecer
al público, es necesario contar con las materias primas necesarias para
su realización, así como los elementos de trabajo requeridos, tales
como: equipo de oficina, maquinaria, medios para transportar el
producto, instrumentos de comunicación (fax, teléfonos, Internet, etc..).
Toda empresa tiene sus propias políticas del cómo financiar sus compras
o ventas, de esta manera la empresa cubre sus necesidades de
materiales o equipo llevando a cabo una mejor planeación de sus gastos
por los diferentes conceptos.
Existen diferentes formas de financiarse, sin embargo, cada empresa
puede elaborar un programa propio, que se adapte mejor a sus
necesidades.
Prácticas comerciales utilizadas:
1. Contado inmediato. el pago se hace en el momento que se entrega
la mercancía.
2. 30 o 60 días. esta condición, así como la de 90 días se aplica en dos
formas: a tantos días a partir de la fecha de la factura o a tantos días
y mes de la fecha de compra.
3. C.O.D. se emplea el pago contra reembolso aprovechando los
servicios de cobranza del correo y de gran parte de las empresas de
transporte.
4. Pago anticipado. Previo a la entrega de la mercancía.
Programa de compras
El programa de compras se puede definir como el
instrumento administrativo que contiene la
determinación de los diferentes pasos o secuencias a
seguir para la adquisición racional de materiales,
precisando las fechas de iniciación del proceso, los
tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las
fechas límites de consecución.
Presupuesto
El presupuesto se define como la formulación de planes para un
futuro período, dado en términos numéricos. El hecho de realizar
un programa de compras conlleva a la realización de un
presupuesto del mismo, dando pie al cálculo de los costos
necesarios para la elaboración de los presupuestos.
La elección de los proveedores es una decisión importante para
la empresa ya que al contar con los proveedores adecuados el
funcionamiento de ésta llegará a tener los alcances esperados
por sus administradores y colaboradores.
A continuación, se mencionan 4 consideraciones a tomar en cuenta en
la selección del proveedor:
1. Se debe de considerar el resultado del análisis del mercado.
2. Se debe efectuar un estudio inquisitivo en el que se calificarán las
ventajas o descuentos de las fuentes posibles.
3. Se debe efectuar un estudio de la negociación que lleva a la
selección y a la emisión de un pedido inicial.
4. Se debe llevar a cabo un estudio del comportamiento en cuanto a
consideraciones pactadas en anteriores ocasiones.
Asimismo, es importante tomar en cuenta las siguientes indicaciones a
modo de lograr una compra óptima:
 Compre material o servicio de la calidad requerida.
 Asegúrese de la tecnología, capacidad y confiabilidad del proveedor
para el suministro y la entrega.
 Obtenga en todas las compras el precio menor sin detrimento de la
calidad y tiempos de entrega requeridos.
 Establezca y conserve buenas relaciones con los proveedores,
aliente sus sugerencias y consejos para mejorar los productos.
 La negociación de la compra
Una de las cualidades con la que debe de contar la persona que se
encargará de la tarea de llevar a cabo las compras necesaria para
satisfacer las necesidades de la empresa es:
• La de analizar los precios en la toma de decisiones económicas
• El negociar los arreglos más óptimos con los proveedores.
• Estar al corriente de las tendencias del mercado muchas veces los
precios están inflados, por lo cual debe contar con los argumentos
suficientes para rebatir y establecer las mejores condiciones que
convengan a la empresa.
Los elementos a negociar entre el comprador y el proveedor
deben de ser los siguientes:
1.La calidad.
2.El precio
3.Garantía y servicio
4.Tiempo de entrega
5.Las condiciones de pago: descuento por pronto pago,
descuento por volumen, descuento acumulado, descuentos
comerciales.
Pedidos u órdenes de compra
La orden de compra es la autorización al proveedor para que
envíe y cargue al comprador las mercancías específicas, es
muy importante que la orden de compra abarque de manera
concreta y precisa los elementos esenciales de las compras
que se quieren hacer, de manera que hagan imposible las
interpretaciones erróneas y reduzcan al mínimo la necesidad
de intercambiar correspondencia sobre el asunto.
Una orden de compra deberá incluir:
 La descripción de los artículos pedidos
 Las especificaciones para la entrega (lugar de entrega) tiempo de entrega
(fecha), facturación y condiciones de pago
 
4.3. Concepto de inventario.
 El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa
para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta de fabricación
primero antes de venderlos, en un periodo económico determinado.
El inventario contablemente debe aparecer en el grupo de activos
circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes de una empresa.
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción
de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos
en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de
servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
 
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para
los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del
inventario representa el corazón de la empresa.
Objetivos del inventario:
 Mantener independencia en las operaciones
 Ajustarse a la variación de la demanda de productos
 Permitir una flexibilidad en la programación de la producción
 Proveer una salvaguardia para la variación en el tiempo de entrega de las
materias primas.
 La rotación de inventarios.
Los inventarios toman muchas formas de acuerdo con el tipo de empresa;
por ejemplo, para los negocios al menudeo o al por mayor los inventarios
más importantes son los que tiene disponibles para la venta inmediata.
 4.4 Clasificación de los inventarios y la aplicación de los diferentes
modelos.
Sistema de inventario: conjunto de políticas y controles que regulan
los niveles de inventario y que determinan que niveles debemos
mantener, cuánto debemos de reabastecer la existencia y cuál debe
ser el volumen de los pedidos.
 
Tipos de inventario:
• Materias primas: productos comprados para fabricar otros
artículos.
• Trabajos en proceso: unidades que forman parte del proceso de
producción
 • Partes o componentes semi-ensamblaje: partes fabricadas
que son completadas parcialmente y mantenidas en
inventario
• Productos terminados: productos listos para ser
vendidos al cliente
• Suministros: Operativos, de Mantenimiento y Reparación
Tipos de inventarios que existen en las empresas:
Inventarios según el momento:
 
1. Inventario inicial como indica su nombre, el inventario inicial se
realiza cuando comienzas con las operaciones de tu empresa.
2. Inventario final Al terminar el periodo contable, se realiza el
inventario final. Su importancia es vital, ya que está incluido en el
balance general de la empresa, por lo que aporta información
sobre los recursos financieros disponibles al término del ejercicio.
Inventarios según la logística:
1. Inventario de anticipación o previsión Responder a los periodos de
mayor demanda, como el Hot Sale, la Navidad o el Día de las
Madres, requiere de planeación y estrategia.
2. Inventario en lote. Estos se piden en tamaño de lote, lo que puede
reducir significativamente los costos, en lugar de solicitar
productos cuando sea necesario.
3. Inventario en consignación. Se refiere a los bienes que un
consignador envía a otra empresa con el propósito de que los
venda a nombre del consignador.
Inventarios según la periodicidad:
1. Inventarios periódicos. Mide los inventarios de principio a fin en un
periodo contable.
2. Inventarios perpetuos. El método de inventarios perpetuos registra los
saldos después de que se realizó una transacción y aporta información
actualizada y confiable sobre una base diaria.
3. Control del stock y almacenes, pues este tipo de software permite
conocer los niveles de inventarios en tiempo real.
4. Planeación del inventario para cubrir la demanda, ya que muchos de
estos sistemas de gestión de stock permiten calcular el punto de
reorden.