TEMA IV.

COMPRAS E INVENTARIOS
4.1. Compras y cadenas de suministro
Todos los sistemas de administración de las empresas, a partir de los sistemas de calidad implementados a
mediados del siglo XX, otorgan una gran importancia al departamento de compras e inventarios. considerando
motores fundamentales de toda empresa. Mediante el esquema de la globalización que exige la integración de
las empresas y los mercados y que el tiempo muerto debe desaparecer, dichas empresas no pueden presentar
espacios desintegrados por falta de insumos industriales, inventarios vacíos y una desconexión completa con el
departamento de compras.
La administración de la cadena de suministro constituye un aspecto esencial de los negocios en la actualidad.
Una empresa puede identificar sus cadenas de suministro si primero selecciona un grupo o una familia particular
de productos. A continuación, debe trazar el flujo de los materiales y de la información del cliente final en forma
inversa y hasta el sistema de distribución, para llegar al fabricante, y luego a los proveedores y a las fuentes de la
materia prima.
Esta cadena completa de actividades y procesos se conoce como cadena de suministro para ese grupo de
productos. Una macroempresa contará con varias cadenas de suministro. En una empresa de muchas divisiones,
con muchos grupos de productos, puede haber distintas cadenas de suministro. Algunas de ellas utilizan la
distribución a través de almacenes propiedad de la empresa, otras emplean la distribución directa, otras a la
manufactura externa, y otras más a los sitios de manufactura internos.
COMPRAS El término compras corresponde al plural de la palabra compra, en tanto, la misma puede referir
diversas cuestiones de acuerdo al uso o contexto en el cual se utilice. En términos generales por compra se
llama a la acción de adquirir u obtener algo a cambio a un precio establecido. El acto de comprar es una de las
actividades más antiguas y casi una de las primeras para alimentarse o enriquecerse que desplegaron los
hombres para satisfacer sus necesidades básicas en una economía de mercado.
Características de la Cadena de suministro

 Es dinámica e implica un flujo constante de información, productos y fondos entre las diferentes etapas.

 El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro.

 El propósito fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las necesidades del cliente.
Una cadena de suministro típica puede abarcar varias etapas que incluyen:
1. Clientes
2. Detallistas
3. Mayoristas/distribuidores, fabricantes, proveedores de componentes y materias primas.

Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a través del flujo de productos, información y fondos.
No es necesario que cada una de las etapas esté presente en la cadena de suministro. El diseño apropiado de la
cadena de suministro depende de las necesidades del cliente como de las funciones que desempeñan las etapas
que abarca.
Procesos macro y funciones de la Cadena de Suministro en el Interior de una Empresa
Según Sunil Chopra and Peter Meindl, los procesos macro en el interior de una empresa u organización
manufacturera o de servicios y los subprocesos de la cadena suministros que incluyen son:

 Administración de las Relaciones con Proveedores

 Selección y evaluación de proveedores

  Negociaciones de contratos

 Desarrollo de proveedores

 Compras

 Colaboración en el diseño

 Colaboración en el suministro

 Administración de la Cadena de Suministro Interna

 Planificación estratégica

 Planificación de la demanda

 Planificación del abasto

 Cumplimiento en el procesamiento de órdenes

 Cumplimiento en el servicio Administración de las Relaciones con clientes

 Marketing

 Fijación de precios

 Ventas

 Atención al cliente

 Administración de órdenes
Las funciones que componen la Cadena de Suministro interna en una empresa de manufactura son:
1. Administración del Portafolio de Productos y Servicios, que es la oferta que la compañía hace al mercado.
2. Servicio a Clientes, que es responsable de conectar la necesidad del cliente con la operación interna de la
compañía.
3. Control de Producción, que, derivado de las políticas particulares de servicio que tenga la compañía y de
la Administración de la Demanda, se encarga de programar la producción interna y, como consecuencia,
dispara la actividad de Abastecimiento de insumos.
4. Abastecimiento, que se encarga de proveer los insumos necesarios para satisfacer las necesidades de
Producción (Materia prima y Materiales) cuidando los tiempos de entrega de los proveedores y los niveles
de inventario de insumos.
5. Distribución, que se encarga de custodiar insumos y producto terminado (en algunas organizaciones solo
producto terminado), hacerlo llegar a los Clientes y/o a su red de distribución, que puede incluir otros
almacenes o Centros de Distribución o no.
No existe consenso acerca de si éstas 5 funciones deben o no reportar jerárquicamente a una misma Gerencia /
Dirección, pero sí existe consenso en el sentido de que deben operar coordinadamente para que la Cadena de
Suministro interna (o la Logística interna) sea eficiente y efectiva.
La sincronización es muy importante en estas cadenas para que no se produzca desperdicio, medido como
inventario, tiempo o fallo de servicio al cliente.
Las decisiones que se habrán de tomar en una cadena de suministro se dividen en tres categorías o niveles:
 1. Estrategia o diseño de la cadena de suministro. La compañía decide cómo estructurar la cadena de
suministro. Se toman decisiones a largo plazo, pues modificarlas a corto plazo sale caro.
2. Planificación de la cadena de suministro se consideran decisiones de un trimestre. La configuración de
la cadena de suministro es fija.
3. Operación de la cadena de suministro. El horizonte de tiempo es semanal o diario. Las compañías
toman decisiones acerca de los pedidos de cada cliente. La configuración de la cadena de suministro se
considera fija y las políticas de planificación ya se han fijado.
Visiones de una cadena de suministro.
Una cadena de suministro es una secuencia de procesos y flujos que tienen lugar dentro y entre diferentes
etapas y se combinan para satisfacer la necesidad que tiene el cliente de un producto.
 Visión de empuje/tirón. Los procesos se dividen en dos categorías dependiendo de si son ejecutados en
respuesta de un pedido del cliente o en anticipación a éste.
o Los procesos de empuje se llevan a cabo de manera anticipada a la demanda del cliente.

o Los procesos de tirón se llevan a cabo cuando es visible la demanda real del cliente.

Visión de ciclo. Los procesos se dividen en series de ciclos, cada uno realizado en la interfase de dos etapas
sucesivas. Cada ciclo ocurre entre dos etapas sucesivas de una cadena de suministro. No todas las cadenas de
suministro cuentan con los mismos ciclos (Por ejemplo, algunos fabricantes que venden mediante comercio
electrónico, no tienen el ciclo de reabastecimiento de producto terminado en su cadena de suministro). Algunos
ejemplos de estos ciclos son:
o Ciclo de pedido del cliente.

o Ciclo de reabastecimiento.

o Ciclo de fabricación.

o Ciclo de abasto.

o Ciclo del punto de reorden.

o Ciclo de costos de pedido.

4.2. Decisión de fabricar o comprar.

El fabricar o comprar es una de las decisiones a tomar que se presentan más frecuentemente en una empresa.
Para tomar la decisión correcta es necesario llevar a cabo el análisis de ciertos parámetros generales como lo
son, la calidad, el costo y el servicio. La mayoría de los empresarios utilizan parámetros derivados de los
parámetros generales aplicados en las grandes empresas y los clasifican dentro de dos grandes grupos:
Empresas de servicios y empresas de manufactura.
Dentro de los puntos generales que se debe considerar para el acto de las compras se encuentran: costo,
calidad, servicio, seguridad de aprovisionamiento, cantidad, fondos excedentes, ciclos de negocio, madurez de la
compañía, etc.
EL COSTO DE FABRICAR
Por aquellas personas que prefieren fabricar, éste es uno de los argumentos más utilizados, ya que sostienen
que el hecho de fabricar es más barato, aunque para ella no exista otra razón sino la de ahorrarse los beneficios
que ha de obtener el vendedor. El costo de fabricar es una de las consideraciones más importantes en la
disyuntiva que se presenta en este tema, pero al mismo tiempo se puede visualizar como la más difícil de
analizar.
LA CALIDAD
Los partidarios de llevar a cabo la fabricación dicen que la calidad es un aspecto que se debe de controlar, y que
mientras ellos lleven a cabo la fabricación, se podrá tener el control total sobre este.
Sin embargo, los partidarios de comprar, aseguran que a los proveedores se les debe de especificar y establecer
los rangos de calidad que se necesita para el producto que se está adquiriendo, recalcando que si dichos
productos no cumplen con lo establecido serán rechazados.
EL SERVICIO
El servicio llega a ser satisfactorio mientras mayor seguridad se tenga sobre este, por lo que la madurez y la
confianza que se puedan tener del proveedor forman los dos aspectos más importantes dentro de este
parámetro. En la confianza radica la credibilidad de las promesas realizadas, así como la calidad de sus
productos de acuerdo a las especificaciones que se hagan.
Al momento de decidir cuál es el producto o servicio que se va a ofrecer al público, es necesario contar con las
materias primas necesarias para su realización, así como los elementos de trabajo requeridos, tales como:
equipo de oficina, maquinaria, medios para transportar el producto, instrumentos de comunicación (fax, teléfonos,
Internet, etc..).
Toda empresa tiene sus propias políticas del cómo financiar sus compras o ventas, de esta manera la empresa
cubre sus necesidades de materiales o equipo llevando a cabo una mejor planeación de sus gastos por los
diferentes conceptos.
Existen diferentes formas de financiarse, sin embargo, cada empresa puede elaborar un programa propio, que se
adapte mejor a sus necesidades.
Prácticas comerciales utilizadas:
1. Contado inmediato. el pago se hace en el momento que se entrega la mercancía.
2. 30 o 60 días. esta condición, así como la de 90 días se aplica en dos formas: a tantos días a partir de la
fecha de la factura o a tantos días y mes de la fecha de compra.
3. C.O.D. se emplea el pago contra reembolso aprovechando los servicios de cobranza del correo y de gran
parte de las empresas de transporte.
4. Pago anticipado. Previo a la entrega de la mercancía.
Programa de compras
El programa de compras se puede definir como el instrumento administrativo que contiene la determinación de
los diferentes pasos o secuencias a seguir para la adquisición racional de materiales, precisando las fechas de
iniciación del proceso, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas límites de consecución.
Presupuesto
El presupuesto se define como la formulación de planes para un futuro período, dado en términos numéricos. El
hecho de realizar un programa de compras conlleva a la realización de un presupuesto del mismo, dando pie al
cálculo de los costos necesarios para la elaboración de los presupuestos.
La elección de los proveedores es una decisión importante para la empresa ya que al contar con los proveedores
adecuados el funcionamiento de ésta llegará a tener los alcances esperados por sus administradores y
colaboradores.
A continuación, se mencionan 4 consideraciones a tomar en cuenta en la selección del proveedor:
1. Se debe de considerar el resultado del análisis del mercado.
2. Se debe efectuar un estudio inquisitivo en el que se calificarán las ventajas o descuentos de las fuentes
posibles.
3. Se debe efectuar un estudio de la negociación que lleva a la selección y a la emisión de un pedido inicial.
 4. Se debe llevar a cabo un estudio del comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en anteriores
ocasiones.
Asimismo, es importante tomar en cuenta las siguientes indicaciones a modo de lograr una compra óptima:

 Compre material o servicio de la calidad requerida.

 Asegúrese de la tecnología, capacidad y confiabilidad del proveedor para el suministro y la entrega.

 Obtenga en todas las compras el precio menor sin detrimento de la calidad y tiempos de entrega
requeridos.

 Establezca y conserve buenas relaciones con los proveedores, aliente sus sugerencias y consejos para
mejorar los productos.

 La negociación de la compra
Una de las cualidades con la que debe de contar la persona que se encargará de la tarea de llevar a cabo las
compras necesaria para satisfacer las necesidades de la empresa es:
• La de analizar los precios en la toma de decisiones económicas
• El negociar los arreglos más óptimos con los proveedores.
• Estar al corriente de las tendencias del mercado muchas veces los precios están inflados, por lo cual
debe contar con los argumentos suficientes para rebatir y establecer las mejores condiciones que
convengan a la empresa.
Los elementos a negociar entre el comprador y el proveedor deben de ser los siguientes:
1.La calidad.
2.El precio
3.Garantía y servicio
4.Tiempo de entrega
5.Las condiciones de pago: descuento por pronto pago, descuento por volumen, descuento acumulado,
descuentos comerciales.
Pedidos u órdenes de compra
La orden de compra es la autorización al proveedor para que envíe y cargue al comprador las mercancías
específicas, es muy importante que la orden de compra abarque de manera concreta y precisa los elementos
esenciales de las compras que se quieren hacer, de manera que hagan imposible las interpretaciones erróneas y
reduzcan al mínimo la necesidad de intercambiar correspondencia sobre el asunto.
Una orden de compra deberá incluir:

 La descripción de los artículos pedidos

 Las especificaciones para la entrega (lugar de entrega) tiempo de entrega (fecha), facturación y
condiciones de pago
4.3. Concepto de inventario.
 El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos
permitiendo la compra y venta de fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinado.
El inventario contablemente debe aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes
existentes de una empresa.
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la
venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la
venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías,
porque la venta del inventario representa el corazón de la empresa.
Objetivos del inventario:

 Mantener independencia en las operaciones

 Ajustarse a la variación de la demanda de productos

 Permitir una flexibilidad en la programación de la producción

 Proveer una salvaguardia para la variación en el tiempo de entrega de las materias primas.
 La rotación de inventarios.
Los inventarios toman muchas formas de acuerdo con el tipo de empresa; por ejemplo, para los negocios al
menudeo o al por mayor los inventarios más importantes son los que tiene disponibles para la venta inmediata.
4.4 Clasificación de los inventarios y la aplicación de los diferentes modelos.
Sistema de inventario: conjunto de políticas y controles que regulan los niveles de inventario y que determinan
que niveles debemos mantener, cuánto debemos de reabastecer la existencia y cuál debe ser el volumen de los
pedidos.
Tipos de inventario:

 Materias primas: productos comprados para fabricar otros artículos.

 Trabajos en proceso: unidades que forman parte del proceso de producción
 Partes o componentes semi-ensamblaje: partes fabricadas que son completadas parcialmente y
mantenidas en inventario
 Productos terminados: productos listos para ser vendidos al cliente
 Suministros: Operativos, de Mantenimiento y Reparación
Tipos de inventarios que existen en las empresas:
Inventarios según el momento: 

 Inventario inicial como indica su nombre, el inventario inicial se realiza cuando comienzas con las
operaciones de tu empresa.
 Inventario final Al terminar el periodo contable, se realiza el inventario final. Su importancia es vital, ya que
está incluido en el balance general de la empresa, por lo que aporta información sobre los recursos
financieros disponibles al término del ejercicio.
Inventarios según la logística:
1. Inventario de anticipación o previsión Responder a los periodos de mayor demanda, como el Hot Sale, la
Navidad o el Día de las Madres, requiere de planeación y estrategia.
2. Inventario en lote. Estos se piden en tamaño de lote, lo que puede reducir significativamente los costos,
en lugar de solicitar productos cuando sea necesario.
3. Inventario en consignación. Se refiere a los bienes que un consignador envía a otra empresa con el
propósito de que los venda a nombre del consignador.
4.
Inventarios según la periodicidad:
1. Inventarios periódicos. Mide los inventarios de principio a fin en un periodo contable.
2. Inventarios perpetuos. El método de inventarios perpetuos registra los saldos después de que se realizó
una transacción y aporta información actualizada y confiable sobre una base diaria.
3. Control del stock y almacenes, pues este tipo de software permite conocer los niveles de inventarios en
tiempo real.
4. Planeación del inventario para cubrir la demanda, ya que muchos de estos sistemas de gestión de stock
permiten calcular el punto de reorden.