Tarea:

“Definición de los
v
procesos necesarios y
su descripción”

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 Descripción de la Actividad
Estimado participante:

A continuación, se detalla los pasos asociados para la determinación de procesos necesarios y la descripción
de uno de ellos. Usted debe desarrollar lo siguiente:

1- De acuerdo con lo estudiado en el curso y según el material de apoyo entregado, realice un gráfico donde
identifique los diferentes procesos que componen una organización, es decir, desarrolle y presente el Mapa de
Procesos de una organización. Si la organización que usted escoge no posee Mapa de Procesos, esta es la
oportunidad para que usted haga una primera propuesta del mismo!. Recuerde identificar, por lo menos,
procesos de Dirección, de Operación y de Soporte.

2- Escoja uno de los procesos del Mapa de Procesos y haga la descripción de ese proceso en la plantilla que
se suministra. Por favor diligencie todos los campos. Puede, a manera personal, consultar varios ejemplos en
la web. Se recomienda que por lo menos establezca una actividad por cada etapa del Ciclo PHVA en la
columna “Actividades a desarrollar”.

NOTA: Si las tablas a diligenciar no caben de manera ordenada en la diapositiva, por favor agregue una dispositiva
nueva y continúe allí el desarrollo de la actividad.
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 1. Mapa de Procesos

Ejemplo: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PLANEACIÓN PLANEACIÓN GESTIÓN DE

DIVULGACIÓN
ADMINISTRATIVA ACADÉMICA CALIDAD

PROCESOS ACADEMICOS ALUMNOS Y

NECESIDADES
DE PADRES CON
ALUMNOS PROGRAMACIÓN DESARROLLO CONVIVENCIA ACOMPAÑAMIENTO NECESIDADE
Y PADRES ACADÉMICA DE ÁREAS FORMATIVO S
SATISFECHAS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESOS DE GESTION

HUMANA
GESTIÓN DE
GESTIÓN
COMPRAS DOCENTES Y
FINANCIERA PERSONAL
ADMINISTRATIVO

APOYO GESTIÓN
MANTENIMIENTO ADMINISTRATIVA
ACADÉMICO
ESTUDIANTIL
6
Mayo 15 2004

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 1. Mapa de Procesos

Desarrollo:

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 2. EJEMPLO DESCRIPCIÓN DE PROCESO

Proceso: Compras
RESPONSABLE DEL PROCESO GERENTE DE COMPRAS

INICIA: Formulación de cuotas, presupuesto de compra y Determinación de necesidades de productos

ALCANCE DEL PROCESO
TERMINA: Acciones tomadas para la mejora del proveedor

Ejemplo: Garantizar el oportuno y adecuado suministro de los productos industriales de manera oportuna y garantizando la calidad de los
OBJETIVOS DEL PROCESO productos suministrados, garantizando la integridad de los trabajadores y controlando adecuadamente la generación de
residuos de empaques.

REQUISITOS NORMATIVOS O REGLAMENTARIOS

 ISO 9001:2015 (8.4.1, 8.4.2, 8.4.3)

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 2. EJEMPLO DESCRIPCIÓN DE PROCESO
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES CONTROLES SALIDAS CLIENTE

PLANEAR
PRESUPUESTO DE
DIRECCIONAMIENTO 1. ESTRUCTURAR EL PLAN DE COMPRAS PLAN DE COMPRAS GESTION
COMPRAS
ESTRATÉGICO Teniendo en cuenta los presupuestos de compra y las proyecciones de venta definidas ELABORADO FINANCIERA
por la gerencia, elaborar el plan de compras de EIMPSA.

REGISTROS DE 2. DETERMINAR LOS PROVEEDORES A LOS CUALES SE LES HARA LA

EVALUACIÓN Y COMPRA PROVEEDORES
COMPRAS PROVEEDORES
SELECCIÓN DE De la lista de proveedores aprobados de acuerdo a su evaluación periódica, seleccionar SELECCIONADOS
PROVEEDORES el adecuado para solicitar los productos eléctricos requeridos.

Ejemplo: HACER
PROVEEDORES
ASESOR COMERCIAL PEDIDOS ORDEN DE COMPRA
3. ELABORAR ORDEN DE COMPRA DE PRODUCTOS
ELABORADA
Proceder con la elaboración y envío de la orden de compra, según las necesidades ELÉCTRICOS
COMPRAS PLAN DE COMPRAS
de productos eléctricos detectadas.

4. INGRESAR INFORMACION AL SISTEMA

Tener en cuenta los
Con base en la recepción y revisión del material, realizar los respectivos ingresos INVENTARIO ASESORES
criterios para la
cruzando contra orden de compra ACTUALIZADO COMERCIALES
creación de productos

ASESORES 5. TRAMITAR ENVÍOS DIRECTOS DEL PROVEEDOR AL CLIENTE

PEDIDOS ELABORADOS
COMERCIALES Establecer si el pedido puede ser enviado directamente del proveedor al cliente

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 EJEMPLO DESCRIPCIÓN DE PROCESO

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES CONTROLES SALIDAS CLIENTE

VERIFICAR

8. REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS TIEMPOS DE ENTREGA DEL PROVEEDOR

Seguimiento a los tiempos de entrega de los proveedores con base en las fechas de GESTION DE
EVALUACIÓN Y
DESEMPEÑO DE entrega inicialmente pactadas. CALIDAD
COMPRAS REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES GESTION
PROVEEDORES
9.EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES CRITICOS FINANCIERA
Ejemplo:
Evaluar a los proveedores críticos para el sistema de gestión de calidad teniendo en cuenta
los criterios previamente establecidos.

ACTUAR
EVALUACIÓN DE REVISAR LAS
PROVEEDORES 10. ESTABLECER ACCIONES DE MEJORA FECHAS DE
ACCIONES DE
COMPRAS FINALIZACIÓN DE PROVEEDOR
MEJORA
NO CONFORMIDADES De acuerdo con los resultados de la evaluación de proveedores, definir las acciones requeridas LAS ACCIONES Y SU
DETECTADAS para la mejora de su desempeño. EFICACIA

RECURSOS REQUERIDOS INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 Director Compras  Selección de proveedores  Orden de compra

Asistentes de compras 
Ejemplo: Evaluación de proveedores  Remisiones
 Sistema Alfa para registro y control de las compras  Procedimiento de compras  Registros de selección y evaluación de
 Epp´s  Presupuesto de compras proveedores de productos

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 PLANTILLA PARA ELABORACIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Desarrollo:

RESPONSABLE DEL PROCESO

ALCANCE DEL PROCESO

OBJETIVOS DEL PROCESO

REQUISITOS NORMATIVOS O REGLAMENTARIOS

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 PLANTILLA PARA ELABORACIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES CONTROLES SALIDAS CLIENTE

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 PLANTILLA PARA ELABORACIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES CONTROLES SALIDAS CLIENTE

RECURSOS REQUERIDOS INFORMACIÓN DOCUMENTADA

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Gracias

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