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El saldo de la cuenta de caja expresa la existencia efectiva, sin embargo, al terminar el ejercicio, es necesario comprobar si en realidad dicho saldo corresponde al nmero que materialmente existe en la caja, para lo cual es preciso practicar una operacin que recibe el nombre de arqueo de caja. Arqueo de caja. Es el recuento material del dinero en efectivo. Al terminar el ejercicio se presentan los siguientes casos. 1. Que el valor del arqueo de caja coincida con el saldo de la cuenta de caja: Aqu no es necesario realizar ajustes ya que los saldos son iguales. Que el valor del arqueo de caja sea menor al saldo de caja es un faltante, lo cual puede tener origen en: En operaciones no reportadas por el cajero: El valor faltante de las operaciones no reportadas se abona a la cuenta de caja y se carga a las cuentas que procedan en cada caso. Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de ms: Se abona a la cuenta de caja y se carga a la cuenta personal del cajero para asentar la obligacin que tiene de pagar dicho faltante.
2.
Ejemplo: Saldo segn Mayor Existencia segn arqueo Faltante en Caja $200 $170 $ 30
El faltante en caja se debe al pago de una letra de cambio, por esa misma cantidad que el cajero no report. El ajuste a registrar es: Cargo a Documentos por Pagar $30 y abono a Caja $30. Ejemplo 2: Saldo en Caja segn Mayor Existencia en efvo. Segn Arqueo Faltante en Caja $160 $140 $ 20
El faltante se debe a cantidad dispuesta por el cajero o que pag de ms. El ajuste a registrar es el siguiente: Cargo a Deudores Diversos $20 y abono a Caja $20
Ejemplo 3: Saldo en Caja segn Mayor Existencia en efvo. Segn Arqueo Faltante en Caja $160 $158 $ 2
Cuando el faltante sea una pequea cantidad, puede considerarse como una prdida. El ajuste a registrar es: Cargo a Otros Gastos $2 y abono a Caja $2 1. Cuando el valor del arqueo sea mayor al saldo de caja. Podr tener su origen en: Operaciones no registradas por el cajero: En este caso se carga a la cuenta de caja y se abona a la cuenta que proceda en cada caso. Cantidades cobradas de ms por el cajero: Cuando no se logre determinar el origen del sobrante, su valor se debe de considerar como una utilidad, y se mandar a la cuenta de otros productos.
Cuando se conozca el origen se debe de abonar a la cuenta de acreedores diversos, para establecer la obligacin que se tiene de devolver dicho valor a la persona correspondiente. Ejemplo: Saldo de Caja, segn Mayor Existencia en efectivo, s/ arqueo Sobrante $260 $ 275 $ 15
El sobrante se debe a una venta de mercancas no reportada por el cajero. El ajuste a registrar es: Cargo a Caja $15, Abono a Ventas $13.04, Abono a IVA por Pagar $1.96 Ejemplo: Saldo de Caja, segn Mayor Existencia en efectivo, s/ arqueo Sobrante $120 $126 $6
El sobrante se debe a cantidades cobradas de mas por el cajero. El ajuste se registrara de la siguiente manera: Cargo a Caja $6 y abono a Otros Productos $6 Ejemplo: Saldo de Caja, segn Mayor Existencia en efectivo, s/ arqueo Sobrante $126 $220 $ 94
El sobrante se debe a un abono en efectivo de nuestro cliente Gastn Gonzlez, sobre una cuenta ya totalmente liquidada. El ajuste sera Cargar a Caja $94 y abonar a Acreedores Diversos $94.
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Ejemplo: Saldo de la cuenta de Bancos, segn el Mayor Saldo segn estado de cuenta del banco Bonificacin de comisin cobrada por $60,000 $61,500 $ 1,500
El ajuste a correr es el siguiente: Cargo a Bancos Abono a Productos Financieros Abono a IVA por Pagar $1,500.00 $1,304.35 $ 195.65
c) Prestacin de servicios que el banco carga o descuenta de nuestra cuenta: La prestacin de servicios que el banco carga o descuenta a nuestra cuenta puede ser por cobranza de documentos, situacin de fondos, manejo de cuenta de cheques, libramiento de cheques sin fondos, impresin de chequeras especiales, alquiler de cajas de seguridad, etc. Se debe de cargar a la cuenta de gastos que corresponda (administracin de ventas o financieros) y abonar en la cuenta de bancos; si la prestacin de servicios causa IVA este se manda a la cuenta de IVA acreeditable y abonar a la cuenta de bancos. Ejemplo: Saldo de la cuenta de Bancos, segn el Mayor Saldo segn estado de cuenta del banco Cargo por situacin de fondos El ajuste a correr es el siguiente: Cargo a Gastos de Administracin Cargo a IVA Acreditable Abono a Bancos $217.39 $ 32.61 $250.00 $8,250 $8,000 $ 250
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El asiento de ajustes por los conceptos anteriores se hacen con abono a la cuenta de almacn para dar salida a la mercanca que ya no existe o se encuentra en malas condiciones; con cargo a la cuenta de Gastos de Ventas, cuando el faltante se justifique como normal o a la de Deudores Diversos cuando se compruebe que el almacenista es responsable. Ejemplo. Saldo de la Cuenta de Almacn segn el Mayor Existencia de Mercancas, segn inventario fsico Faltante El faltante se debe a las siguientes razones: El inventario fsico incluye mcas. En malas condiciones por Mermas por Faltaron mercancas sin justificacin Total El ajuste a correr es el siguiente: Cargo a Gastos de Venta Cargo a Deudores Abono al Almacn $ $ 550 450 $ $ $ 250 300 450 $12,700 $11,700 $ 1,000
$ 1,000
$ 1,000
Inventarios obsoletos o de lento movimiento: Cuando el deterioro, la obsolencia, el lento movimiento y otras causas indiquen que el aprovechamiento de la realizacin de los artculos que forman partes del inventario resulte inferior al valor registrado, deber admitirse la diferencia como la perdida de un ejercicio. El ajuste que se corre es el cargo a la cuenta de gastos de ventas con abono a una cuenta complementaria de activo que se llama provisin por inventarios obsoletos o de lento movimiento. No se abona directamente en la cuenta de almacn porque se trata de una estimacin. Ejemplo. La empresa X tiene un saldo en almacn de 10,000 despus de hacer un estudio se determina mercancas 500 son obsoletos y decide correr el ajuste.
$500 $500
La Provisin por Inventarios Obsoletos no se abona directamente en la cuenta de Almacn. La cuenta de Provisin por Inventarios Obsoletos es de naturaleza acreedora; aparece en el Balance general disminuyendo el saldo de la cuenta de Almacn, de esta forma: Almacn Prov. Por Inv. Obsoletos $10,000 $ 500
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Supongamos que durante los ltimos 3 aos hubo prdidas siguientes: Ao 1997 1998 1999 Saldo de la cuenta de Clientes $180,000 220,000 160,000 $560,000 Prdidas por Crditos Incobrables $ 24,000 28,000 16,000 $ 68,000
Y que el saldo de la cuenta de clientes en el siguiente ao fue de 260,000. Para determinar la prdida probable arrojada por crditos incobrables correspondiente al siguiente ejercicio, primero se divide el valor de las prdidas entre la suma de los saldos de la cuenta de clientes. 68,000/560,000 =.12 12% (tasa). Despus se multiplica esta tasa por el valor del saldo de la cuenta de clientes. 260,000*.12 =31,200 El resultado expresa la prdida probable por crditos incobrables del siguiente ejercicio. b)Un tanto por ciento sobre las ventas: Este procedimiento consiste en dividir el valor de las perdidas sufridas por crditos incobrables en los ltimos ejercicios, entre el valor de las ventas de esos mismos perodos, y multiplicar la tasa del tanto por ciento resultante por el valor de las ventas del ejercicio en el cual se va a calcular la prdida probable por crditos incobrables. Ao 1996 1997 1998 1999 Ventas $ 1,240,000 1,600,000 1,350,000 1,740,000 $ 5,930,000 Prdidas por crditos incobrables $ 24,000 28,000 16,000 24,000 $ 92,000
De acuerdo con lo anterior, al terminar el ejercicio, se deben considerar $27,000 de prdida probable por crditos incobrables. c) Un tanto por ciento sobre cada saldo de cobro dudoso: Este procedimiento cosiste en examinar cuenta por cuenta para conocer tanto el tiempo que tienen de vencidas como los antecedentes de los clientes y de acuerdo con el grado de riesgo, aplicar en cada caso un tanto por ciento de perdida probable. No. Nombre Saldo de cobro Tanto por ciento Prdida probales
Hctor Garca Montero Leopoldo Velez Martn Martnez Venancio Prez Thala Godinez Sasha Len
De acuerdo con lo anterior, al terminar el ejercicio, se deben considerar $40,030 de prdida probable por crditos incobrables. Aspecto contable del registro de la prdida probable originada por crditos incobrables. Una vez calculada la prdida probable causada por crditos incobrables, por cualquiera de los procedimientos anteriores, su valor se debe cargar en la cuenta de Gastos de Venta, puesto que dicha prdida proviene de la venta de mercancas, y abonar a una cuenta complementaria de activo por ser estimativa denominada Provisin para crditos incobrables. Ejemplo: Gastos de Venta Provisin para crditos incobrables $ 40,030
$ 40,030
La prdida probable no se abona directamente en la cuenta de Clientes, pues si as se hiciera, su saldo resultara evidentemente equivocado, ya que no se tiene la absoluta certeza de que dicha prdida realmente sea incobrable; por ello, el abono se hace en la cuenta de Provisin para crditos incobrables. La cuenta de provisin para crditos incobrables es de naturaleza acreedora; aparece en el Balance general disminuyendo el saldo de la cuenta de Clientes, de esta forma: BALANCE GENERAL Activo Circulante
Cancelacin de crditos incobrables: El valor de los crditos que se consideren absolutamente incobrables, se deben cancelar por medio de la cuenta de Provisin para crditos incobrables, en caso de que en el ejercicio anterior se haya constituido una provisin. Ejemplo:
Tenemos un saldo en Provisin para crditos incobrables por $90,000 y en el transcurso del presente ejercicio una cuenta por $1,250 a cargo de nuestro cliente Venancio Prez, se considera absolutamente incobrable, el asiento para cancelar dicha cuenta sera: Clientes s) 80,000 1,250 (1 Prov. para Ctas. Incobr. 1) 1,250 10,000 (s
La cancelacin de una cuenta se debe hacer despus de haber agotado todos los recursos para su recuperacin y tener convencimiento de que realmente son incobrables. La cuenta de Documentos por Cobrar se ajusta de la misma forma que la de Clientes, o sea que primero se calcula la prdida probable por documentos incobrables, ya sea por medio de un tanto por ciento sobre su saldo, por medio de un tanto por ciento sobre las ventas o a travs del examen de documento por documento para conocer tanto el tiempo que tienen de vencidos los antecedentes de los deudores y, de acuerdo con el riesgo, aplicar en cada caso un tanto por ciento de prdida probable. Una vez conocida la prdida probable por documentos incobrables, su valor se debe cargar en la cuenta de Gastos de venta, si los documentos provienen de la venta de mercancas o, en la de Gastos financieros, si proceden de otras operaciones; por ejemplo, prstamos en efectivo; y abonar por ser estimativa, en la cuenta complementaria de activo denominada Provisin para crditos incobrables. Esta cuenta tambin se ajusta en la misma forma que la de Clientes, primero se calcula la prdida probable, por cualquiera de los procedimientos ya indicados, hecho lo cual, su valor se carga en la cuenta de Gastos financieros y se abona en la Provisin para crditos incobrables. Si los crditos considerados incobrables procedentes de Cuentas por cobrar (Clientes, Documentos por Cobrar o Deudores diversos) se llegasen a recuperar, su valor se debe cargar a Bancos y abonar, por tratarse de un ingreso, en la cuenta de Otros Productos.
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adquiridos, etc. Existen varios mtodos alternativos para calcular las depreciaciones, una empresa no necesita utilizar el mismo mtodo de depreciacin para sus variados activos. Por ejemplo una compaa puede utilizar el mtodo de lnea recta en algunos activos, y el mtodo de saldos de declinacin para otros. Adems, los mtodos usados para calcular el gasto de depreciacin en los Estados Financieros pueden diferir de los mtodos usados en la preparacin de la declaracin anual del impuesto sobre la renta. Los mtodos de depreciacin son los siguientes: Lnea Recta. Depreciaciones de acuerdo a la ley. Unidades Producidas. Saldos decrecientes. Suma de aos dgitos. Mtodo de lnea recta: Es el mas sencillo para calcular, se basa en la idea de que los activos se consumen uniformemente durante el transcurso de su vida til de servicio. Por lo tanto, cada ejercicio recibe el mismo cargo a resultados. Valor original.- Es el costo de adquisicin del activo Vida til.- Es un perodo de servicio para la entidad particular de negocios, no necesariamente su vida total esperada, para estimarla se toman en cuenta ciertos factores: a. Intensidad de uso (uso y consumo) b. Adecuacin al mantenimiento. c. Desarrollo tecnolgico. Valor de desecho.- Representa la cantidad del costo de un activo fijo que se recuperar al finalizar la vida til de servicio. Depreciacin total.- Es la diferencia entre el valor original y el de desecho. Ejemplo: Precio Valor original Valor de desecho Depreciacin Total Dinero $ 260,000 $ 20,000 $ 240,000
Para determinar la depreciacin anual basta con dividir la depreciacin total entre el nmero de aos estimados de vida probable que en nuestro caso la vida probables es de 5 aos:
$240,000 5 aos
= $48,000
La depreciacin anual tambin se puede determinar mediante la aplicacin de la siguiente frmula: Depreciacin anual = Valor original menos valor de desecho Vida probable
Depreciacin anual =
$260,000 - $20,000 5
= $48,000
La depreciacin acumulada por ser estimativa se registra en una cuenta complementaria de activo denominada depreciacin acumulada de (el activo al que corresponda) contra Gastos de Venta o de Administracin segn sea el caso. Las depreciaciones de acuerdo a la ley Son los porcentajes mximos autorizados de depreciacin anual que se deben aplicar sobre el monto original de inversin de los bienes del activo fijo, son los siguientes: Depreciacin para Edificios 5% Depreciacin para Equipo de oficina y Mobiliario 10% Depreciacin para el Equipo de transporte 25% Depreciacin para el Equipo de Cmputo 30% Monto original de la inversin: Comprende, adems del precio del bien los impuestos efectivamente pagados con motivo de la adquisicin o importacin del mismo a excepcin del impuesto al valor agregado, as como las erogaciones por concepto de derechos, fletes, transportes acarreos, seguros contra riesgos en la transportacin, manejo, comisiones sobre compras y honorarios a agentes aduanales. Ejemplo: La empresa cuenta con un edificio con valor original de $260,000, que tiene 1000 m2 de construccin, de los cuales 600 m2 corresponden al departamento de ventas y el resto al departamento de administracin. Valor original X % legal = Depreciacin anual / m2 = Depr. X m2
$ 260,000
X .05
= $13,000 /
1000
$13.00 x m2
$7,800 5,200
Por lo tanto el ajuste a registrar sera el siguiente: Cargo a Gastos de Venta $7,800 Cargo a Gastos de Administracin $5,200 Abono a Deprec. Acum. de Edificios $13,000 Mtodo de unidades de produccin: Para cierta clase de activos, una distribucin equitativa del costo puede ser obtenida dividiendo el costo (menos el valor de desecho, si lo hay) por las unidades estimadas de produccin en lugar de los aos estimados de vida til. Una compaa de camiones podra calcular la depreciacin de sus vehculos sobre la base de millas. Si asumimos que el camin de nuestro ejemplo tiene una vida til estimada de 200,000 millas la depreciacin por milla ser de 9 centavos ya que el costo de adquisicin es de $20,000 y el valor de desecho es de 2,000. Depreciacin = Costo - Valor de desecho Unidades Producidas Depreciacin = $ 20,000 - 2,000 200,000 millas = .09 centavos
Ao
Millas recorridas
Tasa fija
Depreciacin anual
1997 1998
1999
Depreciacin
Total..
.=
$ 18,000
Mtodo de saldos decrecientes: Es llamado tambin mtodo de depreciacin acelerada; permite hacer cargas por depreciacin mas altos en los primeros aos y ms bajos en los ltimos periodos. Es llamado tambin mtodo de depreciacin acelerada; permite hacer cargos por depreciacin ms altos en los primeros aos y ms bajos en los ltimos perodos, este mtodo se justifica, puesto que el activo es ms eficiente durante los primeros aos por eso se debe de cargar mayor depreciacin en dichos aos. Otro de los argumentos que se presentan es que los costos de depreciacin y mantenimiento son a menudo mas altos en los ltimos periodos de uso. Este mtodo consiste en duplicar la tasa de depreciacin de lnea recta y en aplicar esta tasa duplicada al costo no depreciado (valor en libros) del activo para ilustrar esto vamos a considerar el camin de entrega con valor de $20,000, la vida til estimada de 4 aos, por lo tanto el valor de depreciacin del mtodo de lnea recta seria del 25%. Depreciacin = Costo - Valor de desecho Vida til Costo de adquisicin - valor de desecho
Valor en aos 20,000 0 /4 = 5,000 = = 25% Para la aplicacin de este mtodo se siguen los siguientes pasos: 1. Se determina la tasa de depreciacin anual por el mtodo de lnea recta (1/4-25%) sin considerar el valor de desecho. Para ello se divide 1 entre el nmero de aos de vida til. 2. La tasa obtenida se multiplica por 2. 3. La tasa obtenida se aplica al valor en libros del activo al inicio del ejercicio. 4. El importe de la depreciacin del ultimo ejercicio ser a la cantidad necesaria para disminuir el valor en libros del activo a su valor residual.
Ao
Clculo
Gasto de Depr.
Depr. Acumulada
Valor en Libros
$20,000 1 2 3 4 .50 * 20,000 .50 *10,000 .50 * 5,000 .50 * 2,500 $10,000 5,000 2,500 1,250 $10,000 15,000 17,500 18,750 10,000 5,000 2,500 1,250
Observe que el valor residual del camin no entro en l calculo del gasto de depreciacin, esto se debe a que el mtodo de saldos decrecientes proporciona un valor residual. Suma de los dgitos de los aos: Este mtodo da lugar a un cargo decreciente por depreciacin basada en una fraccin decreciente del costo depreciable (el costo original valor de desecho) con cada fraccin se usa la suma de los aos como denominador (5+4+3+2+1 = 15) mientras que l nmero de aos de vida estimada que resta al principiar el ao viene a ser el numerador y este permanece constante. (1/15,2/15,3/15,4/15,5/15), al terminar la vida til del activo debe de ser igual al valor de desecho. Ejemplo. La depreciacin anual para un camin que costo $33,000 con una vida til estimada de 5 aos y un valor de recuperacin de 3,000, determinar la depreciacin del primer ao. 33,000-3,000 = $ 30,000*5/15 = 10,000 30,000*4/15 = 8,000 30,000*3/15 = 6,000 30,000*2/15 = 4,000 30,000*1/15 = 2,000 En este mtodo da como resultado un mayor importe de depreciacin en el primer ao y una cantidad cada vez menor en los dems aos de vida til del activo este mtodo se basa en la teora de que los activos se deprecian mas en los primeros aos de vida.
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Amortizacin: Es la aplicacin a gasto de un activo diferido en proporcin a su valor y al tiempo estimado de vida. Amortizacin anual: Se determina dividendo su valor original entre el nmero de ejercicios que se le estima de vida probable, siempre y cuando se considere que al concluir su vida probable no tenga ningn valor de desecho.
La ley seala que cuando el gasto es operativo se amortiza el 5% anual y en caso de ser preoperativo se amortiza el 10% anual. Ejemplo: Al terminar el ejercicio aparecen con los siguientes saldos: Papelera y tiles Propaganda Primas de seguros $ 160,000 200,000 125,000
50,000 20,000
Y la parte consumida, utilizada o disfrutada, fue la siguiente: Papelera y tiles Propaganda Primas de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado $ 16,000 20,000 25,000 2,000 10,000
NOTA: La papelera fue consumida el 60% por ventas y el 40% por administracin. De seguros el 70% corresponde a administracin y el resto por ventas. Las rentas corresponden a ventas. Y los intereses corresponden a un prstamo otorgado por Banamex. Los asientos de ajuste a registrar son: Abono a Papelera y tiles $16,000 Abono a Propaganda y Publicidad $20,000 Abono a Prima de Seguros $25,000 Abono a Rentas Pag. Por Ant. $ 2,000 Abono a Int. Pag. Por Anticipado $10,000 Cargo a Gastos de Administracin $23,900 Gastos de Venta $39,100 Gastos Financieros $10,000 A dems para amortizar tenemos las siguientes cantidades:
Gastos de Organizacin (pre-op.) 20,000 (deptos. Ad.) El registro es: Cargo a Gastos de Venta $2,750 Cargo a Gastos de Administracin 2,000 Dichos importes se abonan a la cuenta de Amortizacin Acumulada Correspondiente.
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Abono a Productos Financieros $120 Este mismo asiento se hace cuando intereses ganados por cobrar a cargo del clientes o de deudores diversos. Por lo que se refiere a los intereses por ganar a favor de la empresa y a cargo de instituciones de crditos por inversiones de plazo fijo o variables, tambin se registra por medio del mismo asiento: los intereses por cobrar a cargo del cliente o deudores diversos tambin se pueden cargar a una cuenta de activo denominada intereses por cobrar.
b) Rentas por cobrar: Son los ingresos pendientes de cobro producidos por los bienes del negocio que ha rentado, su valor se debe de cargar en la cuenta de deudores diversos y abonar en la cuenta de otros productos. En caso de que las rentas causen IVA el valor de este se debe de cargar en deudores diversos y abonar a IVA por pagar. Ejemplo. La empresa tiene rentando parte de su ejercicio y al terminar el ejercicio existen devengadas por cobrar a cargo de inquilinos por la cantidad de $20,000 ms IVA. El asiento que se debe de correr es el siguiente: Cargo a Deudores Diversos Abono a IVA por Pagar Abono a Otros Productos $ 23,000 $ 3,000 $ 20,000
Las rentas por cobrar tambin se pueden cargar en una cuenta llamada rentas por cobrar la cual aparece dentro del activo circulante. Dividendos por cobrar. Son los ingresos pendientes de cobro producidos por las acciones que el negocio a adquirido de otras compaas, su valor se debe de cargar en la cuenta de deudores diversos, y abonar en la cuenta de otros productos. Ejemplo. Al terminar el ejercicio existen dividendos por cobrar de 14,000 Cargo a Deudores Diversos Abono a IVA por Pagar Abono a Otros Productos $14,000 $ 1,827 $12,173
Los dividendos por cobrar tambin se pueden cargar a una cuenta denominada dividendos por cobrar que aparece en el balance general en el grupo de activo circulante.