DESCRIPCIÓN

DOCUMENTAL
APRENDICES:
Cabrejo López Yesica Lorena
INSTRUCTORA: Alcira Garcia
Ocasión León Luzmila
TGD 2060647
Malaver Patiño Yennyfther Andrea
SENA
Sarmiento Tellez Aura María
 ¿QUE ES
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL?

Es un proceso técnico-archivístico
que consiste en identificar, analizar
y determinar los caracteres
externos e internos de los
documentos con la finalidad de
elaborar los instrumentos
descriptivos.
 CARACTERES
EXTERNOS E
INTERNOS DE LOS
DOCUMENTOS

Todo documento reúne una serie de

aspectos externos, que se refieren a su
materialidad o estructura física e interna
referidos a su contenido que pueden ser
analizados.
EXTERNOS INTERNOS
CLASE
Textuales Entidad
Graficos
Fotograficos
productora
Sonoros Origen
Audiovisuales Funcional
Informáticos Fecha y lugar
Soporte de producción
Formato Contenido
Cantidad
Forma
Tipo
 OBJETIVOS DE LA
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
1 Facilitar la localización de
los documentos.

2 Garantizar el control del

Patrimonio Documental.

3 Brindar un eficaz y eficiente

servicio de información.

4 Procedencia de los
documentos, asuntos,
características y volumen.
 TIPOS DE
REPRESENTACIONES
ARCHIVÍSTICAS

1. Las descripciones de las unidades

documentales simples o compuestas, en donde
se recoge información sobre sus atributos
(signatura topográfica, fecha/s, contenido, etc.),
son los tradicionales asientos descriptivos.

2. Las representaciones de las Instituciones,

personas, familias, lugares, temas, etc. Son los
índices (puntos de acceso de diverso tipo).
 NORMA ISAD(G)
DESCRIPCIÓN MULTINIVEL:
La Descripción Multinivel es en la que se describe
el fondo y todas sus partes (agrupaciones
documentales) con los elementos adecuados a su
nivel y de forma independiente pero todo debe
relacionarse de manera jerárquica.
Reglas de la Descripción Multinivel:
Descripción de lo general a lo particular
Información pertinente para cada nivel de
descripción
Vinculación de las descripciones
No repetición de la información
 NIVELES DE DESCRIPCIÓN
DERIVADOS DEL PROCESO DE
ORGANIZACIÓN
Los Niveles de Descripción dependen del
volumen, complejidad del fondo, demandas e
información de los usuarios, valor histórico, etc.

Las 5 unidades de descripción

(documento o conjunto de
documentos objeto de descripción)
básicas según la Guía ISAD (G) son:
EJEMPLO NIVELES
DE DESCRIPCIÓN
INSTRUMENTOS
DE DESCRIPCIÓN
Inventarios
Guía
Catalogo
NORMA ISAD(G)
NORMA INTERNACIONAL GENERAL
DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

La Norma ISAD es una guía general para la

elaboración de descripciones archivísticas,
contiene reglas generales para la
descripción que se pueden aplicar a todo
tipo documental y soporte físico que se
encuentre la documentación, excepto para
materiales especiales.
Es una norma que constituye una guía
general de descripciones archivísticas.
Debe utilizarse junto a normas nacionales
existentes o como base para el
desarrollo de normas nacionales.

La Norma Internacional General de Descripción

Archivística corresponde a un conjunto de reglas
generales que forman parte de un proceso
dirigido a:
·Garantizar la creación de descripciones
coherentes, pertinentes y explícitas.
·Facilitar la recuperación y el intercambio de
información sobre documentos de archivo.
 ESTRUCTURA DE
LA NORMA ISAD (G)
La descripción va de lo general a lo particular
7 áreas para la información descriptiva·
26 Elementos o campos para describir una entidad
archivística.
AREAS DE DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
1 IDENTIFICACIÓN
a.Código (s) de referencia
b. Titulo
2 CONTEXTO
a. Nombre (s) productor (es)
c. Fechas(s) extremas de b. Historia
producción Institucional/Reseña
d. Nivel de descripción Biográfica
e. Extensión y soporte de la c. Historia Archivística
unidad de descripción (cantidad, d. Forma de ingreso
volumen o tamaño).
 3 CONTENIDO Y ESTRUCTURA
a. Alcance y contenido
4 ACCESO Y USO
a. Condiciones de acceso
b.I nformación sobre valoración, b. Condiciones de reproducción
selección y eliminación c. Lengua/escritura del material
c. Nuevos ingresos d. Características físicas y
d. Sistemas de Organización requisitos técnicos
e. Instrumentos de descripción

5 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
a. Existencia y localización de 7 CONTROL DE
DESCRIPCION
los documentos originales
a. Nota del archivero
b. Existencia y localización de
b. Reglas o Normas
copias
c. Fecha(s) de la
c. Unidades de descripción
descripción (es)
relacionadas
d. Nota de publicaciones

6 NOTAS
a. Notas
MUCHAS
GRACIAS